我國省級檔案館新冠疫情防控檔案收集存在的問題及對策研究

張云濤

摘要：新冠疫情防控檔案記錄了疫情防控的全過程，對后續(xù)工作研究都具有重要的借鑒參考意義。文章首先探討了收集新冠疫情防控檔案的重要意義，采取網(wǎng)絡(luò)調(diào)研的方法對我國的31家省級檔案館新冠疫情防控檔案收集現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查，調(diào)查發(fā)現(xiàn)檔案館缺乏收集工作培訓(xùn)、忽略了社交媒體檔案信息的收集、缺乏機(jī)構(gòu)間合作收集。最后，針對存在的問題提出加強(qiáng)收集工作培訓(xùn)、加強(qiáng)社交媒體檔案信息的收集、加強(qiáng)與相關(guān)部門合作收集的對策，以期能夠提高我國檔案館新冠疫情防控檔案收集工作的水平。

關(guān)鍵詞：新冠疫情??疫情防控??防控檔案??檔案收集

中圖分類號：G272????文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A

Research?on?Problems?and?Countermeasures?in?the?Collection?of?COVID-19?Prevention?and?Control?Archives?in?Provincial?Archives?of?China

ZHANG?Yuntao

（School?of?management，?Guangxi?Minzu?University，?Nanning，?Guangxi?Zhuang?Autonomous?Region，?530006?China）

Abstract：?COVID-19?prevention?and?control?archives?record?the?whole?process?of?epidemic?prevention?and?control，?which?has?an?important?reference?significance?for?follow-up?work?and?research.?This?paper?first?discusses?the?significance?of?collecting?COVID-19?prevention?and?control?archives，?adopts?the?method?of?network?research?to?investigate?the?current?situation?of?the?collection?of?COVID-19?prevention?and?control?archives?in?31?provincial?archives?in?China，?and?finds?that?archives?lacked?training?in?collection，?neglected?the?collection?of?social?media?archive?information?and?lacked?the?cooperative?collection?between?organizations.?Finally，?aiming?at?the?existing?problems，?this?paper?puts?forward?countermeasures?to?strengthen?the?training?of?collection，?strengthen?the?collection?of?social?media?archive?information，?and?strengthen?the?cooperative?collection?with?relevant?departments，?so?as?to?improve?the?level?of?China's?archives?in?the?collection?of?COVID-19?prevention?and?control?archives.

Key?Words：?COVID-19;?Epidemic?prevention?and?control;?Prevention?and?control?archives;?Archives?collection

2020年2月，國家檔案局在《關(guān)于做好新型冠狀病毒感染肺炎疫情防控期間檔案工作的通知》中提出疫情防控檔案是黨和政府領(lǐng)導(dǎo)人民抗擊疫情的真實記錄，對工作查考研究[1]、經(jīng)驗借鑒具有十分重要的價值，各級檔案部門要充分利用現(xiàn)代通信技術(shù)，加強(qiáng)對疫情防控材料收集歸檔工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，積極爭取將檔案工作納入防控工作的總體部署，做到疫情防控檔案全面收集。[2]此外，通過查閱文獻(xiàn)發(fā)現(xiàn)當(dāng)前對新冠疫情防控檔案收集的關(guān)注度很高，主要針對于醫(yī)院、疾控中心、高校等機(jī)構(gòu)的新冠肺炎疫情防控檔案收集工作進(jìn)行思考，未有從省級檔案館出發(fā)對新冠疫情防控檔案收集工作進(jìn)行研究的文獻(xiàn)。因此，文章將立足于省級檔案館并對其新冠疫情防控檔案收集工作展開研究，以填補(bǔ)研究的相關(guān)空白，加強(qiáng)檔案館做好新冠疫情防控檔案收集工作。

1?我國省級檔案館新冠疫情防控檔案收集現(xiàn)狀

1.1?調(diào)查內(nèi)容

為了能夠進(jìn)一步了解我國檔案館對于新冠肺炎疫情防控檔案收集的情況，文章選擇以我國31家省級檔案館的檔案信息網(wǎng)作為網(wǎng)絡(luò)調(diào)研對象，檔案信息網(wǎng)是由省級檔案館建立的專業(yè)檔案管理門戶網(wǎng)站，是檔案館向外界傳達(dá)館藏信息和檔案工作的主要渠道[3]，有助于了解我國省級檔案館新冠疫情防控檔案收集的整體情況。筆者于2022年2月10日訪問了各省級檔案館的檔案信息網(wǎng)，通過各檔案信息網(wǎng)的疫情防控、站內(nèi)檢索等板塊，以“疫情防控”“檔案收集”“檔案征集”為檢索詞進(jìn)行檢索，同時對檔案信息網(wǎng)所有板塊進(jìn)行全方位的檢索，排除所有與新冠肺炎疫情防控檔案收集方面無關(guān)的信息，最后將所獲得的信息進(jìn)行匯總，制作成表格，如表1所示。

1.2?調(diào)查結(jié)果

通過網(wǎng)絡(luò)調(diào)查可以看出，我國省級檔案館對于開展疫情防控檔案的收集工作是有序地穩(wěn)步推進(jìn)，各省級檔案館的收集策略有相同之處，也有值得其他省級檔案館學(xué)習(xí)借鑒的地方，歸納總結(jié)出現(xiàn)階段各省級檔案館的新冠疫情防控檔案收集策略主要有以下4點。

一是思想上高度重視疫情防控檔案的收集歸檔工作，總共有12個省級檔案館提出強(qiáng)化責(zé)任，高度重視疫情防控檔案的策略。其中，河南省檔案館深入貫徹落實關(guān)于“有關(guān)資料要注意積累和保存”的指示精神，積極參與省疫情防控指揮部辦公室的檔案收集工作[4]；甘肅省檔案館要求全省各級各地檔案部門強(qiáng)化檔案意識，加強(qiáng)思想、政治、行動意識，做好疫情防控檔案收集工作。

二是及時明確收集對象，厘清收集范圍，總共有12個省級檔案館提出突出收集工作重點內(nèi)容，明確歸檔范圍的策略。其中福建省檔案館就于2020年2月13日及時發(fā)布了新冠疫情防控檔案收集歸檔的通知，對收集范圍作出明確規(guī)定；緊接著河南省檔案館也明確了7類54項要收集歸檔的文件材料。

三是主動介入，指導(dǎo)疫情防控檔案的收集工作，總共有28個省級檔案館提出主動開展疫情防控材料收集工作業(yè)務(wù)指導(dǎo)。其中，河北省檔案館建立了檔案接收工作組，對疫情防控檔案收集進(jìn)行全面的指導(dǎo)與追蹤；湖北省檔案館利用線上、線下、遠(yuǎn)程實地相結(jié)合的方法，把握重點，加強(qiáng)分類指導(dǎo)；陜西省檔案館還負(fù)責(zé)對定點醫(yī)療衛(wèi)生單位的檔案收集工作進(jìn)行指導(dǎo)，通過電話、微信、網(wǎng)絡(luò)等方式主動指導(dǎo)。

四是向社會公開征集疫情防控檔案材料，總共有27個省級檔案館向社會公布了有關(guān)疫情防控檔案的征集通知或公告，包括征集范圍、征集要求、征集方法、征集方式等。其中河南省檔案館征集到醫(yī)護(hù)人員感人事跡照片270余張、物資保障企業(yè)支援湖北等照片300余張、感謝信實物2件、研發(fā)的防護(hù)服及面罩等實物3件。

2?我國省級檔案館新冠疫情防控檔案收集存在的問題

2.1?缺乏收集工作相關(guān)的培訓(xùn)

2.1.1?政策層面未重視開展收集工作相關(guān)的培訓(xùn)

從網(wǎng)絡(luò)調(diào)研匯總的表格中可以看到，只有陜西省檔案館提到要開展疫情防控檔案收集業(yè)務(wù)培訓(xùn)，其他省級檔案館均未提出這方面的策略，可見對新冠疫情防控檔案收集工作培訓(xùn)的忽略。

2.1.2?缺乏對檔案工作者收集工作的專業(yè)培訓(xùn)

針對新冠肺炎疫情防控檔案的收集不只是檔案館工作人員的工作，也是各醫(yī)院、疾控機(jī)構(gòu)檔案室的工作人員需要做的工作，但醫(yī)院、疾控機(jī)構(gòu)內(nèi)部檔案人員的業(yè)務(wù)水平普遍較低，很多從事醫(yī)院檔案收集與管理工作的人員都不具備相關(guān)的專業(yè)知識，有些還是兼職從事的[5]。

2.2?缺乏對社交媒體檔案信息的收集

2.2.1?思想上忽略了社交媒體檔案信息

思想上還禁錮于傳統(tǒng)檔案類型的收集，但是隨著互聯(lián)網(wǎng)的發(fā)展，大部分信息都要依靠計算機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行傳遞，在這過程中形成的社交媒體檔案信息應(yīng)是本次收集的重要部分。

2.2.2?收集對策中忽略了社交媒體檔案信息

從網(wǎng)絡(luò)調(diào)研制成的表格中可以發(fā)現(xiàn)，僅有江西省檔案館提出要利用互聯(lián)網(wǎng)電子文件采集系統(tǒng)采集自媒體發(fā)布的信息，開展了抗疫網(wǎng)頁信息采集工作，已經(jīng)采集了網(wǎng)頁信息59?245頁、微博信息2?727條，微信公眾號信息1?943條[6]，其余檔案館并未在收集對策中提及社交媒體檔案與網(wǎng)頁信息的收集。

2.3?缺乏與多機(jī)構(gòu)合作收集

2.3.1?各省級檔案館之間缺乏合作收集

調(diào)研的31個省級檔案館中有27個省級檔案館都向社會發(fā)布了關(guān)于新冠疫情防控檔案的征集公告，但疫情防控檔案征集工作是以檔案館為單位自主組織的，征集范圍、要求、方法、方式等都是獨立制定的，彼此間缺乏合作收集。開展各省級檔案館之間的合作，有利于推動著館際檔案信息一體化建設(shè)，對疫情防控工作起到積極作用。

2.3.2?缺乏與街道、社區(qū)的合作收集

從網(wǎng)絡(luò)調(diào)研匯總的表格中可以看到，大多數(shù)檔案館都能主動與各部門進(jìn)行對接。如江西省檔案館主動與有關(guān)部門聯(lián)絡(luò)，搜集最美“逆行者”檔案，并與省衛(wèi)健委、定點醫(yī)院、江西省隨州市湖北省前線指揮部等單位進(jìn)行對接。在基層防疫工作中，街道、社區(qū)是疫情防控工作的主要責(zé)任主體，做好街道、社區(qū)疫情防控檔案的收集，對于健全和完善基層防疫體系有著重要意義。[7]

3?我國省級檔案館新冠疫情防控檔案收集策略優(yōu)化

3.1?加強(qiáng)收集工作培訓(xùn)

3.1.1?加強(qiáng)對收集工作培訓(xùn)的政策性要求

檔案部門出臺相關(guān)政策，規(guī)定要求采取“線上”與“線下”相結(jié)合的培訓(xùn)方式，“線上”可以就各類檔案的分類、收集、整理等業(yè)務(wù)流程，逐一操作錄制短視頻，供大家學(xué)習(xí)觀看；通過網(wǎng)上直播授課，采用釘釘、騰訊會議等遠(yuǎn)程視頻軟件進(jìn)行遠(yuǎn)程培訓(xùn)，保證培訓(xùn)的覆蓋面和安全性。“線下”可以到疫情防控相關(guān)單位進(jìn)行一對一的現(xiàn)場指導(dǎo)示范，并對文件收集整理過程中工作人員遇到的問題進(jìn)行答疑解惑。

3.1.2?加強(qiáng)對檔案工作者的收集工作培訓(xùn)

擴(kuò)大培訓(xùn)對象范圍，參訓(xùn)人員不只是針對各市檔案館負(fù)責(zé)新冠疫情防控檔案收集的工作人員，還包括疫情防控指揮部檔案工作組成員、各市區(qū)衛(wèi)健委下屬單位及發(fā)熱門診醫(yī)療機(jī)構(gòu)檔案人員。由各省級檔案館牽頭，派出檔案專家小組對下屬各層級單位和機(jī)構(gòu)的檔案人員定期開展檔案收集工作的培訓(xùn)，尤其對近期工作中存在的問題進(jìn)行及時的指導(dǎo)糾正。

3.2?加強(qiáng)社交媒體檔案信息的收集

3.2.1?思想上重視社交媒體檔案信息的收集

疫情防控檔案是在疫情防控工作過程中形成的有價值的各種門類與載體的文件材料和數(shù)據(jù)[8]，新冠疫情時期所形成的網(wǎng)絡(luò)信息具有傳播速度快、呈現(xiàn)方式豐富、互動性強(qiáng)等傳統(tǒng)紙質(zhì)材料無法比擬的特點，檔案館應(yīng)擺脫傳統(tǒng)觀念束縛，加強(qiáng)對社交媒體檔案信息的收集工作，使疫情防控檔案更加豐富、全面，檔案工作者應(yīng)積極開辟全新的創(chuàng)新思維，保障與時俱進(jìn)，跟上目前社會的整體發(fā)展潮流。[9]

3.2.2?制度上加強(qiáng)社交媒體檔案信息的收集

建立專門的檔案信息收集工作機(jī)制，建立針對社交媒體防“疫”專題資料收集工作組，參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，起草有關(guān)新冠疫情防控專題社交媒體和網(wǎng)站文件的收集制度規(guī)范，并明確收集歸檔范圍，整套檔案形成的成套材料必須配齊，保持文件材料之間的邏輯聯(lián)系。[10]

3.3?加強(qiáng)與相關(guān)部門的合作收集

3.3.1?加強(qiáng)各省級檔案館之間的合作收集

在武漢爆發(fā)新冠肺炎疫情后，各省醫(yī)務(wù)人員和志愿者紛紛奔赴疫情嚴(yán)重地區(qū)進(jìn)行支援，其中產(chǎn)生的各類檔案，各地檔案館之間可以合作共享檔案。合作收集醫(yī)務(wù)工作者全力抗擊疫情、支援疫區(qū)的檔案資料，包括醫(yī)療團(tuán)隊和隊員的典型事跡材料、照片、音視頻，以及醫(yī)護(hù)人員的日記、簽名的防護(hù)服等物品；公益組織、志愿者參與抗擊疫情的捐贈記錄、公益宣傳單、志愿者服務(wù)證、各類統(tǒng)計表冊等。

3.3.2?加強(qiáng)與街道、社區(qū)的合作收集

建立對接工作小組，定期安排檔案人員下沉到街道和社區(qū)對基層防疫值守人員在抗疫工作中使用過的物品，如體溫槍、卡口出入證、宣傳條幅、科普材料、口號標(biāo)語、值崗人員袖標(biāo)、車輛通行證等，以及小區(qū)消毒保潔、居家隔離情況記錄等憑證進(jìn)行收集。

4?結(jié)語

總而言之，開展疫情防控檔案的收集工作是檔案館的主要職責(zé)。新冠疫情發(fā)生以來，各省級檔案館認(rèn)真貫徹落實國家檔案局的決策部署，及時傳達(dá)通知要求到全省各級檔案館，推動疫情防控檔案的收集。

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