新時代國有企業辦公室行政管理工作提質增效研究

文/中交一公局西南工程有限公司 張琴

一、國有企業辦公室行政管理工作主要職能定位

（一）綜合協調職能。辦公室是國有企業的綜合管理部門，是承上啟下、內外溝通、協調左右、聯系四面八方的樞紐。對內而言：企業辦公室在行政管理工作方面起著重要的橋梁作用，對上負責協調主管領導及各分管領導工作的部署，同級負責各部室間工作的左右協調，對下負責各項工作的傳達，保證企業的各項工作有序開展，同時具有將基層問題反饋給上級領導的反向協調職能。對外而言：辦公室代表著企業的形象，需要有效與上級、外部單位進行業務溝通、工作協調。

（二）文化建設職能。國有企業文化建設是辦公室的一項主要職能。企業文化彰顯企業價值觀和發展方向，是企業發展的動力，也是企業競爭力的有力體現。辦公室作為企業文化建設、策劃的執行機構，要通過自身的專業能力，建立符合企業發展要求的企業文化，并在企業發展過程中不斷完善。

（三）戰略引領職能。新時代，為適應企業發展要求，部分國有企業將戰略發展部并入辦公室，賦予了辦公室新的職能。企業的戰略發展是企業發展的行動指南，決定著企業中長期發展規劃，對企業未來發展具有決定性因素。辦公室職能的增加，對辦公室工作提出了更高的要求。

（四）服務保障職能。辦公室的服務保障職能不僅限于最初的接人待客、辦文辦會、管理資產、車輛調配等日常保障，更要著眼于滿足企業層面的重大保障職能，如涉及對外的重大儀式、重大活動、重大檢查、重要接待以及重大會議的服務及保障。

（五）督察督辦職能。企業高效運轉需上傳下達、令行禁止。企業的各項制度規范了企業的運轉，制度執行的效果在于督察督辦，督察督辦工作的開展能夠促進企業良性發展；企業的各類會議做出的重大決策事項、重大部署是否執行落實到位，同樣需要督察督辦來推動。辦公室督察督辦職能的發揮對企業建立務實的工作作風起到了重要作用。

（六）法人治理職能。在國企改革行動中，公司治理機制的建立更加符合新時代國有企業發展要求，企業黨委會、股東會、董事會、監事會等協調運轉也劃歸辦公室的行政管理中，辦公室肩負著公司的治理職能，進入“大行政管理”時代，真正成了國有企業不可或缺的“神經中樞”。

二、國有企業辦公室行政管理工作提質增效的內涵

（一）理論層面。提質增效從概念理解是指提高質量、增加效率，也就是高質量發展。習近平總書記在黨的二十大報告中明確指出“加快構建新發展格局，著力推動高質量發展”，并對國有企業改革發展提出要求。要使國有企業真正成為有活力、有較強競爭力和抗風險能力的市場主體，就要確保企業的高質量發展。辦公室作為國有企業的重要部門，在行政管理工作中更要做到提質增效，帶動企業的管理提升工作走向縱深。

（二）實踐層面。新時代，國有企業辦公室行政管理工作提質增效工作不僅是理論的，更是實踐的。在國有企業改革過程中，辦公室行政工作職能增加，這就需要從業人員轉變思路，腳踏實地提升工作水平，以適應改革發展的要求。因此需要不斷學習，發揚斗爭精神，敢于大膽嘗試，確保辦公室行政工作緊跟改革發展步伐。

三、國有企業辦公室行政管理工作提質增效的必要性

（一）國有企業改革的必然需求。國有企業辦公室行政工作的原有管理模式是在一定歷史條件下形成的，已經不能適應新發展的要求。要想使辦公室行政工作滿足國企改革需要，就要辯證地理解辦公室提質增效工作，要與時俱進，破舊立新，以點帶面推動辦公室行政工作高效發展。

（二）國有企業發展的內在需要。國有企業在發展過程中由過去的粗放型管理逐步轉向精細化管理，發展理念不斷提升。管理者由過去的被動式管理逐步轉變思維方式，積極主動尋找發展思路，追求更加高效、高質量的管理模式，理念發生變化，方法得到改進，以革新思維保證企業在激烈的市場競爭中健康發展。發展需要刀刃向內，辦公室的行政管理提質增效工作也需要提上日程，這是企業發展的內在要求。

四、國有企業辦公室行政管理工作存在的問題

（一）管理理念落后。這是有一定歷史原因的。部分企業對辦公室職能的定位不準確，領導者不重視辦公室行政工作，即“輕辦公室，重生產經營”。同時，辦公室自身不重視自我發展，沒有革新理念，行政管理水平可想而知。種種因素疊加，達不到提質增效的效果，影響企業發展。

（二）管理制度不健全。部分國有企業辦公室管理存在制度漏洞，辦公室行政工作效率有待提升。例如工作流程不規范，工作推動慢；落實標準低，執行走樣。這些問題的存在歸根到底是制度不健全制約了辦公室行政管理的工作效率。另外，內控管理不規范，導致問題頻出。內控管理對企業辦公室行政工作至關重要，規范的內控管理可以促進制度的合規執行。可見，沒有科學有效的管理制度，沒有規范合規的內控管理，就無法促進辦公室行政管理工作的提質增效。

（三）機構編制不科學。企業在滿足上級單位規定的編制情況下進行自我分配，受企業重視的部門可以得到充分的編制安排；反之，則會縮減人員編制，甚至降低人員編制的配置標準。部分國有企業仍延續以前的觀念，對辦公室行政管理人員的配置縮編、降準，導致辦公室行政管理人員不足，素質不達標，職責分工不明確，工作難以推動，這樣會直接影響企業自身的發展，得不償失。

（四）人才隊伍儲備不足。新時代，國有企業行政辦公室職能逐漸增加，行政管理人員的配置結構單一，人員缺乏流動機會、知識水平不高，高素質人才儲備不足，培訓不到位，不能滿足企業發展要求。如當前部分企業辦公室行政管理人員寫作水平低，不懂戰略研究，不能勝任公司治理工作，人員綜合業務水平有待進一步提高，建設高學歷、高素質、高能力的綜合辦公室人才隊伍任重道遠。

（五）信息化程度不高。辦公室信息化建設缺乏標準的制度、流程，部分企業行政管理工作還停留在原始、繁冗的低效模式，缺乏信息化平臺的支撐，缺乏大數據的支撐。因此，進一步借助信息化手段提升辦公室工作質量迫在眉睫，也是提質增效工作的必經路徑。

（六）精細化管理不到位。國有企業行政管理工作提質增效的關鍵因素就是精細化管理，要破除粗放式管理的弊病，方能達到精細化管理的效果。部分企業辦公室行政管理存在隨意性，不能厘清管理各個環節的制約因素，管理者思路不清晰，辦公室行政工作定位不清晰，以上種種因素制約了辦公室行政工作的精細化管理。

五、國有企業辦公室行政管理工作提質增效路徑

（一）樹立先進的管理理念。目前，我國國有企業正處于改革的關鍵時期。首先，國有企業領導人員要學習先進的管理理論、新政策，準確領航把舵，這是轉變管理理念的前提。其次，要學習優秀單位的先進管理方法，對標對表，分析自身的不足，取長補短。最后，要對辦公室行政管理工作進行重新審視，研究辦公室行政管理工作的改革方案，以適應新時代改革發展要求。辦公室行政管理人員要準確對自身職責進行重新定位，不能拘泥于服務保障職能，要適應企業發展需要，時刻進行變革。

（二）加強完善制度建設。具體從以下幾方面著手：首先，要建立與新時代相適應的管理制度。通過制度的執行，對人員進行約束，對流程進行規范，做到制度管人管事。如針對會議及商務接待工作，要制定標準化、流程化手冊，嚴格按照流程制度執行，做到熱情、周到、節約、保密、把握關鍵的原則。其次，通過制度規范人員的職責分工。如辦公室部門職責，辦公室主任、董事會秘書崗、政工崗、政策研究崗、企業文化崗、文書崗、后勤崗職責都要適應新的工作要求。通過責任層層分解，落實到個人，并建立完善的績效考核制度，獎優懲劣。最后，完善內控制度。要結合管理中的薄弱環節有針對性地進行內控監督，降低工作中出現問題的概率；要加強內控評價體系的建設工作，對不相容崗位加強管理，對部門間工作交叉進行規范，促進辦公室行政管理工作提質增效。

（三）建立健全組織機構。要在滿足上級單位規定的編制前提下合理進行分配。一是強化認識，轉變觀念，根據新時代辦公室行政工作的要求，加強對辦公室行政管理人員的配置力度。二是在滿足編制數量的前提下，提高人員配置的標準，滿足質量要求，而非簡單湊人數。三是部門設置橫向要全面，縱向要匹配。如國有企業機關機構或部門設置要服務管理職能，并與上級單位機構設置對應，同時要指導下級單位機構設置滿足管理要求，滿足管理指令上下貫通，避免出現扯皮現象或管理漏洞。

（四）加大人才引進力度。按照習近平總書記在全國組織工作會議上提出的新時期好干部的標準，統籌辦公室行政人才管理，加快辦公室人才引進和培養，注重結合企業發展實際需要引進綜合型人才。要建立健全人才培養機制和人才交流機制，全方位培養、用好辦公室綜合管理人才，堅持“以事選人、以崗選人”，加強辦公室青年人才競聘機制，優先使用品行好、業績突出、作風優良的年輕人。協調組織開展各類辦公室技能競賽、業務培訓，爭取培養更多綜合型人才，為企業儲備更多中堅力量。

（五）提高信息化建設水平。一是完善OA公文系統運行，認真做好公文網上交換、處理、歸檔和查閱等工作的信息化應用，建立和完善信息上網制度，建立基礎數據庫和重要信息資源庫。二是加強電子印章管理，完善電子公文制作、印發、傳遞、使用、保存、銷毀過程中的安全工作。三是推廣行政辦公固定資產信息化管理。搭建好行政辦公固定資產信息化平臺，堅持統一領導、分級管理、責任到人的原則，從而實現辦公用品高效、節約。

（六）加強精細化管理力度。一是要加強收發文管理，落實文秘人員責任。貫徹落實公文處理流程制度，細化文秘崗位責任，執行文秘考核管理的相關要求，將考核結果納入績效考核加、減分項，進一步規范文件處理流程，提高公文處理工作質量和效率。二是規范檔案管理。認真貫徹執行《檔案管理辦法》，建設好公司檔案室，對相關責任人及檔案管理人員加強檔案制度的宣貫培訓，認真履行本單位各項檔案管理規章制度。三是辦公室要根據新要求學習公司治理的相關政策，要熟悉黨委會、股東會、董事會、監事會的運作機制，厘清相互間的職責，做到公司治理依法合規。四是厘清工作分工，細化工作職能。從綜合協調、戰略研究、黨委工作、督查督辦、信息化建設、固定資產管理、公文處理、檔案管理、會務接待等方面，逐項精細化各項工作，形成先進的管理理念，不斷提升管理水平。

六、結語

新時代，企業辦公室行政工作發揮著越來越重要的作用，需要從業人員緊跟國有企業改革發展的步伐，運用辯證、系統、創新思維研究辦公室行政管理工作，開啟新模式、提升新能力。同時，對標同行業辦公室先進的管理理念、制度、流程、文化，并結合企業實際，制定切實可行的提升舉措，推動辦公室行政管理各項工作提質增效，助力企業高質量發展。