信息時代檔案管理工作分析

唐玲

摘要：檔案管理是企事業單位的一項重要工作。新時代，傳統檔案管理模式逐漸顯現出效率低下、失誤率高、調取不方便等問題。因此，需要通過科學的管理模式及技術升級推動現代化檔案管理模式的建設，從而有效保障我國檔案管理工作發展。信息時代，檔案管理工作不僅要實現制度、管理模式上的革新，還要利用信息技術優勢提升檔案管理的工作效率，同時降低工作成本。本文通過對當前檔案管理工作現狀的分析，提出科學的檔案管理解決對策，旨在提高檔案管理水平，促進我國經濟社會穩步發展。

關鍵詞：信息時代；檔案管理；管理模式

一、檔案管理概述

檔案作為一種重要的信息資源，有助于我國現代社會健康穩定發展。檔案管理即對企業或單位的檔案材料進行規范整合、歸納以及管理的工作。對于任何單位的發展來說，檔案材料都是非常重要的。檔案管理工作需要將單位的檔案材料按照規范的方式進行整合、歸納，并在單位發展過程中提供信息支持。信息時代，檔案管理工作的重要性被進一步凸顯，傳統的管理方法、理念、形式等都已經無法很好地滿足時代發展需求。為此，在當前信息交流、信息傳播及信息應用手段和渠道更加方便的大環境下，檔案管理及檔案信息對單位及企業發展推動作用也更加顯著。因此，相關單位需要通過科學的管理模式升級，引進新興技術，為檔案管理活動的開展提供有利條件，有效推動檔案管理不斷發展，保障單位在信息時代的發展能力，以推動單位穩步發展。此外，在建設檔案信息化平臺時，還要確保檔案資源的共享性與系統性，不斷提高服務水平，拓展服務領域，從而充分發揮檔案管理工作的實效性。

二、信息時代檔案管理工作的重要性

信息時代，檔案管理即信息管理，對單位的發展規劃、日常工作及創新改革具有積極的推動作用。檔案管理是一項政治性、服務性及管理性非常強的工作，雖然無法為單位帶來實質性的收益，但可通過檔案信息為社會發展及社會實踐服務，更好地促進我國社會經濟建設。

檔案管理工作是推動我國社會建設穩定進步及現代化社會信息體系建設的關鍵，因此，相關單位及管理人員要重視并穩步開展檔案管理工作，提升檔案管理水平及管理能力。

三、信息時代檔案管理工作中存在的不足及成因

（一）檔案管理工作中存在的不足

1.現代化信息管理技術應用不充分

信息時代，應用信息管理平臺是提升檔案管理工作效率和水平的關鍵。但是在對部分檔案管理機構進行調查的過程中發現（見表1），現代化信息管理技術的應用并不充分，從而導致檔案管理工作水平無法適應當前的時代發展需求。

2.檔案管理隊伍職業素養不足

檔案管理工作的主要參與者是檔案管理人員，部分人員的職業素養沒有達到相關要求，導致檔案管理工作的水平及效率低下。員工隊伍職業素養低下，導致現代化技術應用效果沒有充分落實，這也是當前檔案管理工作中仍然存在的重要問題。

（二）檔案管理工作不足的原因

1.管理人員的管理理念不科學

經過調查（見表2），部分檔案管理者沒有根據時代變化及時更新自身的檔案管理理念，導致檔案管理過程中疏忽了信息管理體系的建設，從而阻礙了檔案管理水平提升。

2.檔案管理單位內部人力資源管理工作不完善，培訓機制不健全

人力資源管理工作是保障檔案管理人員職業素養及工作水平的關鍵。在部分單位的發展過程中，并沒有建立完善的人力資源管理體系及培訓機制，人才隊伍的建設難以滿足員工隊伍的發展需求，導致檔案管理隊伍的職業水平有限，不利于管理工作的開展。

四、信息時代檔案管理工作的優化策略

在當前信息技術迅速發展的背景下，檔案管理工作需要明確自身的發展方向，利用現代化管理技術及管理模式，創新檔案管理機制、定期開展檔案培訓、明確檔案數字化定位、完善檔案基礎設施，以有效促進檔案管理工作水平提升。

（一）創新檔案管理機制

創新檔案管理機制是保障我國檔案管理工作水平提升的首要任務。在傳統的檔案管理機制下，工作過于繁瑣，管理效率低下，且日后的應用、查詢并不方便。在信息時代，利用現代化信息技術構建現代化檔案管理平臺，可進一步完善管理機制，將檔案管理工作逐步向網絡化、信息化、現代化轉變。這樣既能提升管理效率和水平，又能節省人力、物力，提升應用效果，可以說，這是保障相關單位進步的科學舉措。

檔案管理機制在創新過程中，需要明確我國檔案管理需求，保障自身的創新模式能夠適應社會發展。機制的創新不是一朝一夕的工作，需要通過長久的堅持來落實，從而有效推動工作水平不斷提高。

（二）提高管理人員的信息素養，定期開展檔案培訓

其一，提高管理人員的信息素養，培養其互聯網思維。信息時代，信息的交換方式和以前大不相同，檔案信息作為信息中的一種，自然也需要順應時代發展潮流，以全新的交換方式展現自身的先進性。而作為檔案信息管理人員，只有增強互聯網思維，才能助力檔案管理工作現代化發展，這是毋庸置疑的。其二，增強管理人員軟、硬件的使用能力。檔案管理軟件再好，計算機配置再高，如果沒有高素質的使用者，也發揮不了作用。所以在信息時代，提高管理人員的軟、硬件使用能力，可有效解決日常使用過程中的一些小問題，不僅能節省軟件的運維成本，更可以節省不少工作時間。

檔案管理培訓工作是保障檔案管理工作人員職業素養滿足管理工作的關鍵。因此，相關檔案管理機構需要制定科學的人力資源管理模式，加大人才培訓力度，從而推動檔案管理員工隊伍現代化建設。

首先，檔案管理單位需要根據自身的發展需求，逐步完善檔案管理人才隊伍的建設模式。在我國檔案管理過程中，不同區域的管理工作都有其特殊性，人才隊伍建設及管理培訓需要根據這些特殊性開展有針對性的訓練，從而保障員工隊伍能夠滿足區域檔案管理需求，推動檔案管理工作穩步開展。其次，檔案管理單位需要建立完善的激勵機制，利用激勵手段，推動員工隊伍建設。激勵機制建設需要充分吸取員工意見，保障機制的應用可滿足員工發展需求。最后，在員工隊伍建設過程中，需要注重提升其現代化技術的應用水平，從而有效推動檔案管理工作不斷發展，促進信息化管理體系建設，提升檔案管理水平。

（三）明確檔案數字化定位

數字化定位是當前檔案管理工作發展的關鍵。信息時代，信息化、數字化管理模式及管理體系的建設，是檔案管理工作發展的主要方向。相關管理單位需要通過引進先進技術，提升自身的數字化管理能力，并通過完善的平臺建設，保障數字化管理流程優化。

數字化管理模式是當前信息數據及檔案管理的主流，是當前信息時代管理工作的發展方向。相關管理單位需要深刻認識到數字化定位的重要意義，提升自身的管理能力及技術應用水平，促進檔案管理工作穩步落實。

（四）完善檔案基礎設施

基礎設施建設是保障我國檔案管理工作開展的重點，基礎設施的完善是保障檔案管理工作順利進行的關鍵。因此，檔案管理單位需要完善基礎設施建設，提升管理能力，從而保障檔案管理工作順利開展。

首先，檔案管理單位需要淘汰落后設備，引進先進設備，逐步完成設備體系升級。其次，檔案管理單位需要加強設備的管理、養護、維修，從而延長設備的使用壽命，保障檔案管理工作正常開展。最后，在檔案管理單位基礎設備的完善過程中，需要注重信息化設備購置，以保障單位檔案信息化、數字化管理的能力。

檔案管理工作是我國社會建設過程中的重要內容，是完善社會歷史體系的重要工作。相關單位需要重視檔案管理工作，通過制定科學的發展方案，促進檔案管理工作穩步開展，促進我國社會發展。

五、結束語

信息時代，檔案管理工作需要不斷創新升級，以滿足社會發展需求。信息技術及信息設備的應用可有效推動檔案管理工作的開展，相關單位也需要通過科學的制度建設及員工培訓，保障我國社會建設水平穩步提升。因此，檔案管理工作水平的提升，需要充分契合信息時代背景，以保障自身的現代化管理模式建設。目前，數字化管理已逐步成為當前檔案管理的發展方向，相關管理人員需要不斷創新、建設，推動檔案管理工作穩步發展。

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