淺談農(nóng)業(yè)科研單位如何做好檔案專項(xiàng)審核及審核后管理

文/中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院椰子研究所 魯利娟 姬琳；中國(guó)熱帶農(nóng)業(yè)科學(xué)院 程誠(chéng)

一、檔案專項(xiàng)審核的意義

（一）有利于全面了解干部個(gè)人信息。干部人事檔案中記錄了干部個(gè)人成長(zhǎng)、學(xué)習(xí)、工作的所有過程，是干部學(xué)習(xí)與工作軌跡的重要反映，可為了解干部提供重要參考。

（二）有利于維護(hù)干部基本合法權(quán)益。專項(xiàng)審核在一定程度上可以維護(hù)干部基本的合法權(quán)益。干部人事檔案包含干部學(xué)習(xí)、工作的全部信息，具有一定的歷史性，若干部本人對(duì)自身的檔案信息存在疑問，可以向組織申請(qǐng)檔案審查，人事檔案是最為重要的信息資料。

（三）有利于保障干部人事工作的規(guī)范化。專項(xiàng)審核可以為干部人事工作提供準(zhǔn)確信息和重要依據(jù)，使得干部人事管理更為規(guī)范與高效，符合當(dāng)前人事制度改革的現(xiàn)實(shí)要求，有利于保障人事工作的規(guī)范化。

（四）有利于維護(hù)干部選拔任用公信力。干部選拔必須嚴(yán)管，其中要義之一就是杜絕干部選拔過程中的檔案涂改造假問題。專項(xiàng)審核有利于整治干部檔案涂改造假，糾正干部檔案工作中的不正之風(fēng)，從嚴(yán)管理干部人事檔案，維護(hù)干部選拔任用的公信力。

二、干部人事檔案專項(xiàng)審核的內(nèi)容

（一）審核材料是否齊全完整。主要看有無錯(cuò)裝、混裝的材料。內(nèi)容是否客觀真實(shí)，干部信息是否真實(shí)準(zhǔn)確。

（二）審核“三齡兩歷一身份”。“三齡”指出生時(shí)間、參加工作時(shí)間、入黨時(shí)間，“兩歷”指學(xué)歷、工作經(jīng)歷，“一身份”指干部身份。它們是反映干部基本情況的重要信息，是組織人事部門選拔任用干部的重要依據(jù)。1.對(duì)“三齡”的認(rèn)定：（1）出生時(shí)間。對(duì)出生時(shí)間的認(rèn)定主要是以檔案中最早形成的材料記載時(shí)間為依據(jù)進(jìn)行認(rèn)定；（2）參加工作時(shí)間。對(duì)參加工作時(shí)間的認(rèn)定是依據(jù)檔案中的勞動(dòng)合同、年度考核、養(yǎng)老保險(xiǎn)社保繳交記錄等進(jìn)行審查認(rèn)定；（3）入黨時(shí)間。對(duì)入黨時(shí)間的認(rèn)定是根據(jù)入黨志愿書記載的支部大會(huì)討論通過成為預(yù)備黨員的時(shí)間進(jìn)行認(rèn)定。2.對(duì)“兩歷”的認(rèn)定：（1）學(xué)歷。對(duì)學(xué)歷的認(rèn)定要以教育部規(guī)定的相關(guān)學(xué)歷學(xué)位管理政策為主。其中包括全日制教育與在職教育兩種；（2）工作經(jīng)歷。對(duì)工作經(jīng)歷要根據(jù)檔案中的證明材料進(jìn)行認(rèn)定，包括個(gè)人履歷表、勞動(dòng)合同等。每一段工作經(jīng)歷都要進(jìn)行審核；3.對(duì)“一身份”的認(rèn)定。干部身份的認(rèn)定，主要是看成為干部的時(shí)間、相關(guān)材料記錄等，要對(duì)干部提拔的資格、程序、材料是否真實(shí)進(jìn)行審核。

三、干部人事檔案專項(xiàng)審核的問題

（一）個(gè)人存在的問題。1.干部檔案材料不齊全。主要表現(xiàn)在學(xué)習(xí)材料的不完整規(guī)范上。原因有三個(gè)方面：一是個(gè)別干部檔案意識(shí)薄弱，不知道要將自己的學(xué)習(xí)材料及時(shí)上交歸檔，從而造成檔案中學(xué)習(xí)材料不完整；二是有些干部就讀的學(xué)校管理不規(guī)范，導(dǎo)致畢業(yè)學(xué)生的學(xué)習(xí)材料中缺少畢業(yè)生登記表、學(xué)位授予材料等核心材料。三是材料不完整規(guī)范還表現(xiàn)在身份證明、參加工作時(shí)間等證明依據(jù)材料的缺失上。這些人事檔案材料的缺失，影響了干部人事檔案管理工作的順利進(jìn)行，導(dǎo)致在人事檔案的管理與審核過程中，要進(jìn)行相關(guān)材料的補(bǔ)充，影響了干部人事檔案管理工作的效率。2.干部檔案信息不一致的問題。通過對(duì)“三齡兩歷一身份”、家庭主要成員及重要社會(huì)關(guān)系的審核，發(fā)現(xiàn)很多干部存在信息記載不一致的情況。（1）出生年月記載不一致。根據(jù)中共中央組織部、人事部、公安部《關(guān)于認(rèn)真做好干部出生日期管理工作的通知》文件規(guī)定的“最先最早”的原則，對(duì)干部檔案的出生年月進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)干部存在記錄出生年月最早與最新材料及檔案的其他信息記載不一致的情況；（2）參加工作時(shí)間記載不一致。根據(jù)檔案中的勞動(dòng)合同、年度考核、養(yǎng)老保險(xiǎn)社保繳交記錄等材料對(duì)干部參加工作時(shí)間進(jìn)行審核，發(fā)現(xiàn)干部存在參加工作材料與最新材料及檔案的其他信息記載不一致的情況；（3）入黨時(shí)間記載不一致。審核中發(fā)現(xiàn)，有入黨志愿書中的入黨時(shí)間與最新材料及檔案的其他材料信息記載不一致的情況。

（二）單位存在的問題。1.干部檔案材料不齊全。部分干部的原始檔案材料不齊全，包括入黨的相關(guān)證明、報(bào)到證等，其中入黨相關(guān)證明的缺失，影響對(duì)干部黨齡的認(rèn)定；報(bào)到證的缺失，影響對(duì)干部工作時(shí)間的認(rèn)定。2.檔案管理不夠規(guī)范。干部人事檔案管理是一項(xiàng)內(nèi)容復(fù)雜的工作，需要設(shè)置專門的檔案管理員，但是部分單位檔案管理人員較少，而實(shí)際工作量卻很大，因此部分干部人事檔案信息數(shù)據(jù)未經(jīng)過嚴(yán)格的審核，甚至不進(jìn)行審核。3.檔案轉(zhuǎn)移管理不嚴(yán)格。根據(jù)相關(guān)政策要求，干部需要跨地區(qū)以及跨行業(yè)交流，因此意味著單位的干部同志要進(jìn)入新的工作地，而其原始檔案也需要進(jìn)行轉(zhuǎn)移，但是在轉(zhuǎn)移過程中，經(jīng)常出現(xiàn)檔案轉(zhuǎn)移不及時(shí)的情況，對(duì)干部的認(rèn)定會(huì)產(chǎn)生不利影響。

四、產(chǎn)生問題的深層次原因

（一）檔案意識(shí)淡薄。一方面，是領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理不夠重視；另一方面，是檔案管理工作人員對(duì)檔案的重要性認(rèn)識(shí)不充分，工作處于被動(dòng)狀態(tài)，對(duì)檔案的收集、整理、存放比較隨意。

（二）管理力量薄弱。干部人事檔案管理工作的專職人員較少，檔案管理人員變動(dòng)頻繁。有些檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案培訓(xùn)，對(duì)新知識(shí)、新理念掌握不足，不能準(zhǔn)確把握新的法規(guī)政策，影響干部檔案歸檔的質(zhì)量。

（三）管理方式落后。有些單位目前存在檔案管理方式落后，形式單一的問題。依然采取原始的紙張管理方式，未能實(shí)現(xiàn)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理。平時(shí)的管理也不夠系統(tǒng)，造成干部填寫錯(cuò)誤時(shí)沒能及時(shí)更改和資料缺失未及時(shí)補(bǔ)充等問題。

（四）硬件環(huán)境差。檔案管理質(zhì)量不高的一個(gè)重要原因，是檔案管理的硬件設(shè)施不齊全。事實(shí)上，有些單位至今也沒有建立專門的檔案室和配置相應(yīng)的檔案管理設(shè)備，甚至連檔案管理工作中必備的檔案用品都無法購(gòu)置齊備，檔案管理網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)更是難以實(shí)現(xiàn)。檔案管理的硬件缺失導(dǎo)致很多原始的紙質(zhì)檔案得不到有效保護(hù)，時(shí)間長(zhǎng)了，許多珍貴的原始檔案很可能出現(xiàn)蛀蟲、霉變現(xiàn)象，造成不可逆轉(zhuǎn)的損失。

五、提高人事檔案管理水平的措施

（一）材料補(bǔ)充、規(guī)范及組織認(rèn)定。針對(duì)部分干部檔案材料不齊全、不規(guī)范的情況，分別采取了追繳收集、原件復(fù)制、重新填寫、完善手續(xù)等方式進(jìn)行補(bǔ)充和規(guī)范。對(duì)于干部信息已有認(rèn)定且符合政策規(guī)定的，以組織已有的認(rèn)定結(jié)果為準(zhǔn)；對(duì)已認(rèn)定但不符合規(guī)定或存在質(zhì)疑的，通過咨詢檔案部門或查找原始憑證，依照相關(guān)政策規(guī)定進(jìn)行仔細(xì)甄別，重新認(rèn)定。

（二）增強(qiáng)對(duì)檔案管理的重要認(rèn)識(shí)。單位和個(gè)人要高度認(rèn)識(shí)檔案管理的重要性，不斷增強(qiáng)檔案管理意識(shí)，并加強(qiáng)檔案工作力度、建立嚴(yán)密的檔案管理制度，通過制度約束管理人員行為，才能確保檔案的完整性和有效性，為各項(xiàng)工作提供可靠的依據(jù)。

（三）提升專項(xiàng)審核人員的專業(yè)水平。審核人員的專業(yè)水平和職業(yè)素養(yǎng)是新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的現(xiàn)實(shí)需求，也是應(yīng)對(duì)不同問題的重要手段。所以審核人員要通過參加上級(jí)部門集中培訓(xùn)工作，增強(qiáng)整體的責(zé)任意識(shí)。

（四）加大對(duì)檔案管理的經(jīng)費(fèi)投入。加大對(duì)干部人事檔案管理經(jīng)費(fèi)的投入，改善硬件基礎(chǔ)設(shè)施，應(yīng)將存檔區(qū)、閱覽區(qū)、辦公區(qū)分開，確保檔案管理有一個(gè)良好的環(huán)境；要盡可能為檔案室配備現(xiàn)代化管理設(shè)備和辦公設(shè)備，如配備足夠的檔案柜、打印機(jī)、除濕機(jī)、空調(diào)等設(shè)備，確保檔案管理工作正常開展。

（五）加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代化水平。要積極學(xué)習(xí)先進(jìn)的管理方法，根據(jù)檔案管理的實(shí)際需求，引進(jìn)合適的軟件系統(tǒng)，建立電子檔案信息系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行整理與保存。通過檔案信息系統(tǒng)，能加強(qiáng)檔案信息動(dòng)態(tài)管理，實(shí)現(xiàn)信息整合、資源共享，提高檔案管理工作效率。

六、干部人事檔案專項(xiàng)審核后的管理

（一）加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)工作。檔案管理工作與現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展相匹配的前提是檔案基礎(chǔ)工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。歸檔文件材料的收集工作是檔案工作的第一步，同時(shí)也是重要的一個(gè)環(huán)節(jié)。文件材料收集是否齊全完整直接關(guān)系著整理工作能否順利進(jìn)行，因此要保證文件材料及時(shí)收集、齊全完整。進(jìn)一步加強(qiáng)收集歸檔工作。1.主動(dòng)收集檔案材料。網(wǎng)絡(luò)的使用，使檔案信息的獲取較以往更加及時(shí)、快捷和方便。檔案工作者應(yīng)隨時(shí)關(guān)注院所的發(fā)展動(dòng)態(tài)，充分利用現(xiàn)代化辦公手段，依托網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，及時(shí)獲取各種信息，主動(dòng)收集檔案材料。2.建立檔案收集體系。必須強(qiáng)化構(gòu)建組織體系，確定各部門檔案信息聯(lián)絡(luò)員，明確各職能部門產(chǎn)生的各種文件的歸檔范圍，建立以檔案管理部門為主，其他部門為輔的檔案收集體系，檔案材料及時(shí)有效地收集歸檔。3.增加新的收集內(nèi)容。不斷充實(shí)人事檔案的內(nèi)容，將原來側(cè)重于記錄和反映職工個(gè)人社會(huì)經(jīng)歷、政治面貌、思想表現(xiàn)等方面的內(nèi)容，轉(zhuǎn)變?yōu)閭?cè)重于反映職工管理和科研能力等業(yè)務(wù)水平的內(nèi)容。不斷完善人才信息資源庫(kù)，為單位選拔人才考察干部提供重要依據(jù)。4.確保檔案材料完整、齊全、真實(shí)。案卷材料缺乏真實(shí)性，就會(huì)失去其應(yīng)有的價(jià)值。按照干部檔案條例，把好每份材料的入檔關(guān)，對(duì)組織負(fù)責(zé)，對(duì)職工本人負(fù)責(zé)。結(jié)合當(dāng)前人事工作的中心任務(wù)，著重收集反映個(gè)人經(jīng)歷和不同時(shí)期德、能、勤、績(jī)、廉等表現(xiàn)情況的材料，及時(shí)、完整、準(zhǔn)確地集中起來，有條理地整理成卷，以便全面了解每一個(gè)人。

（二）提升檔案工作的認(rèn)識(shí)。人事檔案材料主要來自于職工個(gè)人，如個(gè)人經(jīng)歷、科研成果、職稱審批、群團(tuán)、獲獎(jiǎng)申報(bào)表等材料。這些材料既能反映個(gè)人的學(xué)識(shí)能力，同時(shí)也是人才庫(kù)的重要組成。運(yùn)用單位網(wǎng)絡(luò)等多種媒體途徑，廣泛進(jìn)行宣傳教育，深入科研部門，確定聯(lián)絡(luò)人員，定期溝通交流，變封閉被動(dòng)的檔案管理模式為開放的、互動(dòng)的人才信息加工廠。

（三）強(qiáng)化檔案管理干部隊(duì)伍建設(shè)。實(shí)踐證明，干部素質(zhì)的高低對(duì)事業(yè)的成敗起著關(guān)鍵作用，干部檔案管理也不例外，如果檔案管理人員素質(zhì)不高，責(zé)任心不強(qiáng)，抵擋不住人情、金錢的誘惑，那勢(shì)必會(huì)給干部人事檔案工作帶來不可估量的損失。及時(shí)充實(shí)管理隊(duì)伍的力量，保持隊(duì)伍的相對(duì)穩(wěn)定，經(jīng)常加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高干部檔案管理人員業(yè)務(wù)水平和工作能力。1.加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高政治素質(zhì)。檔案必須完整、真實(shí)、系統(tǒng)和安全。人事檔案管理人員必須具有很強(qiáng)的黨性原則，具有堅(jiān)定的政治立場(chǎng)，樹立正確的人生觀、世界觀和價(jià)值觀，有強(qiáng)烈的事業(yè)心和責(zé)任感，努力提高思想政治覺悟和辨別是非的能力，做到作風(fēng)正派，堅(jiān)持原則，認(rèn)真貫徹執(zhí)行《檔案法》及其相關(guān)的各項(xiàng)規(guī)定，依法治檔，維護(hù)檔案的完整與真實(shí)性。2.提高業(yè)務(wù)素質(zhì)，規(guī)范管理意識(shí)。檔案工作的專業(yè)性、技術(shù)性很強(qiáng)，檔案人員要鉆研本專業(yè)的基礎(chǔ)理論和專業(yè)知識(shí)，掌握檔案工作各個(gè)環(huán)節(jié)的技能技巧。隨著知識(shí)的日新月異，新技術(shù)層出不窮，科研院所人事檔案工作對(duì)管理人員提出了更多新的要求，檔案工作者應(yīng)樹立終身學(xué)習(xí)的觀念，不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，擴(kuò)展自己的知識(shí)面。3.提高職業(yè)道德素質(zhì)，強(qiáng)化服務(wù)意識(shí)。檔案管理人員要有無私奉獻(xiàn)精神，在工作實(shí)踐中培養(yǎng)強(qiáng)烈的事業(yè)心，高度的責(zé)任感和使命感，做到干一行、愛一行、鉆一行。檔案管理人員要有熱心服務(wù)的工作態(tài)度，要有嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的工作作風(fēng)。要全心全意為檔案使用人員提供服務(wù)，要積極主動(dòng)、誠(chéng)懇熱情，想利用者所想，急利用者所急。

（四）定期集中開展檔案專項(xiàng)審核工作。只有經(jīng)常性地對(duì)干部人事檔案進(jìn)行審核，才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，對(duì)于檔案中出現(xiàn)材料涂改、造假的更應(yīng)該及時(shí)更正。而對(duì)于干部檔案中重要的信息記載不一致的情況，應(yīng)該及時(shí)依照有關(guān)政策規(guī)定進(jìn)行重新審核認(rèn)定。對(duì)于干部人事檔案中重要的核心依據(jù)材料不完整、不規(guī)范的情況，則應(yīng)該抓緊督促組織人事部門或當(dāng)事人補(bǔ)全檔案材料，從而而達(dá)到標(biāo)本兼治的目的。

（五）加速檔案管理信息化網(wǎng)絡(luò)化進(jìn)程。1.提高檔案管理人員信息處理能力。檔案信息化管理，可以將檔案管理人員從繁瑣的歸檔、裝訂、手工勞動(dòng)中解脫出來，集中精力做好檔案信息的收集、開發(fā)和利用，使檔案管理由單一的實(shí)體管理向信息管理與實(shí)體管理相結(jié)合。2.加速信息化管理進(jìn)程。檔案工作的目的，就是提供利用。要積極開發(fā)人事檔案信息，主動(dòng)為發(fā)現(xiàn)人才、推薦人才服務(wù)。逐步改善人事檔案管理模式，變封閉式管理為有選擇的開放式管理。與社會(huì)人才交流中心的人才網(wǎng)溝通、聯(lián)絡(luò)，通過人事檔案信息，分析人才各方面的特點(diǎn)以便更好地發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)。3.加強(qiáng)檔案信息化安全管理。在檔案信息化管理過程中，認(rèn)真做好電子檔案的及時(shí)備份與維護(hù)工作，積極加強(qiáng)安全意識(shí)，確保人事檔案資料的安全。實(shí)現(xiàn)人事檔案信息化管理后，利用計(jì)算機(jī)可實(shí)現(xiàn)即時(shí)查詢、多人同時(shí)查詢、查詢統(tǒng)計(jì)同時(shí)進(jìn)行，既方便又快捷，可以更好地為院所組織人事工作提供服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策工作快速提供翔實(shí)的人員信息材料。

七、結(jié)語

在嚴(yán)格規(guī)范要求下，對(duì)干部檔案進(jìn)行審核，是必然趨勢(shì)。檔案專項(xiàng)審核雖然耗時(shí)較多，但可以取得理想效果，有利于檔案管理的轉(zhuǎn)型與完善，進(jìn)一步提升檔案管理服務(wù)質(zhì)量。通過檔案專項(xiàng)審核，可以規(guī)避潛在隱患，將檔案管理現(xiàn)有矛盾激發(fā)出來，在此基礎(chǔ)上提出改善意見，為今后的檔案管理鋪平道路，提供依據(jù)和保障。所以，不僅要從人才建設(shè)入手，打造一支高素質(zhì)、高水平的隊(duì)伍，也要從制度上予以完善，讓工作的開展有序可循。更重要的是緊跟時(shí)代發(fā)展步伐，運(yùn)用信息技術(shù)促進(jìn)工作的信息化、數(shù)字化建設(shè)。只有這樣，才能為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的條件，讓檔案的價(jià)值得到充分體現(xiàn)。