石油企業檔案印章整理研究

李靜 中國石油寧夏石化公司

一、緒論

（一）研究背景

石油企業歷經幾十年的探索，積累了大量的原始實物、成果和石油科技檔案，涉及勘探、開發、工程等多個領域。這些珍貴的石油科技檔案是石油地質工作、勘探開發活動形成的寶貴成果，也是完成原油生產任務的重要基礎保障。然而，石油企業檔案整理中存在著一些問題，如檔案業務規范內容龐雜、交叉、矛盾等，管理制度不夠科學完整，導致檔案收集齊全、整理科學、管理規范、利用便捷等方面存在困難。為了更好地服務于石油產業的發展，中國石油集團針對石油企業類型多樣、管理層級眾多、專業領域廣泛等特點，修訂了《中國石油檔案管理手冊》2020 版，將石油科技檔案管理規范化、制度化。此外，對于石油企業檔案整理中存在的問題，需要采用科學的研究方法進行探究，如檔案印章整理的研究。因此，本文旨在探討石油企業檔案印章的整理方法，以更好地保障石油產業的發展，提高石油企業檔案管理的效率和質量。

（二）研究內容

本研究旨在解決石油企業檔案中存在的印章整理不規范、易丟失等問題，以提高檔案管理的水平。石油企業檔案印章作為檔案材料的重要組成部分，不僅是證明檔案的真實性和完整性的重要憑證，而且是為了保證檔案材料在傳遞、存儲和使用過程中的合法性和可靠性而進行的必要工作。因此，檔案印章在檔案管理中起著非常重要的作用[1]。石油企業檔案印章的整理方法主要包括對印章的標記、維護、存儲和使用等方面的規范。對于印章的標記，可以采用編碼或分類的方式，使其易于識別和找到。對于印章的維護，應定期進行檢查和保養，以確保其完好并延長其使用壽命。對于印章的存儲，應選擇干燥、通風、防潮、防火的地方，避免陽光直射和高溫環境。對于印章的使用，需要嚴格按照規定程序操作，以確保印章使用的合法性和準確性。將石油企業檔案印章的整理方法規范化能夠大大提高檔案管理的效率和質量。這不僅直接影響到企業內外部對檔案的評價和信任度，也為實現檔案數字化和信息化奠定了基礎。

綜上所述，對石油企業檔案印章的整理方法的研究和探討是十分必要的。本文討論的方法可以極大地提高檔案管理水平，進一步規范企業檔案工作流程，有效防止檔案信息的丟失和誤用，具有廣泛的應用前景。

二、石油企業檔案印章的意義和作用

（一）石油企業檔案印章的重要性

石油企業檔案印章是指在檔案管理過程中使用的一種特殊印章。它被廣泛應用于石油企業中，是石油企業檔案管理中不可或缺的一個環節。首先，石油企業檔案印章作為檔案管理中的一個基本手段，能夠對檔案資料的真實性、完整性和可信性進行保障。檔案印章在檔案管理過程中往往被用于證明某個文件、資料是真實存在的，并且在某個特定的時期內進行了某種具體的操作。使用檔案印章可以有效地避免檔案被篡改或者造假的情況發生，保證了檔案的可靠性[2]。其次，石油企業檔案印章還可以起到防止檔案資料丟失的作用。檔案印章可以看成一種標識，其本質是為了識別和驗證文件。在檔案管理體系中，檔案印章常常用于標明檔案資料的保存期限、審批或簽章時間等信息，使其不易丟失或消失。此外，由于檔案印章通常采用特殊的防偽技術和印章信號技術，所以它們更能夠有效地防止檔案資料被竊取或者惡意篡改。最后，石油企業檔案印章還可以發揮檔案管理中的管理作用。檔案印章往往會根據檔案等級、密級等因素分級管理，不同等級的檔案印章擁有不同的審批權限，以此來確保檔案管理的嚴格性。此外，檔案印章還可以被用于標記文件原件和復印件的區別，加強對檔案資料的管理。

綜上所述，石油企業檔案印章是檔案管理體系中不可或缺的一部分，它能夠確保檔案資料的可靠性、完整性和安全性，極大地提高了石油企業檔案管理的效率和質量。

（二）檔案印章在石油企業中的應用

檔案印章在石油企業中扮演著至關重要的角色，其應用范圍涉及石油企業的多個環節。首先，檔案印章作為一種安全保障措施，用于防止非法篡改和偽造檔案。在石油企業中，尤其需要保護高度機密的文件，如合同、技術標準、油田勘探數據等。檔案印章的使用可以起到嚴密的保護作用，一旦出現篡改及偽造行為，可以通過印章的鑒別、比對等手段輕松得到證據。其次，檔案印章在維護企業內部管理制度的合規性方面起到了重要的作用。在石油企業內部，各個職能部門的工作需要有一個相對穩定和有效的檔案管理系統來維持其正常運轉。管理層需要通過制定有關印章使用的規章制度以及任職人員的授權和事后監管等手段實現內部的有效控制。在這種前提下，檔案印章的使用可以強制執行企業內部管理制度，防止實際工作落后于法律制度的情況的發生[3]。此外，檔案印章的使用還可以加強石油企業的信用體系建設。在現階段社會信用體系日益完善的背景下，企業的自我誠信建設也越來越受到廣泛關注。由于檔案印章可以起到確保檔案完整性、真實性和時效性等作用，可以讓企業外部的相關各方（如客戶、政府部門等）更加信任企業的檔案管理水平和自我誠信程度，加強企業形象和信譽的建設。

總之，檔案印章在石油企業中的應用涉及很多領域，其多方面的保護和管理作用讓石油企業內部形成了一套完善的檔案管理體系，為企業內部的正常運轉起到了很好的作用。在未來，檔案印章的應用也將會不斷地升華和拓展，以適應石油企業不斷調整優化的管理需求。

三、石油企業檔案印章的整理方法

（一）檔案印章的保管

檔案印章的保管是石油企業檔案整理的重要環節，其目的是確保檔案印章的安全性和完整性，防止檔案資料遭到盜竊、損壞等情況的發生。

首先，檔案印章的保管要求實行密鑰控制制度，確保印章存放的位置和使用的權限受到有效的控制和管理。只有經過授權的人員才可以使用檔案印章，并記錄下使用情況，防止印章被濫用或丟失[4]。同時，還要對印章進行定期保養和維修，保持印章的完好性和使用效果。其次，檔案印章的保管過程中，還要注意防范各種安全風險，例如防火、防盜、防水等。特別是對于重要的檔案印章，應當采取更加嚴格的保管措施，例如設立專門的保險柜或使用高安全等級的保管設備等。最后，檔案印章的保管需要建立科學的檔案管理制度，明確職責分工和管理權限，健全檔案管理流程和標準，保證印章管理的規范化和科學化[5]。同時，還需要不斷完善和提升檔案管理水平，開展培訓和教育活動，提高管理人員的素質和意識，增強檔案管理的專業性和實效性[6]。

綜合以上幾點，可以看出檔案印章的保管工作并不簡單，需要細致入微的管理措施和嚴格的制度規范。只有通過科學合理的管理、精細的組織和有效的控制，才能保證石油企業檔案的安全性和完整性，為企業發展提供堅實的檔案管理保障。

（二）檔案印章的整理流程

在石油企業中，檔案印章是一項非常重要的財產，因此對于其整理流程的規范化處理也是必不可少的。為了更好地管理和保護檔案印章，需要對其進行分類、鑒定、整理和標記。首先，檔案印章需要進行分類。根據其使用范圍和用途，可以將檔案印章分為兩類：一類是內部印章，僅限于企業內部使用；另一類是外部印章，如合同章、財務章等，用于對外簽署文件。對于這兩類印章要進行分別處理，以便更好地管理。其次，對于分好類的印章，需要進行鑒定。鑒定的目的是識別印章的真偽，以及是否符合當時的法律法規要求。對于有疑點的印章，可以進行鑒定委托，以確保印章的準確性和合法性[7]。再次，進行印章的整理。對于已經分好類、鑒定過的印章，需要進行整理。整理包括送往保管部門進行保管或做好標記記錄。在整理印章時，要注意印章的保存和保護，以免遭受損壞或丟失。最后，對于整理后的印章，還需要進行標記和描述。標記主要包括寫清楚印章的用途和使用范圍，以便管理人員更好地使用。描述包括尺寸、形狀、材質等等，這些都能夠在后續工作中提供更好的參考[8]。

綜上所述，檔案印章的整理流程是一個非常重要的過程。只有將整理流程規范化處理，才能更好地管理和保護這項財產。

（三）檔案印章的標記和描述方法

檔案印章是石油企業檔案重要的組成部分，為了保證檔案印章的有效管理和利用，需要進行標記和描述。檔案印章的標記和描述方法應當根據實際情況制定，既要方便實際管理，又要便于查詢利用。首先，在對檔案印章進行標記時，應當按照一定的規范進行編號。可以采用“類別編號+印章編號”的方式進行標記，例如“S-001”表示檔案類別S 的第一枚印章。此外，還可根據檔案保管的級別、種類等特點進行編號，從而更好地區分不同的印章[9]。其次，對于檔案印章的描述，應當記錄其關鍵信息，例如印章名稱、形制、尺寸、制作材料，以及相關歷史信息和使用背景等。這些信息應當進行詳細記錄，以便于后續的查詢和利用。可以適時采用照片或掃描等方式進行記錄，并將其和檔案印章一同管理，以便于更好地維護和管理檔案印章。最后，為了方便對檔案印章進行跟蹤和管理，應當對其進行統一的編號和歸檔，并建立檔案印章清單。清單中應當記錄各印章的具體信息、使用情況、存放位置等詳細信息，并采用數字化管理方式進行管理[10]。此外，為了保證檔案印章的安全性和完整性，應當制定相應的保管制度，明確個人責任和操作流程。

綜上所述，石油企業檔案印章的標記和描述方法是企業檔案管理的重要內容之一。企業應當制定科學的標記和描述方法，建立有效的印章管理制度和檔案印章清單，以便于更好地管理和利用檔案印章。

（四）檔案印章的數字化處理技術

在數字化時代，數字化處理已成為處理石油企業檔案印章的一種重要方式。數碼攝影、掃描儀、圖像處理、OCR 技術等是實現數字化處理的主要工具及手段。數字化處理技術可以大大提高檔案印章的普及程度和檔案印章鑒定的效率。在數字化處理之前，需要對檔案印章進行彩色或黑白的數碼攝影或掃描，以便保存和傳輸[11]。數碼攝影的優點是拍攝快捷，小巧，畫面質量高，成本低，適于現場和多場景拍攝；掃描的優點是分辨率高、色彩還原好，適合正式、文化價值更高的檔案印章處理。在考慮處理的時間和效率之后，需要選擇性使用不同的技術對印章進行處理[12]。圖像處理是數字化處理的重要環節之一。它可以提高圖像的質量、清晰度和可讀性，減少噪點的干擾。通過邊緣檢測、濾波、二值化等處理技術，可以提高印章處理的效率和準確率。在圖像處理的過程中，需要注意對印章背景的處理以及對誤差等因素的排除。

四、總結和展望

（一）檔案印章整理產生的效益

石油企業擁有大量的檔案，其中也包括大量的印章。合理整理石油企業的檔案印章對于企業的經濟、法律以及文化效益都具有十分重要的作用和意義。首先，檔案印章整理的經濟效益是顯而易見的。檔案是企業非常重要的資產之一，不僅僅是記錄企業發展歷程的載體，也具備保障企業合法權益以及節約成本的作用。而印章的合理使用，能夠讓檔案更加精簡化、規范化、組織化，從而更好地進行檔案整理。在整理的過程中保留有效的印章會讓檔案更有法律效力，避免一些合同、協議甚至重要資料的缺失或被篡改，提高企業合法權益保障的效果，減少企業可能面對的經濟風險，進而節約成本，提高經濟效益[13]。其次，檔案印章整理的法律效益十分重要。印章本質上是企業的財產，應該得到妥善的保管和管理。在檔案整理的過程中，印章是起著重要作用的，通過規范地管理企業印章，能夠明確企業的授權關系并保持合法有效性，確保印章被合法、正確地使用，避免遭受惡意企業、人員或者黑色市場的危害，保障企業合法權益得到有效維護。

通過對石油企業檔案印章進行整理，不僅可以獲得經濟和法律上的效益，同時也能獲得豐厚的文化效益。首先，在文化上，檔案印章整理可以保護企業檔案的歷史文化價值，挖掘和呈現檔案資料的相關歷史背景和文化內涵。其次，進行檔案印章整理可以大幅提升企業的品牌形象和文化內涵，使得石油企業在文化上具備更加深厚的底蘊與魅力，有利于企業品牌形象的提升與傳播[14]。最后，檔案印章的整理將為企業構建一個以歷史文化為基石的組織文化，提升組織本身的獨特價值和文化底蘊，使企業管理更加規范化、廉潔化、文化化，有利于企業組織文化建設的推進。

綜上所述，進行石油企業檔案印章整理不僅能夠為企業帶來經濟和法律上的收益，也可以為企業的文化建設和文化底蘊的提升帶來積極的效果。因此，進行檔案印章整理是非常必要的。

（二）石油企業檔案印章整理的未來發展趨勢

石油企業檔案印章的整理是一個需要長期關注的問題，未來發展的趨勢也非常值得研究探討。在石油企業檔案印章整理的未來發展趨勢方面，主要有以下幾個方向：第一，數字化整理。隨著信息技術的發展，數字化整理已成為越來越多的機構和企業選擇的方式。數字化整理的好處在于可以更加高效地處理數據，提高數據的存儲和利用效率，同時也能夠保證檔案的安全性。在數字化整理中應注意信息安全的問題，應加強檔案保密措施，避免數據泄露[15]。第二，標準化整理。標準化整理是指按照規范和標準對檔案進行整理、管理、利用和服務的方式。通過標準化整理，可以保證檔案的規范性、系統性和科學性，為檔案的利用和服務提供有力的保障。此外，標準化的檔案整理還能夠促進信息資源共享、減輕重復建設，提高整個行業的效益。第三，聯合整理。在信息化高速發展的今天，聯合整理已成為普遍趨勢。聯合整理是指多個機構或企業協作進行檔案整理、管理、利用和服務。這種方式可以有效提高檔案資源利用率，分擔檔案工作中的各種需求，降低成本和風險。

總之，石油企業檔案印章的整理是一項長期且不斷更新的工作。未來發展趨勢上，數字化整理、標準化整理和聯合整理成了主要方向。未來的檔案整理還需要不斷探索和研究，以滿足檔案資源的發展需求。