新時期附屬醫(yī)院教學檔案管理的改革路徑研究

文/王思齊

隨著國家醫(yī)學教育改革的不斷深入，越來越多的醫(yī)院成為醫(yī)學院校的附屬醫(yī)院，實行醫(yī)療、教學、科研一體化建設，承擔各專業(yè)臨床教學工作及學生管理工作。附屬醫(yī)院在臨床教學活動中會形成大量的、不同載體的、具有保存和考察利用價值的教學檔案。教學檔案是各級各類學校的教學管理機構及教師個人，在從事教學管理、教學實踐和教學研究活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表、聲像及電子載體等方面的資料，是具有有機歷史聯(lián)系的文件體系。[1]附屬醫(yī)院臨床教學是在臨床教師的指導下，醫(yī)學生進行臨床實踐并初步掌握各類臨床技能操作，是繼基礎醫(yī)學課程之后培養(yǎng)醫(yī)學人才臨床技能的必要途徑，將課堂理論教學與臨床實踐相結合，是學生完成從理論到實踐轉化的重要渠道。附屬醫(yī)院教學檔案是醫(yī)院在完成臨床理論教學、臨床見習、臨床實習等教學任務的過程中形成的具有保存價值的教學資料，主要包括建立附屬醫(yī)院協(xié)作關系的申請和批文以及醫(yī)院教學條件、師資隊伍建設、教學管理、教學過程、教學效果、學生工作、學生學籍等方面的資料，具有周期性、復合性、多元性、分散性等特點。

近年來，隨著深化醫(yī)教協(xié)同工作的持續(xù)推進，對附屬醫(yī)院的臨床教學模式和醫(yī)學生培養(yǎng)任務不斷提出更高的要求，臨床教學活動的形式更加豐富多樣，形成了大量的臨床教學資料，對附屬醫(yī)院教學檔案管理工作形成不小的挑戰(zhàn)。目前各附屬醫(yī)院結合自身實際都建立了服務于本單位臨床教學工作的教學檔案體系，但在日常教學管理工作和調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，教學檔案管理過程中仍然存在一些問題，使得教學檔案無法在醫(yī)院教學工作中完全發(fā)揮應有的作用。因此，探索附屬醫(yī)院教學檔案管理改革路徑，加快醫(yī)院教學檔案的現(xiàn)代化進程，實現(xiàn)醫(yī)院教學檔案信息資源的共享，充分發(fā)揮醫(yī)院教學檔案的利用價值，對提高醫(yī)院教育教學質(zhì)量、規(guī)范臨床實踐教學管理水平、保障醫(yī)學教育人才培養(yǎng)成效具有重要意義。鑒于此，本文主要分析了目前附屬醫(yī)院教學檔案管理工作現(xiàn)狀和存在的問題，在此基礎上提出新時期附屬醫(yī)院教學檔案管理的改革舉措，以供參考和借鑒。

一、附屬醫(yī)院教學檔案在臨床教學中的作用

1.衡量和提高醫(yī)院教學質(zhì)量的重要標志

附屬醫(yī)院教學檔案作為醫(yī)院檔案的重要組成部分，是衡量醫(yī)院臨床教學質(zhì)量和教學管理水平的重要標志，是醫(yī)院教學活動和教學管理工作的原始記載和具體體現(xiàn)。通過查閱分析醫(yī)院教學檔案中的信息資料，各類教學經(jīng)驗、教學過程中存在的問題和不足都會有所體現(xiàn)。因此，分析、研究醫(yī)院教學檔案中的資料，總結普遍性和規(guī)律性的信息，不斷完善教學方法、改進教學方案，能夠有效提高醫(yī)院的教學質(zhì)量。

2.評價醫(yī)院教學水平的重要憑證

在臨床醫(yī)學專業(yè)認證、臨床醫(yī)學教學評估中，教學檔案是反映醫(yī)院教學工作全貌最直接、最系統(tǒng)的佐證。教學檔案的管理和利用情況直接反映了醫(yī)院的臨床教學水平和管理能力。[2]在評估過程中，專家根據(jù)教學評估指標，主要通過查閱教學檔案的方式來掌握醫(yī)院臨床教學工作的具體情況，若醫(yī)院教學檔案不系統(tǒng)、不完整，則無法證明教學過程、教學效果以及教學管理工作的水平和能力。因此，醫(yī)院教學檔案具有憑證的價值，為臨床醫(yī)學專業(yè)認證、臨床醫(yī)學教學評估工作提供重要的支撐。

3.推動醫(yī)院教育教學發(fā)展的重要依據(jù)

教學檔案系統(tǒng)記錄了醫(yī)院教學活動和教學管理的全過程，取得的成果和經(jīng)驗、存在的不足都記錄在冊。通過調(diào)閱教學檔案，教學管理人員和臨床教師在充分掌握醫(yī)院過往教學情況的基礎上，才能制定出切實有效的教學決策、穩(wěn)步推進教學研究和教學改革，保障醫(yī)院教學管理的科學性和臨床教學的連續(xù)性，推動醫(yī)院教育教學工作向前發(fā)展。

4.增進醫(yī)院間溝通交流的重要平臺

醫(yī)院教學檔案中記載的內(nèi)容豐富的教學經(jīng)驗、教學活動案例和科研成果，不僅能夠服務于院內(nèi)臨床師生和教學管理者，還能在醫(yī)院間開展臨床教學、教學科研方面的經(jīng)驗交流和成果展示，進一步擴大院際交流平臺，實現(xiàn)教學檔案資源的共享，同時還可以提高醫(yī)院的影響力和知名度，進一步促進醫(yī)院教學工作的良性發(fā)展。

二、目前附屬醫(yī)院教學檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

1.不同附屬醫(yī)院教學檔案體系不一致

由于各附屬醫(yī)院集醫(yī)療、教學、科研于一體，需要收集整理的資料和檔案內(nèi)容龐雜、來源多樣、要求不一，特別是對于醫(yī)院教學檔案來講，其形成過程更為分散，收集整理更為復雜。[3]大部分的附屬醫(yī)院在長期的教學工作中形成了服務于各自醫(yī)院和所屬醫(yī)學院校的教學檔案體系，不同高校甚至同一高校隸屬的附屬醫(yī)院教學檔案體系都不盡相同，普遍缺少統(tǒng)一的歸檔體系作參考。而各附屬醫(yī)院教學檔案的歸檔內(nèi)容和范疇不一致，導致許多珍貴的教學資料沒有得到妥善保存，教學檔案資料不齊全、不規(guī)范，嚴重影響了附屬醫(yī)院教學檔案的系統(tǒng)性和完整性，也不利于附屬醫(yī)院之間的借鑒和交流。

2.臨床重教學活動輕教學資料歸檔

附屬醫(yī)院的教學管理部門一般有專人負責醫(yī)院教學檔案的管理工作，醫(yī)院教研室的教學檔案由教學秘書負責管理，但是教學秘書除了負責教學工作外還肩負醫(yī)療、科研、行政等臨床科室其他方面的事宜，對所在教研室教學檔案的收集歸檔通常作為兼顧工作。在醫(yī)院日常教學活動中，大部分一手的教學檔案資料主要分散在教研室和臨床教師手中，臨床教學活動結束后，教學秘書和臨床教師對教學過程記錄和相關資料疏于整理和歸檔，導致部分珍貴的臨床教學檔案只保存在個別臨床教師手中或者遺失。在教學督導檢查工作中也經(jīng)常發(fā)現(xiàn)，醫(yī)院各教研室的教學檔案殘缺不全，而教研室為了應付檢查，經(jīng)常突擊補充整理教學檔案，導致教學檔案資料本身的完整性和真實性不足，失去了教學檔案真正的價值和意義。

3.醫(yī)院對教學檔案管理的投入不足

系統(tǒng)高效的醫(yī)院教學檔案管理工作離不開良好的軟、硬件保障。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，目前大部分附屬醫(yī)院的教學檔案仍然停留在傳統(tǒng)手工操作的紙質(zhì)檔案管理階段，管理人員需要耗費大量的時間整理和造冊，沒有專門存放教學資料的檔案室，資料多以紙箱封存在庫房，受環(huán)境因素影響大。同時，由于缺乏對教學檔案管理工作的重視，各個附屬醫(yī)院對教學檔案工作在人、財、物方面的投入非常有限，幾乎沒有專門針對教學檔案管理方面的師資培訓，也少有引進信息化、數(shù)字化的管理軟件，導致教學檔案存在保存難、查找難、調(diào)閱難等問題。教學檔案信息缺少必要的資源共享，存在信息孤島問題，嚴重影響醫(yī)院教學檔案的開發(fā)利用，無法完全發(fā)揮其應有的價值和作用。

4.醫(yī)院對教學檔案的開發(fā)利用意識淡薄

在醫(yī)院臨床教學實際工作中，教學檔案管理人員將教學資料整理歸檔后，教學檔案的管理工作基本就結束了，對教學檔案的利用通常僅限于學期末對臨床教師考評、評優(yōu)評先、職稱晉升或日常教學檢查、查閱學生學習檔案、學生獎懲等情況。幾乎很少將醫(yī)院教學檔案真正應用到教學決策、教學改革、成果研究等提高附屬醫(yī)院教育教學質(zhì)量等方面，醫(yī)院教學檔案的有效價值并未得到充分的開發(fā)利用。調(diào)研中發(fā)現(xiàn)，臨床教師、教研室以及醫(yī)院教學管理部門對教學檔案利用率低的原因，除了受制于信息化建設程度，查閱教學檔案的渠道不夠便捷、教學檔案資源未充分共享外，未發(fā)現(xiàn)或較少發(fā)現(xiàn)醫(yī)院教學檔案中的有利用價值信息是導致附屬醫(yī)院教學檔案開發(fā)利用率低的主要因素，究其根本還是缺乏對醫(yī)院教學檔案的開發(fā)利用意識，沒有對教學檔案信息進行深入挖掘和研究，致使醫(yī)院教學檔案管理工作僅停留在歸檔保存層面，未能很好發(fā)揮其提高醫(yī)院教學質(zhì)量和推動醫(yī)院教育教學向前發(fā)展的重要作用。

三、新時期附屬醫(yī)院教學檔案管理的改革路徑

1.制定統(tǒng)一的附屬醫(yī)院教學檔案歸檔體系

針對附屬醫(yī)院教學檔案形式復雜多樣、分散性強等特性，醫(yī)學院校和各附屬醫(yī)院應根據(jù)檔案法律法規(guī)、臨床醫(yī)學專業(yè)認證相關要求和醫(yī)院教學工作實際，制定統(tǒng)一的醫(yī)院教學檔案歸檔體系、管理制度、崗位職責和工作流程，明確附屬醫(yī)院教學檔案的必要采集信息，特別是區(qū)分教學管理部門與教研室教學檔案的采集點，逐級細化歸檔目錄和要求，制定歸檔標準并責任到崗，實現(xiàn)分層分級管理。在各附屬醫(yī)院中設試點教研室，按照隸屬高校的歸檔要求和流程重新梳理、科學收集及編排教學檔案，再逐漸推廣，使附屬醫(yī)院教學檔案管理更加系統(tǒng)完善、科學規(guī)范，便于檢索查閱和交流借鑒。

2.加強醫(yī)院教學檔案督導檢查力度并納入績效考核

完善附屬醫(yī)院教學督導檢查制度，根據(jù)不同歸檔目錄和要求，細化醫(yī)院教學檔案檢查項目和標準，檢查項目的責任人要與教研室主任、副主任、教學秘書等教研室教學管理人員的崗位職責相匹配，引導教研室所有教學管理人員都承擔起相應的教學檔案管理職責，量化各項考核指標并納入醫(yī)院績效考核體系。同時附屬醫(yī)院教學管理部門應在教學工作會上組織教研室所有教學崗位人員學習醫(yī)院教研室教學檔案歸檔體系、管理制度、崗位職責和工作流程，深入各教研室指導教學檔案管理工作，定期開展督導檢查，對發(fā)現(xiàn)的問題限期整改并擇期復查，檢查結果與科室和相關人員的績效、教學崗位津貼和評優(yōu)評先掛鉤，提高臨床對于教學資料歸檔的積極性，推動附屬醫(yī)院教學檔案管理工作的規(guī)范化、科學化建設。

3.加大對醫(yī)院教學檔案的投入

（1）增加醫(yī)院教學檔案管理配套設施的投入

對于附屬醫(yī)院教學檔案管理工作而言，相關基礎設施建設是保障教學檔案管理工作順利開展的首要因素。加強醫(yī)院教學檔案基礎建設，配備專門的教學檔案室、閱覽室，并根據(jù)檔案室建設標準進行改造，安裝電子監(jiān)控并具備防火、防盜、防塵、防有害生物等檔案保護設備，為教學管理部門、各教研室、教學檔案閱覽室配備檔案柜、掃描儀、裝訂機等常規(guī)現(xiàn)代化辦公設備以外的便于醫(yī)院教學檔案管理的設備，在硬件方面提高附屬醫(yī)院教學檔案工作的效率和效果。

（2）加快醫(yī)院教學檔案數(shù)字化館藏建設

隨著現(xiàn)代信息技術的不斷發(fā)展，附屬醫(yī)院教學檔案從過去單一的紙質(zhì)管理方式向多元化管理模式轉變，人工收集和紙質(zhì)存檔已經(jīng)嚴重制約醫(yī)院教學檔案管理的時效性和利用率，開展數(shù)字化建設是醫(yī)院教學檔案管理工作向前發(fā)展的必然趨勢。構建院內(nèi)教學檔案管理信息服務平臺，或利用現(xiàn)有的院內(nèi)醫(yī)療服務平臺，根據(jù)醫(yī)院教學檔案歸檔體系和歸檔目錄，創(chuàng)建院內(nèi)教學檔案數(shù)據(jù)庫，為院級教學檔案和各教研室的教學檔案分設子目錄，逐步將醫(yī)院教學資料按照歸檔目錄以電子檔案的形式儲存。給予教學管理部門和各教研室不同的操作權限和訪問權限，同時提供關鍵詞和全文檢索相結合的方式，使醫(yī)院教師和教學管理人員隨時都可以通過院內(nèi)網(wǎng)迅速查閱教學檔案并直接運用到教學實踐中，消除信息孤島，實現(xiàn)教學資源共享。此外，可以將院內(nèi)教學檔案數(shù)據(jù)庫中的精品課程視頻、特色課程視頻、教學查房示范視頻、教學病例討論優(yōu)秀案例、教學手術視頻等優(yōu)質(zhì)教學資源開放外網(wǎng)訪問權限，充分運用互聯(lián)網(wǎng)優(yōu)勢，無論身處教室、示教室還是宿舍或家中，教學資源隨時隨地服務于醫(yī)院師生。醫(yī)院教學檔案數(shù)據(jù)庫中大量豐富的教學檔案資源可以極大地滿足多元化的教學方式，為多種形式開展教學活動提供便利。

（3）建立統(tǒng)一的附屬醫(yī)院教學檔案信息平臺

高校各附屬醫(yī)院教學檔案信息化建設的進程不同、依托的技術平臺不同，使得同一高校各附屬醫(yī)院的臨床教學檔案資源只是獨立的個體且存在巨大差異，不利于高校臨床教學的同質(zhì)化管理?？梢杂筛咝ＥR床實踐管理部門統(tǒng)籌規(guī)劃并運營維護統(tǒng)一的教學檔案信息平臺供其附屬醫(yī)院使用，兼容各附屬醫(yī)院原有教學檔案管理信息服務平臺，整合教學資源，保障各附屬醫(yī)院教學檔案信息化進程基本一致。同時開放不同的訪問權限，實現(xiàn)附屬醫(yī)院間教學檔案資源的交流借鑒和互利共享。此外，醫(yī)學院校也能夠更加直觀和便捷地掌握各附屬醫(yī)院的臨床教學質(zhì)量和教學管理水平，提供精準管控和幫扶，推動各附屬醫(yī)院臨床教學工作不斷向前發(fā)展。

（4）加強培訓增強醫(yī)院教學檔案管理意識

為持續(xù)提高附屬醫(yī)院教學檔案管理人員的業(yè)務能力，增強臨床教師對教學資料的歸檔意識，醫(yī)院應根據(jù)不同教學檔案人員的崗位需求，分類別、分層次、分階段開展培訓。主動請進來、送出去，邀請醫(yī)學院?；蚱渌t(yī)院的教學檔案專業(yè)人士來院講座，同時選派骨干教師、教學檔案管理人員進駐到醫(yī)學院校、其他醫(yī)院學習或參加學習班的培訓。此外，高校也可以對其所屬的附屬醫(yī)院開展統(tǒng)一的教學檔案系統(tǒng)培訓，指導各附屬醫(yī)院規(guī)范、高效開展教學檔案管理工作。

4.探索附屬醫(yī)院教學檔案的多種利用形式

醫(yī)院教學檔案存在的價值主要體現(xiàn)在為臨床教學提供依據(jù)和服務，深入研究醫(yī)院不同類別教學檔案使用者的根本需求、剖析教學檔案中的潛在信息，比如臨床教學過程中形成的教案、教學方法、教學活動素材、重大事項等有價值的教學檔案資源，對其進一步加工、整合，提煉出能夠服務于臨床教學的資源信息，梳理出不同教研室、不同臨床教師、不同教學環(huán)節(jié)存在的問題和短板，使之成為制定教學決策、推動教學改革、開展教學成果研究過程中必不可少的檔案素材。

四、結語

新時期附屬醫(yī)院的教學檔案管理工作要順應時代的發(fā)展趨勢，不斷在實踐中完善教學檔案管理理念，持續(xù)提升對醫(yī)院教學檔案的規(guī)范化、多元化、現(xiàn)代化、科學化管控能力和水平，充分發(fā)揮附屬醫(yī)院教學檔案在臨床教學中的重要作用，推動醫(yī)院教育教學工作高質(zhì)量發(fā)展。