西部地區獨立學院檔案規范化建設探究

文/寧夏大學新華學院 張桂娟

獨立學院作為高等教育大眾化背景下產生的一種辦學模式，為我國擴大高等教育資源供給、培養急需應用型人才、優化高等教育區域布局、促進高等教育發展做出了重要貢獻。獨立學院檔案作為廣大師生長期在教學、學習、管理等各項活動中形成的，具有保存價值的文字、圖片、音像視頻以及物品等不同形式的材料，具有記錄歷史、傳承文明、服務師生的功能，是獨立學院發展不可或缺的一項基礎性、支撐性工作。但獨立學院辦學歷史相對較短，特別是對于西部地區的獨立學院來說，由于受多方面因素制約，檔案意識特別是檔案規范化建設相對滯后，需要加強和規范。

一、檔案管理規范化建設

獨立學院檔案管理法制化是做好檔案管理工作的基礎，也是實現檔案管理工作科學化、規范化的保證，要想做好檔案管理工作，就必須嚴格依法治檔，實現檔案管理制度化。一是要依法治檔。為了有效保護和利用檔案，更好地為經濟和現代化建設服務，獨立學院要嚴格遵守國家、地方、行業等相關法律規定。我國先后頒布了《中華人民共和國檔案法》《高等學校檔案管理辦法》等檔案法律法規，相關部門頒布制訂了系統的信息安全法規與標準，如《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》《計算機病毒防治的辦法》等。這些法律和規度的制訂，在檔案的管理、收集、整理和利用等工作環節中發揮了極其重要的作用，有力保障了檔案管理工作的順利進行，為檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。二是要建章立制。隨著社會的發展，檔案管理工作也在不斷進步，尤其是隨著檔案管理設備的提高，設施的進一步優化，檔案種類載體的多樣化等特點，要求檔案管理的理念和方法必須不斷改革，與時俱進，全面創新，不斷提高，順應形勢需要，堅持走依法治檔的道路，還要建立健全符合高校發展的各項檔案管理規章制度。只有這樣，才能因地制宜、靈活有效，實現檔案管理工作的制度化，最大限度地發揮其應有的社會作用。獨立學院要結合自身辦學實際，在檔案目標管理工作中始終把制度建設貫穿于檔案管理工作全過程，制訂或修訂檔案收集歸檔、借閱利用、安全保密、檔案統計、鑒定銷毀、庫房管理、檔案人員考核等各項規章制度，細化檔案管理人員工作職責、統一檔案立卷標準和要求等，統一標準規范整理，做到有章可循、有據可依、嚴格執行，確保檔案科學管理、規范管護、有效使用。

二、檔案標準規范化建設

檔案工作標準化是檔案管理的重要手段之一，是實現檔案管理現代化的重要前提和基礎。當前西部獨立學院形成的各類檔案主要是由各院系辦公室或秘書兼職收集分類歸檔管理，這些檔案管理工作人員在分類整理歸檔案中，缺乏統一的管理標準，通常是按照工作要求或個人習慣來歸整各類檔案，如電子檔案缺乏統一的元數據，沒有按照邏輯實時歸檔，只是按年度直接保存在計算機硬盤或光盤中。紙質檔案歸檔，裝盒也沒有標準，其檔案材料的版本、紙張大小、文字格式、裝訂式樣等各類檔案技術標準都不一樣。

西部獨立學院將檔案工作中技術方法和檔案設備等實行統一的原則和規范，嚴格按照標準化建設有著非常重要的意義。高校檔案工作的標準按照性質可分為技術、業務、組織和管理等標準，其具體內容包括了檔案著錄標準化，檔案代號代碼標準化，檔案工作專業名詞術語標準化，檔案收集、接收、整理、編目、鑒定統計和提供利用標準化，檔案標引語言標準化，檔案工作設備標準化，檔案編纂及出版格式的標準化，檔案制成材料的標準化，檔案裝具和庫房建筑標準化等。可以說，在檔案標準化建設過程中，我國已有了非常成熟的要求和行業標準，這些標準都是以檔案學的理論，檔案工作的實踐經驗為基礎，最終形成大家共同遵守的工作標準，這些標準具有先進性、合理性、科學性等特點。當然，在西部獨立學院檔案標準規范建設中，既要有客觀要求，又必須保證質量，使其真正發揮科學管理、推動檔案發展的作用。

三、檔案信息規范化建設

檔案信息化建設是指對獨立學院檔案的形成、歸檔和電子檔案信息資源標識、描述、存儲、查詢、交換、網上傳輸和管理等方面，制訂標準、規范，并指導實施的過程。檔案信息化的標準、規范就如在信息化的高速公路上要時刻遵守的“交通規則”，這些規則對于保障檔案信息內容和網絡運行的安全暢通，具有非常重要的意義和作用。

目前，獨立學院在推進檔案信息化建設中，主要存在以下問題：一是在校園信息化建設中，主要以推進教學信息化建設為重點，而往往忽視檔案信息化建設，或將檔案工作信息化建設邊緣化或簡單化，沒有將檔案工作納入校園信息化建設的整體規劃中去統籌。二是校園檔案信息化系統建設層次標準不一，各種標準的規范性、標準性、共享性較差，不能完全適應檔案信息化建設共享的社會需求。三是從信息化建設的科學性要求和解決目前信息化建設中存在的各自為政、相互封閉、重復建設的問題出發，在檔案信息化建設中缺乏總體規劃，制訂統一的規范化標準。

西部獨立學院要積極推進檔案管理信息規范化建設，逐步將學校教學、科研、管理和生活服務中有關的檔案資源進行數字化，建立檔案信息系統網絡，有計劃、有步驟、有重點地推進檔案數字化和信息化建設，把檔案中蘊藏的豐富資源開發出來，逐步實現檔案信息資源的共享，為完善學校信息化和數據化建設提供服務。特別是加強檔案信息化體系建設，檔案信息資源體系建設涉及數據、網絡建設和應用體系開發等方面。

四、檔案服務規范化建設

檔案信息服務是指檔案館通過檔案信息的收集、整理、歸檔、利用等一系列活動，為用戶提供所需的檔案信息資源，以滿足用戶的檔案信息需求，為用戶解決各種社會問題提供方便。所謂大數據時代的檔案信息服務，是指充分利用云計算和大數據技術，從各種類型的檔案信息中，快速獲得有價值的信息，實現迅速、優化、系統、科學的檔案管理模式。

獨立學院要立足學校發展實際和特色，做好檔案服務規范化建設。首先，要做好傳統檔案的服務功能，既重“收”和“存”，又重“查”和“用”。其功能主要體現在其可以為學校教學和科研工作提供參考依據，為組織和人事工作提供查證資料，為學籍管理和畢業生就業提供基礎信息，為校園基建和后續維保工作提供圖紙資料，為財務和資產管理工作提供原始憑證。其次，要做好大數據環境下的電子服務工作。大數據給檔案信息服務模式帶來了機遇與挑戰，未來檔案服務機構的核心競爭力很大程度上取決于其信息服務的能力，這就要求檔案服務機構對服務方式進行創新。大數據時代是信息的時代，不僅包括繁多的數據，也包括各種數據平臺，如Web2.0、微博、微信等。數字檔案云服務內容主要包括：數字檔案信息資源、檔案云服務基礎、檔案云服務控制、檔案云服務應用、用戶終端設備等多個方面。

檔案信息服務互動系統是一個全方位的檔案信息交流平臺，該平臺由檔案服務機構自發研制并采用Web2.0技術，滿足利用者的多樣化需求。是一個功能強大的檔案服務互動平臺，簡化了檔案工作人員的操作流程，顯著提高了工作質量和效率。大數據環境下的智能化、信息化平臺非常成熟，其形式多樣，功能齊全。

一是信息推送功能。通過檔案信息服務系統，檔案工作者可以發布并且推薦一些檔案信息資料，無論是文字、圖片還是視頻，確保用戶能夠看到自己感興趣的檔案資料，以提高檔案信息的公開度和利用率。這些檔案資料不僅要包括學院檔案、個人檔案等，還要包括本館特色的檔案信息。同時，檔案工作者可以利用微信公眾號等信息平臺發布一些最新的館藏信息，如檔案館開放信息、講座信息、展覽信息等。總而言之，檔案推送這一版塊主要是全面展示檔案館信息與最新信息的。二是檔案查詢功能。檔案查詢主要是對用戶提供查檔服務，根據主題、關鍵詞、責任者等為用戶提供相關的檔案信息。服務范圍包括檔案館藏資源目錄體系、檔案使用方法，并在幫助用戶的過程中不斷總結用戶需求，有組織、有計劃地組織好檔案信息資源、檔案資料等。同時，檔案服務機構要逐步改善技術水平，創建檔案服務系統，提高檔案信息服務的查全率與查準率。檔案服務機構要逐漸完善和豐富檔案內容，無論是文字、圖片還是視頻，一應俱全，為用戶提供豐富的檔案資料以供參考和查詢。三是檔案咨詢功能。檔案咨詢是檔案管理機構與用戶相連接的紐帶。信息平臺作為新興的信息交流媒體，具有優秀的社交網絡服務屬性，人與人之間可以進行實時交流、互動和資源共享。用戶通過信息平臺能夠直接和檔案服務人員進行交流，一對一的方式使雙方的交流更為順暢，也能逐步建立起檔案服務人員與用戶之間的情感橋梁。通過檔案咨詢，檔案服務人員會認識到工作中有哪些不足，從而提高服務效率。用戶可以通過在線咨詢得到檔案服務人員的答復，對檔案工作的理解將會更加深刻。