疫情防控形勢下高校學生收費管理系統功能創新研究

○天津市職業大學 張 陽

新冠肺炎疫情的突如其來，沖擊了我國社會的方方面面。對于高校財務收費管理工作而言，自然也受到疫情的一定影響。在疫情防控形勢下，高校財務人員普遍開啟了居家網上辦公模式，這對在內網使用的“高校學生收費管理系統”也提出了新的要求。本文闡述了當前高校在新冠肺炎疫情影響下對“高校學生收費管理系統”進行提升改造的必要性，提出一些創新的設計思路，并以此為契機探索“高校學生收費管理系統”全功能線上化的可能性，以進一步提升高校財務收費管理的信息化程度，從而提高高校收費管理水平[1]。

一、疫情防控形勢下對“高校學生收費管理系統”功能創新的必要性

(一)實現“高校學生收費管理系統”網絡化的需要

長期以來，高校大多采用“高校學生收費管理系統”進行收費管理工作。它既可以實現收費業務的應收款生成、收費信息的手工錄入、財政票據打印、學籍異動調整和報表查詢等常規業務的流程化處理，也可以現場及時解答和手把手指導學生的各種疑問，因此是一種傳統經典的收費管理軟件。然而“高校學生收費管理系統”只應用于財務內部封閉式的局域網，信息只能由財務人員寫入和維護，其他人員通過外網無法訪問，現場集中收費時往往人員川流不息，這一方式使師生直接暴露在聚集性空間里，疫情形勢下容易造成人傳人的感染，同時財政非稅票據的紙質化以及多方傳遞也容易因為人傳人的接觸造成病毒傳染，因此現有內網使用的“高校學生收費管理系統”的收費模式顯然已不能滿足疫情防控形勢下的要求。盡管各高校在“智慧校園”等互聯網理念的背景下相繼開發了“校園統一支付平臺”，實現了學費、住宿費等費用的網上繳納，但由于該平臺的“學費收費”完全依托于“高校學生收費管理系統”的上傳管理，尤其是在本次新冠肺炎疫情的影響下，平臺功能建設不足的問題越發凸顯。因此，實現“高校學生收費管理系統”在線學生信息導入、在線應收款生成、在線開票、在線記賬、在線支付的一體化流程，將為疫情下的財務收費工作開展及提高收費工作效率開辟新的途徑。

(二)實現“高校學生收費管理系統”共享化的需要

作為高校收費管理工作的重要組成部分，數據共享的順暢程度直接影響高校收費管理的工作效率。高校的收費管理工作也需要其他部門的協同與配合，單獨依靠財務部門很難完成。目前高校各部門都上線了一系列管理系統，方便教職工和學生使用的同時，也提高了工作效率。但是，這些線上系統往往是為了解決本部門業務而制定的，各信息系統之間較為獨立，缺乏統籌規劃和設計。 “高校學生收費管理系統”也屬于內部的信息系統，涉及需要與其他業務部門配合和聯動的業務時，也無法發揮作用，財務部門仍然需要通過與其他部門的反復溝通和交流來完成業務需求。各信息系統數據共享化的缺乏也導致高校各業務部門只能做各自的事情，在高校收費管理工作上缺乏統一性和連貫性[2]。

(三)實現“高校學生收費管理系統”自動化的需要

“高校學生收費管理系統”擁有很多經典的功能設計，但也不乏大量的操作需要人工線下處理，這就降低了高校財務收費管理工作的效率和服務質量水平。比如應收款的生成，以往財務人員在“高校學生收費管理系統”生成學生“應收款”時，需要教務人員提供其教務系統導出的“學生信息”，財務人員根據“學生信息”先在“高校學生收費管理系統”按照“部門代碼”、“專業代碼”和“班級代碼”的順序逐一錄入，再將“學生信息”導入“高校學生收費管理系統”生成“學生代碼”，最后根據專業收費標準形成“應收款”。財務人員在整個過程中需要大量手工錄入學生基礎信息，盡管“高校學生收費管理系統”也提供了諸如按收費標準批量編制、單項目編制、多項目編制、應收款復制、應收款導入等應收款編制方法，但由于各學校生源結構不同，財務人員分批檢索學生信息時難免會出現遺漏，最后還是會選擇線下電子表格形成模板再導入系統的模式。

二、疫情防控形勢下“高校學生收費管理系統”網絡化功能創新設計思路

實現“高校學生收費管理系統”的線上化不僅是疫情形勢下“無接觸”辦公的需要，也是提高高校財務收費管理水平和內部控制水平的重要途徑。首先，高校財務部門通過與軟件公司溝通，為現有的“高校學生收費管理系統”設計全新的網絡版，將現有功能設計根據具體業務映射到網絡平臺，原系統保留為新平臺的后臺管理系統，實現所有收費管理項目的線上化。我們在下文將“高校學生收費管理系統”的網絡版稱為“高校學生收費管理平臺”；其次，通過與銀行、教務和學工部門的互聯互通，共享各項學生入學、休學、退學、學費和各項費用的繳納信息，實現學生信息的共同維護和管理；最后，“高校學生收費管理平臺”網絡客戶端也分為電腦端和手機端，除了財務人員享有完整的“高校學生收費管理系統”功能權限，其他師生只享有部分功能可以操作。財務人員還可以通過“高校學生收費管理平臺”在互聯網上實現對“高校學生收費管理系統”的操作。

三、 疫情防控形勢下“高校學生收費管理平臺”網絡環境下應用場景創新設計

(一) 在“高校學生收費管理平臺”增設“登錄”功能模塊

“高校學生收費管理平臺”采用五種登錄模式：第一種“用戶名”模式。這也是最傳統的登錄方式，師生可憑本人在學校的工號、學號及初始密碼進行登錄，登錄成功后即可修改初始密碼；第二種“證件號”登錄模式。這種方式為原來“用戶名”登錄的密碼找回模式，現將其直接作為一種登陸方式，手機端還可以采用直接拍照本人身份證的方式登錄，提高了登錄成功率，降低了登錄難度；第三種“手勢”登錄模式。師生在大多數手機銀行APP上都使用過這種功能，師生在第一次登錄成功后，即可設置這種“手勢”密碼，下次登錄尤其是在手機端將會非常方便；第四種“人臉識別”登陸模式。適用于那些不愿采用輸入登錄模式的師生，只是需要摘下口罩，疫情當下，不建議在聚集性場所使用此種登錄模式。

(二) 在“高校學生收費管理平臺”增設“學生代碼”功能模塊

“高校學生收費管理平臺”將采用由教務部門直接上傳的從教務系統導出的學生信息，平臺會自動檢測部門代碼、專業代碼和班級代碼，同時采用將設置信息回寫到“高校學生收費管理系統”后臺的模式來替代財務人員手工編制上傳，這種模式類似于各職能部門和學院在“校園統一支付平臺”上新建“其他收費”項目時都是由申請人上傳收費人員名單，這種自助模式極大地減輕了財務人員的工作量，也提高了傳輸的準確性。具體功能模式設計如下：在“高校學生收費管理平臺”后臺管理界面下增設“學生代碼”一級功能項目，教務部門后臺管理界面下設“學生信息”上傳功能鍵，財務部門后臺管理界面下設“部門代碼”、“專業代碼”、“班級代碼”、“學生代碼”和“學籍異動標記”五個二級子項目，教務部門在編制好“學生信息”后，登錄“高校學生收費管理平臺”的后臺管理系統，將財務部門要求包含“學生信息”相關要素的excel電子表格上傳至平臺，平臺會根據預先設置的關鍵要素進行檢測，檢測無誤后方可上傳平臺中間庫，財務部門在收到“新信息”提醒后，點擊登錄平臺“學生代碼”功能項，然后點擊“部門代碼”功能鍵，平臺會自動檢測教務人員上傳的“學生信息”是否有超出平臺預置的部門代碼，一旦有新增，平臺會彈出“新增部門代碼”列表提交財務人員確認，財務人員確認后，平臺會新增該部門代碼同時回寫“高校學生收費管理系統”部門代碼，接著，財務人員點擊“專業代碼”功能鍵，平臺會自動檢測教務人員上傳的“學生信息”是否有超出平臺預置的專業代碼，一旦有新增，平臺會彈出“新增專業代碼”列表提交財務人員確認，財務人員確認后，平臺會新增該專業代碼同時回寫“高校學生收費管理系統”專業代碼，最后財務人員點擊“班級代碼”功能鍵，平臺會自動檢測教務人員上傳的“學生信息”是否有超出平臺預置的班級代碼，一旦有新增，平臺會彈出“新增班級代碼”列表提交財務人員確認，財務人員確認后，平臺會新增該班級代碼同時回寫“高校學生收費管理系統”班級代碼，經過以上操作，平臺新增學生的學籍框架已搭建完畢，財務人員可以點擊“學生代碼”功能鍵接受完整的學生信息，同時平臺會回寫到“高校學生收費管理系統”的學生代碼，通過平臺的自動檢測和上傳，財務人員省去了手工檢索并編制“部門代碼”、“專業代碼”和“班級代碼”的操作，不僅提升了工作效率，還提高了數據傳輸的準確性。另外，教務部門按照財務部門的委托，在每個月的規定日期上傳“學籍異動表”電子版，教務人員導出該表后即可在平臺上傳，財務人員在收到平臺發出的上傳信息提醒后，點擊平臺下的“學籍異動標記”功能項，平臺在自動接收教務部門上傳的學籍異動信息的同時，自動在“學生信息”功能項下增設一行學生狀態欄，這里要指出的是這個新增功能不像“高校學生收費管理系統”里的直接替換原有狀態的處理，而是在原有數據鏈條下新增一條最新的數據鏈條，以保存最完整的學生狀態。

(三) 在“高校學生收費管理平臺”增設“應收款”功能模塊

為了減少財務人員利用excel中VLOOKUP函數比對處理來完成應收款的賦值工作，有效規避應收款設置錯誤，實現“學生信息”的自動修改后應收款修改的聯動效應，平臺新功能模式設計如下：在“高校學生收費管理平臺”教務后臺管理系統菜單下增設“專業類別”一級功能項目，教務人員定期通過平臺上傳“專業大類”模板，平臺財務后臺管理新增“應收款”一級功能項目，同時下設“專業-應收對照表”“應收款生成”和“應收款更新標記”三個二級子項目。新生應收款生成前，財務人員先接收教務人員上傳的最新的“專業大類”模板并生成“專業-應收對照表”，上傳平臺更新后，再點擊“應收款生成”功能項，應收金額會根據平臺“學生代碼”功能項下沒有生成應收款的學生的專業類別進行自動匹配生成，一旦有學生出現學籍異動的情況并完成了“學籍異動標記”操作后，財務人員再點擊平臺“應收款更新標記”功能項，平臺會自動顯示“應收款”功能項下需要修改應收款的學生最新信息，同時在“應收款”功能項下需要修改應收款的學生那一行下再增添一行最新的應收款數值，以顯示學籍變動帶來的新的應收款額。

(四) 在“高校學生收費管理平臺”增設“電子發票”功能模塊

傳統紙質票據管理模式是財務人員定期通過“高校學生收費管理系統”中的“單據批量打印功能”，按照學院分類批量打印紙質票據，經過“賬票相符”核對后，采取人工分發到各個學院，再由各學院輔導員分發給學生，其中不但耗費了大量的人力、物力，紙質票據從開具到抵達繳款人手中的周期也很長，況且疫情之下，人員的流動和紙質票據的接觸勢必會增加感染風險，傳統紙質票據管理已難以滿足當前高校收費管理工作的需要。隨著微信、支付寶、銀行網銀繳費的成熟，高校更需要一種新型的財政非稅票據模式，來擺脫原來紙質針打票據的束縛，取而代之的電子票據更適應繳費無紙化和高效率等特點，從而有效減輕了財務人員分發票據的工作量，縮短了票據傳遞的周期。財政部2012年開始啟動了財政電子票據改革，之后又相繼出臺若干文件，要求全面實施財政電子票據，也為高校的電子票據應用提供了依據。“高校學生收費管理平臺”的功能設計也響應國家號召，在平臺財務人員后臺管理界面中增設了“電子票據”一級菜單，同時下設“收費單數據上傳”、“電子票據接收”和“電子票據分發”三項二級菜單，財務人員定期開具電子票據時，首先點擊“收費單數據上傳”功能鍵，平臺會自動檢測這一周期生成的一批收費單，并彈出對話框交由財務人員復核，財務人員確認后，平臺會將這批收費單數據生成批次號后上傳至第三方開票軟件，第三方軟件開票后，會回傳至“高校學生收費管理平臺”，財務人員在看到平臺消息提醒后，點擊“電子票據接收”功能鍵，將會獲得第三方開票軟件的批次票據明細，經過平臺對收費單和電子發票數據自動核對后，如果有差異，財務人員可與第三方開票軟件公司溝通，直到問題解決，如果核對無誤后，財務人員點擊“電子票據分發”功能鍵，平臺會將電子發票保存在預先按照學生身份證號設定的賬戶里，學生在登錄平臺客戶端后，會接收到消息提醒，點擊“電子發票”功能鍵后，會看到最近繳費的電子發票，學生可自行下載、保存并打印。

(五) 在“高校學生收費管理平臺”增設“資金發放”功能模塊

受新冠肺炎疫情的影響，高校可能會因停學造成學生期初繳納的住宿費因未住宿需要部分退費的情況，類似這種情況還有很多，比如退學費、保險費、床上用品費等，都需要用到銀行網銀的批量代發功能。“高校賬務核算管理系統”也擁有銀校直連功能，但局限于發放人員只能提供單一合作銀行的卡號才能操作。因為學生再向輔導員提供卡號時，有時居家隔離無法現場面對面將卡號提供給輔導員，經常出現念錯卡號或因為某種原因故意用他人卡號的情況，導致批量發放一次成功的概率極低，基本上一項退費都需要反復發放幾輪，甚至十幾輪才能徹底發放成功的情況都有。有時一個項目發放還沒結束，另一個項目的發放又開始了，因為銀行企業網銀的批量代發和“高校賬務核算管理系統”的銀校直連功能都只針對一個項目的一次發放，失敗人員的再次發放又按新的一項發放開始管理，有時還會出現一個項目剩下發放失敗的人員不能全發的情況，導致財務人員的管理難度增加，極易款項發重、發錯。通過將“高校學生收費管理平臺”與合作銀行企業網銀互聯，采用批次管理的理念，有效降低財務人員多批次發放的管理難度，提高資金發放的成功率。具體功能展示如下：在“高校學生收費管理平臺”增設“資金發放”一級菜單，同時下設“發放批次管理”和“銀行代發制單”兩項二級子菜單，一項資金發放開始，先由申請發放的部門在“高校學生收費管理平臺”新建批次并填寫相關批次發放信息，通知財務人員審核批次，通過審核該批次相關發放信息后，發放申請部門開始上傳人員名單，上傳成功后，名單上的學生在登錄“高校學生收費管理平臺”后，會看到“資金發放”功能模塊有新增信息，點開該模塊會看到自己所在的資金發放批次，進入批次后，學生可填寫收款賬號、戶名、開戶行名稱等銀行卡信息，填寫完畢后平臺會根據銀行提供的信息自動校驗銀行卡信息是否填寫正確并上傳平臺，發放申報人員通過平臺可看到該批次學生上傳銀行卡信息的進度，一旦顯示該批次銀行卡信息收集完畢，發放人員即可點擊批次上傳并通知財務人員，財務人員在接到平臺發來的信息后，點擊“銀行代發制單”功能鍵，即跳轉到合作銀行的企業網銀的代發頁面，財務人員填寫完畢后等待下一級財務人員復核，下一級財務人員可通過合作銀行的網銀盾直接在網絡點擊復核發放，發放完成后，合作銀行會第一時間將發放結果回寫到該批次的人員數據，發放人員會根據銀行回寫數據重新搜集發放失敗人員的新的銀行卡信息并再次上傳，財務人員通過該批次管理可清晰看到發放失敗人員明細并一鍵重發這些人員，該批次還會顯示發放進度，即使多批次發放并行財務人員也可以游刃有余地處理，有效提升了資金管理效率。

(六) 在“高校學生收費管理平臺”增設“數據查詢”功能模塊

長期以來，由于財務數據的特殊性，各部門都習慣于向財務人員查詢相關財務數據，比如學工部門需要住宿費和保險費等繳費實時數據及各學院需要本學院的實時欠費數據。財務人員經常疲于提供各種查詢數據，但仍不能滿足各部門對財務數據的實時需求。“校園統一支付平臺”只能提供學生個人的收費明細查詢，查詢的數據廣度還無法達到“高校學生收費管理系統”提供的程度，各部門還經常需要查詢一批人的繳費情況，這就使得財務人員經常要通過“高校學生收費管理系統”導出各種查詢數據，再一一發送給各部門數據需要者。為了各部門通過網絡就可查詢到學費數據，“高校學生收費管理平臺”特增設“數據查詢”功能模塊，下設“快速查詢”和“批量查詢”兩個二級子菜單，平臺的“快速查

詢”對應的是“高校學生收費管理系統”的“快速查詢”功能項，師生可通過該功能項查到單個學生的完整繳費記錄，這可為各部門辦理退費提供數據依據。而“批量查詢”功能是和“高校學生收費管理系統”中的“學號導入明細查詢”關聯，教師可通過網絡訪問此功能，并將需要查詢的人員明細整理為“學號”和“姓名”兩列的名單，再將該名單導入并選擇需要查詢的關聯繳費數據，點擊查詢鍵，即可實現這部分人的相關繳費數據表格，通過各部門教師可在網絡隨時查詢到所需的財務數據，不僅有效配合了各部門的工作，還大幅降低了財務人員的查詢工作量。

四、 結語

新冠肺炎疫情極大地影響了人們的工作、學習和生活方式，但也促使人們轉變觀念、發展提升，對高校財務收費管理工作來說，既是挑戰，也是機遇。作為高校的財務工作人員，也應以此為契機，尋求財務工作方式的轉變，優化和改善財務工作方式，通過進一步提升高校財務收費管理工作的信息化建設水平，加快對現有“高校學生收費管理系統”的功能創新，探索高校財務收費工作現場和網絡化辦公相結合的管理模式，提高高校財務管理水平和服務質量，加強各部門的聯系和溝通，在助推財務收費工作和服務質量水平的同時，也將提升高校的綜合管理水平和治理能力，為高校教學、科研、后勤和日常行政工作的開展提供重要支持。