高校學生檔案材料歸檔問題研究

文/北京科技大學 高陽 趙君怡

學生檔案是記錄和反映個人學歷、學習成績、思想品德表現，以個人為單位組合后以備查考的文件材料。學生檔案是學生畢業參加工作后，辦理轉正定級、申請落戶、職稱評定、人事調動、社保繳納等事項的直接依據，是用人單位全面了解和選拔人才的重要參考，是干部人事檔案的前身，干部人事檔案建立的基礎。在干部人事檔案專項核查工作中，發現的諸如入團志愿書出生日期涂改、學歷學位材料不齊全、獲獎事項只有記錄無支撐材料等問題，根源在于學生檔案材料歸檔工作不完善，不能反映學生的綜合發展面貌，直接影響學生就業，間接影響檔案的嚴肅性。

一、學生檔案歸檔材料存在的問題

（一）檔案材料不完整。1.高考材料。網絡招生以后，部分省市明確提出不提供紙質的高考報名登記表、高校招生志愿表、高校招生體檢表等，而是由各高校招生部門自行從系統中打印，這一舉措了造成學生檔案中高考信息缺失。2.黨團材料。黨團材料是人事檔案的一部分，目前學生黨員材料與人事檔案分離的現象越來越多，比如黨員材料隨組織關系存放在社區黨委，人事檔案則在人才服務中心，甚至因為組織關系接轉需要再復印一套入黨材料。一些組織機構不具備單獨保管黨員材料的條件，黨員材料的安全性無法保障。新版《流動人員人事檔案管理服務規定》要求：“檔案管理服務機構提供黨員組織關系接轉服務。”為黨員材料與人事檔案統一保管提供了制度保障。據不完全統計，入團志愿書缺失的比例高達30%，但在干部人事檔案專項審核工作中，入團志愿書作為認定核對出生時間的最先最早材料，十分重要。3.獲獎材料。學生在畢業求職時普遍會把自己的簡歷寫得特別光鮮，列舉諸多的獲獎情況、卓越的實踐操作能力等優秀表現，但是學生檔案的材料內容以傳統的畢業生登記表、成績單等為主，在政治品德、綜合素質、學術評鑒和科研獲獎等方面的文件材料相對缺乏。特別是用人單位政審查閱檔案時，發現部分關鍵材料不齊全，進而延誤就業手續的辦理。4.學籍材料。學籍材料是學生檔案的重要組成部分，以成績單和學位材料為主，學生登記表和報考登記表歸檔工作不太樂觀。近年來，我校檔案館補充學生登記表的查檔需求逐漸增加。具有出國（境）留學經歷的學生，國外學習經歷及學歷學位認定材料缺失嚴重。5.檔案轉遞通知單。在經濟社會飛速發展、人才流動頻繁、社會保險工作不斷規范的形勢下，檔案轉遞通知單的憑證作用日益增大，尤其是有過工作經歷的學生，身份的改變是核對工作經歷、社保繳納記錄的重要依據，實際工作中，有許多即將退休的人員來檔案館查找工作調動介紹信或者檔案轉遞通知單。另有部分參加過工作的碩博研究生，入學前檔案不轉至學校，畢業后形成兩份檔案，導致合并困難或遺失。

（二）檔案材料規范性差。1.用紙不規范。人事檔案材料采用國際標準A4紙已基本成為共識，但是學生檔案材料用紙目前仍存在大小不一的情況，例如成績單有A3、A4、B4、B5等各種紙張規格，有的頁邊距很小，大大增加了檔案整理工作中對材料技術加工的難度。高考成績以小紙條方式粘貼在檔案袋上，非常容易掉落丟失，高中畢業生登記表普遍是16開用紙。2.名稱不規范。學歷學位材料名稱五花八門，在干部人事檔案專項審核工作中給查檔人員造成了諸多困擾，例如高中階段的材料有普通高中發展報告、高中畢業生登記表、中學學籍檔案等多個名稱。據了解，2004年實施新課改后，山東省普通高中畢業生的畢業檔案，由“山東省普通高中學生畢業登記表”，改為“山東省普通高中學生發展報告”。2017年，山東省實行新高考綜合改革，山東省普通高中學生畢業檔案由“山東省普通高中學生發展報告”，更改為“山東省普通高中學生綜合素質檔案”，名稱還在不斷變化中。3.形式不規范。各高校沒有使用統一的制式表格，往往“各自為政”，造成學歷學位材料規格不同，內容相異。歸檔方式方面，約90%高校的學歷學位材料依舊是傳統按件歸檔的方式，每個學習階段形成若干份單獨的登記表，部分高校如清華大學、北京師范大學做到了畢業材料按卷成套歸檔，包括卷皮、卷內目錄、歸檔文件，排列有序，內容清晰明確。

（三）材料歸檔工作嚴謹性不足。1.歸檔范圍不明確。學生檔案材料歸檔范圍一直參考干部人事檔案的相關規定，但是《干部人事檔案材料收集歸檔規定》中關于學生檔案材料的歸檔范圍并不明確，學生檔案沒有統一的歸檔標準，各個學校歸檔材料差異非常大。實際的學生檔案中材料內容紛繁復雜，例如學位論文、團員證、試卷、報考過程記錄、論文答辯審核情況、發展黨員的表決票、學生學年小結表、復試表、各類報刊發表的論文、無法認定真偽的榮譽證書復印件，還有各類無重要信息內容的信封等，材料用紙量巨大，不僅不利于低碳環保，同時增加了整理和轉遞的成本。2.歸檔手續不完備。比如獲獎證書復印件沒有組織公章，《干部人事檔案材料收集歸檔規定》要求：“證書、證件等特殊情況需用復印件存檔的，必須注明復制時間，并加蓋材料制作單位公章或干部人事關系所在單位組織（人事）部門公章。”部分材料如畢業生登記表沒有本人簽名、形成日期或是學生主管部門的公章，因畢業生登記表要素不合格，我校檔案館每年都收到用人單位退回的學生檔案。甚至部分學生檔案內容有粘貼、涂改現象，還有空白的入團志愿書歸入人事檔案。此外，歸檔工作沒有交接清單，零散移交一兩份材料，日后因核實是否歸檔推諉扯皮現象時有發生。3.歸檔不及時。在畢業生檔案轉出核查整理工作中，時常出現入黨材料、獲獎材料、學位授予材料缺失的問題，甚至有新生檔案遲遲不進檔案館保存，導致轉出的檔案不齊全完整。《干部人事檔案工作條例》規定：“材料形成部門在材料形成后1個月內主動向相應的干部人事檔案工作機構移交。”學生檔案材料按照入學、評獎評優、畢業及教學計劃等事項都是有時間節點的，且受就業落戶、政審查檔等工作時限的限制，應在文件辦理完畢后及時歸檔，比如北京交通大學規定：“黨員材料應在辦理完轉正手續后一周內辦理歸檔。”

二、對策建議

（一）教育主管部門制定綱領性文件從根源上規范學生檔案管理工作。目前僅有部分學校出臺了學生檔案管理的規章辦法，如《武漢理工大學研究生檔案管理規定》《南京農業大學學生檔案管理規定》。鑒于2008年《高等學校檔案管理辦法》中關于“學生類”的提法非常不明確，“其歸檔范圍與教學類、科研類、黨群類、行政類等類別的檔案相比，顯得不協調。因為其他類別的檔案是由高校檔案管理部門收集、保管和利用，而學生類檔案是歸檔隨人走，最終要轉遞到學生就業單位或人才市場。顯然，學生類檔案應該單獨制定管理辦法。”呼吁教育主管部門組織各學校共同商討、確定學生檔案材料歸檔范圍，可包括必備項（如成績單、學位材料等）和可選項（體現學校辦學特色的材料），固定格式和可選格式，對于重要的學生檔案材料采用統一固定格式。加強學術成果、科研能力、心理狀況、誠實守信及評獎評優等方面材料的多樣化收集，并根據學生管理及就業工作需要不斷充實完善。制定《高校學生檔案管理辦法》，細化檔案材料收集歸檔規定，推進學生檔案材料歸檔工作的規范化、制度化、科學化，確保檔案材料的完整齊全、真實可靠。

（二）各級各類學校領導和有關部門應重視學生檔案規范性建設。一是學生檔案材料形成部門（如學生處、研究生院、學院等）要嚴肅對待學生檔案工作，組織學生規范填寫檔案材料，確保檔案材料形成的真實性、規范性。爭取領導支持，將學生檔案工作納入高校部門考核體系中，對檔案材料歸檔工作的職責分工、歸檔方式、檢查標準、時間節點進行規定。二是學生檔案管理部門通過開設公選課、舉辦檔案知識講座等宣傳相關法律法規和規章制度，增強學生檔案意識，暢通材料歸檔渠道，確保中小學、本科、研究生各個階段材料收集齊全，畢業后按照相關政策落實好檔案存放地，避免“棄檔”“死檔”現象發生，影響就業、升學、提職等。三是開展學生檔案數字化掃描工作。據了解，僅有少數學校（如北京師范大學）已經啟動。在現行“檔隨人走”的制度下，學校培養的優秀人才，例如知名校友的人事檔案畢業轉出后便不能再查閱。實現學生檔案的信息化、數字化，不僅方便管理和利用，也實現了長期保存。開發學生檔案管理系統，使學生檔案管理的材料接收、查閱利用、檔案轉遞、數據分析與統計等業務流程網絡化，優化網站和掌上平臺建設，提升學生檔案信息的查找效率，創造便捷化、人性化的服務體驗。

學生檔案是高校與社會聯系的紐帶，從檔案學的前端控制原則角度出發，為實現干部人事檔案材料的完整性和嚴肅性，有必要從源頭規范學生檔案工作，確保學生檔案材料歸檔真實、全面、及時、規范，使學生檔案為維護個人合法權益和拓寬職業發展道路等方面提供有力支撐，也為國家積累人才資源。