新《檔案法》背景下高等學校檔案安全管理體系探究
——基于廣西21所高校的調研

文/桂林理工大學 鄭潔 陳黎 李鑫

2020年6月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱新《檔案法》），并于2021年1月1日起正式施行。新《檔案法》結合當前檔案工作實際情況和檔案信息化建設背景，從檔案實體安全、信息安全和軟、硬件環境安全等方面對檔案的安全管理提出新的法律規范。

一、調研樣本基本情況

本次調研針對新《檔案法》中涉及檔案安全中新增加的內容，設計了《廣西高校檔案安全管理調查問卷》，通過發放網絡調查問卷的方式收集匯總了包括廣西大學、桂林電子科技大學、廣西師范大學等在內的廣西21所高等院校綜合檔案館的基本情況。問卷的填寫均由各高校檔案館（室）專職檔案員完成，收集到的數據真實、準確，基本代表了廣西高校檔案館的整體情況，調研結果具有普遍性、代表性。

二、調研的結果與分析

（一）檔案館基礎設施配備情況。針對新《檔案法》第十九條“配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備”等有關規定，廣西高校中有81%的檔案館配置了防磁柜、57%的檔案館配置了保密柜，用于保存光盤、涉密檔案等，這兩種設施的配置相對較多；約32%的高校配置了消防報警滅火系統、庫房監控系統、漏水報警系統和溫濕度檢測調控系統；僅有不到8%的高校配置了防靜電地板、驅鼠探測系統等防護措施。

（二）檔案館安全管理制度出臺情況。針對新《檔案法》中“建立健全檔案安全工作機制，加強檔案安全風險管理，提高檔案安全應急處置能力”“與符合條件的檔案服務企業簽訂委托協議”“受托方應當建立檔案服務管理制度，遵守有關安全保密規定”“對接收的電子檔案進行檢測”等方面的要求，問卷在制度建設方面進行了調研。其中約29%的高校在電子檔案歸檔和移交方面制訂了管理制度；約10%的高校在檔案數字化建設、檔案數字化外包等方面制訂了有關規范；約76%的高校制訂了應急管理辦法；約43%的高校制訂了安全管理責任制度；不到15%的高校制訂了涉密檔案相關的管理制度。

圖1 基礎設施配備情況

圖2 各類規范、制度文件制訂情況

圖3 定期組織檔案員參加檔案業務繼續教育等培訓情況

圖4 近五年內檔案員參加保密知識培訓情況

圖5 設置獨立的檔案業務經費情況

（三）檔案工作人員繼續教育情況。新《檔案法》對檔案工作人員的業務素質提出了新的要求，督促各級各類檔案館加強檔案員的業務學習和人才隊伍建設，切實提高檔案安全管理能力。針對這一問題，問卷調研了有關高校檔案人員參加檔案業務繼續教育培訓的情況，尤其重點調研了參加保密知識培訓的情況。廣西高校普遍較為重視檔案人員業務能力的提升，所有被調研的高校均定期組織檔案人員參加檔案業務繼續教育培訓，其中近五年內有76%的高校檔案人員參加了保密知識培訓。

（四）檔案工作專項經費情況。經費保障雖未列入新《檔案法》，但充足的經費可以為高校檔案館的軟、硬件設施設備的購置，以及檔案人員安全管理能力的提升提供有力支持。因此問卷設計了一項針對各高校檔案工作專項經費的調研。調查結果顯示，有28%的高校未設置檔案工作專項經費，其余設置了專項經費的高校金額多為10萬元以內，僅有個別高校有20～40萬元經費不等。

三、存在的問題

（一）檔案館基礎設施配備不全面。新《檔案法》在2016年修正的《檔案法》基礎上，將原有的“配置必要的設施”擴充為“按照國家有關規定配置適宜檔案保存的庫房和必要的設施、設備”，對檔案的保存環境提出了新的要求。然而，從調研數據中可以看到，在調研的21所高校中，有3所高校并不具備最基礎的保存條件，既沒有可以存放光盤等介質的防磁柜，也沒有防盜監控、消防報警滅火系統等符合“八防”要求的監控設施，安全隱患十分嚴重。其余18所高校中，僅有廣西大學一所學校配置了全部設施設備，另外17所高校均是零星配置一些設施設備，可見基礎設施配置不足是廣西高校檔案館普遍存在的問題。

（二）檔案館安全管理制度建設不到位。安全管理制度是檔案工作的重要制度規范，是檔案工作安全開展的制度保障。本次調研的21所高校中，有4所高校并未出臺電子檔案管理、數字化建設、安全應急管理等方面的制度，存在嚴重的制度漏洞。其余17所高校中，電子檔案歸檔和移交、檔案數字化建設、檔案數字化外包規范、涉密檔案管理等制度的出臺率均不到50%，僅有《突發事件應急管理辦法》的出臺率相對較高，達到了80%。由此可見，廣西高校在檔案安全管理制度建設方面比較薄弱。

（三）對涉密檔案管理的重視程度較低。檔案人員業務素養的高低決定了檔案管理的效果。從調研結果來看，參與調研的21所高校每年都為檔案人員安排了檔案業務繼續教育。由此可見，各高校對檔案業務素養的提升均比較重視。但根據近五年參加保密培訓的情況看，僅有5所高校在近五年的時間里全員參加過保密培訓，有11所高校近五年只有將近一半的人員參加過保密培訓，另外5所高校在近五年無一人參加保密培訓。同時，根據調研結果顯示，有8所高校沒有指定專門負責涉密檔案的人員，涉密檔案存在無人監管的安全隱患。由此可見，大部分高校雖然重視檔案業務素養的提升，但忽略了對涉密檔案的管理以及對檔案人員保密意識的提升。

（四）檔案業務經費保障不足。檔案工作的開展離不開經費保障。在被調研的高校中，有6所高校沒有專屬于檔案業務的經費，日常辦公用品、檔案盒等的采購需要從其他經費里申請，這給檔案工作的開展帶來極大不便。其余15所有檔案業務經費的高校中，有11所每年經費在10萬元以下，能夠基本保障檔案工作的正常開展。廣西師范大學、廣西大學、北部灣大學和桂林學院四所高校的檔案業務經費較為充足，分別為每年40萬元、30萬元、20萬元和16萬元。從檔案管理系統的使用方面可以看出，經費充足的高校大都購買了專業的檔案管理系統，并配置了單獨的服務器，而經費較少的高校基本使用的都是免費版的廣西區檔案綜合管理系統GD2000或GD2016，該系統管理功能較簡單，安全性較低，影響了檔案館信息化建設的進度和檔案安全管理水平。

四、對于廣西高校檔案館安全管理的思考

（一）增配設施設備，打好檔案管理基礎。工欲善其事，必先利其器。要想做好檔案安全管理工作，必然離不開專業的檔案安全管理設施設備。針對目前廣西高校檔案館的現狀，各高校之間存在差異，因此不能說全部高校都要增加何種設施設備，而是應該循序漸進，因地制宜。首先，部分基礎設施配置較薄弱的高校應當配備保險柜、防磁柜等最基礎的檔案存放工具，保證檔案存放的安全性；在存放條件有了保障之后，再配備庫房監控系統、消防滅火報警系統、漏水報警系統等一系列智能安防系統，保障檔案存放及使用環境的安全性；在存放和環境都有了保障后，根據學校具體情況配備防靜電地板、氣體滅火系統、溫濕度一體化測控系統、驅鼠探測系統等防護措施，從多種維度確保廣西高校檔案館的檔案安全。

（二）建立制度體系，保障檔案安全管理。高校的檔案館并不是一個獨立的存在，而是高校日常運作中的一環，是高校重要的職能部門之一。因此高校檔案館的安全管理并不僅僅依靠檔案館自身，而是需要從學校的高度布局。由校辦、保衛處、人事處、組織部、學工部、研究生院以及其他二級部門、二級學院之間共同配合，確保高校檔案管理工作的安全開展。這就需要建立一套適合高校的檔案安全管理制度體系，從學校統籌規劃、檔案館依法依規開展落實、全校各級部門全力配合三個方向，將檔案安全管理制度建設到位，全面、科學、合理地指導檔案安全管理工作。首先，高校應制訂本校《檔案安全管理責任制度》，從校領導和二級部門、二級學院兩個層面將檔案安全責任落實到人。其次，結合本校檔案工作實際，制訂《電子檔案安全管理辦法》《實體檔案安全管理辦法》《檔案保密審查制度》等，對本校各部門、各學院的檔案收集、管理工作進行規范。最后，高校檔案館應出臺《突發事件應急管理辦法》《災害防治管理辦法》《檔案信息發布審查制度》《涉密檔案管理規范》《檔案數字化工作管理規范》《檔案數字化外包安全管理制度》等具體業務操作類規范制度，全方位多角度地對檔案管理工作進行指導，切實加強高校檔案館的安全規范管理和檔案的安全高效利用。

（三）提高保密意識，重視涉密檔案安全。高校檔案館大都存有各級政府、機構普發的涉密檔案，這些檔案主要涉及國家政治、經濟、文化、教育、科技、民族、安全等方面的諸多內容。此類檔案在歸檔前由各高校機要人員專職負責管理使用，一般不會出現失、泄密情況，但歸檔后如未安排專人管理，或者未能同普通檔案加以區別存檔，則極易發生丟失、泄密等情況，嚴重者會給國家安全帶來極大的風險。因此，高校應當注重涉密檔案的安全管理，防止出現因保密意識不強、涉密檔案監管不到位而導致的檔案安全事故。對于高校來說，需做好如下工作：一是要加強對檔案館館員的保密教育，將保密教育列入館員每年的學習計劃，并定期召開專題學習會議，學習保密法規、涉密檔案管理辦法等法規條例，分析失、泄密案例，開展總體國家安全觀宣傳教育等，強化館員的保密意識；二是指定專人負責涉密檔案，使涉密檔案的管理和使用更加規范；三是建立健全檔案解密審核機制，對已經達到或超過保密年限的檔案應當盡快解密。

（四）提供經費支持，保障檔案業務的開展。檔案工作的開展離不開經費的支持，無論是日常辦公耗材的添置，還是檔案盒的印刷，都需要有經費作為保障。尤其在檔案信息化建設如火如荼開展的今天，專用的軟、硬件設施設備、檔案管理系統等都是檔案信息化建設中不可或缺的工具。此外，檔案數字化工作的開展也需要有足夠的經費，檔案數字化外包服務等需要經費作為支撐。因此，經費是檔案工作順利開展的重要保障，經費的充足與否決定了檔案工作的整體水平。

經費保障應當從教育主管部門、高校、檔案館三個方面落實。首先，應由教育部、廣西教育廳、廣西檔案局等主管部門制訂長期的高校檔案館建設規劃，并將檔案館建設經費標準納入規劃當中，從制度的角度確保經費落實到位。其次，由各高校根據自身情況，結合上級文件精神對檔案館給予專項撥款，保障檔案館經費落實到位，同時由分管校領導、檔案館館長、財務處處長、紀委副書記、督查室主任等擔任檔案館建設領導小組成員，對檔案館的建設進行監督檢查。最后，檔案館結合每年工作計劃，制訂當年的經費使用方案，并將任務落實到人，確保經費的使用與檔案館建設工作的順利開展。

五、結語

高校檔案館雖然不如國家級、省市級檔案館綜合服務性強，但因為高校具有教育、科研等功能，每年產生大量的教學、科研、財務、基建、人事等方面的檔案，校內師生、畢業生以及社會人士對高校檔案的需求與日俱增。在新《檔案法》明確“檔案擴大對社會開放程度”的大背景下，高校檔案館的安全管理不單能夠為師生群眾提供更加安全可靠的服務，也能夠展示一所高校的綜合水平。因此，高等教育主管部門以及高校領導應該提高對高校檔案館安全管理的重視，從保障基礎設施配備、規范制度建設、加強人才隊伍建設和提供經費支持等方面不斷提高檔案館安全管理水平。