信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理面臨的困境與改進(jìn)策略探析

摘 要：隨著信息技術(shù)不斷發(fā)展，信息技術(shù)逐漸應(yīng)用在事業(yè)單位檔案管理工作中，提升了檔案管理的工作效率。但在事業(yè)單位檔案管理信息化應(yīng)用中仍面臨較多問(wèn)題，制約了事業(yè)單位檔案管理的發(fā)展。本文結(jié)合事業(yè)單位檔案信息化管理的意義，分析了信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理面臨的困境并提出改進(jìn)策略，以供參考。

關(guān)鍵詞：信息時(shí)代；事業(yè)單位；檔案管理；信息化建設(shè)

時(shí)代的發(fā)展加快了事業(yè)單位改革進(jìn)度，其公益服務(wù)職能也變得越來(lái)越明顯。面對(duì)如此的發(fā)展環(huán)境，事業(yè)單位必須改變以往的檔案管理模式、提高管理手段的信息化程度。比如，在檔案管理工作時(shí)運(yùn)用各種信息技術(shù)提高管理效率、實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)化管理目標(biāo)、開展有關(guān)檔案管理的科研活動(dòng)，再根據(jù)時(shí)代要求提出可優(yōu)化檔案管理策略的方法，靈活調(diào)整檔案管理方式，構(gòu)建與社會(huì)需求相符的檔案管理模式。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理的意義

1.提高檔案管理質(zhì)量

針對(duì)事業(yè)單位的實(shí)際情況制定改革規(guī)劃、優(yōu)化檔案管理方法與技術(shù)，提高檔案管理者的專業(yè)水平，運(yùn)用符合社會(huì)標(biāo)準(zhǔn)的質(zhì)量化、精細(xì)化檔案管理方法，合理運(yùn)用檔案數(shù)據(jù)信息資源，突破傳統(tǒng)檔案管理方法，避免因人工操作而造成的失誤及不確定性風(fēng)險(xiǎn)，使檔案管理朝著互聯(lián)網(wǎng)式、大數(shù)據(jù)化、智能化等趨勢(shì)發(fā)展。在信息化改革時(shí)期，檔案管理的保密性和安全性也會(huì)大幅提高，這不僅能讓相關(guān)方共享檔案信息資源，還能提高相關(guān)資源的質(zhì)量。

2.優(yōu)化檔案管理模式

為了讓檔案管理質(zhì)量持續(xù)提升，使事業(yè)單位與社會(huì)各界共享檔案資源，還需優(yōu)化檔案管理工作體系，明確相關(guān)方與該體系的責(zé)任與義務(wù)，構(gòu)建更貼合社會(huì)需求的檔案管理工作機(jī)制。在信息量越來(lái)越大的21世紀(jì)，僅憑傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法很難收集所有和事業(yè)單位有關(guān)的內(nèi)部消息或行業(yè)信息，更無(wú)法提高檔案管理效率。而搭載信息化技術(shù)的管理方法不僅可制定檔案整理、加工、調(diào)取機(jī)制，還可在各大單位間共享信息資源，使檔案信息互通有無(wú)，減輕專職檔案管理人員的工作壓力，突出檔案信息的傳遞價(jià)值。檔案信息化能整合各種形式的檔案資源，把檔案信息交流平臺(tái)的正向作用完全體現(xiàn)出來(lái)，真正做到于平臺(tái)中分享與檔案信息相關(guān)的種種資源，在擴(kuò)大檔案信息傳輸和使用范圍之余，將檔案資源的最大價(jià)值體現(xiàn)出來(lái)。

3.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)共享

在互聯(lián)網(wǎng)中運(yùn)用信息技術(shù)可形成無(wú)障礙式信息數(shù)據(jù)傳輸方法，實(shí)現(xiàn)信息資源的共享及流動(dòng)。事業(yè)單位運(yùn)用信息技術(shù)后就能用電子化手段處理檔案信息，檔案信息處理效率也將大幅提升。事業(yè)單位檔案管理的重點(diǎn)在于合理地儲(chǔ)存、使用各類數(shù)據(jù)資料。而引進(jìn)信息技術(shù)就能于技術(shù)層面滿足檔案信息的存儲(chǔ)與應(yīng)用，有利于相關(guān)單位的信息共享。從現(xiàn)代化檔案管理實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，事業(yè)單位進(jìn)入運(yùn)作狀態(tài)后需用到各種各樣的檔案信息。只有突出這些信息或資料的獨(dú)特價(jià)值，才能讀取出其中的有效數(shù)據(jù)，所以，事業(yè)單位必須在檔案管理期間靈活運(yùn)用各種信息技術(shù)。

二、信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理面臨的困境

1.對(duì)檔案管理重視度不高

部分事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的作用與意義，甚至?xí)雎赃@項(xiàng)工作，導(dǎo)致事業(yè)單位難以提高檔案管理水平，也無(wú)法捕捉到對(duì)檔案管理進(jìn)行信息化改革的重要契機(jī)，導(dǎo)致檔案管理存在諸多漏洞，部分價(jià)值較高的信息甚至因未在第一時(shí)間收集而無(wú)法突出最大化價(jià)值，還有些重要檔案也因此而被泄漏。從當(dāng)前的情況來(lái)看，很多事業(yè)單位看重的是技術(shù)、設(shè)備變革或公益項(xiàng)目，很少在檔案管理方面投入時(shí)間、精力，難以制定合理的檔案管理方法及策略，亦無(wú)法根據(jù)時(shí)代發(fā)展調(diào)整檔案管理方法，難以記錄事業(yè)單位的工作成果，更無(wú)法發(fā)揮檔案資源的核心作用，難以發(fā)揮單位內(nèi)部的檔案管理在整合人力資源、資源分配、節(jié)能環(huán)保等方面的作用。

2.檔案管理機(jī)制不完善

檔案管理工作是一項(xiàng)涉及諸多內(nèi)容的工作，在實(shí)踐期間一定要嚴(yán)格依照標(biāo)準(zhǔn)及要求規(guī)范工作，才能達(dá)到預(yù)期的管理目標(biāo)。雖然國(guó)內(nèi)有很多事業(yè)單位通過(guò)持續(xù)發(fā)展，提高各方面建設(shè)完善度，但和檔案管理有關(guān)的制度機(jī)制，其完善度與科學(xué)性還有待提高，這也是事業(yè)單位難以提高檔案管理效率的主要原因。從事業(yè)單位目前的檔案管理狀況不難看出，造成該現(xiàn)象的主要原因是事業(yè)單位對(duì)檔案管理不夠注重。檔案管理人員工作時(shí)會(huì)因沒(méi)有科學(xué)、合理的管理制度制約，而做出各種形式化工作，甚至?xí)谖疵鞔_管理方向與目標(biāo)的情況下進(jìn)行各種檔案管理工作，致使檔案管理的有效性與深度大打折扣。有些事業(yè)單位因未制定合理的檔案管理制度而無(wú)法順利開展檔案管理工作，還令管理過(guò)程變得特別混亂，進(jìn)而影響單位內(nèi)部其他工作進(jìn)度，導(dǎo)致事業(yè)單位難以實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)。

3.檔案管理資金投入少

由于事業(yè)單位不夠注重檔案管理工作，很少為這項(xiàng)工作投入資金和人力資源，又無(wú)法憑借自有資金推動(dòng)檔案管理的信息化建設(shè)。尤其是最近幾年，有些事業(yè)單位開始減少投入資金，未及時(shí)更新檔案管理設(shè)備，沒(méi)有制定與國(guó)內(nèi)檔案管理信息化發(fā)展相符的優(yōu)化策略，因此，無(wú)法抓住機(jī)遇，調(diào)整檔案管理模式，這令單位的檔案管理基礎(chǔ)極其薄弱，甚至有的單位仍使用著傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方法，沒(méi)有主動(dòng)嘗試先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，使其檔案管理信息化建設(shè)極其緩慢。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方法不僅要投入大量時(shí)間與精力，還會(huì)影響管理者的心態(tài)，導(dǎo)致檔案資源的優(yōu)化與保管建設(shè)進(jìn)度難以加快。有些事業(yè)單位雖設(shè)立了信息化平臺(tái)，但進(jìn)入平臺(tái)后仍采取人工搜索或人工收集等方式，不利于檔案管理的信息化發(fā)展。

4.檔案人員綜合能力低

進(jìn)入信息時(shí)代后，事業(yè)單位的檔案管理人員若不主動(dòng)提高自身綜合能力就很難達(dá)到理想的檔案管理效果。在當(dāng)代社會(huì)，工作質(zhì)量與效率能否提高與人才的專業(yè)水平息息相關(guān)，在事業(yè)單位內(nèi)部也是如此，只有檔案管理者的專業(yè)水平較高且有良好的互聯(lián)網(wǎng)素養(yǎng)，才能循序漸進(jìn)地開展檔案管理工作，發(fā)揮各種檔案資源的最大化價(jià)值。如今，國(guó)內(nèi)的事業(yè)單位檔案管理效率雖然有所提升，也引進(jìn)了大量的優(yōu)質(zhì)人才，但這些人才的本專業(yè)并非檔案管理，參與檔案管理工作時(shí)很難于第一時(shí)間找到問(wèn)題的關(guān)鍵并及時(shí)解決。另外，很多事業(yè)單位沒(méi)有意識(shí)到檔案管理的作用與意義，在檔案管理期間過(guò)于隨意，甚至沒(méi)有依照單位的要求及相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行各項(xiàng)工作，這是檔案管理效率難以提高的根本原因。

5.檔案安全管理不到位

網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)因素是事業(yè)單位難以提高檔案管理效率的另一個(gè)原因，很多事業(yè)單位由于沒(méi)有構(gòu)建與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，未及時(shí)更新檔案管理技術(shù)或相關(guān)設(shè)備，抑或管理人員的綜合素質(zhì)較低，未投入大量時(shí)間與精力去維護(hù)現(xiàn)行的檔案管理系統(tǒng)，沒(méi)有及時(shí)更新相關(guān)技術(shù)或展開全方位的日常監(jiān)管而影響檔案管理質(zhì)量。從目前的情況來(lái)看，事業(yè)單位還要做好信息技術(shù)整理工作，分析可能出現(xiàn)的安全隱患，加快信息化建設(shè)進(jìn)度，運(yùn)用各種切實(shí)可行的安全控制手段應(yīng)對(duì)可能發(fā)生的種種危機(jī)，檔案管理信息化既是事業(yè)單位進(jìn)行事業(yè)創(chuàng)新發(fā)展的必經(jīng)之途，又是社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)，是檔案管理面對(duì)信息化時(shí)代必須做出的改變。只有規(guī)避隨意的檔案管理方法，營(yíng)造出更加嚴(yán)謹(jǐn)?shù)臋n案管理防控氛圍，提高檔案管理安全系數(shù)，引進(jìn)各種安全防控技術(shù)，事業(yè)單位才能靈活應(yīng)對(duì)檔案管理期間的各種風(fēng)險(xiǎn)。

三、信息時(shí)代事業(yè)單位檔案管理的改進(jìn)策略

1.提升檔案信息管理重視度

事業(yè)單位若要提高自身的檔案管理水平，就應(yīng)注重日常管理工作，將檔案管理視為關(guān)鍵的任務(wù)之一。只有高度重視檔案管理工作，投入大量的時(shí)間精力與資金，為檔案管理配備優(yōu)質(zhì)設(shè)備，加快信息化檔案管理工作制度建設(shè)，在展開績(jī)效管理時(shí)將檔案管理視為最重要的考核指標(biāo)，才能實(shí)現(xiàn)預(yù)期管理目標(biāo)。在此期間，事業(yè)單位可根據(jù)實(shí)際需求調(diào)整檔案管理規(guī)劃，提高檔案管理者的專業(yè)水平，使其養(yǎng)成專業(yè)意識(shí)，同時(shí)也要進(jìn)行和檔案管理有關(guān)的科研活動(dòng)，加大對(duì)檔案建設(shè)工作的宣傳力度，營(yíng)造出更濃厚的檔案管理改革氛圍，讓檔案管理人員意識(shí)到檔案管理信息化建設(shè)的作用與意義。另外，主動(dòng)申報(bào)各種可推進(jìn)檔案管理工作的資金，運(yùn)用社會(huì)各界及政府的力量加快信息化檔案管理建設(shè)進(jìn)度。

2.完善檔案信息化管理制度

提高檔案管理規(guī)范性的關(guān)鍵在于制定切實(shí)可行的檔案管理制度。比如，在進(jìn)入信息時(shí)代后，通過(guò)調(diào)整檔案管理模式與方法，優(yōu)化檔案管理制度，將該制度的指導(dǎo)及發(fā)揮作用體現(xiàn)出來(lái)，進(jìn)而達(dá)到更理想的管理效率。在實(shí)踐期間，事業(yè)單位要高度重視檔案管理工作，意識(shí)到這項(xiàng)工作對(duì)單位長(zhǎng)期發(fā)展的作用。只有如此，才能根據(jù)檔案管理期間出現(xiàn)的種種問(wèn)題及實(shí)際需求，對(duì)檔案管理制度做出靈活調(diào)整與優(yōu)化，在實(shí)踐期間檢驗(yàn)該管理制度是否可行，并根據(jù)實(shí)踐期間發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題做出調(diào)整與優(yōu)化，以期發(fā)揮該制度的最大化作用。當(dāng)然，事業(yè)單位還要重視檔案管理理念的革新，具有與時(shí)俱進(jìn)的信息化管理理念，通過(guò)信息化理念及手段提高檔案管理效率，再結(jié)合科學(xué)、合理的檔案管理制度及各種網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)進(jìn)行全方位的管理工作，這不僅能糾正檔案管理期間的種種問(wèn)題，還可形成更加創(chuàng)新的檔案管理模式，把檔案價(jià)值充分體現(xiàn)出來(lái)，令事業(yè)單位憑借著高效且合理的檔案管理實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)期發(fā)展目標(biāo)。

3.加大檔案信息化建設(shè)資金投入

政府可通過(guò)為事業(yè)單位提供適當(dāng)?shù)馁Y金或設(shè)備資源等方式，加快檔案信息化建設(shè)進(jìn)度，通過(guò)優(yōu)化基礎(chǔ)設(shè)施推進(jìn)檔案信息化發(fā)展。需要知道的是，事業(yè)單位有很多檔案資料都屬于機(jī)密性資料，必須基于具體的工作情況及條件，對(duì)相關(guān)軟硬件設(shè)備加以完善。在此期間，應(yīng)高度重視建設(shè)檔案信息化數(shù)據(jù)庫(kù)，依照規(guī)范流程對(duì)檔案資料進(jìn)行數(shù)字化處理，再按照事業(yè)單位的規(guī)章制度歸檔不同的電子檔案。確保在數(shù)據(jù)庫(kù)中收錄所有和事業(yè)單位有關(guān)的檔案，利用涉及各個(gè)方面信息的數(shù)據(jù)庫(kù)資源加快事業(yè)單位的信息化建設(shè)。為突出這項(xiàng)建設(shè)工作的時(shí)效性，事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)人員及管理者必須高度重視相關(guān)建設(shè)工作，為此類建設(shè)項(xiàng)目投入大量資金，利用專項(xiàng)建設(shè)資金優(yōu)化單位內(nèi)部的基礎(chǔ)設(shè)施，妥善維護(hù)或保養(yǎng)已有設(shè)備，以期延長(zhǎng)相關(guān)設(shè)施設(shè)備的使用壽命，為檔案信息的查閱或記錄奠定設(shè)備基礎(chǔ)，讓檔案管理人員以更加便利的方式開展工作。

4.提高基層檔案人員專業(yè)性

進(jìn)入信息化時(shí)代以來(lái)，能否及時(shí)獲取數(shù)據(jù)信息，既與單位的發(fā)展息息相關(guān)，還是體現(xiàn)不同單位人力資源的重要因素。由此可看出，事業(yè)單位如果要實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新型的檔案管理模式，就必須重視人力資源。這就需要事業(yè)單位意識(shí)到培養(yǎng)綜合素質(zhì)良好的檔案管理團(tuán)隊(duì)的作用及意義，并將提高檔案管理隊(duì)伍的綜合素質(zhì)視為核心任務(wù)。

首先，事業(yè)單位要根據(jù)檔案管理實(shí)況，靈活運(yùn)用線上培訓(xùn)、組織專題講座等方法培養(yǎng)或提高檔案管理者的專業(yè)水平，使檔案管理者通過(guò)各種方式提高自身的專業(yè)素質(zhì)，具有符合時(shí)代要求的檔案管理能力。

其次，針對(duì)檔案管理者的道德素質(zhì)展開全方位培訓(xùn)。在培訓(xùn)檔案管理者期間，既要提高其專業(yè)水平與道德素養(yǎng)，還要注重對(duì)管理人員的信息素養(yǎng)培養(yǎng)，可通過(guò)新老員工分組配合的方式提升彼此的綜合實(shí)力，使所有檔案管理人員學(xué)會(huì)以現(xiàn)代化技術(shù)提高檔案管理效率。

最后，制定和檔案管理有關(guān)的考核制度，如采取定期考核，激發(fā)檔案管理者的學(xué)習(xí)熱情，使其主動(dòng)學(xué)習(xí)、了解各種與時(shí)俱進(jìn)的檔案管理技巧與知識(shí)，運(yùn)用這些先進(jìn)的知識(shí)與技能提高管理績(jī)效。

5.加強(qiáng)檔案信息化安全管控

事業(yè)單位若要保證檔案管理效率、突出各種檔案資源的最大化作用，就必須注重檔案管理信息化的安全問(wèn)題。比如，注重日常風(fēng)險(xiǎn)甄別工作，深入了解檔案管理的信息化流程，確保檔案管理與各項(xiàng)責(zé)任與要求相符，找出檔案管理期間的各種潛在風(fēng)險(xiǎn)，依照規(guī)定做好各項(xiàng)檢查工作，定期更新管理設(shè)施，加快局域網(wǎng)建設(shè)進(jìn)度，做好在線上傳播核心檔案的各項(xiàng)管控工作，持續(xù)研發(fā)可穩(wěn)定運(yùn)行、低風(fēng)險(xiǎn)的檔案數(shù)據(jù)信息共享系統(tǒng)，以此滿足信息時(shí)代對(duì)于檔案資源的應(yīng)用需求，為檔案的應(yīng)用及交流營(yíng)造安全的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境。同時(shí)，制定涉及各個(gè)方面的安全監(jiān)督評(píng)估體系以及完善合理的檔案數(shù)據(jù)信息編寫、處理及審核辦法，動(dòng)態(tài)判斷各種潛在風(fēng)險(xiǎn)。通過(guò)涉及各個(gè)方面的實(shí)時(shí)監(jiān)控，提高網(wǎng)絡(luò)檔案數(shù)據(jù)信息的安全系數(shù)。總之，進(jìn)入網(wǎng)絡(luò)時(shí)代后，檔案安全管理的重點(diǎn)在于注重信息化建設(shè)，明確檔案管理的具體范圍內(nèi)容及管理重點(diǎn)，再制定切實(shí)可行的檔案管理制度，明確當(dāng)下及往后可能出現(xiàn)的風(fēng)險(xiǎn)因素，再運(yùn)用各種信息化技術(shù)調(diào)整檔案管理方法，提高檔案管理者的技術(shù)水平與專業(yè)水平，根據(jù)時(shí)代需求展開檔案管理工作。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，時(shí)代的持續(xù)發(fā)展使檔案管理成為事業(yè)單位最重要的任務(wù)之一。但時(shí)至今日，仍然有很多事業(yè)單位存在沒(méi)有制定科學(xué)合理的檔案管理制度、相關(guān)管理者綜合素質(zhì)較低等問(wèn)題。事業(yè)單位可在經(jīng)營(yíng)發(fā)展期間構(gòu)建綜合素質(zhì)較強(qiáng)的檔案管理隊(duì)伍，投入更多的時(shí)間與精力構(gòu)建信息化檔案管理平臺(tái)、數(shù)據(jù)庫(kù)等方式，提高檔案管理效率與質(zhì)量，為事業(yè)單位的長(zhǎng)期發(fā)展奠定扎實(shí)基礎(chǔ)。

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（作者單位：魚臺(tái)縣教育和體育局）

作者簡(jiǎn)介：魏書樺（1978—），女，漢族，山東濟(jì)寧人，本科，中級(jí)館員，研究方向：文書檔案。