檔案管理工作內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變

文/李阿麗（國家電投集團山西可再生能源有限公司）

我國現(xiàn)代化建設進程的持續(xù)深入，讓各個行業(yè)的管理模式也出現(xiàn)不同程度的變化，而檔案管理作為公司管理的重要環(huán)節(jié)，其管理水平將直接影響到公司的運營質(zhì)量。

一、檔案管理工作內(nèi)容的轉(zhuǎn)變

（一）檔案收集整理

企業(yè)在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，紙質(zhì)檔案為檔案的主要載體，檔案管理人員的日常工作內(nèi)容主要是收集、整理、分類、歸檔實體檔案。但是，在工作實踐中，由于管理人員的專業(yè)水平較為薄弱，缺少豐富的檔案。收集整理經(jīng)驗，對檔案管理工作流程不夠熟悉等因素，造成檔案管理工作效率不夠理想，而且工作質(zhì)量無法得到保障。目前，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)、信息技術(shù)呈現(xiàn)出迅猛發(fā)展趨勢，檔案管理工作也可積極引入這些技術(shù)手段，打造數(shù)字化檔案收集工作模式，通過軟件、硬件的全面升級，從根源處切實提升公司檔案的管理成效[1]。在硬件設備的更新方面，應對現(xiàn)有的計算機系統(tǒng)進行升級，更換全新的互聯(lián)網(wǎng)設備與打印機設備；在軟件應用方面，可以利用數(shù)據(jù)壓縮處理、高速掃描錄入、大數(shù)據(jù)等新型技術(shù)手段，將紙質(zhì)檔案、聲像檔案以及已存檔的電子檔案，按照一定順序重新進行整理分類，將紙質(zhì)檔案全文、檔案資料目錄進行數(shù)字化處理，建設數(shù)字化、規(guī)范化的檔案資源庫。

（二）檔案保存管理

由于傳統(tǒng)的檔案管理工作中涉及大量的紙質(zhì)檔案，而且檔案種類繁多，因此企業(yè)在開展檔案保存管理工作的過程中，需要在人力物力方面投入大量成本，而且檔案儲存環(huán)境的建設與擴展所花費的資金也相對較多，同時，還要確保有專人對檔案的保管狀況進行實時監(jiān)控，這不但會導致檔案保管工作的低效，也會影響到檔案保存管理工作的穩(wěn)定性。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，以及檔案資料的利用日益頻繁，企業(yè)對檔案的質(zhì)量和穩(wěn)定性的關注度越來越高，而且也深刻意識到以往的人工檔案管理模式已成為制約檔案資源應用的瓶頸，甚至拉低了整個公司的工作實效[2]。因此，企業(yè)要想進一步推動檔案管理方式的轉(zhuǎn)型和更新，采用新興處理技術(shù)對檔案資源實施自動化分類和歸檔，同時應用數(shù)字化技術(shù)手段將實體檔案轉(zhuǎn)化為虛擬檔案，然后再進行存儲與備份。

（三）檔案安全管理

以往的檔案安全管理工作主要依靠人力進行監(jiān)督，而人力監(jiān)督的范圍與時間畢竟是有限的。與此同時，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體存在著不穩(wěn)定的特性，很容易在外部環(huán)境的作用下出現(xiàn)變質(zhì)、缺失，進而導致公司檔案資料的完整性與真實性有所下降。目前，企業(yè)主要采用數(shù)字化技術(shù)把紙質(zhì)檔案資料轉(zhuǎn)換成虛擬數(shù)據(jù)，并將其存儲計算機系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中實施統(tǒng)一管理，這也在一定程度上淡化了紙質(zhì)檔案安全管理工作中存在的不足。需要關注的一點是，信息化檔案管理雖然有不可替代的優(yōu)勢，但也有潛在的風險性，其一是對計算機系統(tǒng)的放置環(huán)境、溫度、濕度等都有很高的要求，如果外部環(huán)境問題導致信息系統(tǒng)出現(xiàn)運行故障，同樣會對檔案信息的儲存安全產(chǎn)生不良影響[3]。其二是公司內(nèi)部檔案往往涉及重要數(shù)據(jù)資料，所以一旦受到惡意網(wǎng)絡病毒攻擊，或者別有用心的組織與個人通過非法技術(shù)入侵公司系統(tǒng)，也必然會為公司帶來不可挽回的損失。因此，公司在進行檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級的過程中，需要始終高度關注檔案安全監(jiān)督問題。

二、檔案管理工作模式的轉(zhuǎn)變

（一）檔案管理制度優(yōu)化

企業(yè)在開展檔案管理工作的過程中，其管理模式最為關鍵的轉(zhuǎn)變即是管理制度優(yōu)化。立足于時代發(fā)展特征，針對性編制檔案管理制度，有助于強化工作的運營能力與決策水平。傳統(tǒng)的檔案管理制度主要是面向?qū)嶓w檔案，不僅涉及的部門與工作人員多，而且管理流程也較為繁瑣，當前信息化技術(shù)已經(jīng)廣泛應用到檔案管理領域，實體檔案被轉(zhuǎn)換為電子格式儲存在計算機系統(tǒng)中，不僅使檔案采集、分類、整合等工作流程得到簡化，極大地減輕了管理人員的工作量，而且也編制出全面合理的檔案管理制度，充分利用檔案資源有效服務公司發(fā)展。

（二）檔案工作人員管理優(yōu)化

為獲得理想化的檔案管理成效，順利達成管理目標，企業(yè)開始重視檔案信息電子化及相關人才的引進，確保檔案管理人員有先進的管理理念、豐富的理論知識儲備以及信息化檔案管理能力，在實際工作中可以嫻熟應用信息設備完成檔案收集、整理、分類的工作任務，為公司檔案管理工作的順利有序推進提供助力[4]。為從根源處提升檔案管理人員的業(yè)務能力與綜合素質(zhì)，公司應面向現(xiàn)有檔案管理人員開展業(yè)務培訓，促使他們持續(xù)學習掌握到信息化檔案建設的技巧，熟悉檔案管理系統(tǒng)操作步驟，為公司檔案管理信息化建設貢獻力量，推動公司的高質(zhì)量發(fā)展。

（三）檔案管理趨于信息化

由于公司積極依托計算機系統(tǒng)，應用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)全面建設檔案信息化管理，伴隨時間的推移已經(jīng)慢慢呈現(xiàn)出“互聯(lián)網(wǎng)+檔案管理”的良好發(fā)展態(tài)勢。這是因為在信息技術(shù)的加持下，可以讓公司更好地控制管理成本與人力資源，促進檔案管理的效率更強，準確性更加突出。不僅如此，信息化檔案建設還在一定程度上加快了公司檔案管理工作智能化的轉(zhuǎn)型，使得檔案收集、整理、查閱等相關流程均走向自動化，讓檔案管理工作更加規(guī)范化、標準化，切實滿足公司長效穩(wěn)健的發(fā)展需求[5]。此外，企業(yè)所探索出的新型檔案管理模式，使公司從傳統(tǒng)人工低效的管理桎梏中走出來，通過互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)、信息技術(shù)的引入，不僅讓檔案管理人員從機械繁重的勞動中解脫，開始有更多時間思考提升檔案管理效率的問題，這也間接帶動了其他職能部門工作效率的提升，而且此種高效準確的檔案管理工作也進一步提高了公司決策與管理的科學性，更好地提供優(yōu)質(zhì)公共服務，成為企業(yè)建設與發(fā)展進程中堅實可靠的檔案資源支撐。

三、適應全新檔案管理工作內(nèi)容與模式的具體策略

（一）更新檔案管理工作理念

根據(jù)當前企業(yè)的檔案管理工作實踐而言，部分工作人員暫未意識到檔案管理工作之于公司發(fā)展的重要價值，更是無法盡快適應檔案管理工作內(nèi)容與模式的變化，甚至影響到檔案管理的信息化建設與規(guī)范發(fā)展進程。基于此，公司檔案管理部門需要面向全體檔案管理工作人員開展業(yè)務培訓，積極向其傳遞前沿檔案管理理論與管理理念，增進他們對該項工作的認知。檔案管理工作還要積極引入電子信息化，打造信息化、智能化工作模式，確保檔案管理人員可以在實際工作中認識到檔案管理價值，而且此種方式還有助于節(jié)省實體檔案的儲存空間，從根源上提高檔案整理、查閱效率[6]。不僅如此，積極為檔案管理人員講解信息化系統(tǒng)、軟件、設備操作的方式與注意事項，為檔案信息的安全保密性提供多一層保障，將檔案服務意識深深根植在檔案管理人員的頭腦中，促使其用實際行動為公司各個部門提供高質(zhì)量的檔案服務，使檔案管理工作的效能得到高效發(fā)揮。最后，企業(yè)應要求每一位檔案管理工作人員樹立大數(shù)據(jù)思維，如此才能有效利用云計算、人工智能手段，對現(xiàn)有檔案資源的潛在價值展開深度挖掘，彰顯出檔案管理工作的價值，摸索出適應新時代發(fā)展趨勢的檔案管理模式與行之有效方式，促使公司的檔案管理工作借助“互聯(lián)網(wǎng)+”的東風走上可持續(xù)發(fā)展之路。

（二）科學安排檔案全宗排放

企業(yè)面對信息化時代的到來，也積極投身到檔案資源的信息化建設工作中，這也間接推動了檔案的“雙套制”管理模式的落實，持續(xù)抓好檔案管理常規(guī)性工作，在工作內(nèi)容與模式轉(zhuǎn)變中推動檔案工作的不斷檔、更規(guī)范、有發(fā)展。具體到管理實踐中，要求公司做好數(shù)字化檔案的立卷整理工作，其目的在于轉(zhuǎn)移管理重點，達到減輕管理工作雙重負擔的作用，即從以往注重檔案管理形式，逐步向注重檔案管理內(nèi)容轉(zhuǎn)變，讓檔案更好地服務于部門工作、公司發(fā)展、社會需求[7]。此外，檔案管理工作人員還應重視檔案上架與全宗排放，按照不分散管理原則實施檔案管理，考慮到檔案歸類存檔無法一次性完成，這里便要求檔案管理人員結(jié)合豐富工作經(jīng)驗，為各個卷宗的檔案預留出位置，為之后的檔案歸類存檔提供便利。再有，伴隨數(shù)字化在檔案管理中的廣泛應用，企業(yè)在實際工作中應充分利用技術(shù)手段優(yōu)勢，以計算機系統(tǒng)為依托設置檔案檢索模塊，如此便可根據(jù)需求按照關鍵詞、檔案內(nèi)容或者分類實時檢索檔案，找出檔案儲存位置，簡化檔案全宗管理的流程，省略調(diào)取翻找實體檔案的環(huán)節(jié)。為保證全宗檔案的完整性、方便查找，檔案管理人員按照檔案全宗的目錄與日期，對檔案實施分類存儲，同時還需要參照各類檔案保管期限與歸檔時間，為同一時期的檔案預留位置，讓檔案數(shù)字化管理走向深入。如此也可幫助企業(yè)從機械固定的管理局限中解脫出來，實現(xiàn)計算機數(shù)據(jù)庫的安全管理，打造智能化的檔案檢索與管理體系，便于高效開發(fā)檔案信息資源。

（三）加強檔案的安全管理力度

檔案工作內(nèi)容與模式的轉(zhuǎn)變，促使檔案管理工作呈現(xiàn)出信息化發(fā)展趨勢，這也就決定了依托檔案管理制度，規(guī)范檔案管理方式與程序的重要性。公司通過制定健全的信息化檔案管理制度，可以實現(xiàn)檔案管理工作內(nèi)容的精準劃分，并且將工作內(nèi)容與管理責任直接對應到個人，確保全體檔案管理人員均能在各自崗位中盡心盡力、各司其職。此外，考慮到我國在檔案管理的保密工作方面尚缺乏經(jīng)驗以及強有力的技術(shù)支持，這就需要全體檔案管理人員均應強化檔案保密意識，意識到只有維護好公司的檔案信息，才能維護好公司的經(jīng)濟利益，間接保障個人利益不受損害[8]。

為顯著提升公司檔案資源的安全系數(shù)，要求檔案管理人員具備基礎的數(shù)據(jù)素養(yǎng)與系統(tǒng)運維素養(yǎng)，可以獨立完成基本的系統(tǒng)病毒查殺、修補系統(tǒng)漏洞等操作，能夠正確識別系統(tǒng)入侵事件，遇到此類情況應第一時間匯報上級領導，并聯(lián)系公司技術(shù)人員進行修復處理，將可能的信息化檔案管理風險降到最低。

（四）創(chuàng)新技術(shù)應用場景

當前，企業(yè)的檔案管理工作多側(cè)重于實體檔案、聲像檔案兩個部分。由于社會信息化水平持續(xù)深入，公司檔案的存在形態(tài)也出現(xiàn)明顯變化，數(shù)據(jù)形式的檔案越來越多。對此，檔案管理部門需要認真思考，如何才能更好地發(fā)揮數(shù)字技術(shù)的應用優(yōu)勢，對現(xiàn)有檔案資源蘊含中的信息價值進行挖掘，實現(xiàn)智能化檔案管理。同時，針對當前檔案管理工作中存在的缺陷，可以嘗試拓展檔案智能化應用場景，以此來有效解決問題。以檔案價值鑒定工作為例，根據(jù)檔案標題的關鍵詞條、檔案文號、創(chuàng)建時間、相關人物等，利用自然語言處理以及專家系統(tǒng)技術(shù)，開發(fā)智能化軟件，后續(xù)便可由軟件自動檢索檔案、自動歸檔，并將過期檔案按照程序集中密封存放[9]。在開展檔案整理工作時，智能化軟件也可以大幅度提高工作效能，可以應用其提煉檔案關鍵詞，然后由關鍵詞組成檔案著錄，再依靠系統(tǒng)逐一編制出檔案的級著錄。還可以將智能機器人引入到常規(guī)咨詢、檔案陳列、內(nèi)容解說環(huán)節(jié)，因為與人工相比，智能機器人具有無情緒、可連續(xù)、準確度高等優(yōu)勢，可在快速解答工作問題的同時，也能夠讓公司檔案管理效率得到質(zhì)的提升。此外，還可借助智能化軟件自動提煉生成統(tǒng)計表格，為檔案管理人員有序開展工作提供有價值的數(shù)據(jù)參考。上述方式均可讓公司突破技術(shù)瓶頸，使技術(shù)應用場景得到拓展，讓檔案管理工作收獲理想效果。

（五）加強管理人員素質(zhì)培養(yǎng)

企業(yè)的檔案管理工作雖然屬于服務性、管理性工作，但對專業(yè)性要求也是極強的，需要管理人員具備豐富的專業(yè)知識儲備，而且業(yè)務能力與業(yè)務素質(zhì)均要過硬，有較強的工作責任感。為滿足檔案精細化管理的工作要求，還要確保檔案管理工作隊伍的穩(wěn)定性。為達成這一目標，滿足當下公司業(yè)務工作與可持續(xù)發(fā)展的現(xiàn)實要求，公司應積極開展職業(yè)素養(yǎng)與相關業(yè)務培訓，引導其盡可能多的汲取前沿檔案管理理論的精髓，促使自身掌握到更多先進技術(shù)應用技巧，并學會靈活將所學體現(xiàn)在崗位工作中，創(chuàng)造出更多價值。

首先，檔案管理人員應安心本職工作，樹立責任意識與事業(yè)心，認真研讀文書學、檔案保護技術(shù)學、中外檔案史、檔案管理學等相關書籍，豐富自身的專業(yè)基礎知識。關注檔案工作的法規(guī)制度、政策方針的變化，掌握檔案工作相關的業(yè)務規(guī)定，促使能夠?qū)⑺鶎W專業(yè)知識靈活應用于崗位工作中，確保達到理想的檔案管理工作效果。其次，檔案管理人員除掌握豐富的檔案學基本知識外，還要掌握與檔案管理工作相近的其他專業(yè)知識，比如圖書館學、情報學、科學技術(shù)等，為更好地從事檔案管理工作提供強有力支持。最后，增強檔案管理人員的職業(yè)道德素養(yǎng)。檔案管理人員在實際工作中，要做到不為名利、全心全意為企業(yè)發(fā)展服務，促使檔案的社會效益與經(jīng)濟效益得到充分發(fā)揮，此時檔案管理人員的自我價值也會得以實現(xiàn)。另外，檔案管理人員要尊重檔案，堅決維護檔案內(nèi)容的原貌與完整性，不能隨意歪曲檔案內(nèi)容，也不能因主觀臆斷判定檔案類別，要始終立足于事實立檔，盡職盡責做好檔案管理工作。

四、結(jié)束語

綜上所述，與時俱進、堅持創(chuàng)新是企業(yè)檔案管理工作永葆生機的關鍵所在。互聯(lián)網(wǎng)時代的到來，讓傳統(tǒng)的檔案管理工作內(nèi)容與工作模式均出現(xiàn)變化，而公司需要做的便是盡快適應此種變化，積極引入新興技術(shù)手段到檔案收集、整理、儲存環(huán)節(jié)，而檔案管理人員則要認真學習新技術(shù)，在前沿檔案管理理論中汲取精髓，確保自己可以嫻熟應用這些技術(shù)手段于工作實踐中，有效挖掘出現(xiàn)有檔案資源的信息價值，使檔案成為助推公司可持續(xù)發(fā)展的重要依據(jù)。