智慧檔案管理建設現狀與未來發展路徑分析

摘 要：文章以智慧檔案概念、智慧檔案管理特征切入分析，闡述當前智慧檔案管理建設的現狀并剖析不足之處，包括與檔案館建設現狀不適應、智慧化建設理念相對滯后、智慧化技術應用淺表化等。可通過完善智慧檔案管理體系構建過程、優化智慧檔案管理系統功能設計、融合多元智慧檔案管理先進技術、提供智慧檔案管理建設堅實保障等路徑，進一步推動智慧檔案管理建設的發展，以期為新時期下的檔案管理提供有益參考，全面推動智慧檔案管理質量及效率提升。

關鍵詞：智慧檔案；管理建設；現狀；未來發展；技術

傳統檔案管理工作效率低下，不僅需要投入大量人力、物力，同時，紙質材料難避免受到物理環境的影響導致檔案受損，還占用較多空間，整體優勢不高。隨著大數據、物聯網等技術飛速發展，檔案管理工作也從以往實體化模式逐步轉變為智慧化、信息化，并投入智能化系統和設備，促進高智能水平管理的落實。

一、智慧檔案及管理特征

1.智慧檔案

智慧檔案以數字化、網絡化、管理自動化為特征的數字檔案為基礎，具備集成智能感知和協同處理功能。2011年，江蘇省南京市檔案管理部門在上級部門支持下設立智慧檔案平臺，為新時期的智慧檔案發展奠定堅實基礎。通過搭建高效、智能、統一的管理服務平臺，利于實現檔案數據開發利用最大化。智慧城市的整體系統中智慧檔案館屬于子系統之一，其建設目標實現跨時空的檔案資源共享及服務，便于用戶能一站式獲取所需資源，提升了效率。

2.智慧檔案管理特征

（1）資源更多元。不同領域，如公共部門、教育領域等的檔案內容存在差異。以公共部門為例，它包含機關文書檔案、干部人事檔案、科研基建檔案等內容，從智慧檔案的類別上分析，又涵蓋網頁信息、錄音錄像等。（2）感知更全面。感知作為重要的預測能力，是智慧檔案管理發展的基礎條件。（3）綜合處置更強。智慧檔案管理復雜且需長期開展，要從基礎、技術、理論、政策多個方面提供保障，以凸顯智慧檔案管理優勢。

二、智慧檔案管理建設現狀

1.與檔案館建設現狀不適應

第一，當前智慧檔案管理建設基礎較薄弱，信息化、智慧化水平相對低下，無論是經費、技術還是人才，或者設施、服務水平，都存在許多制約要素。不同地區的社會發展水平及文化不同，管理水平參差不齊，導致相關部門難以設計出統一的管理標準體系。第二，檔案館的數字化效率低下，制約智慧檔案管理發展。部分檔案館的信息化、數字化水平不高，許多設備的兼容性差，最終導致前端設計以及后端管理上存在許多阻礙，無法更好地支撐智慧檔案管理建設，處理好智慧檔案管理中的短板迫在眉睫。第三，用戶需求不足，難以推動智慧檔案管理建設。

2.智慧化建設理念相對滯后

我國許多檔案館中的管理人員都缺乏對“智慧檔案管理建設”的正確理解，存在認知的偏差問題。例如，少數管理人員盲目認為智慧檔案管理就是將傳統的管理進行簡單升級而已。需要明確的是，智慧檔案管理兼容物聯網、大數據、VR等新興技術，它實現了檔案管理的智慧化突出變革，甚至是重塑，并非簡單的結構轉變。因此，智慧化建設理念相對滯后及管理人員認知水平不高，都對智慧檔案管理的發展造成阻礙。

3.智慧化技術應用淺表化

智慧檔案管理建設必須要以檔案管理的相關核心業務為重點，再合理利用智慧化技術，但因檔案管理建設的智慧化理念落后，導致部分檔案館的技術應用及升級上呈現出淺表化的特征。部分檔案館雖投入足夠資金，并與其他的網絡技術開發企業共同探究智慧檔案設計方案，從技術上分析涵蓋了物聯網、云計算等技術，表面呈現出“高大上”的形式，但未與檔案管理建設緊密貼合，檔案主流業務框架的升級仍停滯不前。另外，部分新技術的應用中缺乏相應的技術標準及監管體系，很可能加大技術應用的風險。如何在智慧檔案管理建設中保障檔案安全，也是發展中值得深思的問題。

三、智慧檔案管理未來發展路徑

1.完善智慧檔案管理體系

智慧檔案管理建設中融合了人工智能、物聯網等先進技術和“智慧服務”的理念，目的在于提供以先進技術為基礎的管理思維，讓傳統的檔案管理體系升級為智慧化模式，同時，保留檔案索引、借閱、資源整合、共享等多種功能，打造出智慧化的管理體系。在未來的智慧檔案管理發展中，必須要逐步完善該管理體系，逐步夯實基礎。第一，基礎設施層構建。基礎設施的構建是智慧檔案管理建設新技術研發的基礎保障，在構建管理體系初時，就要優先考慮到基礎設施層。首先，合理布設溫濕度控制設備，要求能進行智能化操控，并準備監控設備，及時監管整個檔案管理情況。其次，要準備資料存儲設備、庫房管理機器人、硬軟件設備等，確保能及時存儲、上傳檔案資料，為智慧檔案管理建設的運行創造基礎條件。第二，檔案資源層構建。資源及數據是智慧檔案管理的內容，要確保該層的構建全面且規范。例如，要構建文獻資料庫，并根據性質的不同（實體類、電子類）分別管理。構建業務資源層面的管理體系，包括設備應用情況的錄入、管理人員的考核情況等，能分別進行設備性能的判斷、人員績效及薪資的統計等，評估管理目標是否達成。第三，技術處理層構建。技術層的構建是智能檔案管理建設的核心，以常應用到的人工智能（AI）技術為例，它能在檔案資料的收集、整理、鑒定、檢索、存儲、服務等多個環節中發揮巨大價值。例如，在檔案收集中，能及時利用檔案智錄儀來搜索資料并記錄，在檔案分類和整理中，也可利用到智能機器人、OCR識別等技術和設備。另外，在檔案鑒定、檢索、存儲中分別可應用自然語言處理技術、智能Agent、云盤電子存儲等多種技術。第四，服務應用層構建。構建智慧檔案管理體系的最終目的，是能為相應用戶提供服務，它與檔案管理的使用效果掛鉤。借助于先進技術能深度分析用戶所需，并為其提供相應的檔案服務，如定制興趣知識圖譜、需求自動推薦等。服務應用層和上述三個層面的建設環環相扣，共同搭建智慧檔案管理建設體系。

2.優化智慧檔案管理系統功能設計

結合檔案管理的工作流程，智慧檔案管理系統功能設計要圍繞安全認證、存儲、組織等六個方面，以體現出智慧化的特征。（1）安全認證。因智慧檔案內容豐富，私密性突出，安全認證至關重要。一方面，要結合硬件安全，如服務器、路由設備來設計。另一方面，從軟件安裝上強化。無論是檔案的上傳、審核、修改（原則上檔案信息資源無法修改，屬于最高權限）、檢索、瀏覽等環節，都要加強加密管理。（2）檔案信息存儲。首先，在檔案信息儲存環節中設計一個便捷且安全的連接口，能實現信息的批量上傳，并能及時鑒別；其次，構建相應的規章制度，要求管理人員在存儲檔案中切實維護檔案的隱私性。（3）檔案信息組織。檔案信息組織是將資源庫檔案有序化，傳統方式多按照年代操作，在智慧檔案管理中可融合機構部門、檔案主題、責任者、檔案涉及領域等相關類別來提取關鍵詞，便于將檔案聚類組織。（4）檔案信息檢索及傳播。智慧檔案管理要提供多元性檢索途徑，找尋某類型的檔案資料后，能結合大數據、云計算技術來推送其他關聯度高的檔案，發揮智慧功能。另外，智慧檔案信息傳播需要一定的條件，系統要設置保密權限字段，并選擇在合適的節點開放。（5）檔案知識推薦。具體可利用用戶認證、手機官方App來實現。推薦檔案知識的方式包括三種：一是統計知識庫，推薦熱點詞條；二是目錄定制；三是解禁檔案推送。（6）用戶評價與互操作服務，完善交互功能能促進智慧檔案管理系統優化。

3.融合多元智慧檔案管理先進技術

智慧檔案管理建設中融合先進技術是核心基礎，也是實現創新升級的必要措施。（1）自動識別技術。當前的自動識別技術涉及范圍較多，如聲像識別、光學字符識別、條形碼技術等，智慧檔案管理中主要融合了二維碼識別、傳感器識別、射頻識別技術等。例如，針對檔案館內的實體檔案管理和保護、人員身份驗證中（面部識別、指紋識別等）便可利用射頻識別技術。在互聯網技術的支持下，利用RFID技術（無線射頻），能讓檔案工作人員精準地感知和了解檔案管理情況，確保數字檔案、實體檔案間的管理有效銜接和融合，提升綜合性的智慧檔案管理效率。如圖1，是基于RFID的智慧檔案管理系統功能圖。（2）物聯網及移動互聯網技術。自動識別技術本質上是“輸入”，而物聯網則是“連接”。在智慧檔案管理中，利用物聯網技術能實現網絡互連，提升智慧檔案管理的兼容性，讓檔案的檢索、管理等環節更智能、更人性化。（3）大數據與云計算。大數據不僅具備數據量龐大的特征，還能結合相關數據進行專業分析及預測，功能強大。智慧檔案管理中通過搜集和利用大量數據，能深入挖掘檔案資源，發現其中更具價值的檔案信息，圍繞智慧檔案管理，能對檔案館的建筑、設備設施、周圍環境、人員、業務運行等工作產生的數據進行分析，從而輔助智慧檔案管理建設的決策，提升檔案管理整體能力。（4）可視化技術。可視化通常指將數據轉換為圖形，便于使用者更清晰地掌握相關數據，構建人與機器交互的界面，讓人和被數據化的物體間實現溝通。以智慧檔案管理的庫房為例，可建設3D可視化系統，直觀清晰地顯示庫房管理的三維場景，遠程監管溫濕度、空氣質量等環境數據，并聯合智能設備監測門禁管理、視頻監控等數據，打造出可視化的智慧檔案館。（5）人工智能技術（AI）。利用AI技術能實現對檔案的智能搜索、合理分類、安全管理等。以檔案的查閱為例，借助于AI技術能快速將信息反饋給用戶，降低查閱檔案的難度。

圖1 基于RFID的智慧檔案管理系統功能圖

4.提供智慧檔案管理建設堅實保障

智慧檔案管理建設除了利用核心技術外，強大的保障也必不可少。第一，組織高素質智慧檔案管理人才隊伍。即便處于智能化時代，也需要有操作人員為整體運作保駕護航，提升人員的信息技術應用水平及素養極為關鍵。檔案館要提升對智慧檔案管理人才的錄用標準，加大對應聘人員的考核力度，以篩選出滿足智慧檔案管理建設的復合型優秀人才。注重對整體人才隊伍的建設，要求人員均具備和檔案學有關的學術理論知識，還要掌握專業的計算機技術，方能順利完成智慧檔案建設工作。為確保檔案信息管理安全性，館內要定期安排對人員的培訓考核工作，要求檔案管理人員有正確的思想意識和良好的工作素養，自覺遵守管理規定。制定考核及獎懲制度，注重對人員的綜合管理能力（尤其是應變能力）的考核，并鼓勵更多技術人員開發研究新型的智慧檔案管理軟件和系統，進一步提升管理效率。第二，爭取相應的政策扶持和資金支撐。現階段的智慧檔案管理系統中還存在許多不足，可參考2022年8月國家檔案局印發《關于認真學習貫徹習近平總書記重要批示的通知》《關于加強新形勢下檔案工作的意見》等文件，爭取政策支持，同時結合檔案建設實際情況爭取資金投入。在政策和資金的雙重支撐下及時對現行的系統功能更新優化，提升系統的兼容性及智慧性。第三，提升安全防盜技術水平。隨著人們信息安全意識增強，檔案管理的安全性也備受關注。為提升智慧檔案管理系統的防盜水平，一是可建立高質量的防火墻系統，嚴防檔案資料被泄露；二是可搭建安全監控系統，利用RFID技術來搭建自動防盜報警系統，及時監測檔案館可能隱藏的安全隱患，并利用紅色flash點位來警示，快速捕捉問題具體位置并響應，全面保障智慧檔案管理的安全性。

四、結語

綜上所述，當前智慧生活、智慧城市的“智慧化”理念備受關注，檔案學界也開始推動了檔案管理智慧化，但由于存在認知、技術及保障上的不足，導致智慧檔案管理建設推進緩慢。本文通過剖析當前智慧檔案管理建設的現狀，從體系構建、功能設計、先進技術、堅實保障等四個維度重點探究其未來的發展路徑，以期有助于優化智慧檔案管理系統的運行，并為新時期下的智慧檔案館建設貢獻力量。

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（作者單位：山東省棗莊市市中區綜合行政執法局）

作者簡介：朱金剛（1973—）男，漢族，山東莒縣人，本科，中級職稱，研究方向：智慧檔案管理與未來發展。