試論國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理的構(gòu)建路徑

劉璐

摘要：信息化時(shí)代的到來(lái)，給各行各業(yè)帶來(lái)了全新的發(fā)展機(jī)遇。很多行業(yè)、企業(yè)紛紛開(kāi)始利用現(xiàn)代信息化技術(shù)進(jìn)行自我改革與創(chuàng)新，以期提升市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。在這一環(huán)境下，國(guó)有企業(yè)朝著現(xiàn)代化、智能化、信息化方向發(fā)展也成為既定趨勢(shì)。而檔案管理工作是國(guó)有企業(yè)管理工作中的重要組成部分，其管理水平及工作質(zhì)量在一定程度上影響著國(guó)有企業(yè)的決策與戰(zhàn)略規(guī)劃的合理性與科學(xué)性。故此，如何創(chuàng)新檔案管理工作，提高檔案管理效率，成為當(dāng)前國(guó)有企業(yè)亟待解決的問(wèn)題。本文針對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案工作的信息化建設(shè)與管理展開(kāi)分析，旨在提高檔案管理水平，助力國(guó)有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè)；檔案信息化；構(gòu)建

DOI：10.12433/zgkjtz.20232315

檔案是國(guó)有企業(yè)各部門、各項(xiàng)業(yè)務(wù)信息的集成體，在日常管理工作中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。檔案不僅記錄了各項(xiàng)工作痕跡，同時(shí)也能如實(shí)反映運(yùn)營(yíng)情況，便于管理層進(jìn)行科學(xué)的決策。對(duì)此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)并重視檔案管理的重要性，跟緊信息時(shí)代的發(fā)展步伐，促使檔案最大限度地發(fā)揮價(jià)值。

一、國(guó)有企業(yè)開(kāi)展檔案信息化管理的必要性

（一）有利于提高檔案管理工作的質(zhì)量和效率

國(guó)有企業(yè)相較中小型企業(yè)而言，其產(chǎn)業(yè)規(guī)模與業(yè)務(wù)范疇較為寬泛。因此，檔案管理內(nèi)容較為復(fù)雜多樣，而傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法發(fā)揮最大效用，甚至還在一定程度上加劇了檔案管理的混亂性，進(jìn)而降低決策的科學(xué)性，不利于其持續(xù)發(fā)展。國(guó)有企業(yè)開(kāi)展檔案信息化管理，可充分利用互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)和信息化技術(shù)，提高檔案管理水平，減少人力資源投入，這對(duì)企業(yè)的信息化發(fā)展具有重要意義。具體而言，以計(jì)算機(jī)及移動(dòng)終端設(shè)備為載體，以互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)為支撐，能夠打破傳統(tǒng)檔案管理工作的時(shí)空局限性。檔案管理人員僅需要有移動(dòng)設(shè)備與互聯(lián)網(wǎng)即可隨時(shí)隨地辦公，有效提高了檔案管理效率與質(zhì)量。

（二）有利于保障國(guó)有企業(yè)的信息安全

當(dāng)前，信息化技術(shù)的發(fā)展，一方面提高了國(guó)有企業(yè)的管理水平和工作效率，但同時(shí)也增加了企業(yè)間的惡性競(jìng)爭(zhēng)。在這種背景下，雖然很多國(guó)有企業(yè)積極借助信息化時(shí)代的“東風(fēng)”對(duì)檔案管理工作進(jìn)行了信息化建設(shè)，但僅對(duì)檔案管理形式進(jìn)行了現(xiàn)代化技術(shù)轉(zhuǎn)變，并未認(rèn)識(shí)到檔案管理系統(tǒng)的信息安全及網(wǎng)絡(luò)安全的重要性。這就在一定程度上加劇了網(wǎng)絡(luò)黑客、網(wǎng)絡(luò)病毒對(duì)檔案管理系統(tǒng)的破壞，進(jìn)而導(dǎo)致檔案信息泄露、篡改、丟失等問(wèn)題，給國(guó)有企業(yè)帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)損失。而加強(qiáng)檔案信息化管理，則可將工作重點(diǎn)由檔案工作信息化建設(shè)逐步漸變?yōu)闄n案管理系統(tǒng)安全防護(hù)建設(shè)，完善網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)網(wǎng)，進(jìn)而最大限度地保障檔案信息安全。

（三）有利于提高國(guó)有企業(yè)的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的深化改革，國(guó)有企業(yè)面臨的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境趨于“白熱化”。要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中始終處于優(yōu)勢(shì)地位，就必須做好檔案管理工作。這主要是由于國(guó)有企業(yè)的檔案管理工作中涉及各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)度、資產(chǎn)情況、近期的盈利能力、負(fù)債情況、人事信息等，便于管理層充分了解當(dāng)前的運(yùn)行情況，及時(shí)對(duì)發(fā)展方向進(jìn)行調(diào)整。

（四）有利于推動(dòng)國(guó)有企業(yè)可持續(xù)發(fā)展

就各大國(guó)有企業(yè)的發(fā)展情況來(lái)看，其沿用的傳統(tǒng)方案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足當(dāng)下的檔案管理需求。加強(qiáng)檔案工作的信息化建設(shè)與管理，可對(duì)傳統(tǒng)檔案管理模式進(jìn)行革新，構(gòu)建適應(yīng)國(guó)有企業(yè)發(fā)展需求的新型檔案管理模式。此外，還能提高檔案管理水平與效率，最大限度地發(fā)揮檔案的應(yīng)有價(jià)值，為管理層決策與制定發(fā)展規(guī)劃提供數(shù)據(jù)參考。

二、構(gòu)建國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理的路徑

（一）加強(qiáng)硬件建設(shè)

檔案信息化管理，不僅需要完備的信息化系統(tǒng)，還需要先進(jìn)的硬件設(shè)備。現(xiàn)階段，很多國(guó)有企業(yè)盲目地認(rèn)為，檔案信息化管理就是對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上各種數(shù)據(jù)信息、表格等進(jìn)行有效的信息采集，而忽視了對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)、路由器等硬件設(shè)備的完善與更新。一些檔案管理部門甚至仍在使用多年前的電腦開(kāi)展管理工作，這就在一定程度上降低了檔案管理工作的效率，不利于為檔案信息化管理提供堅(jiān)實(shí)的運(yùn)行平臺(tái)。具體而言，國(guó)有企業(yè)應(yīng)跟緊信息化時(shí)代的發(fā)展步伐，及時(shí)更新檔案管理部門老舊的計(jì)算機(jī)設(shè)備。管理部門還需要對(duì)網(wǎng)絡(luò)線路進(jìn)行更新，其中不僅需要更換已經(jīng)老化的網(wǎng)絡(luò)線路，還需要根據(jù)辦公用網(wǎng)需求，更新運(yùn)行效率更高的網(wǎng)絡(luò)線路，進(jìn)而提高檔案管理信息化水平，保障檔案安全。

（二）做好紙質(zhì)檔案的管理與更新

國(guó)有企業(yè)的交流與合作朝著縱深化方向發(fā)展，業(yè)務(wù)往來(lái)更為復(fù)雜。為了切實(shí)提高檔案管理工作的質(zhì)量與效率，強(qiáng)化檔案信息化管理效果，要做好紙質(zhì)檔案的管理與更新。這主要是由于檔案信息化管理過(guò)程中，需要對(duì)傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)化，將其轉(zhuǎn)變成電子文件后進(jìn)行檔案管理。沒(méi)有傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，就沒(méi)有電子檔案，國(guó)有企業(yè)也無(wú)法進(jìn)行檔案信息化管理。

基于此，內(nèi)部的檔案管理部門應(yīng)在日常工作中加強(qiáng)紙質(zhì)版檔案的管理力度。第一，檔案管理人員應(yīng)剔除紙質(zhì)檔案中沒(méi)有參考價(jià)值、存在錯(cuò)誤信息的紙質(zhì)檔案，便于紙質(zhì)檔案管理，減少不必要的檔案占據(jù)檔案管理系統(tǒng)內(nèi)存；第二，由于國(guó)有企業(yè)產(chǎn)業(yè)規(guī)模較大，各崗位的人員流動(dòng)性較大。對(duì)此，檔案管理部門工作人員應(yīng)及時(shí)進(jìn)行數(shù)據(jù)更新。檔案管理人員還需要對(duì)紙質(zhì)檔案按照價(jià)值進(jìn)行等級(jí)劃分。例如：國(guó)家級(jí)別機(jī)密型文件、技術(shù)型文件、企業(yè)發(fā)展規(guī)劃類文件等，都需要保障安全性。對(duì)此類重要文件調(diào)取查閱時(shí)，需要通過(guò)上級(jí)部門審核方可借調(diào)；第三，檔案管理人員還應(yīng)做好檔案室的安全管理工作。避免紙質(zhì)檔案出現(xiàn)丟失、損壞、受潮發(fā)黃、燒毀等問(wèn)題。

（三）研發(fā)檔案信息化管理體系

目前，國(guó)有企業(yè)按照業(yè)務(wù)類型劃分為技術(shù)型和管理型。但是，無(wú)論哪一種類型的國(guó)有企業(yè)，要想在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中謀求長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，就必須緊跟時(shí)代步伐，積極利用現(xiàn)代化信息技術(shù)構(gòu)建完善的檔案管理信息化系統(tǒng)，以提高檔案信息化管理水平與質(zhì)量。現(xiàn)階段，多數(shù)國(guó)有企業(yè)都開(kāi)展了檔案信息化管理，但在管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)上，更多依據(jù)各部門的業(yè)務(wù)性質(zhì)構(gòu)建檔案信息管理模塊，進(jìn)而給檔案管理部門信息的歸納、整合增加了難度。例如：針對(duì)人事檔案構(gòu)建人力資源管理系統(tǒng)，針對(duì)財(cái)務(wù)部門構(gòu)建財(cái)務(wù)信息檔案管理系統(tǒng)，針對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)活動(dòng)構(gòu)建業(yè)務(wù)信息檔案管理系統(tǒng)等，每一個(gè)檔案管理系統(tǒng)都有自己的運(yùn)行與管理模式，這不僅增加了檔案管理人員的工作量和工作難度，也不利于各部門之間進(jìn)行信息交流與共享。對(duì)此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)借助信息化技術(shù)，對(duì)各項(xiàng)檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行資源及管理模塊整合，設(shè)置各部門的檔案信息管理模塊，以便檔案信息查詢。此外，檔案管理部門還應(yīng)定期對(duì)管理系統(tǒng)升級(jí)更新，以保障檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（四）提升檔案管理人員的業(yè)務(wù)素養(yǎng)

任何工作的順利開(kāi)展都離不開(kāi)人才的助力。檔案管理人才在推進(jìn)國(guó)有企業(yè)檔案信息化管理中發(fā)揮著至關(guān)重要的作用。其中，檔案管理人員的專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)直接決定著檔案信息化管理水平。因此，國(guó)有企業(yè)要注重加強(qiáng)檔案管理人才的培養(yǎng)與引進(jìn)，構(gòu)建一支高素質(zhì)、專業(yè)化的檔案管理隊(duì)伍。

首先，國(guó)有企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理工作人員進(jìn)行綜合能力評(píng)估，找尋其能力薄弱點(diǎn)，并積極組織開(kāi)展專業(yè)化培訓(xùn)活動(dòng)。專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)的內(nèi)容應(yīng)包含檔案管理流程、各部門檔案管理細(xì)則、現(xiàn)代信息化技術(shù)學(xué)習(xí)、實(shí)踐技能學(xué)習(xí)等。還可以通過(guò)邀請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)域的專家學(xué)者、信息技術(shù)人員等，對(duì)檔案管理人員進(jìn)行實(shí)踐工作指導(dǎo)，以強(qiáng)化檔案管理人員的專業(yè)能力與信息素養(yǎng)。在專業(yè)培訓(xùn)活動(dòng)開(kāi)展一定時(shí)間后，還應(yīng)對(duì)檔案管理人員的實(shí)際工作進(jìn)行抽查，以進(jìn)一步檢驗(yàn)其學(xué)習(xí)成效，強(qiáng)化其對(duì)于檔案信息化管理的認(rèn)識(shí)度，以進(jìn)一步提高檔案信息化管理水平。

其次，國(guó)有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的思想道德教育。在檔案管理工作中，檔案管理人員不僅要進(jìn)行檔案信息的收集、分析、歸檔、更新等日常工作任務(wù)，還要根據(jù)不同部門的實(shí)際工作需求，為其提供有針對(duì)性的檔案資料。檔案管理人員對(duì)檔案資料有著較高的支配權(quán)利，在一定程度上決定著檔案信息安全。只有不斷加強(qiáng)其思想教育，促使其形成良好的職業(yè)道德素養(yǎng)，才能避免工作失誤、檔案信息丟失、泄露等風(fēng)險(xiǎn)。

最后，國(guó)有企業(yè)還應(yīng)注重專業(yè)人才的引進(jìn)，通過(guò)檔案管理外包、拓寬社會(huì)招聘渠道等方式，積極吸納更多專業(yè)人才參與檔案信息化管理工作，以提高其檔案信息化管理水平與整體質(zhì)量。這樣既能為管理層決策提供依據(jù)，還能提高整體國(guó)有企業(yè)的信息化建設(shè)水平。

（五）推進(jìn)數(shù)字化檔案館的建設(shè)與發(fā)展

數(shù)字化檔案館是信息化時(shí)代的重要產(chǎn)物，也是當(dāng)前檔案管理行業(yè)的主要發(fā)展方向。國(guó)有企業(yè)要想切實(shí)實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理，必須跟緊時(shí)代發(fā)展步伐，積極構(gòu)建數(shù)字化檔案館。但是，國(guó)有企業(yè)需要充分認(rèn)識(shí)到建設(shè)數(shù)字化檔案館不是一蹴而就的，需要一個(gè)長(zhǎng)期發(fā)展的過(guò)程。數(shù)字化檔案館相較于檔案管理信息化體系，在檔案保存容量上更大、檔案管理的針對(duì)性更強(qiáng)，便于各部門進(jìn)行檔案信息的調(diào)取、查詢、共享。但是，數(shù)字化檔案館的建設(shè)并非單純是檔案管理部門及技術(shù)部門的工作內(nèi)容，還需要各部門、各崗位參與，相互合作、相互配合，結(jié)合國(guó)有企業(yè)的實(shí)際發(fā)展需求、各崗位的檔案信息需求等，進(jìn)行數(shù)字化檔案館的統(tǒng)籌設(shè)計(jì)與布局。只有這樣，數(shù)字化檔案館才能在檔案管理工作中發(fā)揮最大效用，助力國(guó)有企業(yè)真正實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理。

（六）通過(guò)電子文件加強(qiáng)相關(guān)部門的溝通與合作

國(guó)有企業(yè)在實(shí)際開(kāi)展檔案管理工作中，其檔案管理的主要對(duì)象為檔案管理部門、檔案信息采集部門、信息技術(shù)管理部門。檔案信息采集部門對(duì)檔案內(nèi)容更為熟悉，對(duì)于信息的真實(shí)性、精準(zhǔn)度、可靠性等具有一定責(zé)任；檔案管理部門在接收相關(guān)部門提交的電子文件后，需要依據(jù)規(guī)章制度，按照電子文件的類型等進(jìn)行分析、分類、儲(chǔ)存；而信息技術(shù)管理部門則需要利用信息技術(shù)對(duì)文件進(jìn)行處理。國(guó)有企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)這三個(gè)部門之間的交流與合作，促使其在電子文件的傳輸過(guò)程中進(jìn)行信息的溝通，以發(fā)揮檔案的最大價(jià)值。

（七）加強(qiáng)檔案信息化管理的安全防護(hù)

在檔案管理工作中，相較于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案，電子檔案更具優(yōu)勢(shì)，可提高檔案管理效率，便于調(diào)取與共享，能最大限度地發(fā)揮檔案的價(jià)值與效用。但是，伴隨著信息技術(shù)的創(chuàng)新發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境越來(lái)越復(fù)雜，其中不乏網(wǎng)絡(luò)黑客和網(wǎng)絡(luò)病毒，影響檔案的安全性，甚至導(dǎo)致檔案信息被泄露、篡改、丟失等問(wèn)題。對(duì)此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)在開(kāi)展檔案信息化管理工作的過(guò)程中，將檔案安全性置于關(guān)鍵位置。

首先，國(guó)有企業(yè)應(yīng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)或數(shù)字化檔案館定期更新與系統(tǒng)維護(hù)，并利用信息技術(shù)構(gòu)建安全防護(hù)網(wǎng)，以實(shí)時(shí)檢測(cè)外網(wǎng)環(huán)境，一旦發(fā)現(xiàn)病毒入侵或黑客攻擊行為，及時(shí)報(bào)警，提高檔案信息化管理安全性；其次，技術(shù)人員在構(gòu)建檔案管理體系的過(guò)程中，還應(yīng)根據(jù)各部門的檔案信息需求設(shè)置訪問(wèn)權(quán)限與身份認(rèn)證，并保留好各部門的檔案信息使用痕跡，從而對(duì)檔案信息全面保護(hù)，以避免檔案信息泄露、丟失，給國(guó)有企業(yè)帶來(lái)不利影響。

三、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，進(jìn)入信息化時(shí)代，國(guó)有企業(yè)的生產(chǎn)規(guī)模及項(xiàng)目范疇持續(xù)擴(kuò)大，檔案數(shù)量持續(xù)增長(zhǎng)。檔案是進(jìn)行決策與制定戰(zhàn)略發(fā)展目標(biāo)的重要依據(jù)，可為國(guó)有企業(yè)發(fā)展指明方向。基于此，國(guó)有企業(yè)應(yīng)不斷強(qiáng)化內(nèi)部工作人員，尤其是檔案管理人員對(duì)檔案信息化管理價(jià)值的認(rèn)知度，并借助各類現(xiàn)代化信息技術(shù)革新檔案管理工作，將檔案管理工作與信息化技術(shù)有機(jī)結(jié)合，創(chuàng)新檔案管理模式、管理流程，以推進(jìn)檔案管理工作的高效開(kāi)展與高質(zhì)量完成。

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