淺談檔案“數據賦能”

文/寧德市公安局文職人員服務中心 陳妃

2010年以來，寧德市公安局按照福建省公安廳檔案工作的部署要求，在全市開展“全省公安檔案管理示范單位”創建活動。截至2018年底，全市共11個縣級公安局和109個基層派出所檔案工作達到“全省公安檔案管理示范單位”考評驗收，通過率達75%。通過規范化、標準化和信息化建設，寧德市公安機關已經形成了數量龐大的檔案數據庫，蘊含著豐富的檔案信息資源。面對新形勢、新任務、新挑戰，公安檔案部門如何順應“數據賦能”行動要求，充分利用檔案數字化建設成果，最大限度地發揮檔案數據服務公安中心工作和現實斗爭的作用？筆者結合寧德市公安檔案工作實際，談一些粗淺的看法。

一、檔案“數據賦能”的重要性

“數據賦能”，顧名思義，就是通過大數據、云計算等信息化手段，有效地整合利用各類數據資源，最大限度地發揮數據的效能。2020年6月，福建省檔案局、福建省公安廳聯合發文，從2020年至2024年，在全省公安機關組織開展創建數字檔案室活動，旨在提升全省公安機關檔案服務中心工作的能力水平，構建起適應新時代發展需求的公安數字檔案室集群和數字檔案資源共享體系，推動全省公安檔案事業跨越發展。2019年8月，寧德市公安局開啟庫藏檔案數字化加工外包服務類采購項目招投標工作，招標金額196萬元。2019年11月，該項目正式進入施工階段，并于2021年12月完成竣工驗收。2020年7月，寧德市公安局率先在全省公安機關開展創建數字檔案室活動，專門印發了《寧德市公安機關數字檔案室建設發展規劃》，成立了數字檔案室建設工作領導小組和工作專班，在人、財、物等方面給予一定傾斜，有計劃、有步驟地推進數字檔案室創建工作。

（一）檔案信息化建設意識不斷增強。隨著大數據、云計算等信息技術的發展，社會信息化建設進程不斷加快，信息化已成為推動工作的必然趨勢。各級公安機關領導充分認識到信息化建設的重要性，不斷加大對信息化建設的投入，積極推進智慧警務、警務云建設等數據賦能行動，信息化已經成為推動公安發展的主引擎。在此過程中，各級公安機關檔案部門領導也高度重視檔案信息化建設，檔案民警的信息化建設意識不斷增強，公安檔案工作也邁上信息化建設的快車道，成為推動公安檔案工作轉型發展的重要載體。寧德市公安局庫藏檔案數字化加工外包項目就是領導高度重視檔案信息化建設的很好例證。

（二）檔案信息化建設機制不斷健全。近年來，為推動檔案信息化建設，實現檔案“數據賦能”，公安部檔案局、福建省公安廳先后出臺了一系列關于檔案信息化、數字檔案室建設的規范、制度、方案和評價辦法，對公安檔案信息化建設的組織與保障、軟硬件基礎設施、檔案數字化建設以及相關工作考核等方面作出了明確規定和要求，為公安檔案信息化建設的深入推進、檔案“數據賦能”攻堅行動的順利開展提供了強有力的機制保障。

（三）檔案信息化建設成果不斷涌現。隨著檔案信息化建設的深入推進，檔案“數據賦能”行動已初見成效。目前，寧德全市公安檔案數據庫已匯聚2112.89萬余條目錄數據及近1096.69萬余件電子文件，實現了檔案系統與OA系統、執法辦案系統、出入境管理系統、戶籍管理系統、監所管理系統的無縫對接，將檔案數據及時進行推送，為信息研判和打擊違法犯罪提供了快捷高效的服務。同時，公安檔案管理工作依托檔案信息系統，推廣戶籍檔案就近在線查詢服務，解決了群眾的燃眉之急，贏得了百姓的廣泛贊譽，凡此種種，都是檔案“數據賦能”在實際應用中的價值體現。應該說，檔案信息化建設是實現檔案“數據賦能”的前提和保障，檔案“數據賦能”是檔案信息化建設的目的和歸宿。

二、檔案“數據賦能”的制約因素

（一）系統建設各自為戰，缺乏統籌規劃。就目前福建公安檔案信息系統運行情況來看，公安檔案信息管理系統還是一個相對孤立的系統，雖然已經實現了全省一級建庫和集中管理模式，較之前各自為政的狀況有了較大改進，也與其他系統平臺進行了一些對接，但沒有真正將檔案管理系統建設和各類業務信息系統建設進行統籌考慮，未建立統一標準、統一規范、具有良好系統兼容性的數據庫，未全面實現信息數據的互聯互通與數據共享。

（二）檔案數據資源質量有待提升。經過多年的信息化建設，目前公安檔案信息系統已匯聚了大量數據，但從每年的檔案質量檢查情況來看，數據質量還存在一些問題，如數據錄入錯誤，重要字段錄入不完整、不規范，電子文件掛接不準確，掃描文件缺頁、漏頁和可讀性差等。另外，由于某些重要字段（如身份證號碼等）的漏錄，造成與實戰平臺對接上的困難，嚴重影響檔案“數據賦能”行動的順利開展。

（三）檔案服務應用能力仍需強化。檔案“數據賦能”行動就是要充分利用信息化手段，拓寬檔案服務利用外延，提高檔案服務利用的效率和水平。但從目前情況來看，由于檔案數據資源不全面、沒有真正推送到警務云端、檔案宣傳力度不夠深入等原因，檔案信息資源并沒有得到充分地發掘應用，主要利用方式還是停留在一般被動的、應付式查詢。

（四）專業人才有待補充。“數據賦能”是建立在大數據、云計算、物聯網等先進信息技術的基礎之上，對檔案專業人才的信息化水平有一定的要求，而目前公安檔案部門既懂公安檔案業務又掌握信息技術的專業人才嚴重缺乏。面對信息化建設的日新月異，公安檔案部門專業人才亟待補充。

三、檔案“數據賦能”的制約因素應對措施

（一）增強檔案“數據賦能”攻堅行動的責任感和緊迫感。“數據賦能”是牽引帶動智慧警務建設提檔升級的“一號工程”，也是促進警務機制深刻變革和公安工作動能轉換的關鍵性工程。檔案工作作為基礎性、保障性工作，只有順應大勢，積極投入“數據賦能”攻堅行動，才能跟上信息化發展的潮流，推動檔案工作的轉型發展。因此，各級公安檔案部門要充分認識到“數據賦能”的重大意義，切實提高思想認識，強化組織領導，加大經費投入，全力開展檔案“數據賦能”攻堅行動，真正把檔案中蘊含的豐富的信息資源開發出來、應用起來，更好地發揮公安檔案服務效能，發揮檔案的價值作用。

（二）實現檔案數據上云，真正融入公安大數據中心。隨著公安信息化工作的全面推進和信息基礎設施水平的整體提高，各地都建立了警務云、大數據中心，將各警種、各基層單位的海量數據集中起來，實現數據的共享共用，滿足多樣化的公安應用需求。就目前寧德公安檔案數據應用而言，雖然做了一些探索，如與OA系統、執法辦案系統等進行了對接，對情報信息研判等起到了一定的幫助作用，但這種應用還比較單一，沒有真正把檔案的作用發揮出來。究其原因，還是沒有做到將檔案數據上云，實現全局性的共享共用。為此，公安檔案部門應主動適應形勢，融入大局，借助數字檔案室建設的有利時機，尋求科技信通等部門的支持配合，盡快將檔案數據上云，真正將檔案數據共享融合至“全國警務大數據智慧搜”“福建省公安廳大數據情報工作平臺”，切實將公安檔案數據轉化為現實戰斗力，使公安檔案工作更廣泛、更深入地融入公安現實斗爭的需要，服務全警種。

（三）強化數據治理，深層次開發利用檔案信息資源。經過多年的信息化建設，全市公安檔案部門已形成一個龐大的數據庫，但由于種種原因，檔案數據質量或多或少還存在一些問題。為此，在全省檔案數據集中的基礎上，要制訂全省檔案數據統一標準、統一規范，利用數據比對、數據碰撞、數據篩查等方法，進行數據集中清洗，對發現的問題要及時集中補錄、補掃或修正，確保檔案數據的真實性、完整性、可用性，切實提升檔案數據質量。目前，在檔案信息系統數據中，主要利用的是條目式的結構化數據，還有大量的視頻、音頻和掃描文檔等非結構化數據沒有真正得以開發利用，而正是這些非結構化數據，在分析案情、打擊犯罪、決策參考等方面能起到關鍵性作用。因此，下一步我們要著力開展視頻結構化描述、文檔的雙層PDF掃描等加工工作，將復雜的視頻、圖片檢索轉換為文本檢索。

（四）培養信息化人才，為檔案“數據賦能”攻堅行動提供支撐。要最大化享受“數據賦能”的紅利，第一關鍵要素就是培養賦能人才，即具有“專業信息技術”和“公安檔案業務能力”的復合型人才。目前，大數據、警務云以及智慧物聯技術已進入檔案管理領域，檔案管理也實現了文檔一體化、信息數據共享化，這些變化深刻地影響著檔案工作隊伍結構和檔案管理人員知識結構。可見，在公安檔案工作信息化建設水平不斷提升的狀態下，“數據賦能”攻堅行動能否順利開展，很大程度取決于管理檔案民警的檔案信息化技能應用能力。因此，各級公安檔案部門應著力于信息化人才的培養。一方面，要通過自身挖掘，加強在職檔案人員的信息化技能培訓，提升檔案人員信息化應用水平和科技素養；另一方面，要建立檔案信息化人才引進機制，通過招聘、遴選等方式引進檔案專業技術型人才，真正打造一支高素質的檔案信息化人才隊伍，切實擔當起檔案“數據賦能”職責，推動攻堅行動的深入開展。

（五）健全數據資源共享機制，推動“數據賦能”跨越式發展。各級公安檔案部門要打破單個立檔單位的庫藏檔案的利用局限，建立跨省、跨市、跨縣（區）的工作協作機制，整合各類檔案館、檔案室資源，構建互聯互通和共建共享的檔案數據庫，推動聯動查檔機制的形成。當前，特別要健全民生檔案、重點工程建設檔案等跨省、市異地查詢聯動服務模式，真正以標準化形式推動數據賦能檔案信息化建設的跨越式發展。要打通各個部門條塊分割的信息壁壘，實現數據資源的集聚，主動依托各地區各部門各行業的“城市大腦”建設，將檔案館（室）一體化系統建設納入政府一體化數據交換共享平臺建設，構建跨部門、多業務協同的系統化平臺，促使各級各部門信息系統互聯互通和數據共享，真正發揮數據資源的規模效應。

四、結語

“數據賦能”是數字時代賦予檔案事業發展的新增長點，不僅為檔案管理提供了技術與平臺的支撐，還創新了檔案整合和服務思維。檔案部門要抓住機遇，趁勢而上，樹立數據化、用戶化思維，利用數字技術，整合海量數據資源，建立標準、統一、實用的數字化工作規范，實現檔案數據交換、檔案資源共享和信息整合銜接一體化，及時提供多維度、多類型的檔案大數據。同時，創新檔案價值開發和利用模式，拓寬檔案利用服務的深度和廣度，建成智能化、人性化服務模式，更好地賦能數字經濟的發展。