淺談高校治理現代化建設與檔案資源的整合

文/遼寧省交通高等專科學校 佟娜

2021年開始實施的《檔案法》，提出檔案工作要適應國家治理體系和治理能力現代化的要求，是檔案管理走向依法治理的重要標志，對新時代中國特色社會主義檔案事業高質量發展具有深遠影響。

一、內涵及意義

（一）時代內涵。高校治理現代化建設是指在學校黨委領導下的制度體系建設和運行過程的現代化提升，包括黨的建設、教科研建設、學生管理和財務資產建設等。作為國家制度建設和治理體系的有機組成部分，高校治理現代化是建設教育強國的基礎支撐和前提條件。高校治理現代化建設與檔案資源整合工作，是以學校檔案部門與相關職能處室為治理主體，以教務、學生、財務、人事、科研等全部業務信息為治理客體，按照統一指導、歸檔及時、安全完整、共同治理的原則，以服務師生、優化利用、提升效率為目標，實現學校檔案管理與利用現代化、全面化、便捷化。與傳統檔案管理工作相比，高校治理現代化建設與檔案資源整合工作的轉變具體表現為：一是治理主體從單一檔案管理室向以檔案室為主與涉及歸檔工作的職能處室相配合的多元主體轉變。二是檔案管理人員由專職檔案室人員向以檔案專員為主體、相關部門設立兼職檔案員共同組建檔案隊伍轉變。三是資料檔案由檔案室單獨管理使用，向由檔案室統一管理、在遵循保密等有關要求的前提下各部門共同利用轉變。四是學生、教務、人事等檔案產生部門單獨使用各自數據系統向全校數據集成在統一平臺、供平行部門便捷使用轉變。五是檔案數據的完整準確程度，由檔案室一次性收集確定向各有關部門及時歸檔且負責準確性與完整性轉變。通過治理體系治理能力現代化與檔案資源整合，達到優化規范檔案發展環境的目的。

（二）重要意義。一是立足國家“十四五”規劃和《中國教育現代化2035》，在建設中國特色社會主義大學的進程中，推進高校治理現代化與檔案資源整合，對于服務國家檔案治理現代化、服務國家治理體系和治理能力現代化具有重要現實意義。二是高校治理現代化與檔案資源整合，有利于將檔案資源作為整體進行全局性梳理，有效整合學校各項業務工作全方面、全過程、全流水的信息數據集，根據高校師生群體實際情況，形成多元主體參與、結構規范完整、信息互動升級的治理體系。

二、國內外治理體系與檔案資源整合研究

隨著科學技術的不斷高速發展，檔案資源開發利用向數字、數據和知識多元方向快速發展。加強檔案資源整合程度，提升資源開發利用效率，提高檔案服務和治理能力，是檔案治理現代化的關鍵。

（一）國外檔案資源整合與高校自動化研究進展。1.檔案資源整合項目研究情況。國際檔案理事會（ICA）年會報告：2014～2015年，國外數字檔案資源整合與服務的典型項目共計12個。主要有英國長期保存管理者數字化服務、荷蘭國家設計類檔案等項目。研究數字檔案資源長期保存的項目有加拿大InterPARES和美國數字信息資源保存等。德國BAMP項目研究提出了超越博物館、檔案館和圖書館界限的概念。歐美等國在圖書檔案數字化資源整合與服務方面，制定了明確的戰略規劃。2.檔案資源整合的信息技術工具研究。一是在平臺開發方面，加拿大的圖書館和檔案館數字標識項目，采用SharePoint應用平臺，管理文件和文檔，整合業務流程，使工作流自動化。二是在整合技術上，“Digital Vellum”數字檔案整合方案，提出通過云技術實現集中共享。歐盟SOIMA項目，運用Icat工具，制定篩選收錄文件的評價體系，提高了信息資源管理的效率。3.高校辦公自動化研究與應用。20世紀50年代，英、美等發達國家通過外接設備應用和科學、技術理論，處理辦公業務，提高辦公效率。對OA的研究更傾向于與ERP、CRM、WMS、PDM等多種管理系統的整合。國外高校辦公系統軟件種類較少，大多致力于綜合性管理平臺的建設應用，以教育與科技創新相結合，融入網絡信息等技術，建立高水平校園網絡，建設數字化校園。

（二）國內檔案資源整合與高校治理現代化建設研究進展。1.數字檔案資源整合的理論研究。20年來，我國主要對民生、文化遺產和政務檔案三類資源進行整合。馬廣惠提出應融合并協同發展電子政務與數字檔案資源；冉昭華認為，電子政務環境可以為實現檔案與社會資源融合提供條件；安小米等提出7個數字檔案資源整合與服務的發展趨勢；張衛東團隊提出將關聯數據、內容管理、數據挖掘和數字人文整合的方法，提供面向用戶需求的個性化服務；孫俐麗構建了檔案資源數字化建設的頂層設計方案；呂元智提出了數字檔案資源跨媒體整合框架與實現策略。2.數字檔案資源整合的技術與實踐研究。我國進行不同領域數字資源的整合，注重整合技術開發和平臺建設。檔案學界研究比較多的是SOA數字檔案資源整合，將服務接口、資源再利用、流程、管制等融為一體，實現數字檔案信息資源的共享。OA有效解決了數字檔案資源整合兼容性問題。20世紀80年代，建立了三大檔案資料目錄中心整理歷史檔案。學者李宗富利用DEMATEL方法、學者李曉構建了數字檔案資源服務質量評價指標模型，分別探索研究了數字檔案資源與服務的有效結合。3.高校治理現代化建設研究。高校各業務部門使用的內部工作系統是學校重要事項的運行載體，運用各系統完成專項工作并實現資源交互，是提升現代化治理能力與治理體系的重要保障。目前OA系統難以較好滿足高校內部各系統現代化治理需求且較難歸檔。因此，研究開發符合高校實際的現代化治理系統尤為重要。高校一站式網絡服務大廳高度集成了教務、學生教育、科研等多個業務管理系統，初步實現“數據多跑路，師生少跑腿”的理念，是高校業務辦理和信息處理的重要平臺之一。4.高校治理現代化建設與檔案整合研究。目前，高校檔案管理多以“條塊”模式運行，各部門間數據庫建設各成體系，比如：學生學籍網絡管理系統、教務網絡管理系統、網上報銷和固定資產統計系統、人才培養數據平臺、綜合檔案管理平臺以及科研管理平臺等各種應用系統或軟件，與檔案部門之間缺乏流通渠道，形成“信息孤島”，難以實現檔案資源整合與共享。而且由于部分數據資源不一致，入口不統一，認證方式不同，使用極其不方便。

三、困境分析

（一）缺乏數字化高效化。學校各項工作的良好運行與完成是提升治理水平與治理能力的關鍵環節，但目前只有少部分高校認為有必要構建各項業務工作的整合系統，用以規范程序、提升工作效率。而學校現有信息自動化管理系統大多功能簡單，由于經費欠缺，且實現難度較大，很多工作支撐軟件建立不夠完善，多數系統只停留在初期使用管理階段，缺乏工作跟蹤與檔案管理環節。大部分高校選擇以紙介質方式推進一些專項工作程序，后期要通過繁瑣的電話、郵件、會議等方式溝通協調。檔案資料易出現歸檔不規范、歷史材料歸檔不完整等現象。高校現代化治理數字化、高效化、檔案化比較薄弱，有待進一步加強。

（二）重視程度不夠。高校雖然普遍重視治理體系現代化建設，但是大部分高校未形成系統思維，未能廣泛運用精細化管理手段推進工作進程。業務工作完成情況較多停留在口頭或單獨向上級匯報、報送，并未形成系統的業務或專項工作資料檔案，不能及時將各項工作完成情況進行梳理總結。甚至個別學校會質疑某些工作材料收集的必要性，忽略了工作銜接和經驗總結的重要性。也有個別學校意識到業務或專項工作檔案的意義，但是迫于工作強度與工作人員的匹配程度，未能兼顧此項工作。嘗試業務系統具備歸檔功能的高校，歸檔多是暫時便于系統信息查看，不完全具備與檔案管理系統鏈接的條件。

（三）整合研究較少。多數院校部門業務系統是相互獨立的，未與學校總體辦公自動化系統形成良好銜接，容易形成“信息孤島”，出現管理脫節現象，不利于數據統計利用與檔案資源整合。部分高校探索數據提取平臺解決“信息孤島”效應，也進行了必要投入，但是數據共享共建是一個過程，各軟件與檔案管理系統接口不一致，缺乏資源整合性，需要政策、技術、專業等各方面支撐，因此尚未出現非常完善的整合平臺，高校現代化治理與檔案資源整合正處于起步階段。

四、實現機制

（一）檔案資源管理向治理體系現代化發展，檔案資源逐步實現共建共享。1.“推進國家治理體系和治理能力現代化”被寫入新的《中華人民共和國檔案法》。從此，檔案資源治理有了融合整個國家治理能力與治理體系現代化建設目標屬性的功能。在此背景下，高校檔案治理應向檔案資源共建共享、檔案服務互聯互通以及檔案數據治理等方面融合發展。應突破原有思維、更新工作方法，利用大數據技術，打破傳統觀念，大膽啟動網絡平臺融合、嵌入、對接等研究和建設，盡快推動傳統檔案數字化、新時代檔案整合化的進程。2.增強工作人員的現代化治理意識和資源整合意識。目前，部分相關工作人員對現代化治理與檔案資源整合的重視程度并不高，習慣采用傳統方式進行收集整理，沒有意識到體系的現代化治理是信息的現代化整合。檔案作為歷史的數據庫資源庫信息庫，整合過程是實現現代化治理的基礎保障。只有提升整合意識，才能充分發揮資源共享功能。

（二）構筑多元主體參與結構，標準化法治化檔案數字轉型管理。1.強化檔案法治化標準化建設。通過建立相關的法律法規，科學規范整合工作，逐步完善現代化治理和檔案資源融合的工作體系。重點融合傳統檔案資源與數字檔案資源的歸集與利用；明確檔案信息資源集成標準，實現有價值檔案信息的有效存儲和管理；提升檔案管理部門的服務范圍，重點發展數字化檔案服務，實現檔案信息資源集成服務效果最大化。2.強化多主體參與構建檔案治理框架。按專業進行整合，建立專業數據庫；按職能部門進行整合，以全局化、規范化、標準化的理念搭建信息共享平臺，建立信息資源數據庫，并完善庫存檔案結構，向集成化、智能化方向發展。在開發與利用檔案資源過程中不斷規范程序，實現高校檔案數字庫良好對接社會服務的功能與價值。

（三）探尋專業信息技術途徑，逐步實現現代化治理與檔案資源整合。1.探索實現高校現代化治理與檔案資源整合的有效技術途徑。在普遍重視要消除“信息孤島”效應的前提下，因目前各部門涉及的軟件與系統較多，較難做到軟件或系統間的簡單合并，可以嘗試從建立兩個平臺的角度解決此問題。一是建立系統融合平臺，既將所有的系統或軟件定制接口嵌入平臺，將全校系統都集成在系統融合平臺內。二是建立數據融合平臺。即將所有系統或軟件的數據統一匯總到數據平臺，方便各部門讀取調用。經過兩個平臺的建立，努力達到登錄系統融合平臺，可以找到所有系統軟件，實現治理現代化；登錄數據融合平臺，可以調取所有數據，實現檔案資源整合。先將兩個平臺內容建成后，再進一步探索整合機制。2.探索組建具備數據信息與檔案管理專業知識的技術隊伍。在構建高校治理現代化與檔案資源整合系統的過程中，需要有從建立系統到實測系統，經過充分研究討論，提出解決方案，再進一步調式、實測的反復過程。目前尚無完善的現代化治理系統，僅少部分高校正在初步探索系統構建，并在試運行中，有很多實際工作問題及技術問題需要持續調試。結合當前實際情況，網絡平臺構建、治理體系建設、治理能力提升、檔案資源管理等工作是由不同人員隊伍開展的，已經形成各自領域專業化、各自利用的局面。對此，要將具有不同專業背景或工作經歷的人員組建成一個團隊，明確分工、合作研發，遇到具體問題，由團隊分析解決，并經過實際工作檢驗，逐漸完善系統。因此，組建具備不同知識能力的專業隊伍是高校治理現代化與檔案資源整合的必要保障。

（四）檔案信息資源與治理現代化有效整合，提升檔案價值與服務效能。1.檔案服務工作的未來發展方向是整合檔案資源，建立數據共建共享庫，運用網絡信息技術提供便捷服務。如開發檔案個人查詢系統，簡化查檔程序；解決由于時間長短、工作交接、檔案產生過程、收集過程等原因，導致查檔時出現資料不完整，甚至缺失問題。同時，培養專業的檔案管理員和兼職檔案員隊伍是保證檔案歸檔質量的重要支撐。2.高校的現代化治理除了建立制度體系外，還需要落實系統服務維度的建設。然而一般成熟的辦公自動化系統難以較好滿足高校的實際需求，即便在此基礎上按照高校要求進行修改，其效果往往也不理想。因此，要進一步深入探索高校各現代化治理軟件的組合平臺、數據提取平臺、檔案資源整合平臺三者之間的緊密聯系，按照高校工作的實際需求，研究開發一套符合高校實際治理體系框架的現代化治理與檔案資源整合系統尤為重要。3.整合檔案資源是實現檔案治理的必要手段，也是現代化治理的一部分，更是大數據時代，方便快捷數據讀取的發展趨勢。要創新大數據環境下電子與紙質信息一體化、局部與全局信息一體化、專項與整體信息一體化的管理策略，充分發揮大數據、區塊鏈、云計算、人工智能等先進技術在檔案資源云管理中的作用，促進檔案信息跨事件、跨平臺、跨資源融合管理，開拓高校乃至國家治理現代化建設與檔案資源整合的新局面。