“雙高”背景下高職院校財務報銷信息化建設研究

張寧

摘?要：高職院校財務報銷普遍存在報銷“難”“繁”和“慢”的問題，其根本原因還是財務報銷系統信息化水平低。為解決報銷“難”“繁”和“慢”的問題，以“雙高”建設為契機，借助互聯網和信息技術實現財務報銷新模式。本文通過分析高職院校當前的報銷模式，闡述了高職院校財務報銷系統存在的主要問題與不足，從智能化和信息化的視角提出財務報銷系統建設意見，旨在為高職院校財務報銷信息化建設提供一定的參考。

關鍵詞：雙高；高職院校；財務報銷；信息化

中圖分類號：F23?文獻標識碼：A??doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.03.049

2019年3月29日教育部、財政部印發了《關于實施中國特色高水平高職學校和專業建設計劃的意見》（以下簡稱《意見》），提出要集中力量建設和發展世界水平的高職學校和專業群，就實施中國特色高水平高職學校和專業建設計劃提出了十三項改革發展任務，其中包括“提升信息化水平”。“提升信息化水平”提出要加快智慧校園建設，促進信息技術和智能技術深度融入教育教學和管理服務全過程，改進教學、優化管理、提升績效。消除信息孤島，保證信息安全，綜合運用大數據、人工智能等手段推進學校管理方式變革，提升管理效能和水平。財務報銷作為高職院校的一項重要工作，其工作效率的高低直接影響財務部門的服務質量和管理水平。高職院校目前的財務報銷普遍存在報銷“難”“繁”和“慢”的問題，主要原因有兩點：一是“雙高”資金的下達使得相關高職院校核算資金規模激增；二是高職院校財務報銷信息化水平還處在初步階段，報銷系統還不能做到完全線上一條龍辦理，需要線下線上兩邊跑，嚴重影響報銷人與財務人員的辦事效率。根據《意見》要求，“雙高”建設高職院校進行財務報銷系統的信息化建設顯得尤為重要。

1?高職院校財務報銷的現狀

1.1?報銷全年總體業務量大，月分布不均衡

近年來，國家對職業教育投入的不斷加大、生均財政撥款逐年提高，加上“雙高”建設資金的下達，“雙高”建設院校核算資金規模大幅提高。高職院校普遍存在全年報銷業務量龐大，且月均分布不均衡，這主要是因為報銷人大都為學校的教師，平時忙于教學、科研，無暇處理報銷業務，往往喜歡在放假前夕和年底前夕抽出時間集中辦理財務報銷工作，使得出現平時單據量不多，暑期放假前和年底關賬前報銷單據堆積的現象，使得財務人員在年中和年底不得不加班處理報銷單據。

1.2?財務報銷系統流程不夠優化

以“雙高”建設單位—ZJ院校為例，目前ZJ院校財務報銷采用網上報銷－線上審批或轉線下審批模式。報銷人可以通過Web端、微信端或者手機APP，輸入校內OA賬號和密碼登錄報銷系統，報銷人通過線上報銷端口填寫報銷單，選擇業務類別（主要分日常報銷業務、差旅費報銷業務和酬金申報業務）、項目代碼、摘要、附件張數等信息，并選擇提前已認證的發票（通過報銷系統的增值稅發票校驗端，提前掃描認證需要報銷的發票）；根據發票的實際報銷內容和金額填寫報銷項目及對應的金額；填寫收款人信息，確認提交并選擇預約報銷的時間和窗口；進入領導審批環節，審批環節設有兩個選擇（即：轉線下審批和直接線上審批）；全部環節完成后，打印預約報銷單，并將原始憑證整理裝訂好后交到計財處財務人員審核，若審核有問題，一般有電話溝通修改或重新走報銷流程兩種方式。從ZJ院校的報銷流程可以看出，報銷系統還不能做到完全線上審批，收單及有問題單據還需要在報銷人與財務人之間來回傳遞，無法做到通過“無接觸”處理，且涉及資產登記，需要先到資產管理處登記，登記的表格打印出來交給財務才能報銷，資產系統與財務報銷系統是完全脫節，存在資產和會計“兩張皮”的現象。

1.3?部門間管理系統存在信息孤島

高校財務報銷業務一般涉及學校內部的若干部門，除了財務處外，一般還會涉及到科研處、資產管理處和人事處等，而這些部門一般都會有各自的部門管理系統。如財務處有財務管理系統，而財務管理系統又會涉及財務賬務系統、財務報銷系統、財務開票系統、預算系統等；科研處會有科研管理系統，資產管理處會有資產管理系統，人事處會有自己的人事管理系統，而這些系統往往是各個部門根據自己部門的工作需求自行采購，由不同的軟件供應商提供，沒有進行不同系統接口對接，使得部門間相關數據無法互聯互通。如果報銷涉及不同部門業務時，需要報銷人奔走于這些部門分別辦理相關業務才能完成報銷，對報銷人而言，是極其不方便及麻煩的。

1.4?財務人員信息化水平差，對軟件公司依賴性強

目前高職院校的財務人員一般具有比較扎實的專業理論和實踐知識，但計算機及財務軟件相關的專業知識是欠缺的，在實際工作中碰到計算機或財務軟件系統相關的問題完全依賴于相關的維護人員或軟件公司技術人員，這對實現學校的信息化建設及財務報銷系統建設是很大的弊端。在“雙高”背景下，財務報銷信息化建設除了需要財務人員掌握財務專業知識和技能外，還需要掌握必要的計算機網絡、大數據分析技術和財務軟件的維護知識。

1.5?紙質會計檔案的整理、查閱及保管難度大

目前高職院校的會計憑證及原始報銷憑證都是紙質的形式，在報銷業務量激增的情況下，相應的會計檔案也在增加，在報銷業務量巨大的月份，會計憑證的整理、裝訂、歸檔也是一項不易的工作，根據會計檔案的相關規定，會計憑證的保管時間長達三十年，三十年的會計憑證數量可想而知，那是相當巨大的，萬一發生火災水災等自然災害或人為原因，發生會計檔案的毀損，這將是不可逆的。

2?財務報銷信息化建設的意義

2.1?提高學校的財務管理水平

財務報銷信息化建設，實現財務報銷線上報銷審批，打破時間和空間的限制，各系統能跨部門動態收集和處理數據，校內機構成為一個財務報銷單位，每個人都能參與財務報銷，各個領導能實現隨時隨地進行財務報銷事項審批，財務核算系統能實現會計審核、支付和記賬一體化。同時，財務信息系統與業務系統實現互聯互通，實現集中式網絡財務管理。

2.2?提高財務報銷效率

財務報銷信息化建設，打破各個部門之間的數據壁壘，實現學校各個部門的數據共享和交換，能極大地提高報銷效率，減少報銷人為報銷而奔走于不同部門，實現“數據多跑路，師生少跑腿”。

2.3?加快財務人員的轉型發展

財務報銷信息化的實現，財務管理的中心將轉移到事前和事中，財務人員的時間、空間和效率觀念將發生變化。財務人員不僅要關注過去的財務信息，還要對未來進行預測，并要求不斷提高財務信息的實效性。特別是將財務人員的工作轉移到了網絡財務環境下，財務人員的工作重心也發生了變化，更多地參與業務流程的分析和優化。

3?高職院校財務報銷信息化建設的意見

3.1?建立全校統一數據庫，打破信息壁壘，實現數據互聯互通

高校財務信息化建設已是不可逆的時代潮流，高職院校要堅持全校一體化的要求，重新改造校內所有部門已有的信息系統，打通壁壘，打破信息孤島，建立統一數據庫，對數據進行標準化處理，實現部門間數據互聯互通。財務部門在進行財務報銷信息化建設時，應主動考慮于相關部門系統的接口對接，實現數據的共享，提高財務管理水平，提高財務報銷效率。

3.2?構建全自動線上財務報銷系統

3.2.1?梳理各類報銷制度，實現報銷流程化

高職院校的報銷項目類型一般包含差旅費業務、日常業務、酬金業務、往來業務報銷，但涉及的資金來源比較多樣，不同的經費來源及同一來源不同金額的審批方式都存在差異，在搭建報銷系統時，需要充分考慮各類報銷各類經費來源的報銷流程及審批流程差異，通過梳理各項經費管理辦法，對學校內部公用經費、課題經費、招待、差旅、會議、出國、辦公等各類經費分類整理，將審批制度內嵌于日常報銷流程中，實現單據報銷、審批按照固定的流程自動流轉，實現財務報銷標準化、規范化管理。

3.2.2?加強系統功能宣傳，實現全面線上審批

當前的財務報銷系統一般還保留著審批轉線下的功能，主要是考慮到有些領導對財務報銷系統的運用不夠熟悉。財務部門應對各個審批節點的領導開展專題的培訓，加快審批人對系統的了解，逐步取消線下審批環節，全面推廣線上審批，加快財務報銷的信息化建設步伐。

3.2.3?打通系統間經脈，實現線上報銷暢通

線上報銷想要一路暢通走得順，離不開各個系統之間實現互聯互通。線上報銷系統包括報銷單據的填寫、網上報銷、費用支付、預算控制及賬務管理等。線上報銷系統要實現隨時隨地報銷，領導隨時隨地進行單據審批，報銷與預算系統緊密銜接，建立全預警的預算控制模式實現實時的預算管理；通過銀企直連實現實時資金管理，提高報銷支付效率；建立中間庫，實現報銷系統與資產系統無縫對接，實現資產與財務賬的一致性，減輕財務人與資產管理人的核對工作量，避免了資產與會計“兩張皮”的現象。

3.2.4?借助人工智能等技術，實現會計檔案電子化

在報銷系統中可以借助一些智能識別程序，自動識別報銷單據。如OCR票據自動識別系統，可以用來識別增值稅發票，火車票、財政專用票據，報銷人只需借助手機拍照采集，系統會自動將相關的發票信息（如發票號碼、收款單位、金額等）抓取到報銷單中，報銷人核對無誤保存即可，財務人員在審核單據時直接在系統中核對報銷發票，無誤后自動生成記賬憑證，并與對應的發票綁定，形成電子檔案，大大提高了報銷的效率，實現財務工作的進一步規范化。

3.3?加強網絡信息安全，筑實數據保護城墻

在計算機技術滲透在經濟社會生活方方面面的當今時代，網絡信息安全問題是一個不可避免的、必須面對的問題，數據信息安全一般包括用戶隱私安全及財產安全，優化高校線上報銷流程依賴于發達的互聯網信息技術，而互聯網作為一個開放的數據信息共享平臺，高校線上財務報銷系統涉及高校的財務狀況、科研經費、人員信息等重要數據，其未知的安全風險帶來的損失對高校來說是災難性的，因此加強計算機網絡安全變得非常重要，高校應建立全面的數據安全體系，除傳統的防火墻、VPN等防護手段外，還應加裝堡壘機，對敏感數據和私密數據進行脫敏和加密處理。

3.4?加快財務人員“業財融合”

自2019年新政府會計制度正式實施后，互聯網、區塊鏈技術的快速發展，高校內在高質量發展必須順應大環境進行管理創新，傳統的財務報銷應不在適應高校的財務管理需要，新的財務信息化管理模式必須貫穿業務全流程，也就是“業財融合”。財務報銷信息化改革，離不開財務人員的對新系統的學習和不斷地實踐。在學習中實踐，在實踐中學習。對財務人員來說，必須要深入了解各個報銷業務活動，特別是需要將財務管理前端轉移到業務前端，通過對數據的預測和分析，反饋給業務部門，使高校的決策更加科學。財務人員要轉變學習和工作的重心，要與時俱進，不斷自我更新，適應新形勢及高校的發展需要；除了平時的報銷處理工作外，要積極參與到業務流程的分析和優化、分析業務活動和報銷人的需求，為系統的不斷改進建言獻策。高校財務部門應加大“財務+IT”復合型人才的引進，積極培養本部門專業技能過硬且有一定IT知識的財務人員向復合型人才轉變；高校也應定期對財務人員進行必要的業務學習和專業培訓，除了學習最新的財務專業知識和法律法規外，還應加強對計算機網絡和人工智能信息的學習和培訓，比如系統的管理學習、后臺的運行和維護等。

4?結論

在“雙高”建設背景下，加快建設財務報銷信息化已是不容刻緩的工作。高職院校應從全局出發，建立統一數據庫，打通各個部門信息壁壘，實現數據互聯互通；構建全自動的線上報銷系統，實現資產、預算、財務數據實時對接，實現線上報銷無障礙；實現線上審批流程，真正做到“數據多跑路，人員少跑腿”；借助智能識別等手段，票據自動識別，實現會計資料電子化，減少紙質會計憑證帶來的保存風險；通過財務報銷系統信息化建設，實現財務報銷流程化、規范化和智能化。總之，財務報銷的信息化是提升高校信息化的主要環節，對提高學校財務管理水平和強化內控管理都至關重要。

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