大數據驅動下的高校檔案信息化管理模式探析

賈麗君 廖利香

摘 要：檔案工作是高校的一項基礎性服務工作，同時，也具有一定的復雜性和特殊性。日常工作中，需要面對繁雜的檔案信息數據，要完成收集、整理、歸檔、記錄及保存等工作。隨著信息技術高速發展，高校檔案信息化的管理迎來新的機遇和挑戰。大數據驅動下，高校檔案信息化管理模式成為發展的主流趨勢，可使高校檔案管理工作者從繁雜的工作中解脫出來，同時，取得事半功倍的效果，更好地為師生提供服務。本文在簡要分析高校檔案信息化管理面臨的機遇和挑戰的基礎上，反思高校檔案信息化管理中存在的問題，針對性地提出相應的管理策略，以期為今后工作提供有益指導。

關鍵詞：大數據；高校；檔案；信息化；管理模式

高校檔案管理工作需要處理各類繁雜的數據信息，信息量大且種類繁雜的同時，價值密度不高，但對于處理速度的要求高。傳統完全依靠人工的檔案管理模式陳舊單一，效率較差，特別是面對大量檔案數據的收集、存儲顯得力不從心，難以滿足檔案用戶個性、多元、實時等多樣化需求。

新時期，為能夠進一步提升高校檔案管理效率和水平，更好地為師生服務，就必須要變革檔案管理模式。信息化時代的到來，信息化技術手段融入并推動著各行業發展。對于高校檔案管理工作而言，也由此進入一個發展新時期。大數據驅動下，推動高校檔案管理精細化、科學化發展，基于定向的交互信息查詢方式，提供發布、交互以及查詢等功能，生成檔案信息化管理模式，大大提升服務質量。

一、大數據驅動下高校檔案信息化管理工作的變化

1.機遇

所謂機遇，主要源自依托大數據的高校檔案信息化管理工作模式的生成，實現檔案管理服務方式的轉型與升級。大數據驅動下高校檔案信息化管理中，電子數字資料成為重要的資源主體，與傳統模式有著明顯的不同，當然，優勢也更為明顯。表面看，除使用傳統紙張記錄之外，還有很多豐富的形式，如圖像、音頻、視頻等。可見信息化技術作為一種新的傳輸媒介，既有助于檔案管理水平的提升，也能夠不斷豐富和拓展服務空間。

第一，有助于檔案的保存。傳統紙質版檔案文件不易保存，特別是時間一長，很容易丟失和損壞，而依托大數據和信息技術，將傳統檔案內容通過電子化的形式呈現，更有助于檔案的妥善保存。

第二，有助于檔案利用。傳統檔案管理模式下主要采用人工檢索的方式，工作量巨大，費時費力，而在檔案管理中應用大數據技術，通過輸入關鍵詞就能夠方便地找到所需信息，節約時間的同時，提升服務的效率；第三，有助于檔案一體化管理，傳統管理模式單一，難以向綜合性方向發展，更無法實現自動化管理，而基于信息化管理的信息一體化，對研究成果進行統一編輯處理并上傳網絡，可實現檔案資源共享，讓更多人受益。

2.挑戰

大數據時代背景下，信息技術高速發展與廣泛應用，引領與促進管理方法的創新發展。對于高校檔案管理工作而言，大數據時代所面臨的挑戰主要源自無法及時有效地適應與轉變。大數據驅動下，各類網絡資源紛至沓來，信息化檔案應運而生，不但要求紙質文檔向電子文檔轉變和實現無紙辦公，還要有工作理念的轉變、現代化技術的支持和管理標準的革新。

然而，目前有些高校檔案管理人員觀念滯后，無法達到技術要求，檔案信息化管理受阻。另外，有些高校缺乏科學且統一的管理標準，管理工作中存在很多缺陷，系統性、規范性明顯不足，檔案統計整理工作很容易出現混亂和錯誤。同時，檔案安全保障也是突出問題，給安全保密帶來較大威脅。

二、高校檔案信息化管理工作的現狀

大數據驅動下高校檔案信息化管理是檔案管理創新發展的主流趨勢，也是高校檔案管理提質增效的有效路徑。目前，各大高校圍繞檔案信息化管理工作進行不同程度的研發與探究，也取得一定的成績，積累了寶貴經驗。但也不可否，相較于西方發達國家，我國高校檔案信息化管理較為滯后，集中表現為存在安全風險、設備設施建設落后以及管理隊伍有待加強，嚴重制約高校檔案信息化管理實效。

1.存在諸多安全風險

檔案信息化管理下，電子檔案更便于操作管理，但是也面臨諸多潛在的安全風險。由此，檔案信息化管理中的保密工作既是重點也是難點。比如，管理人員安全意識缺乏、數據操作不規范等都可能會造成重要數據的丟失。另外，計算機本身的性能也很關鍵，直接影響電子檔案的安全性。如果存儲量不足，或者是未定期、及時消殺病毒，將會對檔案信息系統構成重大威脅。當前，有些高校檔案管理人員在實施信息化管理工作中，只能夠完成一些信息傳輸與文字編輯等方面的工作，缺乏較強的安全意識，安全風險得不到有效控制。

2.信息設施建設落后

通常情況下，高校內部更多關注教學與科研，對其在資金及時間等方面的投入也有所傾斜。相對來講，較為忽略檔案管理信息化建設，相關設施建設較為落后。有些高校的檔案管理設備簡陋、陳舊，信息化管理方面更是處于空白階段。有些高校雖然在一定程度上實施了檔案信息化管理，但多為“閉門造車”，交互性、共享性遠遠不足，與外界缺乏互通。在實際管理過程中，存在效率低下，數據庫建設步伐滯后，以及數據不完整、不準確、失真等情況較為突出。很多時候，只是進行一些數字化掃描而已，網頁制作技術差且缺乏特色與創新，內容蒼白、功能單一，無法建設系統、完整的數據庫，嚴重阻礙高校檔案信息化管理高質量發展。

3.檔案管理隊伍有待加強

高校檔案管理工作目標成效的實現，需要管理工作群策群力，發揮大家的智慧與力量來共同完成。特別是在大數據驅動下，高校檔案信息化管理模式成為主流趨勢，對于管理隊伍也提出更高標準的要求。但反觀現實，管理隊伍卻有待加強。有些檔案管理人員信息化意識薄弱，加上缺乏專業的檔案管理知識背景與技能基礎，使得高校檔案管理工作人員的綜合素養偏低，嚴重影響檔案管理工作高效開展，直接阻礙檔案信息化建設。

未來，高校還需在提升檔案管理工作重要性認知的基礎上，著重于信息化管理專業人才培養和方法創新。

三、大數據驅動下的高校檔案信息化管理模式

新時期，互聯網信息技術高速發展，各行業都要有大數據思維意識和服務意識，從而在海量的數據信息中挖掘與收集有價值的部分，融合資源的共享性以及服務的針對性，為社會提供更好的服務。其中，大數據驅動下檔案管理必須進行改革創新，積極有效地推進檔案信息化管理模式。

1.完善檔案信息化安全管理

安全管理是高校檔案信息化管理過程中必須思考和解決的主要問題之一，也是影響甚至決定高校檔案信息化管理成效的主要方面之一。檔案中包含各類隱私信息，如學習經歷、獲獎經歷以及技術技能等，高校檔案信息安全非常重要，為防止隨意泄露、竊取和篡改等，就必須要實施保密處理。加強信息化安全管理，涉及文件歸檔及保密工作規范等，旨在使檔案信息化管理在實際運作中更加安全。首先，計算機硬件方面要按照整體信息化建設需要，購入適宜本校需要的信息設備，不僅要確保質量合格，還要安排人員對檔案管理日常所需設備進行定期檢查與保養，發現問題及時修理并做好記錄。其次，計算機軟件方面要注重穩定性，并能夠伴隨工作需求變化不斷升級，同時，也要對所有電子文檔進行加密處理，設置系統中的應用權限，就關鍵信息進行監控管理等，以確保電子文檔各類信息數據的安全可靠。

2.加速信息化建設進程

加速信息化建設是大數據驅動下的高校檔案信息化管理模式的主體部分，也是關鍵部分。總的來講，要從客觀條件、主觀認知及可行方法三大方面入手來進行。

第一，就客觀條件方面來講，大數據時代檔案資料信息化、碎片化、海量化，面對繁雜的信息數據，處理起來有著不小的難度。對此，要加大基礎投入，確保設備和技術的更新，迎合時代發展的現實需要，跟進資金投入以保障設備系統的更新維護。

另外，要加強檔案服務終端的信息化建設，合理選用并及時更新電子設備及管理軟件，有效推進信息化建設實效。同時，構建高校檔案安全信息保證系統，如在接收、歸檔、存儲交換等過程中，制定并依據標準制度，做好現代化檔案管理。既要提供完整有效的物理安全保障，又要加強網絡平臺安全建設。

就主觀認知方面來講，主要是要樹立現代信息化的檔案管理理念。大數據時代背景下，數據量激增的同時，檔案管理工作使用需求也在不斷提升。對此，檔案管理工作必須要創新與轉變，特別要構建現代化、信息化的管理理念。對于高校檔案管理工作人員而言，要充分意識到大數據時代對檔案管理工作模式的變革影響，充分理解信息化管理模式構建之必要性，進而在管理理念、服務理念等方面做出相應轉變。與此同時，高校檔案管理人員還要從以往單一的管理、儲存理念逐步轉變為服務理念，從單一的存儲與查閱向數據的加工與轉換而轉變。

就可行方法方面來講，要加強檔案網站建設，突出開放性、共享性，強調以人為本，充分發揮信息服務功能優勢，不斷拓展綜合化功能，融合網上預約查詢、文件閱覽以及在線互動等多元化服務。（1）要優化欄目設置并跟進專題服務，加強網站建設的專業化程度，不斷構建并完善特色數據庫，做好調查分析以及功能拓展等，滿足師生日常的各項使用需求，為師生提供全面且優質的網絡服務；（2）要秉持并落實大數據時代的“大檔案觀”，擴大檔案信息資源的采集范圍，不局限于成績單、信息表、證書等信息，也還要將學生性格、愛好以及心理評估等信息數據采集并錄入檔案，不斷拓展學生信息面的同時，建立多層次、多元化、多維化的信息采集系統，使高校檔案全面且精細。對于高校而言，要將檔案管理納入日常性管理工作中，構建以學生為中心的檔案信息化管理模式，對學生各方面數據信息進行及時采集與更新，依據多層次化的數據采集目標及標準，將學生日常表現同步錄入檔案中。

新時期，我們強調要在大數據驅動下實施高校檔案信息化管理，就是通過數據挖掘、整合與管理的過程，更好地為師生服務，管理向服務的轉變是發展的顯著趨勢。在大學階段，基于大數據驅動的高校檔案信息化管理，為大學生建立一個個性化檔案，既能夠幫助教師輔導員更全面深入地了解學生，還可以制定具有針對性的教學策略，幫助大學生更全面深入地了解自己，認知自身的優勢及不足等。這些對學生當下學習及未來求職發展等可以提供可行性建議，具有非常重要的作用，集中體現了大數據驅動下高校檔案信息化管理服務屬性與現實價值。

3.加強檔案管理人才隊伍建設

新時期，檔案管理人員需要處理龐大的信息數據，對工作人員的業務水平、工作能力及職業素養等都提出更高標準的要求，對實際工作也帶來不小的挑戰，因此，高校應當重視檔案管理人才隊伍建設。人才隊伍建設是高校檔案信息化管理模式不斷優化的重要前提，能夠為高校檔案信息化管理輸送源源不斷的核心動能。總的來講，要選用基礎知識、專業技能良好以及責任心強的人員，不斷充實并發展檔案信息化管理人才隊伍。

第一，要建立健全檔案管理工作隊伍的用人機制，嚴格選聘標準，采用市場競爭機制來進行人員選拔，優先選用那些文化水平高、專業技能良好的人員。

同時，也要完善考評機制，配合激勵手段，提高薪資待遇和晉升機制等，充分調動檔案管理人員工作的積極性，使其能夠全身心地投入工作中，激發其工作的創造性。高校要能夠留住人才并確保檔案管理工作隊伍的專業性與穩定性。

第二，要不斷強化檔案管理人員的綜合素養，注重其職業素養的發展，促使檔案管理人員形成好習慣，達到職業道德基本要求。大數據時代背景下，各類新型管理手段可謂層出不窮，對于檔案管理人員也提出更高要求。為更好地適應新時期高校檔案信息化管理工作的現實需要，不斷提升工作實效，就必須要樹立爭創一流的職業精神，認真刻苦鉆研檔案業務，具有扎實的業務能力與服務意識，敢于并善于突破固有思維，依靠信息化技術手段來不斷創新檔案管理辦法，做一名技術全面、素養優良的檔案管理人才。

第三，要開展學習培訓，以強化檔案管理人員業務學習能力，擴展檔案管理人員的知識范圍。為了更好地勝任檔案信息化管理工作，就必須要與時俱進，不斷給自己充電，具備良好的業務學習能力，多了解本專業領域的前沿動態，多學習、多思考、多鉆研，才能更好地進步與提升。尤其是要注重檔案信息化管理相關技術技能的學習，除了要熟練掌握計算機等設備操作技能之外，還要熟練掌握密鑰技術、安全防火墻技術、病毒查殺技術等應用，避免檔案數據資料丟失，確保檔案數據資料完整，更好地發揮其應有的作用。

大數據驅動下，給高校檔案管理帶來全新變革。為此，高校檔案管理人員要創新思路，從各維度、各層次、各方面出發，構建與實施檔案信息化管理模式，提升管理水平及服務質量。

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（作者單位：湖南科技學院 ）

作者簡介：賈麗君（1989—），女，漢族，湖南冷水灘人，助教，研究生學歷碩士學位，研究方向：檔案學。