應用SAPFM模塊實施全面預算管理的困境及對策

吳瓊

摘 要：實施全面預算管理可以加強內部控制，優化資源分配，對企業的穩健發展具有十分深遠的意義。為充分發揮全面預算的管理優勢，近年來，集團型企業開始廣泛地推行預算管理信息化建設。借助信息化技術，全面預算在管理效率和管理精確度上均有顯著提升，為企業實現戰略目標提供了重要支持。然而對于大多數企業而言，全面預算信息化建設仍處在不斷探索的階段，從預算編制、預算執行到預算考核的各個環節仍存在諸多有待完善之處。本文就SAPFM模塊在集團型企業信息化建設中的應用情況及困境做簡單闡述，希望可以為即將或者正在推行全面預算信息化建設的財務人員提供參考。

關鍵詞：全面預算；困境；對策；SAPFM模塊；信息化建設

預算管理是企業管理中不可忽視的重要環節。將全面預算的理念融于信息化系統，實現管理的規范化、程序化和精確化是企業財務轉型的目標之一。全面預算的管理過程滲透到企業生產運營的各個領域、層級和環節，通過整合業務、資金、信息和人員，能夠將經營中遇到的問題融合在一個系統中進行綜合分析。在復雜多變的實際工作中，應用信息化系統可以更有效地實現全面預算的管理目標。信息化系統擁有強大的運算能力，能夠完成更大量級的數據運算，節省時間成本；也能夠減少人工執行導致的偏差，提升工作準確度。但是，由于信息化系統的有效運行會受到復雜的內外部因素影響，也導致在具體實施的過程中面臨諸多困難。隨著信息技術的價值逐漸被認可，企業信息化無疑是今后持續發展方向之一。考慮到應用信息系統可能耗用大量的人力、物力、資金和時間成本，企業應當結合自身的實際情況做出合理預判，謹慎決策。

一、應用SAPFM模塊進行全面預算的概述

應用SAP系統的FM（FundsManagement）模塊實施全面預算主要指通過基金中心和承諾項目來實現對物料、資產、費用等項目的預算管理。承諾項目代表資金的收入和支出，可以看作是全面預算的項目指標，與會計科目之間按照某種規則進行對應。當編制會計憑證時，系統根據設定的邏輯規則判斷，將入賬金額自動歸集到與會計科目對應的承諾項目上。然后，與期初下達在承諾項目中的預算指標進行比較，達到對資金收支進行管控的目的。基金中心代表對預算資金的流入和流出負責的單位或部門。一個基金中心并不一定等同于一個利潤中心或者一個成本中心，可能存在一對多的關系。利潤中心或者成本中心耗用的預算會自動歸集到基金中心，與基金中心的預算指標進行比對，起到按責任主體進行管控的目的。

SAPFM模塊的強項主要在于預算管控。應用SAPFM模塊實施全面預算時，企業需要事先在系統外完成預算編制及調整平衡的工作。然后，將審核通過的預算方案導入到系統中。系統通過基金中心與承諾項目的組合對記賬操作進行約束，當記賬金額超過預算上限時會發出錯誤提示，記賬操作則無法繼續。

二、全面預算管理信息化建設的目標

（一）提升全面預算的效率

以銷售預算為起點，全面預算是企業制定的對未來一定期間內業務發展的總體規劃，本質更類似于為實現企業經營戰略提出的可行性預測方案。全面預算的各項指標之間具有很強的內在聯系和邏輯關系，往往牽一發而動全身。基礎數據的收集、整理，預算指標的分配、下達是一個需要多方溝通、協調的過程。信息化系統可以高效地完成數據運算、存儲、分析等工作，一定程度上實現數據的自動處理。數據可視化、視頻會議、線上調研等豐富了全面預算的工作方式。通過公共的線上平臺可以隨時咨詢、討論預算相關事宜；無紙化的信息傳遞節省了各層級審批的時間成本；通過系統數據展示平臺可以實時掌握預算數據的執行情況，及時進行分析和決策。借助信息化系統，部分預算工作由線下轉移到線上，提高了相關人員的參與度，實現了企業內部各部門、各環節的高效協同。

（二）確保全面預算的規范性

人工控制由于受到主觀因素的影響，在執行過程中難免出現標準不統一、操作不規范等問題。系統控制可以將審核標準明確化、固定化、程序化，有效地避免了人工審核造成的標準偏差。推進預算管理信息化系統體系的建設，實現從立項申請、業務實施、會計入賬到資金支付的全流程數據聯通，獲取動態數據，實時對預算支用情況進行監督和管理。當企業需要調整預算方案或者預算實施方式時，無需從頭進行數據收集、預算編制、指標分配等工作，只需對已有的基礎數據和對應關系進行更新即可。調整內容可以在系統里留痕存檔，確保數據記錄的連貫性以便后期復核，達到規范操作的目的。

（三）深化全面預算的考核效果

預算考核應當是一個動態的、綜合的過程，貫穿于整個預算執行的過程中和完成后。僅憑年終考核結果，難以深入地對企業經營業績和預算執行情況做出雙向考核。制定適合的考核標準和考核周期，既有利于盡早發現企業經營中存在的問題和風險，也有利于對部門和員工作出更科學的評價。信息化系統擁有強大的數據采集、篩選、處理和分析能力，應用得當可以為精確預算管控、細化考核標準、科學分配考核權重等提供有力的技術支持。數據查詢和信息聯通共享功能還有助于解決考評過程中由于信息不對等引發的爭議，保證考評程序的公平、公開。各預算執行單位和部門可以實時掌握預算的支出情況，如有問題及時采取措施調整。發揮預算考核的導向性作用，激勵執行者合理的規劃預算資源。

三、應用SAPFM模塊實施全面預算管理的困難點

（一）SAPFM模塊的功能無法涵蓋全面預算的所有環節

SAPFM模塊可以在預算執行的過程中對資金的使用情況進行有效的監督和管理。雖然能夠支持簡單的預算編制操作，但并不是其強項。集團型企業通常業務龐雜，預算管理的每個環節會有許多細節性的信息化訴求。SAPFM模塊之外，企業還需要考慮上線預算編制系統、企業績效考核系統、資金管理系統等協同聯動，才能實現預算管理全流程的信息化。而受到資金儲量、基礎硬件配置、技術人員不足等因素影響，以SAPFM模塊為起點的全面預算信息化建設必將是一個漫長的過程。需要企業有充足的資源準備、堅定的信念，有計劃、有步驟地持續推進。

（二）預算管理基礎薄弱

應用信息化系統后，企業預算管理的薄弱之處會逐漸顯露出來，甚至衍生出各種不規范的行為。近年來，市場發展呈現出動蕩多變的趨勢，過度依賴歷史數據或者某一單項指標編制出來的預算方案容易脫離實際。編制過程缺少溝通和平衡的步驟，具體執行預算的各責任單位在拿到預算指標后，難以根據自身的實際情況進行細化分解。在SAPFM模塊的強管控模式下，為解決入賬問題，拆東墻補西墻，騰挪轉借預算額度的情況時有發生。基層員工對全面預算的理解不足，常常將預算管理看作費用控制，缺乏學習信息化系統的積極性。不會高效地操作軟件，針對同一個事項需要反復溝通、提報，反而耗時費力。缺少既懂預算管理又懂IT技術的復合型人才，在信息系統的持續優化、基層員工的培訓、預算管控的精細化等方面后繼乏力。集團型企業經營范圍廣、員工人數多，想要真正意義上實現全面預算是一項十分具有挑戰的工作。上線SAPFM模塊會引發預算執行方式的巨大改變，但是短時間內預算管理制度不健全、管理意識不到位、責任劃分不清晰、績效考核標準不明確等問題仍然存在。

（三）預算系統內的管控邏輯復雜

將預算方案層層分解至各預算責任單位后，如何落實執行，引導日常經營不偏離預算目標是工作的重難點。SAPFM模塊利用承諾項目、基金中心與會計憑證關鍵字段（會計科目、成本中心和利潤中心等）的對應關系，自動將實際支出的金額歸集到業務項目，分別進行預算管控。全面預算涉及采購、生產、研發、銷售等部門，每個部門內部又有若干個業務項目。業務背景不同，項目需要遵循的預算管控邏輯也不盡相同。預算指標之間本就存在復雜的勾稽關系，又要與記賬規則、會計科目等進行耦合，增加了設置管控邏輯的難度，間接提升了維護成本。

例如采購機器設備，根據金額、數量、使用期限、使用目的的不同，可能會用到“在建工程”、“固定資產”、“低值易耗品”等不同的會計科目進行核算。看似都是采購業務，實際上卻延伸出外購資產、在建工程轉固或者低值資產攤銷等不同的業務背景。由此，也應當選擇不同的時間節點來完成預算占用、預算釋放等操作。預算管理人員在設計預算管控邏輯時，應當盡量嚴謹、詳細、精確。系統控制不同于人工控制，靈活度較差，如果設置不完善，SAPFM模塊的強管控模式可能會影響會計核算的及時性和準確性。

（四）剛性有余，靈活不足

SAPFM模塊是通過比對入賬金額是否超過預算上限來完成管控的。一旦入賬金額超過預算上限，系統則會報錯，終止記賬操作，達到強管控的效果。企業為達到事前控制的目的，通常要求員工在業務實際發生前先進行立項申請，得到領導審批后才能開展活動，事后再進行報銷。立項申請通過后，系統會在相應的會計科目和成本中心下，以立項編號的形式鎖住預算，一經設定，不能隨意更改。這就要求業務人員在立項申請時就要了解清楚業務的全貌，能夠合理地預估費用性質和金額。但實際工作中，一個合同中可能同時涉及購買資產、耗材或者勞務服務等多項業務。業務人員難以在申請預算時就準確地區分開各類經濟事項，并與會計科目進行匹配。因立項時會計科目、成本中心、利潤中心選錯導致后期需要重復調整預算的情況頻繁發生。業務人員不理解明明有預算卻無法入賬核銷的情況，難免出現消極情緒。完成整個預算調整程序可能需要花費幾天甚至幾周的時間，如果業務人員責任心不強，會導致由于預算金額不足單據長時間無法報銷入賬的問題，影響會計核算的及時性。SAPFM更強調預算的剛性執行，容易造成預算“一刀切”，難以滿足靈活多變的實際業務需求。

四、應用SAPFM模塊進行全面預算的對策

SAPFM模塊的優勢在于可以直接提取預算和實際的數據進行比較分析，實時查詢、跟蹤預算支用的進度，確保預算計劃得到剛性執行。但是預算指標調控不足，設置造成延誤會計入賬等問題，更適合信息化建設初期的集團企業。由于SAPFM模塊主要是針對預算執行的環節進行管控，企業可以從以下幾個方面逐步完善信息化建設。

（一）夯實預算管理基礎，樹立全員參與意識

企業應當在充分調研、考察的基礎上，結合實際情況不斷完善全面預算的管理制度體系，選擇科學合理的預算管理方式。規范制度標準，強化組織機構，明確權責劃分，重視人才儲備。企業領導要高度重視并組織推動全面預算的工作，深化預算管理理念，樹立全員參與意識。全面預算的基礎在于人才培養，包括專業人員的儲備和基層員工的培訓。企業應當設置專職的預算管理崗位，組織協調推進全面預算的編制、執行、分析和考核等工作。招聘預算管理人員時，要從理論知識和實操經驗兩個方面進行綜合考量。制定培訓計劃，定期組織業務人員參加培訓。培訓應當以加深員工對全面預算的理解與重視為目的，既要有基礎知識的講解，又要包括軟件系統的實操。從實際出發，當全面預算發生變化或者人員流動頻繁時，適當增加培訓頻率，鞏固培訓成果。

（二）規范預算管理流程，優化系統性能

定期對全面預算的各個環節進行流程梳理。預算編制不要過于繁瑣，可以適當精簡審批流程，避免對同一事項多次收集數據的重復性工作。制定的預算指標應當可分解、易量化，下發給各級預算責任部門進行充分討論后，再形成最終的預算方案。預算執行是全面預算中最重要、最難控制的環節，既要加強對關鍵科目、關鍵節點的管理，也要確保預算執行的可操作性。SAPFM模塊可以規范流程、保證預算按程序執行。企業可以根據自身的業務特征對系統進行個性化改制，以便最大限度發揮系統控制的作用。SAPFM模塊的預算管控規則是嵌入在會計記賬規則中的，設置系統規則時會涉及到復雜的指標勾稽關系和計算邏輯。預算管理人員應當積極聽取業務部門的反饋意見，重視系統的易操作性。優化信息系統的性能，達到普通員工經過簡單培訓即可完成常規業務的程度。

（三）建設信息化系統體系，實現協同效應

企業可以將SAPFM模塊作為信息化建設的起點，逐步實現與資金付款系統、費用報銷系統、企業績效管理系統等軟件的聯通，形成信息化系統體系。打通采購、生產、銷售、財務、運營等各個環節的底層數據，實現數據的聯動和交互，發揮協同效應。例如，審批資金支出時可以調取立項申請單，查看是否已經得到預算審批；審核費用報銷時可以自動校驗是否發生超標準、超預算的業務；考核績效時，可以提取預算執行數據作為評價指標等等。建立信息化系統體系，可以加強預算管理與經濟業務之間的聯系，進行預算分析和預算考核時將財務因素和非財務因素都考慮進來。

（四）加強管理會計與財務會計的融合

管理會計和財務會計都是企業財務工作的重要組成部分，兩者雖然分工不同，但是在許多方面是存在共性的。應用SAPFM模塊進行全面預算管理，核心思想是通過“基金中心”、“承諾項目”與“成本中心”、“會計科目”的映射關系來完成數據歸集，而后進行預算管控。設計預算管控邏輯時，應當充分考慮業務事項、預算指標和會計核算之間的關系。例如，外購和自建固定資產都是企業經常發生的業務。在設置系統時，關鍵科目的選擇會直接影響財務會計的核算，匯總出不同的預算支用結果。兼顧管理會計和財務會計的雙重需求，避免設置過于復雜的邏輯規則，才能更好地發揮信息系統在預算管理過程中的作用。

五、結束語

全面預算的效率效果受到制度體系、組織結構、信息系統、人員素質等多方因素的共同影響。加強信息化建設已經成為企業提升預算管理水平的必然選擇。只有從實際情況出發，合理規劃，才能讓全面預算與信息化系統相得益彰，發揮更大的作用。

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