高校行政管理人員綜合能力提升路徑實踐與探索

胡艷玲 林中翔 胡玲 張滔 周明華 李國利 馮曉靈

摘?要：在高校的管理工作中，行政管理人員具有舉足輕重的作用，直接影響著高校的管理水平和發展前景。在社會主義核心價值觀、意識形態安全與管理體系構建、高等教育內涵建設等方面，高校行政管理人員均肩負重要職責。本文通過對高校行政管理人員綜合能力提升路徑和內涵進行探索研究，有助于推動高校行政管理人員隊伍的素質全面提升，切實提升行政工作效率。

關鍵詞：高校；行政管理人員；綜合能力提升

中圖分類號：F24?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.10.042

高校行政管理人員是高校管理中的骨干力量，其綜合能力的提升關系著高校的運行是否平穩健康，管理能力與水平決定著工作效率與質量。高校要適應新時期的挑戰，并真正為社會發展做貢獻，管理者的作用不可忽視。高校是學生學習知識、提升自我、明確人生方向的重要平臺，高校行政管理人員則承擔著學生思想道德引領、價值觀塑造、職業方向明確的責任，對學生綜合素質的提高起著積極作用。本文從高校行政管理人員的綜合素質培養內涵與路徑、高校考評激勵機制兩個方面進行深入探討，以期找到適合高校行政管理人員綜合能力提升的有效路徑。

1?九種素質全面培養，提升個人綜合行政能力

1.1?突出的公文處理及撰寫能力

作為辦公室管理人員要注意公文處理流程規范化，行文應當正確有必要，注重效用，避免無價值的公文產生，所以應當具備突出的公文處理和撰寫能力，主要體現在如下三方面。

1.1.1?觀察敏銳，效率優先

作為辦公室管理工作人員，要與時俱進，要善于發現問題，尤其要培養敏銳的政治洞察力。如果能力不足，需要不斷磨煉。在提取材料關鍵信息時，要站在更高的角度為全體職工謀福利，代表群眾的心聲，但同時要具備冷靜而又正確的唯物主義辯證分析能力。這就要求行政管理人員必須緊跟時事，多讀黨刊書報、時事新聞，建議可設置固定的時事新聞閱讀時間以及不定期的知識小競賽，激發學習熱情，培養敏銳的洞察力。通過敏銳的洞察力，快速抓取有用素材，并通過與時事進行聯系，與教職工工作生活相關聯，做好精準對接，才能找準定位，寫出好看的文章，描繪好聽的故事，打造響亮的品牌。

1.1.2?善用材料，筆下生輝

公文寫作的材料，需要大量的事實材料加以支撐，如果支撐材料過于空洞，將無法寫出有內涵的文章。面對繁雜而又無序的材料時，這時行政管理工作人員則需要冷靜下來，做好主次分析和內容相關性分析，找到核心的、有用的信息，去掉無用的、冗雜的信息，這樣才能寫出層次結構清晰、主旨分明的好公文。

善于運用材料，建議做到以下三點。一是做有心者，生活中、工作中，處處都能挖掘素材，比如教師采用有效的學習方法讓學生的學習興趣提升、教學科研兩手抓、黨員先鋒模范作用等相關感人事跡，都可以用于公文的撰寫。二是善于保存原始的真實材料。每次重要事件或者意義重大的事件發生時，做好原始照片、過程材料的收集，便于使用時可以信手拈來。三是寫作時做一個會分析、會挖掘的人。將原始素材做好歸類，每次寫文章前，明確撰寫大綱，選擇重要的、有意義的事件，進行重點描寫和刻畫，靈活地運用素材，增強文章的可信度和說服力。

1.1.3?勤學多練，增強本領

勤奮是成功的決定性因素，在公文寫作方面尤其如此。為了能夠找到有效的途徑，我們可以選擇一些優秀的公文范本進行閱讀和研究，建議每周抽一個固定時間，要求全體辦公管理人員開展討論和學習。通過討論，每位員工對于如何撰寫公文的要點和規則，會掌握得更牢固。

此外，將所學運用到實踐中也是非常關鍵的一環，多動筆桿子，多練習習作，寫完后可以交由經驗豐富的前輩進行指導，這樣便于進行改進。多練習不同類型的寫作內容和文體形式，比如報告、請示、新聞、總結、通知、計劃、方案及函件等文體，通過對不同類型素材的練習，積累多方經驗，在真正運用時才能順利寫出格式正確、內容得體、領導滿意的好文章。水滴石穿，只要堅持練習，多看多思多寫，終能寫出簡潔有力、內容充實、寓意深遠、高瞻遠矚的好文。

1.2?熟練的接待與溝通技巧

在辦公接待工作中，一是應注意儀表禮儀、溝通禮儀、電話禮儀、接待禮儀等方面，著裝需要符合身份、遵守常規，不穿奇裝異服。二是溝通需要注意技巧，輕聲細語，注意方式方法。講話時需要有條不紊，井井有條，娓娓道來。三是接待工作應注意安排周密，提前部署，注重細節。整體應做到細心細致，給參會者提供一種舒適溫馨的感覺和氛圍。在接待過程中需要注意如下細節：一是未經領導同意，不要輕易引見訪客。倘若沒有預約，不可擅自引見；二是如果領導不在或一時聯絡不上應該向重要來客說明原因，表示將主動聯絡或協助安排另一約見時間；三是讓來客等候時要注意請對方在適當的位置坐下，熱情交談。最好單獨設置一間接待室，與平時辦公區域進行區分，以免影響正常辦公。接待室平常要準備些報刊雜志和茶水等，建議備有介紹本單位的宣傳資料，供來訪客人閱讀。

1.3?良好的應變和環境適應能力

日常行政管理工作中會出現各種各樣無法想象或者無法預判的意外情況出現，作為行政管理人員，需要從平時工作經驗中，以及觀察其他周圍工作人員碰到的意外情況，多分析一些意外發生后將如何解決的方法，以不變應萬變。在工作中，可以適時地開展意外情況發生解決方案演練操作競賽，設置一些可能的意外情況，比如會議過程中發現座位牌信息出現錯誤、原本邀請的嘉賓不能準時到達會場、會場中突然出現網絡信號中斷等情況，通過演練，推演日常生活中可能出現的情況和應急處理措施，加強辦公人員的應變能力和環境適應能力。因此，具備良好的應變能力和適應能力在行政管理工作中是非常重要的一種品質。

1.4?健全的體魄是一切工作的基礎

身體健康讓我們可以擁有更多精力去面對工作中的問題，而心理健康則能夠讓我們用正確的方式方法來看待這些問題，只有當我們身心都健康才能真正發揮出自己所擁有的能力，甚至可以激發出我們所蘊含的潛在能力。保持身體健康尤為重要。

作為辦公行政管理人員，隨時可能會出現加班等突發情況，稍不留神，身體可能出現異樣。在工作的同時應該注意加強鍛煉，注重提升身體素質。可在工作間隙增設關于頸椎和腰椎等的運動操，在運動放松的同時，增強集體凝聚力。

1.5?敬業樂群、善盡責任

在行政工作中，集體榮譽感尤為重要。辦公室主任需要協調好辦公室各組員之間的關系，工作任務來臨時，根據領導分配的任務，進行進一步細化分工，明確至每位員工，定期研討分析，合力完成任務，才能達到最佳的效果。當出現利益沖突時，要做好分析研判，如何做好安排和布局，進行優先排序，或者進行良性競爭。一旦出現不良競爭，將打破平衡狀態，造成工作人員不夠團結，做事也不會往一處使勁，影響辦事效率。要想打破這一局面，我們可以引入一些特色活動，比如辦公室人員可以以月為單位開展集體商討活動，而不是僅憑一己之力“埋頭苦干”，工作人員可將“疑難雜癥”進行討論分析，獲得最佳解決辦法，這樣既提高大家的管理能力，又能形成和諧的工作環境。單位可以定期組建團隊性的實踐活動，注意團隊活動形式的多樣性，培養他們的團隊協作精神。

1.6?創新觀念和求知欲望

工作方面如果沒有創新理念，固步自封，不思進取，很大程度上會阻礙集體和個人發展的進程。一個單位的成長和發展，主要在于不斷地創新，要不斷創新行政管理人員的工作方法，提升創新意識和能力。在工作中需要開展創新性的研究，比如如何簡化簽字流程、如何傾聽群眾聲音、如何能更好地為職工服務，這些都是我們需要深入思考的問題。在實際工作中，建議可以增設創新貢獻獎，激勵行政管理人員創新性地開展工作實踐。

在知識的探索方面，辦公室管理人員也不應該停滯不前，建議可定期閱讀行政管理相關書籍，研討管理工作中出現的問題，在辦公室設立讀書角，隨時隨地可以取用相關書籍和資料進行閱讀，做好閱讀筆記，酌情進行分享，提升工作動力，營造良好工作氛圍。

1.7?謀劃力與執行力

提升行政謀劃力有四大要素。一是境界要變，只有胸懷全局、理清思路、做好規劃才能運籌帷幄。二是局勢要明，對當前的情勢以及有可能遇到的問題和阻礙了然于胸，才能保證萬無一失。三是定位要準，決策辦事時需要有科學定位，把推動工作發展作為謀劃一切的出發點和落腳點。四是結合要好，科學謀劃要把短期和長期目標緊密結合起來，不能急功近利。

提升執行力要樹立“五化”的理念：一是全局化的執行理念，不推遲、不推脫，迅速完成任務；二是精細化的執行理念，思考問題要周全細致，處理事情要精益求精；三是效能化的執行理念，執行工作要有分秒必爭的時間觀念和雷厲風行的工作作風；四是實效化的執行理念，有效的執行力是成敗的關鍵；五是人本化的執行理念，要想完成一件艱巨的任務，需要營造一種輕松、自在、積極向上的工作氛圍，以人為本，創優爭先。

在具體工作推動過程中，對于個人所管理的工作范圍最好提前做出謀劃，年初擬定年度計劃，明確全年需要完成哪些重點任務，需要策劃幾個特色活動，最終可能獲得哪些獎項，制定好小目標和大目標，確定近期目標和遠期目標，有了目標才能更好的逐步去實現。

行政管理人員的執行力尤其重要。任務要想完成好，需要具備較強的執行力，需要組織開展工作的人員迅速行動起來，并且高效率的完成，這不僅需要在組織工作時具備藝術技巧，還需要內生動力夠強，內心沒有抵觸情緒，對于一些難開展的工作，以團隊合力的形式，多參加管理類相關培訓，提升團隊執行力。

1.8?廉政意識和操守把持

辦公室工作中應時刻繃緊廉政意識這根弦，增強廉潔自律意識。不斷筑牢拒腐防變的思想道德防線，在工作中時刻思廉、知廉、醒廉、警廉。個人應積極參加單位組織的廉政教育專題活動及自行學習相關素材，做到時刻警示自我，堅守職業操守。我們應杜絕一切假公濟私、貪贓枉法的現象出現，否則后果將是我們無法承受的。為避免上述情況發生，一是可在辦公室營造廉潔辦公室的環境，通過張貼警示性標語進行提醒。二是定期召開廉政學習會議，對廉政相關政策、文件及一些反面故事進行學習，通過現實故事進行反思，

1.9?團結務實與拼搏進取

如何有效提升辦公室凝聚力，一直以來都是本研究團隊深入思考和研究的課題。賦予“職場如戰場”新的內涵，不是勾心斗角，而是隨時保持危機意識，不是躺在功勞簿上睡大覺或者形成“窩里斗”局面，要將所有人的戰斗力擰成一股繩，將力量集中起來，發揮最大優勢。

一是可以通過每天共同進行英語晨讀或詩歌誦讀，在辦公室開設讀書角和繪畫角，可將抒發胸臆的話語書寫或者繪制出來，陶冶情操，激發干事熱情。

二是開展辦公室環境美化大賽。每半年開展辦公室環境美化大賽一次，在勞動協作的過程中，增強團隊凝聚力，領悟分工合作的重要性。

三是通過壓力疏導交流會，相互交流工作中積壓的情緒，梳理合作過程中可能出現的問題，并商討對策進行一一化解，提升工作效率。四是積極組織參加社會服務活動，在開展志愿活動的過程中，關愛留守兒童、古稀老人，團隊成員間相互溝通，為社會服務，同時可以將自身的價值最大化，與社會同頻共振。

2?做好學校頂層設計，考評與激勵機制并存

制定行政人員考評打分制和滿意度測評制，設置月度星級管理人員獎項。通過一定的激勵機制提升干事熱情，相互促進，從而產生凝聚力。除了有激勵機制外，約束和考評機制也是必須的，通過領導、同行、一線教師、學生等幾個層面進行滿意度評價。具體評分機制測評表見表1。

總之，實現教育治理體系和治理能力現代化是一個長期戰略和漸進過程，高校行政管理人員都是實現這個目標的行為主體。作為高校行政辦公管理人員，需要具有極強的敬業精神和集體榮譽感，以高度的責任感和強烈的事業心，腳踏實地的做好分內工作，正確對待和處理公與私、得與失的關系，做到重事業、輕得失，重奉獻、輕索取，甘當無名英雄。把每項工作做好，不斷地調整自我，適應新時代的變化，努力學習辦公軟件技術，相互協作，用集體的力量和智慧，干出精品、爭創一流，既為所在學院或部門增光，又為單位添彩。

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