新《檔案法》背景下提高檔案服務社會水平的對策

文/福建省血液中心 張惠萍

檔案作為具有重要參考、憑證、教育、文化等多元價值的信息資源，在社會發展中發揮著不可替代的作用。新修訂的《檔案法》是對現行法的一次全面完善和升級，調整幅度較大，專門用一章（第四章，共八條）規定了檔案的利用和公布，為檔案服務社會提供了法治保障。鑒于此，各個地方的檔案部門應高度重視新《檔案法》背景下檔案工作如何適應和服務社會的發展變化，加大檔案各種價值的挖掘和拓展，與時俱進改革創新檔案服務與開發應用的形式與平臺，對準檔案用戶的各種需要，不斷提升檔案事業服務社會大眾的能力與水平。

一、檔案服務社會的新特征

（一）信息獲取：多主體和制度化。信息技術的飛速發展和檔案信息化建設推動了檔案服務的革新，主要體現在檔案服務社會的途徑、形式和信息內容的多樣化。加之互聯網絡的發達，為檔案用戶查詢信息提供了方便，開啟了自我查詢檔案信息的時代；形成更加注重個人需求的精準使用檔案資源的習慣。在檔案用戶使用檔案變化的時代形勢下，檔案事業要更好服務和適應社會發展，必須對自身服務的方式、服務的內容、服務的途徑等進行重大改革創新。面對這樣的情況，新的《檔案法》從法律方面對檔案工作的責任和所有單位的檔案發展范疇及具體責任進行明確的界定。強化檔案服務企業管理，對檔案收集環境進行進一步規范，豐富了檔案服務社會的主體，讓機關、國有企業、非國有企業和社會機構都能夠有序參與到檔案服務中，以適應現代信息獲取環境。除此之外，新修訂的《檔案法》，對各類組織的檔案建立、發展進行了詳細界定和要求，對檔案服務中的合同、內容和安全等方面進行了專項制度設計和保障，提出了相應的法律責任體系，為提高檔案服務社會水平提供了制度保障。

（二）資源建設：集成化和體系化。這些檔案事業的發展，還體現在檔案資源本身的建設發展方面的集成化和體系化發展態勢。這主要得益于檔案信息化發展以及檔案部門所在的各類設施的不斷完善，當然還有檔案部門和國家層面對檔案工作的高度重視。一是檔案資源集成化發展，這方面主要是由于檔案用戶需要集中化的檔案資源、檔案部門需要共享檔案信息資源，從而加速檔案資源的集成化發展，以此提高檔案資源開發的社會效益。二是檔案發展不僅僅依靠單一檔案部門來推動，已經開始建構多個檔案資源開發和利用的檔案事業發展模式。這方面主要體現在，新《檔案法》規定檔案建設應是各單位的一項重要職責，應高度重視，這將極大推動檔案資源建設的整體化模式建設；同時，要大力開發和建設電子檔案，拓展檔案資源的發展天地，必將進一步推動檔案事業的信息化建設和發展利用。基于此，檔案機構緊跟信息化時代的需要，應為管理體系和用戶創造一個更方便的信息使用環境。信息在實體環境、互聯網環境和前后端形成完整的體系，以大大提高服務效率。

（三）檔案資源的開發與利用：更加智能化和開放化。一是檔案資源的開發與利用更加智能化發展。這方面主要體現在，充分利用互聯網和智能技術帶來的方便，讓檔案資源的各項利用隨時隨地可以進行，不用到檔案資源所在地進行開發利用的前期收集整理工作，檔案部門可以對檔案資源的開發利用進行智能化處理。二是對檔案資源開發利用的服務范圍、開放時間等進行更為寬松的界定。新《檔案法》中，對檔案資源的服務范圍進行明確拓展性規定，提出檔案資源不僅僅是一般的歷史記憶、資料查詢、資政育人，還有其他文化功能、娛樂功能等可以開發利用。鑒于此，新修訂的《檔案法》明確規定“不按規定向社會開放、提供利用檔案的”應承擔法律責任。在第二十條中也規定“國家鼓勵和支持其他檔案館向社會開放檔案”，經濟、教育、科技、文化等類檔案從原先的30年開放年限減少為25年，這也體現出檔案服務社會的內容、形式更加開放。

二、檔案服務社會面臨的挑戰

（一）對檔案資源整合提出更高要求。新《檔案法》背景下檔案服務社會水平的提高有賴于各個地區和各級檔案管理部門的檔案信息資源的整合與共享，從新修訂的關于信息化建設、檔案開發利用、電子檔案等內容都可以看出，未來檔案服務社會不僅要在檔案機構內部構建暢通的信息流通渠道，在外部也應實現檔案的集中統一管理與數據共建共享。從現有的建設情況來看，大多數部門目前已經實現了雙軌制的檔案資源建設機制，紙質文件和電子文件的整合管理較為普遍，在檔案資源載體方面逐漸傾向數字化和信息化。但面向社會的檔案服務不僅管理主體更加多元，檔案利用的主體也覆蓋了社會經濟的各個領域，這要求數字化檔案資源平臺應涵蓋政府管理、居民生活、企業生產經營等各個社會領域的信息資源。但由于目前檔案資源具有明顯的離散型特征，在分管單位方面涉及公安、檢察院、法院、人力資源社會保障、民政、國土、衛生計生、教育、住建等部門。資源組織與控制力度的不足對于檔案服務社會非常不利。對此，要加強對各級檔案資源集成方面的研究。

（二）對把握檔案開放與利用的尺度提出更高要求。第一，新《檔案法》對縣級以上部分檔案的開放年限較過去相比縮減了5年，這要求各級檔案管理部門迅速對現有館藏資源進行綜合研判，對符合要求的檔案進行開放鑒定和開發利用。其中必然涉及到很多老舊實體檔案的數字化轉化以及服務開發工作，一定程度上增加了檔案機構的工作壓力。第二，新修訂的《檔案法》規定了經濟、教育和文化等類型的檔案能夠提前進行開放，這一定程度上豐富了檔案服務的內容和范圍。但需要注意的是，單位和個人提交的檔案，單位和個人有權針對不宜公開的內容作出限制，這對于加強隱私權保護是一項重要舉措，但在檔案服務社會時，則需要把握好檔案開放與隱私保護之間的尺度，以免發生不必要的紛爭和官司。第三，一般來說，面向社會的檔案服務主要包括三部分內容：即是期滿已開放檔案、期滿但不宜開放的檔案和未到開放期的檔案。在實踐利用服務過程中，第三類型的檔案存在較大爭議，檔案利用與政府公開信息查詢存在一定矛盾，這需要檔案部門充分把握相關的政策規定，在合規合法的情況下不斷提高服務社會的能力。

（三）對檔案服務能力提出更高要求。檔案服務能力不足主要體現在兩個層面：一是服務渠道單一。新《檔案法》背景下的檔案服務社會進一步擴大了檔案服務的內容與范圍，這也必然要求拓寬服務渠道與場景。當前，部分地區在服務渠道和場景建設方面較為滯后：在線下的服務場景多依托政務辦事大廳，服務時間較短、覆蓋面不足；在線上，多依托地方統一的智慧政務服務平臺。但由于部門間的數據尚未打通，因此政務平臺能夠提供的信息資源支撐較少，可實現功能也較為單一，仍局限于信息查詢等工作；二是服務方式單一。資源與管理主體的整合對豐富檔案利用方式有著較大的促進作用，但從目前各地檔案部門提供的各項服務功能來看，服務與利用方式的創新較少。由于一體化服務平臺的缺乏和服務渠道的單一，線上業務辦理執行力度不佳，檔案資源價值難以發揮。在具體服務內容方面，部分地區對檔案的二次加工和組織多以文檔式為主，圖表、視頻等可視化利用較少。

（四）對發揮檔案多元價值提出更高要求。檔案具有憑證、參考、文化、教育、宣傳等多元價值功能，是極為寶貴的信息資源。在人們檔案需求日益增長的背景下，檔案服務的休閑、文化等公共屬性愈加凸顯，這要求檔案部門應著力發揮檔案的多元價值。新《檔案法》對發揮檔案的文化、價值、教育等功能做了專項的界定和要求，并提出這類檔案資源的開發使用可以和博物館等文化機構進行協同。但長期以來，受限于體制、機制等各方面的原因，檔案服務社會主要發揮的是其憑證和參考價值，忽略了教育、文化、宣傳等功能的發揮。因此，檔案服務社會水平的提高還應不斷創新檔案服務方式，豐富檔案服務內容，更多貼合社會公眾的檔案利用需求。

三、提高檔案服務社會水平的對策

（一）加強檔案資源建設，為服務社會提供支撐。新《檔案法》背景下面向社會的檔案服務首先應加強檔案資源建設：一是適應多管理主體、多服務對象的新特征，加強館際間的檔案整合與共享。在檔案資源數字化、信息化的大趨勢下，當下和未來的檔案種類和體量呈指數級增長。對此，各級檔案所有單位和管理部門應進一步強化信息檢索與收集的能力，主動向各個渠道的記錄者搜集。內部應進一步擴大檔案收集與歸檔范圍，根據新修訂《檔案法》對電子文檔的相關規定，及時更新檔案服務內容。在外部則要加強館際間的溝通，打造檔案信息資源共享平臺，縱向層面可將平臺嵌入省級政務服務系統，打通省、市、區、社區的信息流通，同時在后臺管理上可以集合各社會領域的資源，實現系統內部的交互和融合。此外，新《檔案法》鼓勵社會參與檔案服務與利用，對檔案資源的建設保持一種向廣大社會開放的做法，以此不斷拓展檔案資源的發展渠道。二是從檔案系統視角，建立更能服務社會大眾的檔案資源庫，主要是基于檔案資源的更好整合與集中開發利用，是基于檔案用戶能夠精準找到自己需要的檔案信息資源，推動檔案資源服務更加人性化、個性化和全面化發展。

（二）做好檔案的價值鑒定與開放審核工作。第一，在資源整合的基礎上加強對館藏資源的價值鑒定。一方面，根據新《檔案法》的時限要求對現有館藏資源進行全面的梳理，重點對已符合或即將符合開放年限的檔案進行細致整理與分類，通過可視化表格、檔案開發利用計劃等形式有序開放檔案；另一方面，對檔案內容進行深度分析，以社會利用的角度挖掘可開放檔案資源，也為后續開放利用提供支撐。第二，把握好服務社會與保護公眾隱私之間的平衡。管理人員應充分研讀相關法律法規，將保護隱私、維護信息安全作為檔案服務社會的重大責任性工作來看待。一方面，應加強管理人員的信息安全意識，嚴格規范敏感信息的流通與傳播，同時進一步嚴格授權機制，信息查看、信息下載等行為應可追溯；另一方面，要積極采納信息技術防止信息泄露。第三，站在更高的法律層面，全面理解新《檔案法》與《政府信息公開條例》對檔案與政府信息開放的銜接與認識，注重根據實際情況，不斷完善檔案開放與服務的標準，力求不斷提高檔案開放鑒定的準確性和可行性。

（三）提高檔案服務管理能力，豐富檔案服務社會的方式。提高檔案服務管理能力，一方面應依據新修訂的《檔案法》，結合具體的工作情況，科學檢驗管理制度，特別是在檔案共享、電子檔案安全和利用方面要根據應用的實際情況作合理的修訂和補充；另一方面，新《檔案法》背景下檔案服務社會在內容和形式上都呈現新特征，發展時間較短且缺乏足夠經驗，因此在具體的業務領域應建立自下而上的管理流程優化機制。周期性地對效果以及應用情況進行綜合評估，保證檔案服務社會的持續、穩定推進。在豐富檔案服務社會方式方面，應在做好資源建設和價值鑒定的基礎上，立足共享的發展走向，建構檔案服務的共享平臺，以此廣開服務社會的更多途徑和形式。一是從省級檔案館上加大各類檔案信息平臺的建設，力求建構更多檔案資源共享平臺。二是加大檔案服務的線下資源完善和服務空間的開發，加大線上各類媒體的檔案傳播和服務功能的開發利用，實現檔案微服務。

（四）面向受眾開發檔案服務方式，發揮檔案多元價值。新《檔案法》背景下檔案服務社會應注重面向受眾的文化生產。具體而言，應基于現代檔案管理背景下信息化、數字化、互動性強的特點，創新檔案的組織與利用形式。第一，依托平臺開展豐富多彩的文化主題互動。這方面需要堅持互動的檔案工作理念，充分利用各個平臺，將各類檔案服務內容轉成互動形式呈現給檔案用戶和一般大眾，以此不斷提升檔案工作的吸引力。第二，從宣傳上，充分利用媒體宣傳，發揮好檔案資源的價值和作用。這既要求檔案部門高度重視“主動走出去”的戰略，開發建設檔案專項宣傳平臺，根據國家和社會的需求，主要宣傳和推廣檔案部門最新的檔案資源整理研究成果，力求為大眾帶來更好的服務；加大利用好各種媒體傳播的功能，注重直接連接檔案用戶的自媒體，讓更多人關心關注檔案事業的發展。