電網(wǎng)建設(shè)工程中項(xiàng)目檔案的精細(xì)化管理措施探究

文/廣東威恒輸變電工程有限公司 張景茹

項(xiàng)目檔案管理工作是電網(wǎng)工程建設(shè)中的重點(diǎn)之一，自電網(wǎng)工程立項(xiàng)始，對(duì)整個(gè)項(xiàng)目的設(shè)計(jì)、采購(gòu)、施工、調(diào)整、運(yùn)作等環(huán)節(jié)開展詳細(xì)管理與記錄。其難度通常與電網(wǎng)建設(shè)規(guī)模呈正向相關(guān)，規(guī)模越大，項(xiàng)目檔案管理難度則越高。電網(wǎng)建設(shè)的項(xiàng)目檔案管理工作是工程內(nèi)容盤查、竣工審核、費(fèi)用結(jié)算等多項(xiàng)活動(dòng)的重點(diǎn)參考資料，也是工程正常運(yùn)轉(zhuǎn)后各部門進(jìn)行生產(chǎn)運(yùn)輸、技術(shù)升級(jí)、故障維修、科技研發(fā)等項(xiàng)目的參考依據(jù)。研究發(fā)現(xiàn)，目前我國(guó)電網(wǎng)建設(shè)工程的項(xiàng)目檔案管理工作尚處于初級(jí)發(fā)展階段，存在較多亟待解決的問題，比如檔案管理人員專業(yè)思維較差、檔案管理意識(shí)較低、體系建立不規(guī)范、實(shí)際工作落實(shí)不到位等，需要對(duì)此類問題提出對(duì)應(yīng)方案有效解決，提升電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案管理的工作效率與質(zhì)量。

筆者所在廣東威恒輸變電工程有限公司（以下簡(jiǎn)稱“威恒輸變電”）在電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中，實(shí)行“建設(shè)一流工程、打造精品檔案”的工作理念，創(chuàng)新工作思路及運(yùn)轉(zhuǎn)方式，合理有效做好檔案管理規(guī)劃并加以實(shí)施，積極參與管理過程和質(zhì)量把控，嚴(yán)格監(jiān)督檔案的收集管理、歸檔分類、自查驗(yàn)收以及竣工檢查等工作環(huán)節(jié)，提高了項(xiàng)目檔案管理的工作效率，提升了工作精準(zhǔn)性，保證了工作質(zhì)量，為電網(wǎng)工程的建設(shè)與安全提供了較為顯著的幫助與支持。

一、電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目檔案實(shí)踐工作中的問題

近年來，為順應(yīng)城市化建設(shè)進(jìn)程和區(qū)域經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求，我司集電網(wǎng)建設(shè)資源優(yōu)勢(shì)，高效、優(yōu)質(zhì)地持續(xù)推進(jìn)主網(wǎng)、配網(wǎng)、遷改用戶等工程建設(shè)，產(chǎn)生了大量的工程檔案。檔案內(nèi)容涉及范圍廣且雜，產(chǎn)生了一系列管理難點(diǎn)，如參建單位多、投資金額較大、技術(shù)改革較多、建設(shè)周期較長(zhǎng)等，而在實(shí)際的工程檔案管理中，亦存在檔案載體較多、案卷文件多、涉及專業(yè)面較廣等特點(diǎn)。同時(shí)，由于檔案利用要求較高、審核批準(zhǔn)流程繁雜等原因，致使工程檔案管理出現(xiàn)檔案利用不便、使用流程復(fù)雜等問題。

（一）“重項(xiàng)目、輕檔案”的工作思維致資料處理工作滯后。電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目通常時(shí)間跨度長(zhǎng)，任務(wù)較重，在實(shí)際建設(shè)過程中，會(huì)更加側(cè)重于對(duì)建設(shè)的進(jìn)度、施工質(zhì)量、建設(shè)安全性的關(guān)注，從而忽略了項(xiàng)目檔案管理。加上部分工作人員缺少檔案管理認(rèn)知，致使項(xiàng)目檔案資料的收集與交接較為松散，無法有效迅速執(zhí)行相關(guān)檔案處理工作，致使檔案收集工作嚴(yán)重滯后，存在拖延現(xiàn)象與差錯(cuò)問題。例如筆者工作中發(fā)現(xiàn)，部分文件本應(yīng)責(zé)任人手寫簽字，但有些負(fù)責(zé)人卻用“有事脫不開身”“操作流程都熟悉了”等等理由而使用簽名章或委托代簽，可以說這是極其不負(fù)責(zé)任的。檔案收集緩慢的情況屢見不鮮，《檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)書》中有明確規(guī)定，即“基建部門在投產(chǎn)后3月內(nèi)，應(yīng)監(jiān)督各參建單位完成歸檔審查整改，編制《檔案移交清冊(cè)》《電網(wǎng)建設(shè)項(xiàng)目檔案移交表》，與經(jīng)審查合格的項(xiàng)目文件一同移交至檔案部門。”工作發(fā)現(xiàn)，部分單位未嚴(yán)格按照指導(dǎo)書規(guī)定進(jìn)行檔案收集，僅完成電子檔案系統(tǒng)的錄入，實(shí)體檔案收集存在嚴(yán)重滯后，并存在問題整改緩慢的情況，在發(fā)現(xiàn)實(shí)體檔案收集緩慢后，無法迅速作出相應(yīng)對(duì)策，致使實(shí)體檔案的收集工作難以開展。此外，由于部門電網(wǎng)建設(shè)工程中，檔案專職人員安排較少，導(dǎo)致其他崗位工作人員也投身于檔案整理活動(dòng)，檔案歸檔的效率不高。對(duì)此，可合理調(diào)整現(xiàn)有人員配置，適度采用兼職方式，提高檔案整理人員的配比，提升檔案收集與整理效率，盡量保證實(shí)體檔案與電子檔案有效收集。

（二）項(xiàng)目檔案管理體系不健全，檔案處理質(zhì)量不高。由于建設(shè)單位普遍存在重建設(shè)、輕檔案的情況，致使其通常忽略了對(duì)檔案資料的收集、積累、整理、歸檔制度一體化的建立，部分建立對(duì)應(yīng)制度的單位亦可能存在制度過于落后、針對(duì)性較低、應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)過期等情況。而由于項(xiàng)目檔案管理體系的漏洞，可能導(dǎo)致在電網(wǎng)建設(shè)過程中出現(xiàn)檔案管理松散與檔案質(zhì)量低下的情況。主要體現(xiàn)為：工程建設(shè)過程中各個(gè)階段相應(yīng)的文件材料格式不統(tǒng)一、不規(guī)范、材料產(chǎn)生時(shí)間不明確、歸檔類型分類混亂、負(fù)責(zé)人分配合理性較低等，并由此引發(fā)檔案收集不完整、歸檔工作安排不清晰、檔案移交不及時(shí)等情況，從而對(duì)建設(shè)單位的檔案管理工作效率、質(zhì)量都產(chǎn)生較大影響，增加了檔案收集與歸類的難度。另外，項(xiàng)目檔案管理工作在運(yùn)作中還存在工作分配不合理的情況。筆者發(fā)現(xiàn)，有的單位針對(duì)個(gè)別創(chuàng)優(yōu)工程項(xiàng)目，可能較為重視檔案方面工作，使其具有較完善的檔案文件資料等。但部分小工程，因建設(shè)負(fù)責(zé)人的不重視，致使其項(xiàng)目檔案的收集、歸檔工作開展較差或不開展，導(dǎo)致相關(guān)的項(xiàng)目管理文件、合同、招投標(biāo)文件均未能得到有效管理，影響了項(xiàng)目運(yùn)轉(zhuǎn)的安全性。

（三）管理制度執(zhí)行及責(zé)任落實(shí)不到位。建設(shè)單位職能部門在制訂了對(duì)應(yīng)的項(xiàng)目檔案管理制度后，未能有效踐行制度，合理安排檔案管理工作，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理僅停留于文字表達(dá)，并未有效落實(shí)。主要體現(xiàn)在：工程進(jìn)入款項(xiàng)審核時(shí)單位拖延工作時(shí)間，不按照合同進(jìn)行檔案審批，加上檔案管理人員各司其職，將檔案管理程序的其他步驟置身事外，不予指導(dǎo)和建議，影響收集工作的效率與質(zhì)量，并進(jìn)一步阻滯了后續(xù)工作的開展，導(dǎo)致引發(fā)“蝴蝶效應(yīng)”；建設(shè)單位通常下轄多個(gè)部門，在實(shí)際工作中，各部門可能溝通交流較少，無法合理有效地對(duì)整體項(xiàng)目建設(shè)進(jìn)度進(jìn)行管控協(xié)同，并且對(duì)應(yīng)的文件審查與項(xiàng)目文件收集管理均處于各自負(fù)責(zé)的情況下，導(dǎo)致文件收集管理效果較差，在急需使用時(shí)，無法快速查找對(duì)應(yīng)文件，影響整體工作效率，甚至可能出現(xiàn)文件前后矛盾、邏輯混亂等問題。筆者曾見過一起案例，工程項(xiàng)目竣工之后對(duì)應(yīng)的工程檔案文件，直接由參建單位向各檔案室移交，并未安排專人進(jìn)行檔案收集與分類，致使檔案存在漏交、錯(cuò)交的情況，相關(guān)資料收集管理不合格，嚴(yán)重影響了后續(xù)工作的開展。

（四）檔案安全存在漏洞，信息化技術(shù)應(yīng)用有待健全。參建單位的工程技術(shù)、檔案管理人員流動(dòng)性較大。在實(shí)際檔案工作中，若發(fā)生過多人員變動(dòng)，或引發(fā)項(xiàng)目工程檔案管理安全隱患問題，如文件資料易損毀丟失、故意篡改、保存不當(dāng)導(dǎo)致字跡褪色等等，將對(duì)檔案的安全保密性造成嚴(yán)重威脅。筆者就單位資料了解到，某一項(xiàng)目的檔案管理檢查中，發(fā)現(xiàn)建設(shè)單位未能嚴(yán)格按照規(guī)定進(jìn)行檔案保管，致使項(xiàng)目檔案沒有足夠數(shù)量的備份，保留的一份檔案在不同的運(yùn)轉(zhuǎn)單位中流轉(zhuǎn)，致使項(xiàng)目檔案的利用難度較大，且存在檔案內(nèi)容不一，安全系數(shù)基本為零。傳統(tǒng)的檔案管理主要是對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描并備份管理，而隨著相關(guān)技術(shù)的不斷發(fā)展，電網(wǎng)電子商務(wù)合同、物資采購(gòu)、財(cái)務(wù)審計(jì)等均具有信息化處理的可能性，都會(huì)導(dǎo)致電子信息文件數(shù)量突增，其電子文件的匯集與歸檔管理成為項(xiàng)目檔案管理的工作重點(diǎn)。但當(dāng)前檔案管理制度發(fā)展偏緩，與電子文件發(fā)展有一定差距，工作難度提升，很難高效。

二、以精細(xì)化管理理念開展檔案管理的策略

（一）檔案精細(xì)化管理內(nèi)涵。精細(xì)化管理是現(xiàn)代管理學(xué)中的一種理念，是社會(huì)分工精細(xì)化以及工作質(zhì)量精細(xì)化大背景下對(duì)于現(xiàn)代化管理工作所提出的必然要求。通常精細(xì)化管理建立在常規(guī)管理基礎(chǔ)之上，并最大限度減少管理在運(yùn)作時(shí)所占據(jù)的資源與成本。在檔案工作中，有別于傳統(tǒng)的檔案管理規(guī)章制度，精細(xì)化管理制度要求將管理目標(biāo)與業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行有機(jī)結(jié)合，將檔案管理標(biāo)準(zhǔn)由粗放化管理改革為全流程各環(huán)節(jié)細(xì)致把控的管理模式，同時(shí)加上信息化的平臺(tái)傳送，將檔案管理的要求與相關(guān)制度傳達(dá)給系統(tǒng)使用者，并簡(jiǎn)化檔案收集、歸檔的流程，提升檔案管理工作的效率。

（二）管理策略。1.轉(zhuǎn)變觀念，穩(wěn)定根基。思想觀念的轉(zhuǎn)變、檔案意識(shí)的提高是做好項(xiàng)目檔案工作的前提。可合理利用每年的“國(guó)際檔案日”或挑選特定時(shí)間來開展檔案工作相關(guān)培訓(xùn)活動(dòng)，定期對(duì)工作人員進(jìn)行管理類科普以及實(shí)踐活動(dòng)來提升其檔案管理認(rèn)知及法治意識(shí)，最終將其運(yùn)用到工作中，做到高質(zhì)高效。例如項(xiàng)目建設(shè)初始階段，即應(yīng)設(shè)立專門的檔案管理人員，并制訂好合理的檔案管理兼職工作制度，使建設(shè)單位的技術(shù)人員、職能部門相關(guān)人員能參與檔案管理工作，從而增加管理工作人員配備。同時(shí)，為兼職的工作人員進(jìn)行專門的檔案管理培訓(xùn)，利用發(fā)放手冊(cè)、舉辦知識(shí)講座等方式，增強(qiáng)培訓(xùn)效果。南方電網(wǎng)調(diào)峰調(diào)頻公司制作的《項(xiàng)目檔案工作常見問題60問》，即可作為以上措施的典型代表，為工程檔案管理提供了參考方向。其主要制訂了30～60天的輪崗培訓(xùn)時(shí)間，目的在于對(duì)新上崗檔案管理人員的職責(zé)進(jìn)行提升，以保證檔案管理質(zhì)量。同時(shí)，其在培訓(xùn)過程中針對(duì)工程監(jiān)理單位的人員亦開展一系列培訓(xùn)工作，提升員工對(duì)檔案管理知識(shí)的了解，使其提高工作質(zhì)量，進(jìn)行有效監(jiān)管。此外，單位在績(jī)效考核過程中可將檔案管理工作納入其中，明確各部門的主要職責(zé)，提高項(xiàng)目檔案管理的針對(duì)性，并提升對(duì)不同環(huán)節(jié)中項(xiàng)目檔案管理問題追查可靠性。同時(shí)，通過將項(xiàng)目檔案管理的工作分配至各部門的日常工作考核中，提高工作人員對(duì)檔案管理的關(guān)注及重視，提升部門對(duì)檔案管理的積極性與嚴(yán)謹(jǐn)性。2.健全管理體系，加強(qiáng)檔案工作管理。由于上級(jí)單位項(xiàng)目的檔案管理結(jié)構(gòu)制度有可能隨著工程建設(shè)改變而提出新的要求，因此，應(yīng)要求單位的檔案管理人員專門負(fù)責(zé)與當(dāng)?shù)貦n案部門進(jìn)行溝通交流，了解相關(guān)制度的變化情況，并針對(duì)本單位的具體情況，作出適應(yīng)制度與要求的變化和調(diào)整，以保證單位項(xiàng)目檔案管理工作可合理有效地開展。此外，檔案管理人員應(yīng)當(dāng)積極做好溝通橋梁的作用，將上級(jí)單位的指示及時(shí)傳達(dá)至單位各部門，解決規(guī)范體系落實(shí)不到位、檔案管理工作重視不足等問題。具體可由檔案部門與各部門進(jìn)行溝通，參與至實(shí)際建設(shè)工作中，在各建設(shè)節(jié)點(diǎn)進(jìn)行項(xiàng)目文件的收集與整理，并提出相應(yīng)的文件管理整改方案與建議，及時(shí)糾正可能存在的問題，提升管理效率；對(duì)于具體管理部門，應(yīng)落實(shí)監(jiān)管職能，實(shí)行管理責(zé)任制，安排專人對(duì)各部門的檔案管理情況進(jìn)行監(jiān)管，明確工作內(nèi)容，督促工作人員的工作落實(shí)情況，提高對(duì)各部門的監(jiān)管力度，提升整體的檔案管理效果。一系列的管理措施，使不少單位取得良好效果。比如：云南電網(wǎng)公司曾構(gòu)建“大檔案”管理體系，將公司總部的專職檔案管理人員委派至各工程項(xiàng)目建設(shè)點(diǎn)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)指導(dǎo)，并組建專門的檔案管理小組，開展評(píng)優(yōu)工程監(jiān)督活動(dòng)，從而提升檔案管理效果；貴州電網(wǎng)公司辦公室及基建部門，每季度末（具體時(shí)間不統(tǒng)一）到基層單位進(jìn)行專項(xiàng)檔案管理檢查，了解檔案管理現(xiàn)狀與問題，制訂針對(duì)性的解決方案并切實(shí)施行，提高基層單位的檔案管理質(zhì)量；廣州供電局每月舉行檔案管理工作例會(huì)并實(shí)施循環(huán)管理，達(dá)到檔案管理的安全與高效。3.全過程精細(xì)化管控，保障檔案質(zhì)量。全程實(shí)施檔案管理的精細(xì)化管控，在項(xiàng)目正式開工后，針對(duì)檔案管理召開專門例會(huì)，把握工程建設(shè)的關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，不定時(shí)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行檢查，至少不低于2次，并在檢查后對(duì)現(xiàn)有的檔案管理情況進(jìn)行評(píng)估，及時(shí)糾正工作問題與漏洞，優(yōu)化管理內(nèi)容、制度，提升工作效率。項(xiàng)目竣工前，應(yīng)當(dāng)由檔案管理人員積極參與竣工檔案的編制，并要求各部門重視且全力配合編制工作，以保證竣工檔案快速有效完成，提高檔案的質(zhì)量與準(zhǔn)確性。其次，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)對(duì)檔案內(nèi)容的管控，明確檔案內(nèi)容的具體格式、要求等，使各部門收集的檔案具有一致性，便于后續(xù)檔案歸檔工作的開展。例如保證檔案文件材料字跡清晰、圖標(biāo)準(zhǔn)確整潔，對(duì)應(yīng)簽字蓋章齊全，書寫字跡應(yīng)當(dāng)符合保管要求，各類原材料的相關(guān)文件應(yīng)當(dāng)具有出廠證明、合格證、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、復(fù)測(cè)報(bào)告等，并按套整理。各項(xiàng)電子檔案的格式應(yīng)有明確規(guī)定，電子版竣工圖應(yīng)為PDF或GWF格式，電子文件整理有明確的相關(guān)信息，整理序號(hào)、保管期限、保密等級(jí)、整理日期等。4.重視檔案信息化建設(shè)，開展電子檔案管理。2022年3月開始，國(guó)家知識(shí)產(chǎn)權(quán)局不再提供專利紙質(zhì)證書，而是全部轉(zhuǎn)為線上頒布。電子文件歸檔模式轉(zhuǎn)變必然會(huì)影響項(xiàng)目檔案的管理工作，而目前工程項(xiàng)目合同以及招投標(biāo)檔案已逐漸完成單套制的轉(zhuǎn)化，為適應(yīng)轉(zhuǎn)變，提升檔案管理效率，單位應(yīng)積極調(diào)整策略。所以對(duì)于電子文件檔案管理應(yīng)對(duì)癥下藥，專門制訂管理計(jì)劃并提高監(jiān)管力度，由專人對(duì)電子文件的收集、轉(zhuǎn)移、管理等流程進(jìn)行精確負(fù)責(zé)，保障電子文件的有效留底保存，提高電子文件的安全性。同時(shí)，積極督促工程內(nèi)部各部門之間的合作與配合，高效進(jìn)行電子文件的收集移交工作，將電子文件檔案管理全方位整合，形成安全高效的新局面。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上，在電網(wǎng)建設(shè)工程項(xiàng)目中應(yīng)做到有系統(tǒng)、有規(guī)范、有紀(jì)律地處理檔案管理工作。實(shí)踐而言，工作中各級(jí)工作人員必須更新理念，事前要充分準(zhǔn)備，事中要積極監(jiān)控以提高規(guī)范性，事后要仔細(xì)歸整與核查，以保障檔案質(zhì)量，從而全方位、精細(xì)化開展檔案相關(guān)工作，為工程建設(shè)及單位發(fā)展提供有利的參考依據(jù)。此外，還要緊跟前沿積極嘗試應(yīng)用新設(shè)備與新技術(shù)，促進(jìn)檔案管理水平不斷提升。