基于業財融合的費用報銷流程優化探析

張羽西

（安誠保險銷售有限公司，重慶 400000）

引 言

企業的費用報銷流程優化能夠有效降低財務管理過程中的潛在風險，應進一步加強企業成本控制，提高資金回收率，為財務管理的發展奠定良好基礎，從而提高企業在市場中的核心競爭力。另外，財務共享模式下的成本控制系統有助于企業利用信息技術，改善財務管理和提高會計的財務管理職能。雖然大多數電子發票仍以傳統方式打印和回收，但是這是發展的大勢所趨，也是減少紙質票據和實現費用自動化報銷的一個重要先決條件。

一、業財融合的價值

（一）提高審核效率

業財融合可以避免企業在發展過程中出現財務孤立，從而縮短經營到財務的閉環周期。與此同時，企業運用信息技術來實現業財融合以加強信息的傳播，從而降低通信成本。企業通過業財融合，可以實現流程自動化，以提高審核效率。

（二）縮短報銷周期

企業可以使用智能終端進行數據采集，還可以通過云處理在財務分享服務平臺上進行初步的收集。另外，財務共享平臺的OCR光學字符識別技術也可以用于數據采集、圖像預處理完成圖像的呈現和分類，并從數據中提取關鍵信息。企業通過財務共享平臺的OCR光學字符識別技術將圖像轉換為基本信息，以實現憑證的自動生成及其他業務信息的儲存，從而提高數據交換效率，縮短報銷周期。

（三）防控財稅風險

一方面，由于財務和業務一體化的影響，財務工作將更直接地與商業活動聯系起來，深入業務前端，在了解信息的同時，要對信息進行驗證，以確保信息的準確性，同時為企業提供財務支持，防范稅務風險，這樣才能為企業提供明確的財務支持，進一步加強風險管控。另一方面，在業財融合的過程中使用的各種新技術，如自動驗證技術，可以減少工作人員在工作中出現錯誤，進而降低財務風險，以確保業務和財務的一致性。

二、業財融合費用報銷的重要性

財務共享服務是促進財務管理體系效率提高的重要依據，它是企業資金流動的重要組成部分，所以企業可以通過優化業務流程，提高管理效率。企業在發展的過程中，需要不斷降低生產成本和完善財務共享模式。

工作人員采用“財務共享”模式進行費用報銷，可以有效減少企業在經營過程中的潛在風險，進而強化資金控制，為財務人員整合信息進行決策，還可以提高企業在市場中的核心競爭力。具體表現在以下幾個方面：首先，報銷標準化不僅是財務工作的重要基石，也是財務工作的重要組成部分，這對企業有序發展具有積極意義；其次，費用報銷加強財政資源，促進企業的業務和管理有序發展。通過對管理系統的優化，可以有效地解決企業的經營問題，并且可以制定以后的發展目標。目前，很多的企業采用財務共享服務模式。通過大數據發現，財務共享模式能夠使這些大型企業降低投資成本、提高員工的工作效率并加強企業的財務控制。而且，各種研究表明，越來越多的企業均制定了財務部門費用報銷的標準流程，所以標準化已經成為企業財務部門未來的發展趨勢之一。

隨著新技術的快速發展，市場競爭加劇給企業帶來新的商機，這對企業的戰略發展和定位提出了新的挑戰。傳統的財務工作主要集中在財務控制、報銷等主要環節。因此，企業的財務信息必須盡可能真實地反映企業的經營業績。此外，企業建立財務平臺，不僅符合企業發展的實際要求，也是完善管理制度、提高管理效率的重要保證。近年來，對業財融合理論與實踐的研究表明，必須解決企業在發展過程中的實際問題，才能提高和優化企業績效。

三、費用報銷流程存在的問題

費用報銷是指員工要為自己所負責的工程支出和收入開列清單，并將發票報銷的清單提交給相關的財務人員。企業運營期間發生的各項支出包括開辦費、設備減值、技術開發費、網絡通信費、維修費、差旅費、商業娛樂費、廣告費等。因此，企業要建立相應的監督制度，由財務人員制訂各部門資金開支計劃，然后定期監察和分析各部門的開支情況并評估各部門的資金管理。

（一）費用報銷制度及流程執行標準不統一

費用報銷制度是企業經營的一個重要環節，所以費用報銷是企業治理的核心內容。一般企業的做法是根據實際情況制定相應的制度和管理方法，對流程、權限、標準進行統一和規范。由于每個人對特定業務的判斷不同，不同審批人的實施標準和口徑不同，對制度的理解也不同，因此會產生不同的效果，從而造成不同的部門對管理要求和標準不盡相同，不能滿足每個員工的需求。

（二）費用報銷監管缺乏業務模塊支撐，形成信息孤島

企業在發展的過程中除了投資大、沒有針對性，還會在市場競爭中發生難以預料的問題，而且財務人員缺少完整的數據，降低了財務人員工作的效率。由于財務人員在只有單一的票據的情況下，很難對業務的真實性、完整性進行判斷，同時也很難對同一業務中的多次報銷進行審查，所以單憑人工統計各種報銷票據，不僅費時費力，而且精確度和效率都不高。

（三）票據重復性、合法性難辨，存在稅務風險

隨著電子發票的推廣，更多的企業開始采用電子發票。財務人員在工作過程中為了有效避免重復開票的風險，必須創建電子發票臺賬進行管理，這需要很多的時間與精力，因此一些企業拒絕使用電子發票。此外，財務人員在工作過程中必須檢查每張發票，甚至反復檢查幾次，以確保發票的真實性。盡管如此，退回的發票仍可能存在潛在風險，應重新檢查以避免給企業造成不必要的損失，這會給財務人員的工作造成很大的麻煩。

（四）存貨管理流程煩瑣

在存貨管理過程中，財務人員要根據資金支出情況填寫單據，作為采購和銷售的銜接流程，存貨管理的業務信息比較煩瑣，出庫單據中的信息是數據的支撐和基礎，對財務共享平臺的及時性、共享性的要求更高。由于企業無法對財務共享平臺的采購單或銷售單自動存儲和處理，大多數企業僅使用財務人員手動注冊。因此，在實踐中，單據重復處理的概率通常很高，從而降低了財務信息的準確性和及時性。

（五）費用報銷流程問題較多

在報銷過程中，雖然企業實行了財務信息化，或者進行簡單的財務共享，但是會不可避免地出現一些問題。比如：不同的報銷類型、審核體系不夠嚴謹；審批形式太傳統；財務處理流程太慢；財務支持能力不夠；業務人員在需要報銷的時候，要填寫報銷單據，但是業務人員缺乏專業的財務知識，有時候會出現各種各樣的錯誤，因此需要與財務人員進行多次溝通，但由于部門之間溝通的方式單一，耽誤了報銷的效率；領導出差也很容易延誤審批，且各部門的管理者不同，對待同一業務的考慮視角不同，這使得業務部門和財務部門可能會耽擱相應的協調時間，不利于提升業務的整體效率。

現代信息處理手段對費用報銷非常重要。傳統的紙質單據必須人工完成，因此傳統的工作方法已經無法適應現代企業的財務管理。例如，當一家企業有大量的退款時，必須收集退款的憑證，但是收集、整理紙質材料需要很長時間，而且效率低下，需要更多的員工進行查找。

（六）預算控制力度不夠

企業在進行年度預算時，應當對費用進行初步審查。但是，企業的預算不足，在工作中缺乏早期監控，預算編制方法缺乏科學依據。而且，各部門制訂的計劃大多是員工和管理者對未來事件的主觀預測，缺乏調查和詳細的數據支持。由于管理人員的主觀預測和分析在項目的未來規劃和預算中起主導作用，只有少數部門根據歷史數據進行統計并科學地制訂計劃。另一種情況是，企業沒有嚴格的報銷制度，工作人員濫用正式發票，并使用以前的發票來補償現在的金額。因此，企業在預算的審核和授權方面是有缺陷的，所以需要相關工作人員對大量賬目進行徹底審核。

四、業財融合的費用報銷流程優化建議

隨著市場經濟的發展，一些規模龐大、交易量大、分支機構眾多的大型集團企業迫切需要將經營核算與財務相結合。根據調查發現，從目前我國建立的財務共享中心的實際運作來看，基本的財務工作依然占用了財務人員大量的時間和精力，而且財務與業務部門的關系也比較松散，導致企業在會計信息和財務數據的采集與報告中存在著嚴重的不完全性和滯后性，讓企業的決策效率受到了很大的影響。

業財融合是指通過優化業務過程，有效地加強業務與財務之間的互聯，注重會計信息的挖掘與分析，既可以很好地服務于企業的業務拓展與運行，還可以為企業的決策提供支撐。從價值的角度來看，財務工作不再是會計人員的工作重心，而會計人員主要是作為戰略顧問的角色，讓企業的領導能夠對業務活動進行準確的計算，并將計算結果反饋給業務人員，這樣既能確保員工工作的科學性，又能為企業決策提供支持。

（一）業務審批與費用報銷一體化

企業需要引入軟件公司的系統，包括財務系統、OA系統、管理系統等。此外，不同企業有不同的管理方法，不同部門對主要財務指標也有不同的關注。企業不同部門的管理者也需要財務部門提供不同的財務報告來做出決策。例如，銷售經理必須了解不同銷售區域相關銷售的情況。另外，業務端、費用報銷和付款是一個全流程閉環，無須多次申請和審批，這樣不僅可以減少企業的申請數量，而且有助于提升企業在市場上的經濟地位。

（二）采用信息化技術自動審核匹配

基于業財融合優化成本報銷流程，采用OCR發票檢測、自動預算等最新信息技術，相關人員通過OCR發票自動識別技術識別發票信息，然后生成發票數據并將其自動與稅務計算系統匹配，以評估發票的有效性和一致性。同時，將企業預算控制數據納入費用報銷體系，使整個財務控制流程由自動預算直到業務結束能夠順利完成。此外，企業使用大數據技術來發現業務問題，目的是最優化地解決問題。目前，大多數企業已經完成了分銷體系的建設，很多企業建立財務共享平臺將先進業務與后臺資金進行緊密結合，以避免企業資本運營風險和財務風險。

（三）會計記賬自動化

在構建兼容性強的財務共享管理平臺時，企業可以提前與軟件供應商協商，并進行對接。因此，企業要想實現這一功能，必須在原有信息系統的基礎上加強信息服務的開發，結合資金報銷、內容轉移等新技術，進一步增加與原有系統模塊的鏈接，還可以幫助員工快速查找報銷的數據。

（四）實施財務預測

企業將傳統財務共享平臺進行整合，將單一的核算結果作為綜合平臺的主要部分，然后對數據進行會計整合、企業治理，實施集中化和標準化管理，相關的工作人員要實施財務預測，保持和加強財務部的控制和分析的專業能力。企業將財務部的工作重點放在數據全面分析和預測上，通過在業務前端建立財務資源，將融資與業務活動相結合。

企業可以在平臺上實施數據交換，從而達到資源的有效利用，還可以建立數據庫連接，通過數據庫共享解決跨部門的問題。另外，相關的工作人員整合財務共享平臺發布的信息，可以把不重要的信息轉換為有用的數據，還可以根據實際情況建立符合企業具體情況的制度。例如，領導者對員工負責的業務進行責任劃分，以明確各部門職責，付款必須在程序開始前進行審查和批準；負責人應確保發票完整一致，堅決拒絕不合理的單據。

（五）費用控制體系的建立

費用控制體系的建立促進了費用報銷制度的改革。電子發票可以保證發票的真實性和電子發票處理、記賬、支付的正確性，不僅可以有效避免員工用非標準的規則來掩蓋發票的問題，同時也能避免檔案管理員在存檔過程中大量使用紙質發票，而且減少企業在人力方面的投入。此外，財務人員必須提供必要的基本信息并保證信息的正確性，這對于驗證和分析數據至關重要，這些信息是作為數據庫進行整合和處理的重要依據，并給管理者的決策提供重要的保障。企業一旦充分了解和收集信息，財務人員將會更加積極地開展工作，對企業經營有更多的了解和全面的控制，并提高企業在市場上的經濟地位。企業的整個費用報銷的速度越來越快，可以有效提高資金的回轉速度，提高工作人員的工作效率。

結 語

綜上所述，在實施財務共享過程中，工作人員要充分利用信息技術和管理手段，不斷完善內部控制體系，建立財務共享服務模式，協助企業實現內部管理目標和整體經營目標。一方面，企業外部環境的快速變化，使得企業不得不適應時代的變化，因此業財融合是企業進行變革的必然選擇，也是提高企業在市場經濟地位的必由之路。另一方面，隨著財務共享的整合，工作人員應將企業的業務和財務共享服務聯系起來，為了更好地實現業務和財務的融合，企業必須改變傳統的管理方法，要接受新的思想觀念。企業要以市場為導向，充分利用各種信息技術，不斷完善信息數據，為企業提供財務數據和重要決策。