財(cái)務(wù)共享在公辦幼兒園財(cái)務(wù)管理中的應(yīng)用

管麗靖

伴隨著公辦幼兒園的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)模式已不適應(yīng)規(guī)模日漸增長的公辦幼兒園。為了更好地實(shí)現(xiàn)幼兒園的內(nèi)部控制，加強(qiáng)財(cái)政的監(jiān)管，提高幼兒園的管理水平，促進(jìn)其穩(wěn)定地發(fā)展，需要對(duì)公辦園的財(cái)務(wù)管理進(jìn)行創(chuàng)新變革。財(cái)務(wù)共享是目前財(cái)務(wù)管理方面的創(chuàng)新性內(nèi)容，其涵蓋著多種科學(xué)技術(shù)與財(cái)務(wù)管理方面的知識(shí)。而幼兒園本身財(cái)務(wù)管理模式屬于整體框架內(nèi)、為實(shí)現(xiàn)總體財(cái)務(wù)目標(biāo)而設(shè)計(jì)的財(cái)務(wù)管理模式、機(jī)構(gòu)和組織分工各項(xiàng)要素的組合。本文基于此背景，根據(jù)財(cái)務(wù)共享管理的分析，探討公辦幼兒園財(cái)務(wù)管理內(nèi)容中，財(cái)務(wù)共享模式的應(yīng)用和未來發(fā)展趨勢(shì)，以供相關(guān)人員參考。

財(cái)務(wù)共享管理的概述

財(cái)務(wù)共享可以加強(qiáng)幼兒園的內(nèi)部控制，提高幼兒園的財(cái)務(wù)管理水平，有效地傳遞財(cái)務(wù)資料，減少幼兒園的運(yùn)營和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并使資源得到最大程度的優(yōu)化，提高資源的有效利用。財(cái)務(wù)共享是將大量可重復(fù)的、標(biāo)準(zhǔn)化的會(huì)計(jì)工作，集中在一個(gè)新的業(yè)務(wù)單位——財(cái)務(wù)共享中心，進(jìn)行流程重組，并將其集中化、標(biāo)準(zhǔn)化和信息化，從而可以有效地減少實(shí)行財(cái)務(wù)共享的企業(yè)組織的經(jīng)營成本，大大提高業(yè)務(wù)流程的處理效率，增強(qiáng)企業(yè)組織的財(cái)務(wù)控制能力，改善共享服務(wù)的質(zhì)量，有效地創(chuàng)造企業(yè)組織的價(jià)值，從而有效地提升企業(yè)組織的財(cái)務(wù)管理。其與傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理區(qū)別及其主要特征為：

集中化。建立公司全面集中、統(tǒng)一管控的流程及系統(tǒng)，同時(shí)集中資金池管理，在保證資金安全的前提下，最大限度發(fā)揮資金的規(guī)模效益和協(xié)同效應(yīng)。提高資金歸集效率，推行集中支付，減少資金沉淀；集中費(fèi)控管理，強(qiáng)化費(fèi)用管控標(biāo)準(zhǔn)及集中處理，提高費(fèi)用報(bào)銷效率及管控能力。

標(biāo)準(zhǔn)化。在財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中，流程標(biāo)準(zhǔn)化管理是一個(gè)非常重要且復(fù)雜的工作，它需要對(duì)所有加入的企業(yè)組織進(jìn)行整體的梳理、優(yōu)化，直到重新整合，在減少過程冗余的同時(shí)最大限度地減少風(fēng)險(xiǎn)，這就是標(biāo)準(zhǔn)化的過程。標(biāo)準(zhǔn)化是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)共享服務(wù)有效運(yùn)行的先決條件，所以需要在滿足分子公司組織業(yè)務(wù)需要的基礎(chǔ)上做到盡量的標(biāo)準(zhǔn)化、簡單化。程序的合理性是影響財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)執(zhí)行效果的重要因素，而程序本身的不合理則會(huì)給企業(yè)的運(yùn)作造成很大的阻礙，這需要在標(biāo)準(zhǔn)化和合理化中取得平衡。

信息化。多個(gè)核心系統(tǒng)的協(xié)同工作對(duì)財(cái)務(wù)共享管理系統(tǒng)的運(yùn)行起到了至關(guān)重要的作用，而核心系統(tǒng)的設(shè)計(jì)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的整合直接影響到財(cái)務(wù)共享服務(wù)的運(yùn)行效率和效果，同時(shí)也關(guān)系到系統(tǒng)是否能夠有效地支持財(cái)務(wù)共享服務(wù)的業(yè)務(wù)流程。要實(shí)現(xiàn)企業(yè)組織財(cái)務(wù)及業(yè)務(wù)的共享，就必須使所有的系統(tǒng)平臺(tái)、過程、功能真正地統(tǒng)一起來，利用信息化技術(shù)將過程固化，以自動(dòng)化的信息系統(tǒng)取代手工操作，從而提高過程的質(zhì)量和效率。

統(tǒng)一的、智能化的信息系統(tǒng)平臺(tái)構(gòu)建是一個(gè)漫長的過程，信息系統(tǒng)建設(shè)的成效直接影響到企業(yè)財(cái)務(wù)共享管理制度的建設(shè)。由于不同的分子公司組織可能存在不同的業(yè)務(wù)流程和信息系統(tǒng)，在系統(tǒng)梳理時(shí)需要考慮整體的體系統(tǒng)一、過程規(guī)范，并盡可能地減少類似的系統(tǒng)，降低融合的難度。財(cái)務(wù)共享服務(wù)是一種對(duì)企業(yè)內(nèi)外部進(jìn)行集中的金融業(yè)務(wù)，在此過程中，涉及大量的基礎(chǔ)業(yè)務(wù)，因此，要有效地利用現(xiàn)代信息技術(shù)來提高企業(yè)的業(yè)務(wù)效率，如選擇資源規(guī)劃系統(tǒng)、視頻掃描系統(tǒng)、光學(xué)字符識(shí)別系統(tǒng)、資金清算系統(tǒng)等專門的金融處理系統(tǒng)，可以有效地進(jìn)行財(cái)務(wù)處理及提高效率。

財(cái)務(wù)共享在公辦幼兒園財(cái)務(wù)管理中應(yīng)用的意義

目前深圳公辦幼兒園仍采用傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理模式，即每個(gè)幼兒園設(shè)置1―2名財(cái)務(wù)報(bào)賬人員負(fù)責(zé)本幼兒園的預(yù)算、支出報(bào)賬、收費(fèi)、資產(chǎn)管理等財(cái)務(wù)工作，由國庫中心進(jìn)行集中記賬。然而隨著公辦幼兒園規(guī)模的快速擴(kuò)大，財(cái)務(wù)支出體量的增大，組織機(jī)構(gòu)分散，管理層級(jí)多，信息傳遞受阻，機(jī)構(gòu)設(shè)置重復(fù)，管理成本增加，幼兒園財(cái)務(wù)管理容易出現(xiàn)混亂，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)增大。財(cái)務(wù)共享服務(wù)的集中化、流程化和信息化可以很好地克服以上缺點(diǎn)，促進(jìn)幼兒園財(cái)務(wù)管理有效性和科學(xué)性全面提升。由此，財(cái)務(wù)共享管理在公辦幼兒園財(cái)務(wù)應(yīng)用中，具備如下重要的意義：

統(tǒng)一幼兒園各財(cái)務(wù)環(huán)節(jié)流程及標(biāo)準(zhǔn)，有利于提高公辦幼兒園規(guī)范化，借助財(cái)務(wù)共享，加速財(cái)務(wù)流程化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。實(shí)施財(cái)務(wù)共享后，幼兒園內(nèi)預(yù)算、報(bào)銷以及資產(chǎn)管理等各個(gè)子系統(tǒng)可以得到充分銜接，各子系統(tǒng)數(shù)據(jù)得以集成，幼兒園管理者可以通過集成后的數(shù)據(jù)獲取全園各項(xiàng)財(cái)務(wù)信息，會(huì)計(jì)人員也需要根據(jù)財(cái)務(wù)系統(tǒng)步驟完成工作，這對(duì)于加速財(cái)務(wù)流程化和標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)有著極大促進(jìn)作用。

有利于提高效益效率，減少人員重復(fù)工作，并能有效地防止機(jī)構(gòu)的重復(fù)建設(shè)，財(cái)務(wù)人員可以專注于財(cái)務(wù)審核、預(yù)算決算分析工作，提高財(cái)務(wù)質(zhì)量。實(shí)施幼兒園財(cái)務(wù)共享后，幼兒園財(cái)務(wù)工作人員就可以利用系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)據(jù)計(jì)算和匯總，摒棄了以往人工計(jì)算的方式，不但能夠提升數(shù)據(jù)準(zhǔn)確率，同時(shí)還能減少財(cái)務(wù)人員工作量，更能促使財(cái)務(wù)人員各司其職，提高工作效率。

推動(dòng)公辦園不斷擴(kuò)張及發(fā)展。通過利用信息化技術(shù)，可以使數(shù)據(jù)在不同地域、不同部門之間進(jìn)行整合、挖掘、加工、分析、傳遞和共享，能夠自動(dòng)識(shí)別、預(yù)警和控制各方面的風(fēng)險(xiǎn)；實(shí)現(xiàn)信息的互聯(lián)和高層次的信息分享，教育主管部門及財(cái)政部門能夠?qū)?nèi)外部變化作出科學(xué)的反應(yīng)與處理，實(shí)現(xiàn)幼兒園財(cái)務(wù)運(yùn)營過程各個(gè)環(huán)節(jié)的動(dòng)態(tài)管理，為主管部門的決策提供實(shí)時(shí)、精確的數(shù)據(jù)，從而使決策的合理性和科學(xué)性得到提升。同時(shí)，財(cái)務(wù)共享服務(wù)能夠?qū)ω?cái)務(wù)業(yè)務(wù)進(jìn)行統(tǒng)一管理，為財(cái)政局、教育局和各幼兒園提供相應(yīng)的信息共享服務(wù)，方便將業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)模式推廣到新設(shè)幼兒園，加大幼兒園業(yè)務(wù)及財(cái)務(wù)推廣速度，從而促進(jìn)公辦幼兒園的發(fā)展。

財(cái)務(wù)共享在公辦幼兒園財(cái)務(wù)管理中的具體應(yīng)用場景與流程分析

由于目前全區(qū)各公辦幼兒園獨(dú)立預(yù)算經(jīng)營，要想建立起多個(gè)系統(tǒng)，要耗費(fèi)大量的人力物力。目前幼兒園較多會(huì)計(jì)工作都是手工作業(yè)，容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，給幼兒園財(cái)務(wù)和資金的運(yùn)用帶來風(fēng)險(xiǎn)。建立財(cái)務(wù)共享服務(wù)系統(tǒng)可以根據(jù)財(cái)務(wù)的業(yè)務(wù)和工作過程的特性，以自動(dòng)化取代手工作業(yè)，實(shí)現(xiàn)幼兒園大規(guī)模、重復(fù)性的工作自動(dòng)化智能化，使幼兒園的財(cái)務(wù)流程得到最優(yōu)控制，同時(shí)也能有效降低幼兒園的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)。通過有效的人員、技術(shù)、流程的集成，實(shí)現(xiàn)不同地域、不同主體間的財(cái)務(wù)服務(wù)規(guī)范化、流程化，從而減少對(duì)財(cái)務(wù)功能的重復(fù)投資，提高財(cái)務(wù)的運(yùn)行效益。主要包含以下場景內(nèi)容：

收款退費(fèi)管理：與銀行系統(tǒng)對(duì)接，根據(jù)收款信息，如收款編碼、付款人姓名賬號(hào)等實(shí)現(xiàn)自動(dòng)核對(duì)賬目及錄入收款數(shù)據(jù)；根據(jù)收款信息聯(lián)動(dòng)進(jìn)行退費(fèi)申請(qǐng)，實(shí)現(xiàn)原路賬號(hào)退回，避免重新收集核對(duì)錄入退款賬號(hào)等工作，減少工作量的同時(shí)提高工作效率。收款與退費(fèi)進(jìn)行聯(lián)動(dòng)管理，更有利于數(shù)據(jù)的匹配管理，減少多退錯(cuò)退的風(fēng)險(xiǎn)。

費(fèi)用報(bào)銷管理：費(fèi)用報(bào)銷是幼兒園的主要財(cái)務(wù)處理類型，目前主要依靠線下手工流程完成申請(qǐng)審批工作，受到時(shí)間及空間的制約，效率不高，同時(shí)線下的檔案管理，不利于數(shù)據(jù)信息的歸集、整理及統(tǒng)計(jì)。利用共享費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)，可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)的在線申請(qǐng)、在線審批，可實(shí)現(xiàn)24小時(shí)隨時(shí)或異地操作，大大提高處理效率。同時(shí)，費(fèi)用報(bào)銷系統(tǒng)可以與預(yù)算系統(tǒng)及財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)系統(tǒng)有效連接，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)共享，實(shí)現(xiàn)預(yù)算報(bào)賬聯(lián)動(dòng)管理。

資金管理：為規(guī)范資金支付業(yè)務(wù)，避免資金支付風(fēng)險(xiǎn)，財(cái)務(wù)信息共享服務(wù)通過資金管理中心規(guī)范的方式和程序，對(duì)資金支付的工作進(jìn)行規(guī)范，確保資金支付的標(biāo)準(zhǔn)化，控制風(fēng)險(xiǎn)，提升滿意度。一是通過資金管理中心的資金付款崗查找需要付款的明細(xì)；二是啟動(dòng)網(wǎng)上銀行的付款請(qǐng)求，資金管理中心審核人員審核付款人及賬戶信息，確認(rèn)付款申請(qǐng)順利完成，并將付款不合格的申請(qǐng)材料退回。三是由資金管理中心對(duì)賬崗進(jìn)行每日結(jié)算，保證賬目一致。月末根據(jù)銀行流水及財(cái)務(wù)報(bào)表支付數(shù)據(jù)自動(dòng)實(shí)現(xiàn)對(duì)賬，自動(dòng)編制銀行對(duì)賬單。資金的支付由資金管理中心統(tǒng)一審核支付，避免各幼兒園自行審核支付出現(xiàn)錯(cuò)誤，通過系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)賬功能避免資金錯(cuò)誤支付的風(fēng)險(xiǎn)；集中資金支付可以提高資金支付效率并更好落實(shí)財(cái)務(wù)不兼容崗位制度的要求。

預(yù)算管理：預(yù)算管理目前一般是單獨(dú)的系統(tǒng)，與財(cái)務(wù)系統(tǒng)分離，數(shù)據(jù)口徑不一致，不利于管理及數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)。財(cái)務(wù)共享系統(tǒng)中，加載預(yù)算模塊，以預(yù)算數(shù)據(jù)進(jìn)行收入及費(fèi)用控制管理，同時(shí)在每個(gè)月結(jié)算后，都能從幼兒園的系統(tǒng)中自行下載交易數(shù)據(jù)，檢查各部門的交易項(xiàng)目，并與年初預(yù)算進(jìn)行比對(duì)，統(tǒng)計(jì)經(jīng)費(fèi)使用及結(jié)余情況，為后續(xù)的經(jīng)費(fèi)使用提供數(shù)據(jù)依據(jù)及指導(dǎo)。

供應(yīng)商管理：基于采購和付款等重要信息資料，自動(dòng)建立供應(yīng)商數(shù)據(jù)庫，并加以管理與維護(hù)。同時(shí)，實(shí)現(xiàn)采購后履約評(píng)價(jià)線上服務(wù)，并根據(jù)相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行歸類評(píng)級(jí)，為后續(xù)采購業(yè)務(wù)供應(yīng)商選擇確定篩選標(biāo)準(zhǔn)及提供便利。

資產(chǎn)管理：財(cái)務(wù)共享資產(chǎn)管理模塊可以對(duì)資產(chǎn)的采購、折舊、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等信息數(shù)據(jù)進(jìn)行登記、維護(hù)和更新。通過規(guī)則的設(shè)定，根據(jù)固定資產(chǎn)的入賬標(biāo)準(zhǔn)判定資產(chǎn)所屬類別并進(jìn)行登記，確保各幼兒園數(shù)據(jù)登記的一致性和統(tǒng)一性。同時(shí)通過數(shù)據(jù)的接口，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)自動(dòng)入賬登記，確保資產(chǎn)系統(tǒng)和財(cái)務(wù)賬務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的一致性和連貫性。

電子檔案管理：合理利用系統(tǒng)，建立無紙化的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)保存管理，實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)檔案信息化處理，降低紙質(zhì)保存容易丟失損壞的風(fēng)險(xiǎn)，提高財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)調(diào)閱效率，降低檔案管理成本。

財(cái)務(wù)共享在公辦幼兒園財(cái)務(wù)管理中的發(fā)展趨勢(shì)

一、管理流程智慧化

隨著信息化進(jìn)程的加快，各行業(yè)都在努力實(shí)現(xiàn)智能化，而在財(cái)務(wù)共享模式中，財(cái)務(wù)共享模式正朝著智能化的方向發(fā)展，從而使幼兒園的財(cái)務(wù)管理更加高效。基于網(wǎng)絡(luò)與“云”的智慧財(cái)務(wù)共享平臺(tái)，通過信息的鏈接和共享，可以實(shí)現(xiàn)幼兒園與教育主管部門、幼兒園與財(cái)政部門、幼兒園與幼兒園之間的實(shí)時(shí)對(duì)應(yīng)及信息共享，打破了傳統(tǒng)的交易模式，消除了財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)上報(bào)收集核對(duì)等非增值環(huán)節(jié)的處理。智能財(cái)務(wù)是通過科技的無限延伸，實(shí)現(xiàn)對(duì)幼兒園會(huì)計(jì)的無界定義，通過運(yùn)用大數(shù)據(jù)與人工智能技術(shù)，對(duì)幼兒園的財(cái)務(wù)過程進(jìn)行本質(zhì)的優(yōu)化，建立健全幼兒園整體財(cái)務(wù)管理流程與信息化管理流程，真正做到“業(yè)財(cái)合一”。只有這樣，才能從根本上提高公辦幼兒園的服務(wù)質(zhì)量，使其財(cái)務(wù)管理更加合理、科學(xué)。

二、服務(wù)一體化和流程化

在財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)中，以往的財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)都是以PC為載體，實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的財(cái)務(wù)共享業(yè)務(wù)。一方面，隨著共享中心的深入，財(cái)務(wù)共享與其他共享中心，包括人力資源共享等進(jìn)行合作，從單一的共享中心向多個(gè)共享中心集成。另一方面，財(cái)務(wù)共享服務(wù)內(nèi)容由以往常規(guī)的交易性流程作業(yè)逐漸向更多的高價(jià)值流程工作轉(zhuǎn)變，例如幼兒園全面預(yù)算管理、幼兒園日常管理以及幼兒園發(fā)展計(jì)劃分析等，而這些具有高價(jià)值的流程工作也需要更多的管理會(huì)計(jì)和業(yè)務(wù)之間的融合。

綜上所述，財(cái)務(wù)管理是幼兒園經(jīng)營的重要組成部分，要提高財(cái)務(wù)管理的質(zhì)量，必須清楚地認(rèn)識(shí)到，建設(shè)財(cái)務(wù)共享服務(wù)不是財(cái)務(wù)管理的終極目標(biāo)，而是實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)管理轉(zhuǎn)型的過程和手段，財(cái)務(wù)共享從財(cái)務(wù)管理制度的完善、財(cái)務(wù)流程標(biāo)準(zhǔn)的優(yōu)化、財(cái)務(wù)人員的綜合素質(zhì)等方面著手，對(duì)深化財(cái)務(wù)管理工作進(jìn)行了全面、富有遠(yuǎn)見的探索，以實(shí)現(xiàn)對(duì)幼兒園財(cái)務(wù)管理的全方位發(fā)展。在財(cái)務(wù)共享管理后，新型的財(cái)務(wù)管理辦法和技術(shù)措施為財(cái)務(wù)人員做了很多底層財(cái)務(wù)工作，財(cái)務(wù)人員可以向管理會(huì)計(jì)轉(zhuǎn)變，真正實(shí)現(xiàn)“智能+人工”的工作方式，更好地加持財(cái)務(wù)共享中心助力幼兒園財(cái)務(wù)轉(zhuǎn)型，為幼兒園的可持續(xù)發(fā)展打下良好的基礎(chǔ)。（作者單位：深圳市光明區(qū)上域幼兒園）