淺議機關事業單位檔案管理中存在的主要問題及應對策略

摘 要：檔案管理工作是機關事業單位的一項基礎工作，能夠反映單位的發展情況，在其日常運行中發揮重要作用。機關事業單位內部有關檔案資料管理信息化建設的加快推進，不僅是保障單位業務的基礎，也是單位現代化發展的必然選擇。由于種種因素的影響，機關事業單位檔案管理工作中存在著一系列問題亟待解決，導致檔案管理工作質量比較低下。本文立足機關事業單位的實際情況，分析其檔案管理中存在的各種問題，以及在事業單位開展檔案管理信息化的重要價值與現實意義，并分析如何解決現有的問題，以推動事業單位內檔案管理工作的改革創新。

關鍵詞：檔案管理；機關事業單位；檔案價值；檔案法；改革創新

前言

在全面建設社會主義強國的過程中，我國各級政府正在轉變為服務型政府，機關事業單位內部的各項工作也在發生變革。隨著社會的發展，落后的檔案管理方法已然不符合現代化工作的要求，檔案管理工作進行調整和改革已經勢在必行。機關事業單位的檔案涉及社會公眾事務、工作人員的經歷等，各地機關事業單位正在以全新的面貌迎接新時代，正在努力改進單位內一系列不合理、不科學、不先進的工作方法和形式。

一、機關事業單位檔案管理中亟待解決的問題

1.檔案管理意識不強

機關事業單位內部工作人員的檔案管理意識是影響檔案管理工作質量的主要因素，現階段仍有許多工作人員缺乏正確的認知、科學的管理方法，現代化的管理意識并不突出，直接導致檔案管理工作質量不佳。首先，其他業務部門的工作人員對檔案管理工作的認知不正確，相當一部分工作人員認為檔案管理是一項簡單的工作，日常工作內容只是整理文件、擺放文件、寫文件，不僅不重視檔案管理工作，還不配合檔案管理工作人員的工作。其次，管理部門缺乏科學的管理意識，在管理工作具體細化的過程中，檔案管理容易被忽略，其采取的管理方式仍然保留著傳統、固化、單一的特點，導致檔案的歸類、整理、保存、應用等一系列工作效率低下，無法最大限度地開發檔案的價值。檔案作為事業單位的“活資源”，卻未發揮其作用，不利于機關事業單位的長遠發展。另外，機關事業單位的檔案管理部門很少開展關于檔案管理的宣傳工作，導致單位內缺少全員行動、全員參與的基本工作態度，也缺少良好的工作環境，對于單位的管理工作造成了不利影響。

2.檔案管理工作制度不健全

檔案管理工作制度是影響機關事業單位檔案管理工作質量的一個重要因素，現階段仍有部分機關事業單位缺乏健全的檔案管理工作制度，導致檔案管理工作出現流程比較混亂、責任無法落實等問題。首先，機關事業單位檔案管理制度雖然參考《檔案法》而制定，具有一定科學性，但未結合單位的實際情況，導致檔案管理工作質量不高。即使部分單位建立健全了檔案管理工作制度，也因為工作人員工作意識不強、制度缺乏靈活性而導致其并未發揮應有的作用，使檔案管理工作制度形同虛設，時常會出現檔案管理工作不規范、不合理的情況。其次，機關事業單位并未對檔案的借閱情況進行認真記錄，導致時常出現檔案長期無法追回或不知其蹤的問題。另外，獎懲制度不夠完善，導致檔案管理工作人員在工作中比較懈怠，一些不當的工作行為并未得到及時追責，出現的檔案管理工作問題沒有得到及時解決。

3.檔案管理信息化水平低

機關事業單位檔案管理工作信息化水平是影響其工作質量的一個最新因素，信息化水平不高是機關事業單位的通病，導致傳統的檔案管理工作方式與時代發展相脫節，影響了單位的長遠發展。首先，多數單位仍然采取紙質檔案管理的方式，盡管諸多行業已經實現了無紙化檔案管理，但現代化的檔案管理工作模式并未得到機關事業單位內多數人的支持。一方面，部分檔案管理工作人員的思維想較為古板、固化，在日常管理工作中墨守成規，操作和執行傳統的檔案管理方式更得心應手。另一方面，單位內資金通常被應用在公益性事業中，被分配在信息化建設方面的資金數量十分有限，甚至使用的設備儀器比較落后，長期未更新，成為閑置物品，不僅浪費資金，無法提升工作效率，還不符合事業單位長遠發展的要求。此外，部分工作人員對信息化管理的認知比較片面，導致信息技術的作用并未得到充分發揮。

4.檔案管理人員素質較低

機關事業單位的檔案管理工作人員文化素質、專業能力、管理手段和價值觀念等均會影響其工作質量，是影響檔案價值無法得到充分開發和利用的直接原因。首先，部分事業單位缺乏專職負責檔案管理工作的人員，檔案管理工作人員常常需要身兼數職，有的未接受過專業培訓，缺乏專業理論知識指導實踐活動，考慮問題不夠全面，工作方法也不科學，出錯是常有之事。其次，檔案管理工作人員并未深入鉆研檔案資料信息，受自身能力限制，無法將檔案的深層價值挖掘出來，存在工作效率、質量雙低的問題。同時，單位安排給檔案管理員的工作比較有限，最為基礎的工作內容是完成領導下達的任務，導致其不愿意“多做事”“勤研究”。另外，檔案管理工作人員的信息技術知識儲備量不多，無法適應信息化的檔案管理工作要求，工作效率不高，加上很少開展關于檔案管理工作人員的專業技能培訓，缺少一支專業能力過硬的檔案管理隊伍。

二、機關事業單位檔案管理工作的現實意義

1.檔案管理工作是機關事業單位各項工作的基礎

檔案管理工作在機關事業單位發揮著基礎作用，是單位內各項工作、各項業務的前提。例如，單位在開展工作人員招聘時，檔案管理能夠為人員招聘提供相應的幫助；在日常管理工作中，便于單位領導結合工作人員的日常表現進行評判；在開展業務時，業務檔案能夠為其提供參考和借鑒。機關事業單位檔案資料還包括財務檔案資料，能夠清晰說明單位資金的使用情況，作為資料保存在單位內部，為今后處理財務工作提供參考。

2.檔案管理工作能為機關事業單位領導決策提供參考

檔案管理工作能夠保障機關事業單位領導決策的科學性與有效性，人事檔案中會詳盡記錄工作人員的業績，這類內容與員工的利益有著密切關系。當事業單位的工作人員需要發生調動時，人事檔案能夠為單位領導決策提供相應的信息。公文檔案詳細記錄了機關事業單位內公共事務的全過程，在一定程度上能夠反映工作人員的個人能力，同樣是事業單位開展決策的參考依據，能夠保障決策的有效性和科學性。

3.檔案管理工作能夠記錄工作人員的成長歷程

檔案詳細記錄了工作人員的成長歷程，并伴隨其升遷調動。工作人員的檔案能夠清晰反映其優缺點，以此展開人才培養和人才分配，使人才價值能夠得到最大化利用。檔案資料的合理運用能夠進一步優化人力資源、共享人力資源，推進人才流動。人事檔案資料的管理工作比較復雜，管理手續煩瑣，機關事業單位關于人事檔案資料的管理工作還存在著諸多問題，導致人事檔案的價值未能得到最大化開發和利用，因此，推進人事檔案管理工作的改革已經勢在必行，改革的方向和重點在于科技改革。

三、針對機關事業單位檔案管理工作創新性策略

1.提升工作人員的思想意識與管理態度

提高思想意識在檔案管理改革創新中能夠發揮巨大的能動作用，由于傳統的觀念意識已經根深蒂固，事業單位需要深入內部開展對工作人員的觀念意識、工作態度的更新和轉變，推進思想觀念走向現代化。首先，檔案管理專員發揮帶頭作用，主要負責組織、規劃、展開宣傳工作，借助微信公眾號等新媒體工具開展深入宣傳，在公眾號上向單位全體工作人員普及改革的必要性與重要性。機關事業單位內部的檔案管理工作需要嚴格遵守《檔案法》以及相關的法律法規，宣傳部門還可以每周在單位開展一次學法活動，增強全體人員的法律意識和檔案管理意識，主動參與、配合檔案管理部門的日常工作。其次，消除其他業務部門工作人員的誤解已經迫在眉睫。例如，有些人錯誤地認為檔案管理工作內容簡單、形式單一，單位可以組織其深入檔案管理部門開展一日學習活動，觀察檔案管理部門工作人員的工作行為和工作內容，從根本上轉變對檔案管理工作的認知，使其在行動上更加配合工作。另外，機關事業單位管理層人員更要以身作則，通過定期匯報、深入基層等方式了解工作中的不足，并制定相應的創新策略。

2.制定科學的管理工作制度

制度是保障檔案管理工作質量的準繩，具有規范性、標準化的基本特點，能夠發揮一定的約束作用。為保險起見，也為了保障檔案管理工作有制度可依、有規定約束，事業單位必須制定相關工作制度。首先，《檔案法》是事業單位開展檔案管理工作的前提和基礎，事業單位制定的任何檔案管理制度都應當符合檔案法的規定和要求。由于不同的機關事業單位業務內容不同，檔案管理部門負責管理的檔案內容也存在差異，單位需要結合自身業務特點、工作人員的特點來制定切實可行的檔案管理制度。在對管理制度和條例進行調整和修正時，需要征求相關工作人員的意見和建議，并在單位內進行試用之后，再確定是否實施。其次，檔案的安全性直接影響每一個人、每一項業務，還有可能造成社會問題。檔案在借閱時要做好借閱記錄，包括電子檔案和紙質檔案，并定期檢查檔案的保管情況，及時糾正和處理檔案管理工作中的問題。另外，檔案管理工作人員的表現直接影響工作質量，應對其良好的工作態度進行鼓勵和激勵，同時嚴懲工作懈怠的人員，懲獎制度有待進一步完善。

3.持續推進全方位、立體化的檔案信息化建設

信息化是時代的標志、是發展新方向、是一種工作工具，事業單位信息化建設進程緩慢的現實問題理應得到足夠重視，關鍵在于保證單位的信息化水平與時代發展同步，為檔案管理工作提供信息化支撐。首先，將檔案管理信息化建設工作納入機關事業單位的總體發展規劃，將總體目標劃分為多個小目標，達成最終目標。其次，資金是信息化建設的基礎保障，為必要的設備引入、技術引入提供資金保障。為了進一步提升單位的檔案管理工作信息化水平，要致力于打造檔案管理信息一體化平臺，工作人員可以在平臺上執行各種管理操作，包括存儲檔案、查閱檔案，各個部門也可以通過信息一體化平臺共享檔案資源。與此同時，機關事業單位還要注意定期對檔案管理信息化平臺進行檢查、維護和升級，引進新技術、新設備，為檔案管理工作的正常執行創造便利條件、提供技術支撐。更重要的是，各單位可以加強合作，互相分享檔案管理信息化建設的成功經驗，也可以共同開辟全新的檔案管理信息化道路，實現對檔案價值的最大化利用。

4.提升機關事業單位檔案管理工作人員的綜合素質

工作人員的思想觀念、職業素養、專業能力是創造價值的支撐，為開發和挖掘檔案信息資料的價值提供保障，提升工作人員綜合素質有多種渠道。首先，提高工作人員準入門檻是硬性條件要求，設立專門的負責部門，杜絕工作隨意性高、工作質量差的問題發生。在招聘專業的檔案管理工作人員時，除了考察其專業知識之外，還要考察他們的責任心以及對機關事業單位工作內容是否了解。其次，事業單位要加強對檔案管理工作人員的培訓工作，培訓的內容包括專業技能和信息技能，可以聘請專門的檔案管理培訓專家深入單位開展培訓工作，還可以學習其他單位先進的檔案管理經驗，結合自身實際情況進行改革。為了鼓勵工作人員主動學習、提升技能，單位還可以向參與培訓活動的工作人員發放補貼，并在培訓工作結束之后進行考核，通過考核的工作人員可以獲得獎金獎勵和績效獎勵。如此一來，機關事業單位將會收獲一個具有過硬檔案管理實力的團隊，單位各種檔案信息的價值才有可能得到最大化應用。

四、結語

事業單位檔案管理信息化建設工作雖困難，但并非毫無解決方法。在整個創新改革過程中，需要從多個角度展開思考，包括提高全員的思想意識、觀念、態度，要為之打造相適應的制度，將信息化建設工作視為一項長期工作，要加強有關工作人員綜合素質的培訓與指導，為檔案管理工作的正常開展提供制度保障、工具保障以及人員保障，確保機關事業單位工作水平和工作效率穩步提升，推進其長效健康發展。

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（作者單位：單縣人力資源和社會保障局）

作者簡介：王儉奎（1984—），男，漢族，山東單縣人，本科，館員，研究方向：檔案管理。