檔案信息化建設與檔案管理的研究

摘 要：“互聯網+”時代，采用信息化手段對檔案管理進行有效改革創新與管理，不僅能增強檔案管理的實效性，還能提高檔案信息的利用率，最大限度地發揮檔案的作用，為企業單位相關工作的開展提供強有力的支持。本文從檔案信息化建設與檔案管理的價值與原則角度出發，深入探索提升檔案信息化建設與檔案管理水平的有效策略，希望能革新檔案管理形式，推動檔案事業高質量、可持續發展。

關鍵詞：檔案信息化建設；檔案管理；策略

做好檔案信息化建設是新時代實現檔案工作現代化的必然之舉，對推進檔案管理數字化轉型，提高檔案服務質量有積極推動作用。檔案管理工作者要重視檔案信息化建設，以新理念、新技術、新手段從多個角度、多層次全方位加大檔案信息化建設力度，推動檔案管理質量和效率不斷提升，滿足檔案服務社會的發展需求，為企業、為社會提供優質可靠的檔案服務。同時，檔案管理部門還要立足自身發展現狀，以多元化手段革新檔案管理，創設良好檔案信息化建設與檔案管理環境，為全面實現檔案管理優化與創新提供助力。

一、檔案信息化建設對檔案管理的價值

1.有利于拓展與完善檔案信息存儲量，提升檔案管理水平

當前，在檔案信息化建設的推動影響下，檔案管理部門能夠借助數字掃描、縮微技術、光盤技術等先進信息化技術完善、豐富檔案信息存儲方法和數量，提高檔案存儲密度，降低存儲成本，為企業、社會創造出更多經濟效益。同時，通過加強檔案信息化建設還能實現對海量檔案信息資源的有效存儲和安全、高效傳遞與共享，確保檔案資源得到有效優化配置，提高其利用率，增強檔案管理的實效性，為檔案管理部門對外提供完善信息化檔案服務奠定良好基礎。這樣還能大大壓縮檔案管理人員的工作量，提高其工作效率，為領導層進行決策提供精準信息參考，為相關企業單位運行發展提供支持。

2.有利于推進檔案標準化、現代化發展，推動檔案自動管理

信息化時代的到來，加快各行業領域的現代化建設，特別是檔案管理行業，對自身現代化、標準化、服務化的需求與日俱增。檔案管理與信息技術的融合，不僅能產生令人意想不到的管理效果，還能充分發揮信息技術優勢，為用戶提供標準化服務，推動檔案管理工作標準化發展。同時，檔案管理部門人員職能也會隨之發生改變，由原來的保管、提供利用轉化為采集、管理、服務三位一體，為相關企業單位提供優質檔案服務，提高檔案資源的利用率。例如，在檔案管理工作期間，檔案管理人員有效應用信息技術，將檔案數據以信息的方式進行存儲，不僅豐富檔案資源存儲形式，還為不同部門之間檔案資源共享提供便利，為各行業各部門快速、有效查詢檔案信息提供便利。同時，信息化、數字化檔案也讓檔案管理分類更加明確、合理，對檔案信息的查找、調用也更加便捷、高效，這對相關企業單位運行發展都有積極的推動作用。

3.有利于查詢檔案資料降低管理難度，打造智慧檔案系統

信息化與檔案管理工作的深度融合，不僅有助于發揮檔案數據、信息、知識的時代價值，還對提升檔案信息資源的利用率，催生檔案管理新模式、新業態有積極作用。通過信息化與檔案管理的“化學反應”，能形成一個完整的現代化檔案管理體系，為用戶查詢檔案提供智能服務。同時，以電子檔案來保存檔案資源還能有效解決紙質檔案存儲難的問題，能夠有效降低檔案收集、保存的處理難題，確保其完整性、安全性。大數據時代，數字化的應用促使檔案信息化管理實現了跨界、跨行業、跨時空地域的管理，真正達到資源優化整合的效果，促進信息快速流轉、融合，推動企業單位檔案信息資源共享規模、服務質量同步快速發展。隨著信息化的不斷加深，這一現象還會持續深化，檔案信息化建設也會更加深入，檔案管理的整體效率也會大幅度提升，對檔案管理發展也大有裨益。例如，青海人社在檔案一體化建設中，以電子檔案系統為基礎，通過標準化建設，將全省檔案數據集中管理，形成省級電子檔案庫，為跨部門、跨區域業務聯辦提供助力，也為實現全省通辦打下良好基礎。同時，青海人社還通過業務與檔案協作，高度整合檔案資源，為全省提供完善、高效的檔案查借閱服務，為檔案管理實現數字化、智能化轉型奠定基礎。

二、檔案信息化建設與檔案管理的三大原則

1.技術規范性原則

在檔案信息化建設與管理工作中，檔案管理部門一定要遵循技術適用性、規范性原則，要確保檔案信息化建設持續進行下去，滿足各個領域對檔案資料大批量、快速化查閱需求。檔案管理部門要立足本單位發展實況，以合適的系統軟件平臺，通過兼容性較強的拓展接口來全面拓展系統平臺中各項功能，為后期新技術、新架構、新內容的融入打好基礎，也將檔案信息化建設的優勢展示出來，提高眾人對檔案信息化建設的重視和關注。另外，檔案管理部門還要制定明確的規定，以規范化內容、方式來約束檔案數字化、信息化建設，為之后的檔案管理活動做好框架，提高工作效率。

2.安全保密性原則

檔案信息化建設是一把“雙刃劍”，既有助于檔案存儲、管理、查閱、調用，也可能會讓檔案管理受網絡病毒、黑客的攻擊，導致重要檔案資料丟失，影響企業單位工作運行。對此，檔案管理部門要時刻遵循安全、保密性，依法履行公民保密義務，明確涉密權利和義務，確保檔案信息化建設的安全性。如需攜帶涉密檔案信息外出或外調用涉密檔案信息，操作人員必須要獲得相關保密部門的審核批準。在帶回單位之后，部門負責人要及時查看信息的安全性、完整性，確保其不被丟失或受外界病毒侵入。同時，檔案管理部門還要立足“用戶需求”，以真實、精準的檔案資源來確保資料的準確性、全面性，避免因檔案信息不準影響企業工作。另外，檔案管理部門還要建立安全管理制度，構建安全保障系統，從根本上提高檔案信息化抗風險能力，提高其安全系數，保證檔案資源的基本安全。

3.效益統籌性原則

紙質檔案實現信息化管理需要投入大量人力、物力、財力和技術。因此，在檔案信息化建設中，檔案管理部門要嚴格遵循效益性原則，統籌安排，做好紙質檔案資料的精準遷移，提高工作效率。檔案管理部門還要從自身發展需求入手，通過全面研究、深挖需求、分析總結等方法，重點解決優化中的實際問題，為檔案信息化建設鋪平道路，提高建設效率。對于大型檔案信息化建設項目，檔案管理部門也要充分考慮效益期限，要以低投入、高產出的投資理念來開發信息化項目，創造高經濟效益，帶動其他項目發展。

三、檔案信息化建設與檔案管理的策略

1.加強對信息化建設的重視，為其奠定可靠理論基礎

對于檔案信息化建設，檔案管理部門先要從思想上加強重視，這樣才能確保其順利、高效進行下去。對此，檔案管理部門要全面、精準認知檔案信息化建設的重要性和價值，要以此來革新管理層、檔案管理部門人員的思想理念，以良好管理意識來推動檔案信息化建設，確保以檔案信息化建設為基礎的檔案管理工作能有序展開，提高檔案管理實效性。同時，檔案管理部門還要積極實施檔案信息數字化轉化，要制定一個統一標準，以規范化、統一性原則來提升電子檔案建設的規范性，構建數據管理系統，為檔案信息化建設和管理奠定理論基礎。例如，臨沭縣人社局在建設信息化檔案管理過程中，先從思想上高度重視檔案信息化建設工作，大力提升信息化建設水平，提高檔案利用率和管理實效性。同時，該局還非常重視對外部先進經驗的借鑒吸收，通過到外地實地考察等方式來學習信息化建設先進經驗和方法，開闊建設思路和眼界，為檔案信息化建設提供強大理論支持和助力。如今，該局的檔案信息化建設工作已取得顯著成效，不僅掃描電子檔案37萬頁，還實現邊錄入邊使用效果，為人社系統業務提供數據支持，推動人社業務提質增效，方便群眾辦事創業。

2.構建完善的信息化管理體系，推動文檔一體化發展

檔案信息化建設不僅包含各種基礎設施、應用系統、信息資源建設，更涉及制度規范、安全保障體系建設等內容，因此，檔案管理部門要制定合理、科學的信息化建設總規則，增強信息化平臺建設的實效性，推進其健康可持續發展。

（1）檔案管理部門要立足自身發展情況，以客觀性、規范性展開相關建設工作，做好總規劃、總布局，推動檔案管理信息化建設工作有序展開。對建設中遇到的問題，檔案管理部門可以結合實際進行合理調整，避免檔案信息化管理過程中出現問題，影響建設完整性。為避免檔案管理部門刻板執行情況的發生，檔案管理部門之間還要彼此強化溝通、聯系，以有效溝通來解決建設中的問題，實現整體化布局，提高工作效率。

（2）檔案管理部門要注意對部門指導意見和實際現狀的結合，要以符合國家信息化建設標準來切實開展工作，推進檔案信息化建設的快速進行。期間，檔案管理部門要秉承科學發展觀來確保溝通的實效性，要積極吸取先進經驗，改革完善管理制度，優化創新檔案管理服務體系，提高管理水平，確保各部門能夠共享檔案信息化建設成果。

（3）檔案管理部門要從實際發展角度出發，借助信息軟件推動文檔一體化管理，實現特色檔案管理。在檔案信息化建設已成必然之舉的前提下，檔案管理部門要順勢而為，改革創新檔案信息化管理手段，將各種先進數字化管理方式融入檔案信息化建設中，發揮其作用，推動檔案管理一體化建設，提高其建設實效性。同時，檔案管理部門還要根據本地發展實情，借助信息軟件來建設特色電子檔案索引數據庫，提高重要數據保存安全性，提升工作人員工作效率，推進檔案信息化管理工作高效發展。例如，南寧人社局推出的“智慧人社”，立足群眾需求，以“最多跑一次”的要求優化流程，以標準化體系實現人社業務、信息全面規范化，為群眾提供便捷、高效、零距離的檔案服務，提高該局服務質量。同時，南寧人社局建立的“智慧人社”還實現人社內部各業務互聯互通，不僅能“單點登錄、全網通辦”，還搭建“一網一微一端一體機”服務矩陣，將服務延伸到網上經辦，實現真正的“一網通辦”，達到業務檔案、線上線下一體化的效果，有效提升服務質量和辦事效率，為群眾提供優質貼心服務，得到群眾的一致好評。

3.積極建設專業化人才隊伍，為其發展提供人才支持

檔案信息化建設需要檔案管理部門將管理模式的重心從實體平移到信息化上，在這個過程中，管理人員需要不斷運用現代信息技術來完成相關作業。因此，需要專業化人才隊伍來為構建高質量檔案信息化建設與管理提供堅實智力與人才支持。

（1）積極開展線上人才培訓平臺

如今，線上學習已成為各企業單位培訓優秀人才的重要手段，也是企業拓展培訓手段的重要渠道。檔案管理部門可以借助各種線上優質教育資源、微信公眾號、微博等渠道來搜索與之相關的信息，及時獲取、解讀國家有關檔案管理領域的政策規定，為線上人才培訓提供支持。同時，網上還有很多有關檔案管理工作重難點、分析信息化建設技術難點、實際操作技能展示等課程和資源，內容豐富、形式多樣，檔案管理部門可以組織員工進行線上學習，利用集中或碎片時間來快速熟知和掌握檔案數字化管理的信息技術，提高檔案信息化管理水平，為檔案信息化建設奠定人才基礎。

（2）加大線下人才定向培養活動

為更好地貫徹黨和國家有關檔案管理的法律法規，規范檔案信息化建設，幫助檔案管理人員及時掌握檔案管理新理論、新知識、新技術，檔案管理部門要定期組織員工展開線下培訓，以定向培養的方式來強化員工對某一方面的認知和理解，保證培訓實效性。同時，線下培訓期間，檔案管理部門還可以邀請各級檔案管理系統專家、信息化教授以及其他社會培訓機構專業導師來開展學術會議、講座或訪問等活動，提高線下培訓的質量。例如，六安市人社局舉辦的檔案管理工作專題培訓會，培訓內容除系統學習檔案管理方面的法律法規之外，還對當前國內較為先進的前沿技術成果以及檔案法規進行系統性分析、解讀，利用信息技術為參訓人員直觀講解檔案信息化建設的理論與實踐課程，提升參訓人員的理論基礎。同時，為提高培訓的實效性，該局還為參訓人員提供了由專業師資團隊編著的，涵蓋基本理論、概念和發展方向的檔案管理崗位培訓課程，方便參訓人員學習，對參訓人員學習先進經驗提升工作技能有積極推動作用。

（3）大力引進優秀人才

固有的思想理念很容易影響檔案管理人員的工作熱情和效率，阻礙檔案信息化建設發展。對此，檔案管理部門要做好外部優秀專業人才引進機制，要以外來優秀人才激活內部“活性”，點燃內部員工學習熱情，提高檔案信息化建設實效性。檔案管理部門還要圍繞檔案信息化建設與檔案管理對外來人才進行專業化考核，要摒棄“重學歷輕實踐”的錯誤理念，以人崗相適的原則來引入新型人才，促進內部人才融合，提高人才隊伍建設。檔案管理部門還要抬高招聘門檻，要選擇專業素養高、職業能力強、充分了解信息技術和知識的員工，要確保其能擔任日常工作職責。同時，檔案管理部門還要設置人才競爭機制，要利用競爭來激發檔案管理人員工作熱情和積極性，促使其主動參與信息化建設隊伍中，提高其信息化素養，為高效構建檔案信息化提供人才支持。

四、結語

檔案信息化建設與管理是一項復雜、系統的工程，檔案管理部門要充分意識到這項工程的重要性和價值，創新其管理模式，以新理念加快檔案信息化建設步伐，推進其不斷優化創新發展，保證檔案管理的安全性和完整性。同時，檔案管理部門還要與時俱進，緊跟時代步伐，以資源整合實現統一管理，以強化管理人員責任意識來提高檔案管理工作效率，推動檔案信息化建設與檔案管理良性發展。

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（作者單位：內蒙古自治區赤峰市紅山區人力資源和社會保障局人事人才服務中心）

基金項目：信息技術背景下人事檔案管理工作的改革探究，項目編號：KJCX21868。

作者簡介：孟凡強（1984—），男，漢族，山東日照人，本科，副研究館員，研究方向：檔案管理 。