數(shù)字化背景下高校無紙化報賬實踐研究

尹艷芙

［摘 要］隨著“大智移云”時代的到來和電子發(fā)票的普遍應(yīng)用，高校財務(wù)報銷模式從“手工報銷”向“網(wǎng)上報銷”并最終將向“無紙化報銷”發(fā)展。2022年4月，XT大學(xué)參與電子發(fā)票電子化報銷入賬歸檔試點工作，并通過驗收。在試點過程中，XT大學(xué)積累了很多成功經(jīng)驗，但從小范圍試點成功到全面推廣還存在一些亟待解決的問題，如內(nèi)部控制制度建設(shè)不到位、電子簽名的合法性不強、電子發(fā)票的普及性不高、高校財務(wù)信息化人力財力不足等。文章將基于XT大學(xué)無紙化報銷試點實踐經(jīng)驗，對數(shù)字化背景下高校無紙化報賬進行較為深入的研究，以期為高校財務(wù)信息化發(fā)展提出建設(shè)性意見。

［關(guān)鍵詞］數(shù)字化背景；無紙化報賬；高校；XT大學(xué)

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2023.24.028

［中圖分類號］G647［文獻標(biāo)識碼］A［文章編號］1673-0194（2023）24-0085-03

0? ? ?引 言

XT大學(xué)是一所國家“雙一流”建設(shè)高校和全國綜合性重點大學(xué)，一直非常重視財務(wù)信息化建設(shè)，力求通過財務(wù)信息化來提高財務(wù)管理水平和控制財務(wù)風(fēng)險。2022年4月，XT大學(xué)順利通過了財政部、國家稅務(wù)總局、國家檔案局、商務(wù)部四部委的增值稅電子發(fā)票報銷歸檔全流程試點工作的驗收，是湖南省唯一一所參與試點的高校。在試點工作開展過程中，XT大學(xué)逐步完善了相關(guān)電子憑證管理制度，開發(fā)和升級了電子票夾、網(wǎng)上報銷、財務(wù)核算、電子會計檔案等系統(tǒng)，同時利用上述系統(tǒng)展開工作實踐，由此積累了關(guān)于電子發(fā)票全流程信息化管理模式的經(jīng)驗。試點的成功，為高校無紙化報賬積累了很多成功經(jīng)驗，但同時也在試點過程中發(fā)現(xiàn)一些問題。能不能解決這些問題，成為下一階段高校全面推行無紙化報銷實踐工作的關(guān)鍵。

1? ? ?數(shù)字化背景下XT大學(xué)無紙化報銷的成功經(jīng)驗總結(jié)

1.1? ?組織基礎(chǔ)方面

XT大學(xué)成立校級領(lǐng)導(dǎo)層面的領(lǐng)導(dǎo)小組，財務(wù)部門、檔案管理部門和網(wǎng)絡(luò)中心作為重要參與單位推進此項工作。領(lǐng)導(dǎo)小組下設(shè)辦公室和專門工作小組，辦公室設(shè)在財務(wù)處，由財務(wù)處副處長兼任辦公室主任。在推行過程中，大家通力合作，各司其職，高效運轉(zhuǎn)，該組織結(jié)構(gòu)為試點工作的順利開展打下了良好的基礎(chǔ)。

1.2? ?系統(tǒng)支持方面

一是升級財務(wù)報賬系統(tǒng)。通過與長期合作且具有良好開發(fā)能力的公司鼎力合作，對財務(wù)無紙化報銷系統(tǒng)進行建設(shè)，該公司提供相應(yīng)的聯(lián)調(diào)與技術(shù)服務(wù)。二是建設(shè)電子會計檔案管理系統(tǒng)，確保電子會計檔案順利歸檔、調(diào)閱。

1.3? ?制度保障方面

一是梳理和學(xué)習(xí)國家出臺的相關(guān)政策與文件，領(lǐng)會文件精神，用政策指導(dǎo)系統(tǒng)建設(shè)工作。二是完善相關(guān)制度。為保障試點工作有序推進，XT大學(xué)制定和完善了《XT大學(xué)電子會計憑證報銷管理辦法（試行）》《XT大學(xué)電子文件歸檔與管理辦法》《XT大學(xué)檔案分類方案》和《XT大學(xué)網(wǎng)絡(luò)安全管理辦法》等制度。這些制度的實施為學(xué)校無紙化報銷實踐的成功打下了制度基礎(chǔ)。

1.4? ?整合框架和業(yè)務(wù)流程

XT大學(xué)整合了財務(wù)系統(tǒng)的電子發(fā)票歸集、查驗、報銷、內(nèi)控簽批、智能制單、資金支付等流程，以及電子檔案系統(tǒng)的數(shù)據(jù)讀取與檢測、電子會計檔案收集整理與歸檔的全流程電子化報銷流程［1］。XT大學(xué)無紙化報銷業(yè)務(wù)流程如圖1所示。

2? ? ?高校無紙化報銷實踐中存在的問題

高校無紙化報銷是一個系統(tǒng)性工程，打破了原有的報賬流程，需要在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上全面梳理業(yè)務(wù)流程，進行流程再造。這是一種管理模式的變革，工作量大，設(shè)計的業(yè)務(wù)范圍非常廣，需要良好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境作支撐，只有這樣，才能達到理想的狀態(tài)。在XT大學(xué)無紙化報銷試點過程中也發(fā)現(xiàn)高校無紙化報銷實踐中存在諸多問題，主要體現(xiàn)在以下幾個方面。

2.1? ?保障制度還不夠完善，還未建立一套適用于無紙化報銷的內(nèi)部控制制度

內(nèi)部控制是財務(wù)信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，要確保財務(wù)信息化建設(shè)工作安全和高效開展，高校需要對內(nèi)部控制關(guān)鍵點進行梳理和風(fēng)險評估。新的報賬模式需要自動采集外部系統(tǒng)數(shù)據(jù)，內(nèi)部各業(yè)務(wù)系統(tǒng)也需要互聯(lián)互通、高度融合，這些都需要重新建立一套適用于無紙化報銷的新內(nèi)部控制體系［2］。這套新體系既要能控制無紙化報銷的風(fēng)險，還要能優(yōu)化現(xiàn)有的繁雜、無效的流程。而內(nèi)部控制建設(shè)是一項全校聯(lián)動的工作，如果沒有學(xué)校層面的組織和部署，只靠財務(wù)部門推行則進展很慢?，F(xiàn)階段，很多高校對內(nèi)部控制的理解不夠，認(rèn)為還是由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，雖然每年都有內(nèi)部控制評估，但還沒有建立一套與無紙化報賬相適應(yīng)的內(nèi)部控制體系。

2.2? ?業(yè)務(wù)流程再造推進慢

高校的無紙化報銷是財務(wù)報銷流程的一次重大變革，需要在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上對整個業(yè)務(wù)流程進行梳理和再造，建立一套相適應(yīng)的高效業(yè)務(wù)流程。業(yè)務(wù)流程再造不僅涉及財務(wù)報銷流程，還涉及教務(wù)、學(xué)工、宿管、采購等各業(yè)務(wù)流程，是一項細(xì)致和煩瑣的工作，需要各部門相互聯(lián)動、高度配合。但高校目前沒有學(xué)校層面的統(tǒng)一部署和重點安排，此工作推進慢，在短時間內(nèi)難以完成。

2.3? ?系統(tǒng)安全風(fēng)險增大

無紙化報銷因為外接系統(tǒng)多，對系統(tǒng)（包含內(nèi)部系統(tǒng)和外部系統(tǒng)）的穩(wěn)定性和安全性要求變得非常高。一是在系統(tǒng)的維護上要考慮如何防止出現(xiàn)數(shù)據(jù)毀損或系統(tǒng)崩潰的問題。二是在人員管理方面，由于與外部系統(tǒng)和外部公司的關(guān)聯(lián)度更高，如何確保外部維護人員和外部系統(tǒng)的安全性也是一個需要解決的問題。三是在數(shù)據(jù)安全性方面，需要解決數(shù)據(jù)被竄改的問題。四是如何保證電子簽名的安全性和合法性。五是在系統(tǒng)權(quán)限的管理上，無紙化報銷對權(quán)限管理提出了更高的要求，如何精準(zhǔn)地進行權(quán)限管理和變更將變得更加復(fù)雜。

2.4? ?硬件配置不適應(yīng)

實現(xiàn)無紙化報銷，歸檔的電子文件將大量增加，需要建立一個滿足超大容量的電子文件安全傳輸和備份的硬件環(huán)境，這需要投入大額資金?，F(xiàn)階段，高校面臨的財務(wù)壓力比較大，資金支持力度不夠。

2.5? ?電子檔案管理系統(tǒng)建設(shè)困難

電子檔案管理系統(tǒng)是無紙化報銷中不可或缺的一環(huán)，建立一套與無紙化報銷流程相適應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng)需要升級相關(guān)軟件和硬件，建設(shè)周期長，資金需求大，很難在短時間內(nèi)建成。

2.6? ?電子發(fā)票使用不全面

目前，電子發(fā)票的開具集中在增值稅電子發(fā)票上，財政票據(jù)電子化進展比較慢。自2010年開始，雖然我國財政票據(jù)電子化工作逐步鋪開，但是當(dāng)前財政票據(jù)電子化進程仍然難以與實際需求相匹配，各地方財政票據(jù)電子化系統(tǒng)標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，影響電子發(fā)票的使用。以湖南省高校學(xué)雜費等非稅收入為例，目前的收費仍然使用紙質(zhì)票據(jù)，報銷發(fā)票的紙質(zhì)化與收入票據(jù)的紙質(zhì)化使無紙化財務(wù)核算無法真正落地。與此同時，XT大學(xué)仍有大量紙質(zhì)形式存在的自制票據(jù)，這一部分票據(jù)的存在也使得完全的無紙化財務(wù)核算流程無法形成閉環(huán)［3］。

2.7? ?財務(wù)信息化人才非常缺乏

高校嚴(yán)重缺乏既精通財務(wù)又精通信息化知識的復(fù)合型人才。一是復(fù)合型人才要求的待遇較高，高校工資待遇難以滿足其需求，造成招不到相關(guān)人才。二是由于職稱路線的限制，復(fù)合型人才進入財務(wù)部門必須走會計專業(yè)技術(shù)職稱路線，不利于相關(guān)復(fù)合型人才的職業(yè)發(fā)展，會出現(xiàn)人招進來也很難留下來的情況。

3? ? ?數(shù)字化背景下高校無紙化報賬的對策建議

解決現(xiàn)存的問題單靠財務(wù)部門的力量遠遠不夠，有些問題需要學(xué)校整體部署，如制定相關(guān)內(nèi)部控制措施、加大信息化建設(shè)投入力度等；有些問題需要財政部門配合，如現(xiàn)有的財政票據(jù)電子化推進慢的問題；有些問題需要國家法律政策支持，如電子簽名相關(guān)法律亟待完善等。具體可以從以下幾個方面著手。

3.1? ?完善內(nèi)部控制制度

高校應(yīng)該建立學(xué)校層面的領(lǐng)導(dǎo)小組，對各報銷流程的風(fēng)險點進行梳理和風(fēng)險評估，建立一套與無紙化報銷相適應(yīng)的內(nèi)部控制手冊，并進行評價，同時制定電子簽批流程、電子檔案管理辦法，以及網(wǎng)絡(luò)使用安全等相關(guān)管理辦法，為新的報銷模式奠定制度基礎(chǔ)［4］。

3.2? ?推進業(yè)務(wù)流程再造

邁克·哈默（Michael Hammer）在1990年最先提出了流程再造這一概念。流程再造是指為了減少財務(wù)成本，對過程中的不完善之處進行改進，同時將財務(wù)管理的流程按照指定計劃進行改革。業(yè)務(wù)流程再造是按照整體流程最優(yōu)化的目標(biāo)重新設(shè)計業(yè)務(wù)流程中的各個節(jié)點，在原有流程基礎(chǔ)上進行突破、創(chuàng)新乃至變革，從而最大化提高各個流程的運作效率，提高工作效率。

高校無紙化報銷的實施需要對各業(yè)務(wù)流程進行全面梳理，并將財務(wù)報銷流程與教務(wù)、學(xué)工、宿管、采購等各業(yè)務(wù)流程進行深度融合和對接，在內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上，建立一套既安全又高效的新業(yè)務(wù)流程。

3.3? ?防控系統(tǒng)和報銷風(fēng)險

一是把系統(tǒng)安全風(fēng)險防控放在重中之重的位置，嚴(yán)格遵守系統(tǒng)安全操作，保證服務(wù)器存放地點安全，對重要數(shù)據(jù)進行異地備份，同時依靠學(xué)校信息中心的技術(shù)力量，對服務(wù)器進行安全防護。二是加強對外部維護人員的管理，采取與對接的公司和人員簽訂保密協(xié)議等措施進行安全風(fēng)險防范。三是學(xué)習(xí)相關(guān)法律知識，呼吁上級部門加快數(shù)字簽名方面的相關(guān)制度出臺。四是在各二級單位中培養(yǎng)一名系統(tǒng)維護人員，配合維護該單位經(jīng)費的審批異動等情況。五是應(yīng)用網(wǎng)上報銷審批功能，歸集的電子憑證通過校驗條件設(shè)置，可實現(xiàn)已報銷電子憑證能否再次報銷、發(fā)票抬頭與單位名稱是否一致、發(fā)票稅號與單位稅號是否一致等導(dǎo)入限制。同時，在電子憑證導(dǎo)入時，系統(tǒng)會對電子憑證真?zhèn)芜M行核驗，防范票據(jù)重復(fù)報銷風(fēng)險。

3.4? ?配置硬件設(shè)備

配備符合要求的硬件配置，如大型服務(wù)器、電子檔案存儲設(shè)備等。同時，配備異地備份服務(wù)器，定期備份數(shù)據(jù)，確保電子數(shù)據(jù)的備份安全。

3.5? ?強化電子檔案管理

實現(xiàn)電子檔案的高度集成化和信息化，形成檔案安全保管中心、檔案利用中心、檔案自助認(rèn)證服務(wù)中心、檔案宣傳中心、檔案知識體系中心和檔案備份中心的“六位一體”的高校檔案管理應(yīng)用服務(wù)平臺［5］。系統(tǒng)開放集成，加強可擴展性設(shè)計，逐步實現(xiàn)與財務(wù)系統(tǒng)、辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)、研究生系統(tǒng)、教務(wù)系統(tǒng)、數(shù)字化校園數(shù)據(jù)共享平臺等的對接，實現(xiàn)采集數(shù)據(jù)統(tǒng)一管理。同時，制定電子檔案管理相關(guān)制度，對電子計檔案收集、整理、保管、利用等進行全流程管理，打通無紙化報銷的最后一個環(huán)節(jié)。

3.6? ?盡快全面推進電子憑證，取消紙質(zhì)發(fā)票

現(xiàn)階段，由于電子發(fā)票使用不全面，發(fā)票會有紙質(zhì)發(fā)票、電子發(fā)票、數(shù)電票等多種形式，不利于進行無紙化報銷。因此，高校要盡快全面推進電子憑證，取消紙質(zhì)發(fā)票。

3.7? ?加快打造復(fù)合型人才隊伍的步伐

對內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位的工作人員進行系統(tǒng)的專業(yè)培訓(xùn)，特別要培養(yǎng)一批具有良好專業(yè)素養(yǎng)和職業(yè)道德的財務(wù)系統(tǒng)管理人員，定期輪崗，加強系統(tǒng)安全防護。同時，增強人事管理的靈活性，對于復(fù)合型人才的職稱路線，不應(yīng)只局限于會計系列，其他相關(guān)系列如網(wǎng)絡(luò)工程師等也應(yīng)納入職稱評選范圍，從而為引進更多信息化優(yōu)秀人才提供保障。

主要參考文獻

［1］胡信生，徐小英，王珊蕾.無紙化報銷助力“放管服”：西北農(nóng)林科技大學(xué)電子發(fā)票電子化報銷、入賬、歸檔建設(shè)案例［J］.陜西檔案，2022（2）：58-59.

［2］韓濟長.試論高校財務(wù)內(nèi)部控制制度的構(gòu)建［J］.教育財會研究，2018（1）：75-78.

［3］郭奕，朱子凝，朱睿.關(guān)于推進科研經(jīng)費無紙化報銷的思考［J］.財務(wù)與會計，2022（3）：47-50.

［4］李璐，孫百原.高校財務(wù)無紙化云報銷平臺建設(shè)研究：以D高校為例［J］.綠色財會，2021（10）：8-11，21.

［5］帥振威.電子發(fā)票報銷的無紙化探討：數(shù)字化轉(zhuǎn)型助力解決高校科研經(jīng)費“報銷繁”［J］.財會通信，2021（7）：148-151.