健康中國背景下職業健康檢查檔案管理現狀調查分析

張莉 李雯 錢鳴崎 潘紅英

摘 ?要：職業健康檢查工作是健康中國戰略的重要組成部分，職業健康檢查檔案記錄了職業健康檢查工作中的重要信息和數據，是衡量職業健康檢查工作水平的重要指標之一。因此，規范職業健康檢查檔案管理，能夠更好地提升新時期職業健康檢查工作水平。本文以蘇州大學附屬第二醫院的職業健康檢查檔案管理作為研究對象，分析了職業健康檢查檔案管理中存在的問題，并提出了檔案規范化管理的具體對策。

關鍵詞：健康中國；職業健康檢查；檔案

Abstract： Occupational health examination is an important part of the healthy China strategy. Occupational health examination archives record important information and data in occupational health examination and are one of the important indicators to measure the level of occupational health examination. Therefore， standardizing the management of occupational health examination archives can better improve the level of occupational health examination in the new era. This paper takes the management of occupational health examination archives of the Second Affiliated Hospital of Suzhou University as the research object， analyzes the problems in the management of occupational health examination archives， and puts forward specific measures for the standardized management of archives.

Keywords： Healthy China strategy; Occupational health examination; Archives

1 引言

2019年，國務院印發了《關于實施健康中國行動的意見》并成立了健康中國行動推進委員會，制定和發布了《健康中國行動（2019—2030年）》，[1]強調人民健康是民族昌盛和國家富強的重要標志。其中，“職業健康保護行動”舉措體現了國家對于職業健康的重視。據統計，我國是世界上勞動人口最多的國家，2017年我國就業人口為7.76 億人，占總人口的55.8%。職業健康檢查正是職業健康工作的重要內容之一。為了規范和提高職業健康檢查質量和服務水平，2019年5月，國家衛生健康委辦公廳印發了《關于貫徹落實職業健康檢查管理辦法的通知》，同時，中國疾控中心也出臺了《職業健康檢查質量控制規范》，對職業健康檢查質控工作提出具體標準，其中明確將職業健康檢查檔案管理作為職業健康檢查質量管理體系建設的內容之一。

本文結合蘇州大學附屬第二醫院（以下簡稱：蘇大附二院）職業健康檢查檔案管理現狀，探討職業健康檢查檔案規范化管理的對策，以期充分發揮檔案價值，增加職業健康檢查管理的規范化與透明度，切實發揮其對勞動者職業健康的保障作用，助力健康中國建設。

2 職業健康檢查檔案管理現狀調查

蘇大附二院始建于1988年，又名核工業總醫院，是一所集醫療、教學、科研、預防、核應急等為一體的三級甲等醫院。目前，醫院共設床位2050張，現有臨床科室34個，醫技科室14個，教研室26個，在職員工3300人。醫院于2009年取得職業健康檢查機構資質，體檢中心是醫院內部承擔職業健康檢查的科室，體檢場所占地面積約1800平方米，負責職業健康檢查的工作人員有60余名，醫院主要開展接觸粉塵類、接觸化學因素類、接觸物理因素類、接觸放射因素類、接觸其他類（特殊作業類）作業人員的上崗前、在崗期間和離崗時的職業健康檢查。2018年-2021年每年完成職業健康檢查分別為14261、13613、10211、15027人次。2022年初，隨著職業健康檢查業務量的增加，職業健康檢查檔案也越來越多，檔案有序管理的迫切性逐步顯現。在此背景下，本文對醫院職業健康檢查檔案的管理現狀開展了調研。

2.1 檔案管理意識淡薄。醫院業務部門對檔案管理的重要性認識不足，重業務發展、輕檔案管理，對檔案管理所需的人、財、物投入有限，沒有意識到職業健康檢查檔案里蘊含的信息資源價值，從而忽視了檔案管理的規范性和有效性要求，難以發揮檔案作用。[2]由于職業健康檢查工作主要由醫院體檢中心負責，而體檢中心大部分工作人員缺乏檔案技能培訓，檔案專業知識匱乏，加上缺乏有效約束，造成職業健康檢查檔案管理水平較低，客觀上造成職業健康檢查檔案工作被邊緣化、孤立化。

2.2 規章制度不夠健全。隨著健康中國戰略的實施，國家層面針對職業健康檢查工作制定了不少管理規定，如《職業健康檢查管理辦法》（國家衛健委令〔2019〕第2號）、《職業健康檢查質量控制規范》（中疾控公衛發〔2019〕45號）等。這些管理規定中的部分內容提及檔案管理，但這些相關條款僅對職業健康檢查檔案提出了總體管理要求，到目前為止，尚未有國家層面統一的職業健康檢查文件材料歸檔標準具體細則和操作規程。在地方層面，出現過具有職業健康檢查檔案管理針對性的規章制度，如：2006年9月浙江省頒布實施《浙江省職業健康檢查檔案管理規定》，但該規定距今已經16年，無法適應新的形勢。因此，缺乏統一的具有針對性和操作性的職業健康檢查檔案管理參考標準，也導致了職業健康檢查檔案管理的不規范。

2.3 檔案管理質量有待提高。以蘇大附二院為例，職業健康檢查檔案長期存放在體檢中心，而體檢中心工作人員缺乏專業檔案知識，且身兼數職，投入時間精力不足，往往只是將文件材料放入文件盒中集中存放。而職業健康檢查工作具有持續性的特點，這決定了職業健康檢查檔案的內容也是不斷動態更新的，如不及時按規定收集整理歸檔，勢必會對檔案的完整性、準確性、系統性和有效性造成影響，最終導致檔案管理質量不高。

2.4 管理手段落后。目前醫院的職業健康檢查檔案仍在采用傳統的紙質檔案管理模式，但隨著國家對于職業健康的重視，參加職業健康檢查的勞動者數量在逐年遞增，產生檔案數量也越來越多，這種情況下傳統的管理模式顯然無法滿足現代管理的需要，很容易出現檔案錯亂遺漏、查閱檢索不便、利用率低、實時動態信息更新困難等問題。[3]與此同時，隨著信息化技術不斷普及，醫院已經采用了職業健康檢查管理系統，但卻忽略了該系統中電子文件的歸檔問題，并未將文檔管理模塊提前嵌入職業健康檢查業務系統。因而，可能會導致業務系統產生的電子文檔信息處于無序或失控狀態，不利于對電子檔案信息資源的后續開發和利用，難以發揮檔案信息服務的功能。

3 職業健康檢查檔案規范化管理對策

3.1 加強宣傳，營造規范管理氛圍。醫院上下首先要認識到職業健康檢查檔案規范化管理的現實意義，才能共同促進職業健康檢查檔案工作的順利開展。首先，要從增強核心管理者的檔案意識入手，增加醫院領導對職業健康檢查檔案管理的重視度，將檔案工作與職業健康檢查工作同時部署、同時檢查和同時考核。其次，應當增強檔案工作者的責任感，主動學習了解職業健康檢查工作相關業務知識，深入職業健康檢查檔案業務指導工作當中，規范歸檔工作。最后，還應當提升檔案形成者，也就是體檢中心工作人員的檔案收集意識，做好檔案前端控制，使檔案從產生開始就納入規范管理的軌道。

3.2 建章立制，夯實規范管理之基。建立健全職業健康檢查檔案工作相關管理制度，可以為檔案規范管理奠定基礎。首先，國家和地方衛生及檔案行政管理部門加強頂層設計，制定統一的職業健康檢查檔案管理制度。其次，醫院體檢中心和檔案管理部門可以依據上級部門頒布的標準，聯合制定醫院內部的職業健康檢查檔案管理制度，明確歸檔范圍、職責劃分和管理措施，使職業健康檢查檔案管理的各個環節都有章可循，保證從簽訂職業健康檢查委托合同或協議開始，到健康檢查結束出具報告各階段形成材料的收集齊全，規范管理，從而推動職業健康檢查檔案管理工作落地落實。

以江蘇省為例，根據《江蘇省職業健康檢查機構重點職業病監測及信息報告質量控制考核表》中對建立檔案遵循的“一企一檔”的要求，為了與之相匹配，職業健康檢查檔案可以參照《科學技術檔案案卷構成的一般要求》（GBT 11822-2008）進行組卷整理，按“一個單位為一卷”的原則進行組卷，案卷名稱由“用人單位全稱-年度”組成，用人單位全稱后可以注明“社會統一信用代碼”，便于后續檢索利用，案卷內管理性文件按問題結合時間（階段）或重要程度排列。由于職業健康檢查工作是定期開展的，隨之產生的檔案材料也是不斷增加，內容不斷增長豐富。而《職業健康檢查管理辦法》中規定職業健康檢查檔案保存時間應當自勞動者最后一次職業健康檢查結束之日起不少于15年，因此無法設定具體的保存年限，建議將保存期限設為長期。

3.3 優化協同，明晰規范管理之徑。首先，要落實檔案管理責任，明確分工，共同協作，從職業健康檢查準備階段、實施階段、總結階段、立卷歸檔階段明晰檔案管理流程，明確每一個環節的具體工作要求，對階段性產生的文件資料的完整性、真實性、合理性及合規性等進行檢驗，保障檔案管理質量。體檢中心可以指定一名兼職檔案員，將其納入醫院檔案管理網絡，并組織其參加檔案知識培訓，及時收集整理職業健康檢查工作過程中產生的文件資料。同時，為了滿足此類檔案日常利用和實時更新的需求，可根據實際靈活選擇檔案集中存放地點。如果檔案實體由體檢中心保存，可由體檢中心定期向檔案管理部門報送目錄，便于醫院層面掌握檔案整體情況。檔案部門則可定期開展業務指導和檢查，將檔案管理納入部門考核工作，對歸檔材料質量進行把控，及時提出整改意見并督促改進，全面提高職業健康檢查檔案管理水平。

3.4 信息化管理，探索科學管理之路。“推進信息化建設，提升職業健康管理效能。”是《國家職業病防治規劃（2021-2025年）》的主要任務之一，其中特別指出：要“規范職業健康信息管理，保障數據安全。強化數據統計與分析，充分發揮數據在職業健康監管決策中的作用。”而職業健康檢查檔案中包含的信息數據正是職業健康大數據的重要組成部分。因此，醫院應當主動思考如何實現將檔案管理系統與職業健康檢查管理系統的有效銜接的問題，理順檔案數字化建設思路。[4]檔案管理部門、體檢部門和信息部門要協作溝通，制定方案實現業務系統與檔案系統之間的信息交互和集成，確保職業健康檢查管理系統中產生的電子文件安全可控、科學規范。同時，遵循“存量數字化，增量電子化，利用網絡化”的思路，逐步完成存量紙質檔案的數字化掃描與掛接，實現其從紙質向電子形式的轉換，建立健全職業健康檢查基礎數據庫，為全國職業健康管理信息平臺建設奠定基礎，最終能夠向社會提供客觀、真實、準確的數據，提升職業病患者保障水平，為勞動者提供精準健康服務。

參考文獻：

[1]李濤，李霜.健康中國戰略與職業健康保護[J].中國職業醫學，2020，47（05）：505-511.

[2]張偉娟.醫院健康體檢檔案規范化管理芻議[J].浙江檔案，2019，（01）：62-63.

[3]黃升，封承勇，高恩革，等.攀鋼（集團）公司職業衛生檔案的管理系統[J].職業與健康，2010，26（08）：933-937.

[4]陳娜，李靜蕓，樊晶光，等.我國職業健康信息系統建設現狀及對策研究[J].中華勞動衛生職業病雜志，2021，39（04）：274-277.