新型研發單位RPA財務智能審單機器人信息化模式探究

符杰

廣州國家實驗室

在新型舉國體制下的科研領域，國家出臺了《關于進一步完善中央財政科研項目資金管理等政策的若干意見》，其中“(二十)支持新型研發機構實行預算+負面清單的管理模式”，強調科研放管服，但是同時又要強化科研項目經費監督檢查。在經費報銷審核方面，對目前的財務人員提出了更高的挑戰。

當今世界處于科技角力關口，部分新型研發單位在如火如荼開展建設，其具有資源投入大，工作進程快，產出要求高的特點。面臨事多人少、場地和資產管理分散、財務資產管理效率和效益需要同步提升等現實困難，并需兼顧“經費包干制+負面清單”、科研財務助理崗位化管理等科研經費管理體制機制創新。所以，財務智能化的建設，是強化對各類新型單位多方資源統籌管理的重要手段。

基于以上背景，本文從粵港澳大灣區“新型科研單位”這一新生科技力量，深刻認識粵港澳大灣區科技創新生態環境優勢，實地調研新型科研機構體制機制創新實踐，找準體制機制創新工作和科研產業發展工作中的痛點難點，闡述如何搭建RPA財務報銷智能審單機器人信息化平臺，開展業財融合一體化的探究。

一、新型研發單位報銷審核信息化發展現狀

目前，部分新型研發單位已經實現了財務報銷信息化，并且通過互聯網實現了遠程報銷、審批等功能。然而，目前單位財務報銷信息化現狀仍然存在一些問題。

（一）審核經驗不一，數據標準化程度不高

當前，由于各單位在國家制度框架下，根據自身行業特點擬出管理辦法，總結出經費使用審核經驗。由于研發單位存在與各行各業中，特別是新型研發機構，在國家對科研放管服的情況下，各類創新更加五花八門，導致了審核無法形成統一標準，形成信息孤島。雖然新型研發單位在財務報銷方面存在一定的標準化，但不同部門、不同單位之間的財務數據標準仍然存在差異，導致數據無法互相兼容，信息共享困難。

（二）部分單位人員觀念老化，不求改變，難以接受新生事物

孫憬棍、王虹宇、常思宇認為，行政新型研發單位由于傳統管理理念根深蒂固，使得財務信息化建設浮于表面，不能將建設信息化財務管理工作有效落實。

（三）業財融合空喊口號，信息化起步晚、落實慢，效率低下，審批時間長

傳統的財務報銷方式需要人工操作，流程繁瑣，效率低下。尤其是在一些大型新型研發單位中，更加不便。由于各家單位的財務人員信息化能力水平的高低不一，造就了財務報銷智能化開發的桎梏。同時，財務報銷需要經過多個部門的審批，審批時間較長，特別是在一些大型新型研發單位中，更加繁瑣。劉軒宇提出，由于新型研發單位的業財融合建設剛剛起步，尚有很多建設難點亟待解決，如業財融合觀念落后、業務流程不夠暢通、預算管理流于形式和業財融合信息化建設落后等，對業財融合的建設效率和質量造成不利影響。

（四）安全性差

由于新型研發單位涉及到的財務數據較多，因此財務報銷系統安全風險較高。部分新型研發單位的財務報銷系統存在安全漏洞，容易受到黑客攻擊，導致財務數據泄露。

二、建立RPA財務智能審單機器人系統

為了適應市場的變化，促進單位數字化建設，建立RPA財務智能審單機器人系統，可代替人工完成高重復、標準化、規則明確、大批量的日常事務操作，把人工從日常重復性的工作中釋放出來。該項目建立實施后，預計可以減少60%-70%能夠標準化的工作量，減少成本，提高效率，確保事務的精準執行，讓財務人員投入到一些未能標準化判斷的報銷審核事項中。

（一）確定RPA財務智能審單機器人目標和總體方案

明確機器人采用OCR技術，識別紙質審核單據中內容，采用RPA技術完成費用報銷系統自動操作，以實現提單環節的自動化、生成報銷單、檢查報銷合規性，突破報銷審核難點的目標。同時，總體方案以提升報銷人的報銷體驗，減少被打回反復修改的時間浪費，在正式提交審批前，機器人能對提交的附件及報銷單信息進行抓取、加工以及根據嵌入的審核規則進行初審，并實時反饋給報銷人及時修改。

（二）數據采集與標準化

機器人使用OCR技術，從單位的財務系統或其他相關數據源中獲取報銷數據，包括報銷申請、報銷單、發票等；對采集到的數據，RPA財務智能審單機器人進行清洗和標準化，包括去除重復數據、缺失值填充等。OCR在識別文字的同時還包括實現下面一些功能：

1.能處理不同的圖像格式，不同的存儲格式，不同的壓縮方式的圖像。

2.對于不同的文檔，根據不同的噪聲的定義可以方便對圖像進行噪聲去除。

3.大多數的一般用戶，在對報銷等附件拍照時，都無法進行標準化，導致在不同程度上出現了傾斜，OCR正好具備對傾斜圖片進行校正。

4.對圖片識別內容進行分段落，分行等版面分析。

（三）設立UiBot（UiBot機器人流程自動化）規則引擎與用戶界面

機器人的核心邏輯需要使用規則引擎來建立，以支持自動化地應用審核規則和規則庫。規則引擎可以包括簡單的規則，如根據報銷金額和發票金額審核報銷，也可以包括復雜的規則，如根據報銷類型和報銷額度審核報銷；同時，機器人需創立一個用戶界面，以便用戶可以輸入報銷申請和查詢審批狀態。用戶界面可以是網站、API或者命令行工具等，機器人通過模擬人類進行處理。

UiBot（機器人流程自動化）。是通過機器人軟件來學習和替代人類在電腦端的操作，按指定規則自動執行各類任務的執行。相比傳統解決方案，例如核心系統更換、升級，RPA解決方案部署靈活快速，能在極短的時間內帶來顯著的效益。UiBot產品由下面四個部分組成：

1.Creator(創造者)。主要用來設計制作“軟件機器人”的具體流程，把當前使用人工操作的流程轉換成可以自動運行的流程機器人，當然也可以運行或者調試這些流程機器人。Creator(創造者)支持可視化開發視圖和源代碼開發視圖，可視化視圖是通過拖拉組件完成流程開發，源代碼視圖是通過調用封裝好的功能方法進行開發，在可視化開發視圖和源代碼視圖之間可以實時隨意切換。同時還可以通過錄制模式直接生成對應業務創建的腳本。

2.Worker(勞動者)。該環節是流程機器人的運行載體，當流程機器人開發完成后，可以使用Worker端來運行流程機器人，包括人機交互和無人值守兩種模式。

3.Commander(指揮官)。它可以對流程機器人、Worker、Creator進行集中控制，統一任務調度和分發流程、設定啟動條件、設置執行順序等來實現無人值守機器人效果。

4.Mage（魔法師）。負責為開發者提供各類AI能力，進而協助開發者將企業的非結構化數據轉變成結構化數據，可以直接在Creator上調用Mage的AI能力。Ui-Bot Mage的主要特點有：

（1）內置OCR、NLP等多種適合RPA機器人的AI，數據分析模塊能看到自己的AI能力的調用情況，來輔助續費、調用量分析等相關的決策。

（2）提供預訓練的模型，無需AI經驗，開箱即用。一是使用通用文字識別功能可以直接識別圖片中的文字信息，識別的文字信息能以全內容、行、段等方式獲取；二是適用的場景主要有檢測出圖片中的文本并識別，各種類型文檔的電子化等，印刷體識別準確率可達99%；三是文字通用識別分為標準版、高速版、經濟版和高精版；四是用于檢測圖片中的表格，識別表格中的行與列，以及單元格中的文本內容并分類獲取，主要用于識別包含表格的文檔，如合同、賬單等；五是支持有框線表格、無框線表格、含合并單元格的表格，可準確識別單元格內的漢字、字母、數字、小數點等；六是表格通用識別分為高速版、經濟版和高精版。

（3）與Creator無縫銜接，通過拖拽即可讓機器人具備AI能力。

（4）適用于財務報銷、合同處理、銀行開戶等多種業務場景。可以識別包括增值稅專用發票在內的20余種（分別為增值稅專用發票、機動車銷售統一發票、貨物運輸業增值稅專用發票、增值稅電子普通發票、增值稅普通發票（卷票）、增值稅電子普通發票（通行費）、二手車銷售統一發票、通用機打發票、通用定額發票、旅客運輸普票、公路客運發票、船運客票、出租車發票、停車費發票、過路過橋費發票、汽車通行費、醫療費收據、教育費收據、行程單、火車票、增值稅銷貨清單、商戶小票。）在內的數十個核心字段；支持至少20+種卡證的識別。分別為銀行卡、名片、身份證、社保卡、駕駛證、行駛證、戶口本、護照、房產證、營業執照、組織機構代碼證、結婚證、不動產證、車輛合格證、開戶許可證等。

（四）建立和完善數據庫

機器人需要一個數據庫來存儲報銷數據和審核規則。可以使用關系型數據庫、文檔型數據庫或者NoSQL數據庫，儲存報銷的發票、財物單據，可以進一步鏈接國家稅務局進行票據驗真和查重等。

（五）部署和測試

將機器人部署到生產環境中，并進行測試，確保機器人能夠正常工作，并且符合單位的安全和隱私要求。在不修改、不破壞原有單位的報銷流程情況下，進行非侵入式開發，具有7*24小時無休、不依賴復雜開發、全程可控可被追索的優點。RPA財務智能審單機器人作為一項擴展能力引入，以外掛形式運行，增加報銷自動問答環節，保障了原有系統的通暢性與互動性。

（六）審核規則持續優化與機器人訓練

機器人需要不斷進行優化和升級，以支持更高的準確性和效率，以及獲取更好的用戶體驗。可以定期更新機器人的算法和數據庫，也可以收集用戶反饋和意見來指導機器人的改進，結合財務審單人員的審核規則補充，完成持續完善的過程。

三、保障RPA財務智能審單機器人順利實施的對策

（一）加強單位財務信息化與智能化應用的財力支持

新型研發機構是粵港澳大灣區扶持重點，是新型舉國體制的產物，對信息化建設能夠給予強大的財政力量支持。黃俊婕強調，財務信息化與智能化建設需要購置數據服務器、軟件、計算機等軟硬件設備的資金支持。需要投入財務工作者以及相關人員相關的業務培訓費和宣傳費用。

（二）選擇合適的技術和供應商

隨著人工智能技術飛速發展，結合現代化市場，比較關鍵的是如何選擇適合單位需求的RPA技術和可靠的供應商，評估供應商的經驗、技術能力和客戶支持服務，確保能夠提供穩定可靠的解決方案。充分借助供應商的現代化人工智能技術，打下信息化開發基礎。

（三）進行充分的準備工作，提煉經費支出審核框架，提高審核規則的標準化

在推進會計高質量發展和改革中，在新型研發單位的經費使用和財務報銷方面，有的單位存在幾十種報銷種類，幾百種審核規則，成千上萬的海量單據，人工的有限精力使其在極具強度的審核工作中無法保證準確度和時刻高效。在實施之前，進行充分的準備工作，包括數據清洗、流程優化和系統集成等。確保數據的準確性和完整性，并優化相關流程，以便與RPA財務智能審單機器人的集成，從而建立與開發一種能夠自動處理財務報銷流程的機器人系統，總結出審核規則，減少人工操作和提高效率，通過自動化處理報銷流程，降低錯誤和延誤，是各家單位最迫切解決方法。

（四）建立明確的溝通渠道，建立數據信息安全屏障

與相關部門和人員建立明確的溝通渠道，包括IT部門、財務部門和審計部門等。及時溝通和協調，解決實施過程中的問題和障礙。完全遵循安全規范，清晰描述系統的網絡拓撲架構、通信方式、內部權限管理及安全審計管理。對關鍵操作（如配置信息修改、參數修改、用戶權限調整、機器人任務調度執行等）具備日志記錄功能；具備詳細的可讀性高的用戶操作日志的記錄和查詢展現功能。對系統內部資源（流水號、計數器、序號、連接池）、訪問資源（數據庫表、文件、端口、隊列、共享內存）等指標進行監控，支持監控數據發往管理平臺實現集中展示。

呼和浩特金域醫學檢驗所有限公司王欣認為，在日常工作中，利用信息共享技術手段對各部門工作情況、業務績效等進行評估，可以為業務部門統一管理工作的開展提供技術手段支持。

（五）人機合一，以審帶練，提供培訓和支持

為相關人員提供必要的培訓和支持，使其能夠熟練操作和管理RPA財務智能審單機器人。同時，建立相應的支持機制，及時解決使用過程中的問題和困惑。讓機器人成為人工的培養對象，逐漸提高RPA機器人的智能度。

（六）建立項目監測和評估機制

在實施后，進行監測和評估RPA財務智能審單機器人的效果和效益。根據評估結果，及時調整和改進相關流程和操作，以提高機器人的性能和價值。

四、結語

綜上所述，經費支出報銷貫穿于每個單位之中，雖然其審核規則具有同一性，但現有的審核系統往往是固有格式或單個企業或行業的固定模式，無法形成破局。RPA財務智能審單機器人項目研究與開發達成后，可以嵌入推廣至各行各業的財務共享中心，且支持自由定制，從而更好的解決審單的業務規則復雜、單量大、報銷人“兩頭跑”等效率低下的痛點，并能夠實現大批量、“大軍團”的審單作戰模式。另外，它能突破行業壁壘，自帶強大的“廣譜”功能性，能為不同行業所用。