“互聯網+財務”背景下高校財務報銷模式變革的探析
——以DX高校為例

張佳妤 中共上海市委黨校

引言

DX 高校是SH 市委直接領導下培養黨員領導干部的學校，是教育部認可的研究生碩士學位點培養單位。所以DX 高校希望通過“互聯網+教學”“互聯網+財務”等方式提高教學質量和辦學水平。DX 高校財務部門也在優化財務報銷工作流程，改進財務報銷方式。具體是與SH 市的財務軟件公司合作，運用人工智能、電子簽名、人臉識別等技術，研發出一套適合DX 高校全程網上報銷的財務報賬系統，讓校院教職工在家也能進行經費報銷，提高財務報銷工作效率。

一、DX高校傳統報賬模式現狀分析

（一）財務報銷業務煩瑣，財務人員工作量大

隨著DX 高校教學經費和科研經費預算批復數逐年遞增，財務報銷業務量大幅增加。DX 高校過去的傳統報銷模式是，當一項經濟業務發生時，需要各部門報賬員到財務處手工填寫固定格式的紙質“付款憑單”，并且在“付款憑單”后粘貼原始發票或電子發票。財務工作人員在接到“付款憑單”單后進行現場審核，具體是清點每一張發票金額、數量，是否符合差旅費報銷規定，是否符合培訓費報銷規定，是否符合課題費報銷規定等。這樣的財務審核工作量特別繁重。財務人員審核通過后方可收單并且制作會計憑證會計制單（雙分錄）。若單據出現手續不全或者不符合報銷規定的問題，則要求報賬人修改“付款憑單”，簽字手續不全時，需要重新找部門領導或校領導簽名。因此，各部門報賬員和教職工普遍反映DX 高校財務處進行報銷時候，財政資金報銷難、排隊長、預算執行率低、教學科研課題費結項等諸多工作受影響。即使DX 高校財務處在OA 網上出臺了《常用經費管理制度匯編》等相關文件，但沒有經過專門培訓的教職工還是不清楚報銷制度，這導致財務人員將大部分時間和精力用于和各業務部門報賬員溝通和解釋報銷制度上，嚴重影響了會計制單的及時性和記賬效率。以下是DX高校傳統財務報銷模式下的流程圖（見圖1）

圖1 DX高校傳統報銷流程圖

（二）時間和地域的集中，造成交叉感染病毒風險

DX 高校傳統的財務報銷需要學校教職工和學生憑紙質“付款憑單”到財務處找專門負責的前臺財務會計人員進行復核單據。DX 高校規定每天報銷的時間為早上8 點到下午4 點，中午財務處有收單人員值班。每年的10-12 月期間，是高校財務處最為繁忙的時候。大批教職工開始集中到財務部門辦理各種報銷事宜。而這期間，財務處又要督促各部門預算執行率、制作會計報表，單位內控、預算績效等多項工作。時間與地域上的集中導致財務報銷大廳硝煙彌漫，更是增加了人與人之間飛沫感染病毒的風險，給教職工和學員的人身安全造成不小的隱患。

（三）逐層領導簽名審批，財務報銷效率低

DX 高校財務報銷制度要求：2 萬元（不含）以下的單據，由經費歸口各部門、單位主要負責人（或項目、課題負責人）和計劃財務處負責人審批；2 萬元（含）至200 萬元（不含）的，由經費歸口各部門、單位主要負責人（或項目、課題負責人）和計劃財務處負責人審批，另須報分（協）管副校（院）長和分（協）管財務副校（院）長審批；200 萬元（含）以上的，由經費歸口各部門、單位主要負責人（或項目、課題負責人）、計劃財務處負責人、各分（協）管副校（院）長和分（協）管財務副校（院）長審批，另須報常務副校（院）長審批。各部門報賬員把做好的“付款憑單”送至財務處后，財務人員開始審核原始發票的真偽，審核是否符合財務報銷規定，審核無誤后編制會計憑證（雙分錄）。這樣逐級領導簽名固然確保了財政資金的使用的合規性合法性，但如果領導出差，則保障人員需要等待一段較長時間才可找到領導簽名。這無形中增加了報賬人員的負擔，同時也降低了財務人員記賬的效率，不利于財政資金每季度考核執行率。

二、“互聯網＋財務”報銷模式的優勢體現

（一）“互聯網+財務”報銷系統可以節約時間，提高工作效率

“互聯網+財務”報賬模式，是由人工智能代替傳統報銷模式的大跨步，是“互聯網＋財務”的完美結合。“互聯網+財務”報銷系統中相關審批程序都在校院OA 網上進行，報銷系統和電子簽名插件綁定，這可以讓電子簽名替代手工簽名，節約相關領導在簽名環節上的時間和審核經濟業務的壓力。DX 高校以往傳統的報銷模式是會計人員審核通過后制單（雙分錄）。由出納根據紙質會計憑證（雙分錄）在財政局系統上輸入付款指令，打印紙質“貸記憑證”，最終實現報銷流程。這種財務報銷的周期性很長，有時候容易導致發票丟失等特殊狀況的發生。而“互聯網+財務”報銷系統建立起來后，只要安裝好相關電子簽名軟件，領導簽名瞬間即可完成，報銷單及時在OA 網上自動生成，人工智能財務人員審核紙質發票無誤后，財務系統自動生成會計憑證（雙分錄），財務系統和合作銀行的網銀系統的對接，使用汽車銀行代替出納跑銀行，通過網上銀行批量支付最終實現“互聯網+財務”全網絡報賬模式，從而大大提高了高校財務報銷的運行效率。

（二）“互聯網+財務”報銷系統可以加強高校財務層面內部控制

“互聯網+財務”報銷系統是建立在校院全面內控管理的基礎上的，在這個過程中，高校財務負責人對每一個財務授權事項環節都可以準確地把握，也能更準確地判斷出校院財務內控控制的風險點，從而能夠更好地把控財務風險，真正做到放防患于未然，更好地實現高校財務內控制度。例如：發票真偽、有無節假日停車費發票、預算額度是否超預算、憑證雙分錄是否有誤等等。因此，“互聯網+財務”報銷系統的建立既可以讓高校財務報銷制度更符合新的政府會計制度的要求，又可以增加高校財務的內控質量，同時也符合市財政局對高校財務內控的要求。

（三）“互聯網+財務”報銷系統可以大幅提升高校財務管理水平

“互聯網+財務”報賬模式的實行將大大減輕財務人員審核會計憑證的重復性，讓財務人員不再充當財務制度的解釋人或熱線客服，“互聯網+財務”報賬模式讓財務人員站在更高的起點，從事更為重要的財務風險管理工作。DX 高校“互聯網+財務”報銷系統的建立使得財務審批更趨規范化、電子簽名防止學生仿冒老師簽名套取課題經費，OA 網逐級領導審批使得報銷流程更快捷，發票掃描上傳系統大大提升財務管理的精細化程度。例如，某位老師的課題結項，要復印原始發票，放在傳統模式下，財務人員需要在財務系統中查詢憑證號，根據憑證號去檔案室查找原始憑證再將其復印。而在“互聯網+財務”模式下，財務人員只需要在OA 系統中搜索出發票的掃描件，打印下來即可。大數據時代，“互聯網+財務”報賬模式有效提高了高校財務管理水平。

三、“互聯網+財務”報銷模式下DX高校網上報賬模式探析

（一）校院OA 網上自助下單功能

“互聯網+財務”報銷系統模式下，校院各部門報銷人不需親自到財務處填寫“付款憑單”，只需在校院OA 網絡端或OA手機端上傳報賬原始票據，輸入報銷金額，選擇經費編號，電子簽名后系統自動生成“付款憑單”。這樣可以避免人工填單失誤和重復退單現象，也提高了各部門報銷人報賬的效率。另外，“互聯網+財務”報銷模式也降低了報銷人與財務人員接觸的風險，在流感暴發時期，保證了雙方的人身安全。在“互聯網+財務”報銷模式正式實施前，財務部門負責對所有報賬員進行上機培訓，保障校院教職工和學生都能正確操作OA 網報銷的各項功能。

（二）校院OA 網線上電子簽章功能

“互聯網+財務”報銷系統模式下，各部門報銷人不需要到辦公室找領導逐級審批簽名。OA 網和手機端口上，校領導可根據系統審核結果進行審批、添加電子簽名等操作。“互聯網+財務”報銷系統模式下，經費報銷執行到哪個環節，報賬人能隨時通過OA 手機端或電腦端查詢。例如，領導電子簽名審批完畢后，提交單據人會收到手機短信提醒，也可查詢到報銷單狀態。這樣徹底解決了報銷人因領導出差或培訓等事務而耽誤了經費的使用效率，從而提高財政資金的執行率。

（三）校院OA 網線上初審功能

報銷人在OA 網上提交的電子報銷單及原始票據的掃描件，“互聯網+財務”報銷系統會自動審核。例如：經費支出的類別是否合規，經費支出是否超預算。因此財務人員無須現場審核報銷人提交的“付款憑單”。“互聯網+財務”報銷系統會自動對經濟業務的真實性、報銷單據的完整性、規范性以及是否超預算等問題給出審核的初步結果，然后，財務人員可進行人工干預復審，對經濟業務不符合財務編號的“付款憑單”進行人工干預退單，報銷人在任何時間、任何地點都能通過OA 手機端或電腦端查看到退單的原因，從而避免報銷人在財務處盲目等待，“互聯網+財務”報銷系統有效緩解每年年底財務處報銷排長隊的尷尬問題。

（四）校院財務系統自動制單功能

“互聯網+財務”報銷系統模式下，財務人員不需要根據電子“付款憑單”編制手工會計分錄。OA 平臺和財務系統自動對接，財務系統自動生成會計憑證（雙分錄）。在這個模式下，可以有效降低財務人員人工制單的人為失誤。每月，對于資產量較大的固定資產業務，平臺會和資產管理系統進行對接，每個月末，財務系統自動生成固定資產折舊分錄。從而保障高校固定資產真實的賬面價值，同時，提高了會計人員制單的效率，為年底與市財政局對賬業務打下堅實基礎。

（五）“互聯網+財務”報賬模式與傳統報賬模式的對比

DX 高校財務處通過走訪有成功網上報銷經驗的兄弟院校，吸取其他高校網上報銷操作流程，和SH 市某研究智能財務軟件公司合作研發出一款適合DX 高校網上報銷的財務信息系統。流程中可能涉及的系統風險和財務風險，“互聯網+財務”報銷系統都用AI 人工智能審核發票系統自動生成“付款憑單”，系統自動生成會計憑證（雙分錄），會計系統和市財政局支付系統對接，自動提交財政付款指令，合作銀行批量支付款項。從而保障了校院教職工和學生財務報賬的安全性和及時性，同時，也提高了財政資金的執行率，為年底財政局決算關賬打下堅實基礎。以下是DX 高校財務傳統報賬模式和“互聯網+財務”報賬模對比圖。（見圖2）。

圖2 DX高校傳統報賬模式和“互聯網+財務”報賬模式對比圖

結語

綜上所述，高校建立“互聯網＋財務”報銷模式是高校財務發展的必然需要，也是對財務管理人工智能化的一次探索。“互聯網＋財務”報銷模式對提升高校整體財務管理水平、提高財政資金的執行率、加強高校財務內部控制、預算績效管理等多個領域，發揮了相當大的重要作用。同時，高校領導和財務負責人在“互聯網＋財務”報銷模式設計環節，需要統籌把握2019 年實施的新的政府會計制度政策，設計出適合高校網上財務報銷的人工智能軟件系統，在大數據時代背景下，充分發揮出“互聯網＋財務”報銷模式的優勢。