加強高職辦公室管理工作的有效路徑分析

文/董林玨

近年來，我國高等教育快速發展，很多高職院校的辦學規模在不斷地擴大，相應地其辦公室工作職能也逐漸發生改變。在新形勢下，高職辦公室管理工作者要主動迎接新挑戰和新問題，積極調整相關管理方式與內容，從而促使辦公室管理緊跟時代的步伐，繼續保持良好的服務職能。高職辦公室管理工作的有效路徑的探究要有目的、有步驟，覆蓋工作人員素質提升、工作內容改革、工作方式創新等多個方面。

一、高職辦公室管理

1.高職辦公室管理的特點

一般來說，高職辦公室工作具有顯著的服務性和政策性特點，相關人員需要起草政策性綱領和各種類型的文件，并為高職發展提供服務。在很多情況下，高職辦公室的工作人員除了需要完成指示性和日常性工作之外，還需要處理一些難以預料的情況，此類突發情況具有明顯的被動性。從整體來看，高職辦公室是綜合科室，涉及權利義務關系的內部約束力，并具備高職內部的行政管理屬性。從組織結構的設計過程來看，高職辦公室為了達到一定的組織目標，需要對不同性質、不同類型的業務工作進行梳理與劃分，對組織內部的權力責任和人物流程進行合理規劃，然后以此為基礎構建更為完善的管理體系，以促進內部組織關系的協調和資源的聚集。

2.高職辦公室管理的內容

就其本身而言，高職辦公室屬于綜合管理機構，需要負責黨委日常工作和行政工作的同時，圍繞高職的管理舉措進行整體調度與安排，也就是說它發揮著高職信息運轉的樞紐作用。高職辦公室管理的內容主要包括以下幾個方面。一是，服務職能，一方面高職辦公室要為上級主管部門提供服務，另一方面它要為本校廣大師生提供相應的教學科研服務。二是，協調職能，主要包括高職辦公室的日常工作協調、關系協調、決策協調以及會議協調等。三是，督辦職能，具體是指對工作進行計劃與檢查的過程，其目的在于貫徹落實各項教育方針政策，與教育主管部門相互配合共同決定各項文件的落實方式，政策落實范圍主要包括會議精神以及上級的方針政策。此外，高職辦公室管理的內容還包括學校內部布置的重點工作，比如某些師生反映強烈且涉及到他們切身利益的事項。

二、高職辦公室管理工作的問題

1.管理觀念滯后

部分高職辦公室工作人員未能做到與時俱進，其工作理念和工作模式創新跟不上時代發展步伐，對當下的高職辦公室工作的要求缺少理性認識，工作實施及其創新積極性不高。此外，還有部分工作人員未能充分意識到辦公室管理工作對高職教育發展的重要性，缺乏一定的服務意識。高職辦公室日常管理工作內容繁雜、流程繁瑣，極大地消磨了相關工作人員的工作熱情與積極性，事務性工作導致對新出臺的各種文件和管理制度研究不到位，在工作上不求上進，機械地執行各種操作的現象普遍存在。相關工作人員缺乏對重要事件有效分析，自然不能在該事件研究過程中提出合理的、創新性建議。這種工作思維是封閉的，難以滿足高職教育發展對辦公室管理工作提出的新要求。

2.人員專業素質參差不齊

處理上級和下級部門的各項事務，是高職辦公室工作人員的重要日常工作內容，很多時候他們埋頭于工作瑣事，而忽視了自身專業能力的發展。這對辦公室工作效率的提升是不利的，高職辦公室工作人員需要通過自身素質的提升與工作模式的革新，將自己從各種繁瑣事務中解脫出來。此外，高職辦公室由于人員變動，存在從本校教學部門或者行政部門人員調配的情況，導致辦公室管理隊伍專業素質參差不齊，部分工作人員缺少相應的管理能力和工作經驗。工作模式較為固定，使辦公室人員缺乏必要的創新意識和主動性，是高職辦公室管理效率提升的阻礙因素之一。

3.管理制度缺乏

對相關管理制度的執行力度不足，也是阻礙高職辦公室管理效率提升的重要因素，之所以會出現這種情況，是因為工作人員的實際工作與實際情況存在偏差，不符合當下的高職辦公室管理工作發展要求。首先，管理制度不夠科學，造成了獎懲不清楚、權責不明晰。其次，缺乏有效的激勵機制，很多獎勵機制的執行不到位，工作人員的工作積極性未能被有效調動起來。再次，高職辦公室工作缺乏一定的計劃性與針對性，相關工作人員被動接受上級領導安排的各種任務，無法有效平衡工作和休息。

三、應對高職辦公室管理工作問題的策略

1.樹立正確管理觀念

高職辦公室工作人員要破除陳舊思想觀念的束縛，保持管理觀念的與時俱進，正確認識辦公室管理工作與學校發展的內在聯系，保持自身工作思想和模式與學校發展在方向上的一致性，并在日常工作實踐中不斷強化自己的主動服務意識，提升自己的服務水平。首先，高職辦公室工作人員應堅持自我學習，不斷借鑒先進的管理方法和管理模式，以創新自己的管理手段，使其能夠支撐學校辦公室的管理工作有效性的不斷提升。其次，相關人員要保持熱情向上的精神面貌，主動轉變工作思想。最后，高職辦公室工作人員要在日常工作過程中不斷強化自己的服務意識，基于服務效果的提升創新工作模式。辦公室工作人員要意識到，自己服務的對象不僅是學校的領導，而且包括學校學生與教師，不斷提升自己的日常教學服務能力。在服務過程中，要多了解各個部門的實際運行情況和需求，并適當參與到科學研究工作中，從而有效掌握相關工作的動態，提升工作效率與針對性。

2.加強人員素質培訓

作為辦公室管理工作的實施主體，辦公室工作人員業務素質水平直接決定了高職辦公室管理效率和質量。故而，高職要關注辦公室工作人員的專業知識積累與業務素養培養，打造一支與時俱進、工作積極性高、服務質量好、業務素質高并能夠不斷地適用新工作形勢的優秀辦公室管理隊伍。首先，要加強辦公室工作人員思政教育，促使他們不斷積累思想政治理論知識、提升思想道德修養，引導他們形成政治責任感和思想意識，并持續保持良好的工作作風。高職辦公室工作人員要在工作中勇于承擔責任、嚴格遵守制度與工作原則，以高度的政治使命感和責任感去做好各項工作。其次，高職要提升辦公室工作人員的業務素質，比如對業務素質較低或者缺乏工作經驗的人員進行培訓，加強優秀辦公室管理人員的選拔，從而有效提升辦公室工作人員的整體服務質量和業務素養。不斷完善工作人員之間的合作與互助機制，讓經驗豐富的老員工為新入職員工樹立工作的榜樣、提供工作的指導、傳遞工作的經驗，促使新入職員工在管理實踐中不斷提升組織協調的能力、積累溝通技巧，形成高效工作所必須的問題分析與解決能力、語言組織能力、口頭及文字表達能力。最后，高職院校要加強辦公室工作人員職業道德建設，促使他們恪守職責、愛崗敬業，時刻保持好良好的職業道德操行，將自身工作與院校發展相聯系。高職辦公室工作人員要將生活與工作分開，及時解決日常工作中遇到的難題與困難，避免將生活瑣事帶到日常的工作中。對待相關工作要誠懇寬容，用職業道德進行嚴格的自我約束，切忌態度傲慢、囂張、懈怠。

3.構建完善管理制度

構建完善管理制度是提升高職辦公室管理效率，實現辦公室規范化管理的基本途徑與措施，高職要不斷完善辦公室管理制度，使其不斷適應新的發展形勢。現階段的高職辦公室工作中存在很多陳舊的規章制度，這些規章制度已經不能滿足高職發展以及辦公室管理工作的相關要求。高職要及時刪除或者修改一些不適合的辦公室制度，并對那些不健全的制度進行修改和修訂，從而促使辦公室規章制度更加具有可行性和執行價值，讓辦公室人員有據可依、有章可循。此外，高職還要明確辦公室工作人員工作創新的具體方向，確保其工作完整性、連續性，保證其工作價值得以有效體現，比如辦公室工作人員可以針對學校活動和科研活動，創新工作方案、擬定工作計劃。

綜上所述，新教育制度下高職要針對辦公室管理的具體問題，提出可靠性措施，從而提升辦公室管理水平，促進其管理職能的有效發揮，為院校的穩定運行打好基礎。經過對辦公室管理模式的有效改革，可以使辦公室人員教學、教研、發展決策等方面發揮更大的服務作用，高職院校要對此引起高度重視。