信息化背景下國有企業檔案管理規范化建設

杜敬超

為滿足內部審計與外部審計的需求，國有企業需要針對檔案管理建立規范的制度與流程。在這一過程中，對復雜的信息內容與檔案進行分類管理，有助于企業快速地找到需要的文件，減少工作時間和成本，提高工作效率；同時，檔案管理還能夠可以對企業歷史數據進行分析，為企業決策提供有力的支持。而加強檔案管理是國有企業在信息化背景下的必然選擇，國有企業理應促進檔案信息化管理與發展。

信息化對國有企業檔案管理的積極作用

保證檔案信息安全

一方面，信息化時代背景下，國有企業檔案管理需要采用一系列的技術手段和管理方法，以防止檔案信息泄露。比如，對檔案信息進行加密存儲、限制檔案查看權限、設置操作日志、安裝防火墻等等，都可以有效地防止信息泄露；另一方面，在信息化背景下，檔案信息可能會受到黑客攻擊或人為因素的篡改。國有企業檔案管理需要采用多層次的安全措施，確保檔案信息的完整性和準確性。比如，可以采用數字簽名、時間戳等技術手段，以確保檔案信息的真實性和完整性。

降低檔案管理成本

在信息化背景下，國有企業檔案管理可以通過采用先進的信息技術和管理方法，降低檔案管理成本。在檔案管理效率方面，信息化技術可以幫助國有企業實現檔案數字化、自動化管理。數字化檔案管理可以大大提高檔案檢索、存儲、傳遞、共享等方面的效率，減少人工操作成本。同時，通過信息化手段對檔案管理過程進行自動化處理，能夠大大減少人力資源的投入，從而降低管理成本；在檔案物理存儲空間方面，采用數字化檔案管理可以將紙質檔案數字化存儲，減少實體檔案占用的物理空間。

提高企業決策合理

在信息化背景下，國有企業檔案管理可以通過提供及時、準確、完整的檔案信息，從而提高企業決策的合理性。一方面，檔案管理可以提供歷史檔案、統計數據、經驗資料等多方面的信息，為企業決策提供有效的依據。通過對檔案信息的分析和研究，可以更好地了解企業歷史發展、行業趨勢等情況，為企業決策提供重要的參考；另一方面，檔案管理可以提供準確、完整、及時的檔案信息，從而減少決策者的誤判和錯誤決策。比如，通過對歷史檔案和經驗資料的研究，可以更好地了解市場趨勢和行業規律，為企業決策提供有力支持。

實現資源信息共享

在信息化背景下，國有企業檔案管理可以通過數字化檔案管理和建立檔案信息共享平臺，實現資源信息共享。在數字化管理方面，數字化檔案管理可以將紙質檔案數字化存儲，使檔案信息可以通過電子化方式進行檢索和共享。數字化檔案不僅可以更好地保護檔案信息的安全性和完整性，而且還可以實現檔案信息的快速檢索、傳遞和共享，方便企業內部各部門之間的信息交流和共享；在檔案信息共享方面，企業可以建立檔案信息共享平臺，將各部門的檔案信息集中存儲，并通過安全的網絡進行共享。這樣，不僅可以避免信息孤島的問題，還可以實現各部門之間的資源信息共享，提高信息的價值和利用率。

提高信息查詢效率

一方面，企業可以建立檔案信息查詢系統，通過網絡方式提供檔案信息的查詢服務。通過查詢系統，用戶可以隨時隨地方便快捷地查詢所需的檔案信息，提高了查詢效率和準確性；另一方面，數字化檔案管理和查詢系統可以避免人為因素對檔案信息查詢的影響，從而提高了查詢的準確性。數字化檔案的元數據和全文檢索功能可以幫助用戶更準確地查詢到所需的檔案信息，避免了傳統紙質檔案查詢的誤差和不便。

國有企業檔案管理存在的問題

對檔案管理重視不足

部分國有企業缺乏對檔案管理的重視意識和認知，認為檔案管理只是一個形式主義的環節，對企業的經營和發展沒有直接的幫助。這種認知的缺失可能導致企業忽視了檔案管理的重要性，進而影響到檔案管理的工作質量。在對檔案管理重視度不足的情況下，會出現以下問題：第一，檔案管理工作質量不高，存在檔案遺失、錯亂、損毀等問題；第二，檔案管理工作缺乏統一規范和標準，不同部門之間檔案管理工作缺乏協調和配合；第三，檔案管理工作的信息化水平較低，數字化檔案管理和檔案信息共享等方面工作不足；第四，檔案管理工作的投入較少，人員和資金資源相對匱乏。

檔案管理制度不完善

結合實際工作，國有企業檔案管理制度不完善主要表現在以下幾點：第一，國有企業缺乏完整的檔案管理制度和流程，包括檔案保管、利用、借閱、移交等方面的規定和程序。這可能導致檔案管理工作的混亂和不規范；第二，國有企業的檔案管理制度和流程存在不夠明確的情況，比如對于檔案的分類、歸檔、鑒定等方面的規定不夠明確，可能會導致檔案管理工作的不規范和混亂；第三，國有企業的檔案管理制度可能與實際情況不符，比如檔案管理工作的要求與企業的資源和人力不匹配，可能導致檔案管理工作的執行困難。

檔案管理人才短缺

首先，由于國有企業對檔案管理的重視程度不夠，可能導致企業缺乏專業的檔案管理人員。在很多企業中，檔案管理工作往往由其他工作人員兼任，缺乏專業性和深度，難以勝任檔案管理工作；其次，由于國有企業對檔案管理的投入不足，檔案管理人才缺乏培訓和發展機會，無法不斷提高自身的專業水平和能力。這可能導致檔案管理人員的素質和水平無法得到有效提升，難以勝任日益復雜的檔案管理工作；再次，隨著信息化進程的加速，數字化檔案管理成為了越來越重要的檔案管理方式。然而，由于國有企業檔案管理人才缺乏數字化檔案管理技能，無法勝任數字化檔案管理工作；最后，由于國有企業對檔案管理的投入不足，檔案管理人員缺乏職業發展前景和晉升機會，難以留住優秀的檔案管理人才。這可能導致檔案管理人才的流失，進一步加劇了檔案管理人才短缺的問題。

檔案管理體系不完善

檔案管理體系不完善主要體現在組織機構和責任機制方面，具體來說，一方面，檔案管理部門過多且職責不清。國有企業通常規模較大，部門眾多，檔案管理工作也需要由不同部門協作完成。但是，由于檔案管理部門過多且職責不清，容易造成工作重疊和職責不明確的問題；另一方面，檔案管理職責缺乏明確的落實：由于國有企業的管理結構較為官僚化，檔案管理的職責可能被視為次要任務，缺乏足夠的重視和落實。這可能導致檔案管理工作缺乏明確的指導和監督，工作質量難以保證。

信息化背景下國有企業檔案管理規范化建設策略

高度重視檔案規范化管理

為樹立規范化的檔案管理理念，國有企業應采取以下措施：第一，強化檔案管理意識。企業領導要充分認識檔案管理的重要性和必要性，將檔案管理作為企業管理工作的重要組成部分，納入企業管理體系中，確保全員重視檔案管理、樹立規范化管理意識；第二，關注檔案周轉和存檔的安全性。在這一過程中，企業需要制定安全管理制度，關注檔案信息的保密和防篡改工作，防止檔案信息被盜竊、泄露或者損毀；第三，加強檔案利用工作。國有企業需要加強檔案利用工作，鼓勵員工充分利用檔案信息，提高決策的科學性和精準性，促進企業的可持續發展。總之，國有企業應將規范化管理、數字化管理、安全化管理作為檔案管理的基本目標，既要關注檔案日常交接、使用和保存環節的規范性問題，還要關注檔案管理的方式手段。

基于信息化背景更新檔案管理制度

檔案管理制度包括以下內容：第一，檔案收集制度，明確檔案收集的范圍、方式、時間、數量等要求，保證檔案信息的完整性和準確性；第二，檔案整理制度，明確檔案整理的標準和要求，包括對檔案的歸檔、編目、分類、分卷等要求，保證檔案信息的有序化和規范化；第三，檔案保管制度，明確檔案保管的責任人、責任部門和責任制度，包括檔案保管的環境、設施、人員、保密等要求，并對檔案丟失、數據錯誤等問題向責任人追責；第四，檔案利用制度，明確檔案利用的范圍、方式、程序、條件等要求，包括對檔案信息的查詢、調閱、復制、借閱等要求，確保檔案信息的利用性和服務性；第五，檔案銷毀制度，確定銷毀步驟和銷毀要求，從制度角度規定檔案銷毀涉的基本實施準則，確保檔案信息的安全和保密；第六，檔案數字化管理制度，明確檔案數字化管理的標準和要求，包括對數字化檔案的采集、整理、存儲、傳輸、查詢等要求，確保檔案信息的數字化和信息化。總之，為滿足信息化要求，國有企業的檔案管理制度需要明確檔案管理的方方面面的要求，包括檔案收集、整理、保管、利用和銷毀等方面的規定，確保檔案管理工作的規范化、高效化和信息化。

打造檔案管理人才隊伍

在信息化背景下，國有企業打造檔案管理人才隊伍的具體措施可以從以下幾個方面考慮：第一，制定人才引進計劃。國有企業可以制定檔案管理人才引進計劃，明確引進人才的數量、類別和職位要求，針對性地開展人才引進工作；第二，加強內部培訓。國有企業可以通過內部培訓提高現有員工的檔案管理能力，包括檔案管理制度、檔案管理技術、信息化工具和方法等方面的培訓；第三，加強檔案管理人才隊伍建設。國有企業可以加強檔案管理人才隊伍建設，包括組織檔案管理人才交流、學術研究、專業培訓等活動，提高檔案管理人才的綜合素質和能力水平；第四，加強人才評價和考核。國有企業可以加強對檔案管理人才的評價和考核，建立科學合理的人才評價和考核體系，促進檔案管理人才隊伍的穩定和發展。

建立檔案管理體系

檔案管理工作需要相應的組織結構體系作為人才支撐。一方面，加強檔案管理組織結構建設，具體措施如下：（1）建立專門的檔案管理機構或部門，加強檔案管理的專業性和系統性；（2）合理配置檔案管理人員，建立完善的檔案管理團隊；（3）制定檔案管理的工作流程和制度，規范管理流程；（4）針對檔案管理搭建信息系統，利用信息技術開展檔案數字化管理。

另一方面，健全檔案管理責任體系，具體措施如下：（1）完善檔案管理責任制度，將檔案管理納入企業日常管理中，并建立健全的檔案管理考核機制；（2）對日常參與檔案管理的人員開展培訓，提高其專業水平；（3）嚴格執行檔案管理規范和制度，確保檔案管理的嚴謹性和有效性；（4）建立檔案管理的監督機制，對檔案管理工作進行監督和評估，及時糾正工作中出現的問題和不足。

通過以上的措施，國有企業可以建立起健全的檔案管理體系，提高檔案管理的水平和質量，為企業的可持續發展提供有力支撐。

引入數字化技術賦能檔案管理

通過引入數字化技術賦能檔案管理，可以提高檔案管理的效率和質量，為企業的決策和發展提供有力的支持和保障。具體措施如下：第一，引入數字化技術建設數字化檔案館，將實物檔案數字化，實現電子化存儲、檢索和利用。數字化檔案館可以通過云端存儲、虛擬展廳等方式，方便用戶在線查閱和使用檔案資源；第二，電子文件管理系統可以實現電子文件的在線創建、存儲、檢索和利用，提高檔案管理的效率和質量。通過建立電子文件管理系統，可以實現文件電子化、流程電子化，從而實現電子文件的全生命周期管理；第三，對檔案資料采用防偽溯源技術進行數字簽名、時間戳、加密等處理，可以有效地保證檔案數據的安全和完整性，避免檔案數據被篡改和損壞；第四，人工智能技術可以實現自動化分類、索引和檢索等功能，提高檔案管理的效率和準確性。例如，可以使用自然語言處理技術，實現對檔案文本的自動化分析和歸納，從而快速地檢索和提取所需信息。

綜上所述，自信息技術滲透到各行各業當中，為企業內部管理工作帶來了一定的便捷性。為此，國有企業應緊跟信息技術變革速度，加快檔案信息化建設，并通過完善制度基礎、建立管理組織體系、打造高素質人才團隊等措施為檔案管理工作提供保障，促進國有企業檔案管理更加規范化。

（作者單位：北京金泰通華商貿有限責任公司）