醫院綜合檔案數字化建設的應用

孫宏

摘 要：在醫院傳統檔案管理過程中，主要以管理紙質檔案為主，檔案查詢的復雜程度比較高，醫院綜合檔案管理效果不理想。在信息技術高速發展的新時代背景下，對醫院綜合檔案管理工作提出了更高要求。因此，在開展醫院綜合檔案管理工作時，應該積極利用信息化手段，結合實際情況開展醫院綜合檔案的數字化建設，提高醫院檔案管理的科學性與有效性，進而推動醫院的長遠發展。

關鍵詞：醫院綜合檔案；數字化建設；應用

通常情況下，醫院的綜合檔案管理主要包括病案檔案、人事信息檔案、圖像檔案、會計信息檔案等，醫院內的檔案資料不僅能夠精確記錄醫院的歷史信息，確保臨床治療工作有序開展，還能幫助負責人全面掌握醫院運行過程中的各項數據和信息，為后續決策提供參考，對醫院的運行與發展起著不可代替的作用。積極利用信息技術開展醫院綜合檔案數字化建設，能夠有效解除紙質檔案的限制，做好信息備份，確保檔案信息的完整性與準確性。

一、醫院開展綜合檔案數字化建設的現實意義

所謂的醫院綜合檔案數字化建設，就是將傳統的管理模式轉變為文檔一體化的管理模式，有效解除傳統檔案管理模式的限制，更全面地對醫院檔案信息進行控制。從實際情況來看，醫院開展綜合檔案數字化建設的意義主要表現為以下幾方面。

1.為醫院管理者的后續決策提供參考

一般情況下，醫院綜合檔案中包括醫院科研、治療方案等信息，由于醫院檔案資料具有較高的使用價值，必須加強對檔案信息的保護，開展醫院綜合檔案的數字化建設，能夠系統地整理與歸納各類檔案，為醫院管理者的后續決策提供有效參考。同時，實施醫院綜合檔案數字化建設，還能夠總結臨床治療的相關經驗以及醫院運行經驗，為醫院科室人員查找檔案資料提供便利，以免出現醫療事故與決策失誤的現象。

2.實現醫院檔案信息的集中控制與管理

醫院在實際運行與發展過程中，會積累大量的檔案信息，隨著醫療衛生體制改革，醫院內部的檔案數量顯著提升，檔案管理的難度隨之增大，直接增加了檔案管理人員的工作壓力，對醫院綜合檔案管理工作造成不利影響。從實際情況來看，由于醫院檔案包括的內容比較多，且某些大型醫院已經在各地增設了分院區，導致醫院檔案處于分散管理的狀態。開展醫院綜合檔案數字化建設工作，能夠有效解決人力資源以及區域之間的局限性，將傳統的分散型檔案管理方式轉變為集中檔案管理，并結合檔案特點建立專門的數字化管理模式，不僅能夠顯著提升醫院檔案管理的質量和效率，還能幫助醫院管理者全面掌握各分院區的實際運行狀況，加強對分院區的管理與控制。

3.全面提升醫院檔案管理水平

對醫院來說，要想全面開展綜合檔案數字化建設，應該從技術、員工、設備和方法多方面入手，不僅要積極引入數字化建設所需的計算機設備，還應該利用先進的信息技術建立完善的檔案信息管理系統，為數字化綜合檔案管理模式的順利實施奠定堅實的基礎。與此同時，在進行醫院綜合檔案數字化建設過程中，醫院還應該結合實際需求合理配置檔案管理人才，完善檔案管理流程，實現醫院內部檔案信息的共享，從根本上提升醫院檔案管理的水平。

4.有效提高醫院檔案的利用率

如今，在我國醫院綜合檔案管理過程中，一般會利用磁帶、錄音帶和光盤等形式來完成對聲像檔案的保存，但受儲存方式的限制，此類檔案的實際應用比較局限，導致檔案信息的利用率不高。一方面，讀取磁帶的設備類型比較多，無法實現對聲像檔案的全面分析，不能切實滿足醫院綜合檔案數字化建設的需求。另一方面，隨著科學技術的不斷發展，一部分檔案管理設備設施已經被淘汰，醫院要想保證聲像檔案資料的完整性，就必須投入大量的資金維修與養護資料讀取設備設施，造成不必要的資金浪費，對醫院的可持續發展造成不利影響。開展醫院綜合檔案數字化管理，能夠借助模數轉換的方式對醫院聲像檔案進行收集，優化聲像檔案的讀取方式，全面提升醫院檔案信息的利用率，推動醫院的穩定運營與發展。除此之外，利用數字化綜合檔案管理方式，還能夠減少檔案管理人員的工作量，提高檔案信息查詢的準確性與高效性。

二、醫院綜合檔案的特點概述

1.醫院綜合檔案具有載體性的特點

在傳統檔案管理模式下，醫院的檔案信息一般都使用紙張進行保存，查閱檔案資料時直接翻閱紙質檔案即可。但由于醫院檔案信息量逐漸加大，再加上檔案需要記錄圖像與聲音信息，會用到磁盤或光盤為載體，對醫院檔案信息進行記錄。在此情況下，要想查閱醫院檔案信息，就必須利用相關設備設施對光盤解碼。通常來講，紙質檔案與數字化檔案是醫院綜合檔案管理中較為重要的載體，能夠滿足醫院檔案信息記錄的需求，導致醫院綜合檔案具有載體性的特點。

2.醫院綜合檔案具有時效性的特點

將數字化技術與信息技術應用于醫院檔案綜合管理中，就要求檔案管理人員必須具備熟練掌握計算機技術以及數據庫技術，能夠及時查找與搜索查閱人所需要的檔案資料，并能夠結合實際需求完成遠程監督管理，加強對醫院檔案信息的保護。與此同時，將傳統的紙質檔案轉變為電子檔案，能夠最大程度上節約歸檔時間，提升了醫院檔案信息的時效性。

3.醫院綜合檔案具有共享性的特點

在醫院綜合檔案信息管理過程中，由于某些檔案是以磁帶或硬盤為載體的，所以，利用共享光盤或磁帶的形式就能實現檔案信息共享。與此同時，在醫院綜合檔案數字化建設過程中，醫院員工利用網絡技術與醫院信息系統，就能精確查找到所需的檔案信息，避免對檔案信息的修改與損害，確保醫院檔案信息的完整性與真實性。

三、醫院檔案管理數字化建設過程中存在的問題

1.檔案管理人員的專業能力不強

從實際情況來看，大多數醫院管理者將醫療水平與經濟效益視為工作重心，往往忽視了醫院綜合檔案管理工作，導致醫院檔案管理人員的專業水平良莠不齊。一方面，醫院沒有針對檔案管理人員制定相關考核機制與獎懲機制，使檔案管理團隊的綜合能力不強，甚至存在自由散漫的不良工作風氣，對醫院綜合檔案管理造成不利影響。另一方面，醫院沒有結合時代發展趨勢引進計算機技術人才，技術人才的缺乏阻礙了醫院綜合檔案數字化建設的步伐，限制了醫院綜合檔案管理水平的提升。

2.醫院缺乏健全的檔案管理制度

在醫院綜合檔案管理不斷發展過程中，要優化與完善檔案管理的相關制度。但從實際情況來看，部分醫院對檔案管理工作的重視程度較低，沒有建立健全檔案管理制度與責任制度，對檔案管理人員的約束力不足，管理工作沒有依據，造成醫院檔案管理工作雜亂無章的情況，對醫院的長遠發展造成不良影響。另外，一部分醫院雖然已經制定了檔案管理制度，但在醫院綜合檔案數字化建設的進程中，傳統的檔案管理制度已經無法滿足新時代的檔案管理工作，而管理人員沒有結合實際需求優化與升級檔案管理制度，導致檔案管理過程中出現一系列問題。

3.檔案管理的安全技術水平偏低

由于醫院管理人員對綜合檔案數字化建設的認知不全面，在實際建設過程中沒有積極創新安全管理技術，造成安全技術水平低的情況，無法全面滿足檔案管理的要求，難以保證醫院檔案信息的完整性。與此同時，安全技術水平對檔案數字化建設具有直接影響，醫院內部檔案管理的安全技術水平不足，也會限制醫院綜合檔案數字化建設的進程和效果。

4.信息管理系統的建設不完善

從價值方面來講，醫院綜合檔案數字化建設并不只是為了實現檔案信息的采集與保存，最重要的目的是發揮檔案資源的作用。要想充分發揮檔案數字化建設的優勢，醫院內部應該建立完善的信息系統，以供管理者全面掌握醫院的運行狀況，為科室人員查閱檔案資料提供便利。但從實際情況來看，由于醫院缺乏高素質技術人員，再加上檔案管理科室與其他科室的連接不密切，導致醫院內部信息管理系統不夠完善，無法為各科室提供優質的檔案查詢服務，影響了醫院檔案資源價值的發揮。

四、醫院綜合檔案室數字化建設的優化策略

1.全面提升檔案管理人員的綜合能力

由于醫院綜合檔案涉及范圍比較廣，檔案信息量大，醫院檔案信息的重要性較高，要求檔案管理人員必須具備過硬的專業技能和職業素養，確保醫院檔案的安全。與此同時，在開展醫院綜合檔案數字化建設工作之后，對檔案管理人員提出了更高的要求。因此，為確保醫院綜合檔案的安全，醫院應該加強對檔案管理人員的重視。首先，醫院應該廣納賢才，積極開展人才招聘，引進一批專業人才與計算機技術人才，不僅能夠提高醫院檔案管理的質量，還能推動檔案數字化建設的進程。其次，醫院應該結合實際情況定期舉辦培訓活動，幫助檔案管理人員學習先進的管理技能與經驗，并實行考核機制，從整體上提升檔案管理隊伍的綜合能力。

2.建立健全檔案管理制度

對醫院綜合檔案管理來說，檔案管理制度是開展檔案管理工作的重要依據，也是確保醫院檔案信息安全的制度保障。由于傳統的檔案管理制度已經無法滿足新時代的要求，醫院應該結合數字化建設的需求建立健全檔案管理制度，優化檔案管理流程，規范檔案管理工作內容，從根本上提高醫院內部綜合檔案管理質量。一方面，在制定檔案管理制度的過程中，醫院管理者還應該根據檔案數字化建設的需求完善技術規定，貫徹落實責任制度，明確檔案管理部門人員的工作內容與具體職權，提高檔案管理制度的完整性和有效性。另一方面，為實現檔案信息共享，還應該結合實際情況制定完善的信息共享機制，逐漸推動醫院檔案管理數字化建設的進程，提升醫院綜合檔案管理的效果。同時，在檔案管理的實際工作過程中，應該積極利用檔案管理制度對醫院檔案數字化信息進行監督與管理，確保數字化建設過程中醫院檔案信息的完整性與真實性，確保醫院的穩定發展。

3.積極創新與升級檔案管理安全技術

在醫院綜合檔案管理數字化建設過程中，要想保證檔案資源的安全，就必須創新與升級檔案管理安全技術。在信息技術不斷發展的新形勢下，醫院在開展檔案管理數字化建設時，應該積極利用先進的大數據技術和安全防護技術等，使用安全防護軟件對醫院檔案進行加密，以免出現信息被篡改或丟失的情況。同時，醫院管理人員應該加強對技術研究方面的投入，提高檔案管理安全技術的有效性與全面性，在保障檔案安全的同時，提升檔案數字化建設效果，為醫院綜合檔案信息化管理提供保障。除此之外，在科技日新月異的新時代，計算機等硬件設備設施不斷升級，醫院還應該及時更新與升級計算機硬件設備設施，為全面實現醫院綜合檔案數字化管理提供良好的硬件支持。

4.加強檔案管理信息系統的建設

醫院在進行綜合檔案數字化建設的過程中，除了要實現對現階段檔案信息的保存，還需要做好檔案資源開發，利用信息技術建立完整的檔案管理信息系統，加強檔案管理部門與醫院科室之間的聯系。在檔案信息系統建設過程中，應該將醫院的科研成就、歷史文化與病歷信息保存在信息系統中，技術人員將各類檔案信息歸納整理，建立檔案數據庫，為檔案資料查詢提供便利。值得注意的是，由于醫院的大多數醫務人員只專注于醫療工作，對檔案管理信息系統的認知不全面，因此，檔案管理人員應該為科室人員提供幫助，幫助他們全面了解檔案信息系統的功能，充分發揮檔案信息系統的作用，為后續醫療工作的開展提供資料參考，進一步提升醫院的醫療水平與服務質量。

5.樹立數字化檔案管理意識

醫院綜合檔案數字化建設的目的就是提升檔案信息的利用率，在醫院綜合檔案的管理過程中，檔案管理人員應該樹立數字化檔案管理理念，不斷優化檔案管理模式。由于醫院檔案采集具有動態性的特點，醫院的檔案資源也會不斷變化，檔案管理人員應該利用數字化管理模式開展醫院檔案管理工作。與此同時，醫院管理人員也應該加強對檔案數字化建設的關注，引導醫院科室積極配合檔案數字化建設工作，增強檔案管理部門與各科室部門之間的聯系，全面提升醫院綜合檔案管理的效率和質量。

6.加強檔案查詢與共享

加強檔案查詢和共享，是醫院檔案數字化建設的一個重要目標。首先，建立檔案查詢和共享平臺。醫院應該建立一個集中的檔案查詢和共享平臺，以方便醫務人員的查詢和共享。該平臺應該具備簡便、易用的用戶界面和高效的查詢功能，支持多種查詢方式，如關鍵詞查詢、病歷號查詢等。同時，平臺還應該具備可靠的權限管理功能，確保檔案查詢和共享的安全性。其次，提高檔案數字化質量。數字化建設應該服務于檔案查詢和共享。為了確保數字化檔案的質量，醫院應該建立完善的數據標準和規范，并制定數字化質量管理流程和標準。同時，醫院還應該采用高效的數字化設備和技術，確保數字化檔案的準確性和完整性。再次，建立檔案共享機制。檔案共享應該建立在信息安全和隱私保護的前提下。醫院應該建立健全檔案共享機制和管理制度，規范檔案共享的流程和管理。同時，醫院還應該明確檔案共享的范圍和條件，確保檔案共享的合法性和合規性。最后，加強醫務人員培訓。醫務人員是檔案查詢和共享的主要使用者，他們的數字化素養和操作能力直接關系到數字化檔案的使用效果和效率。醫院應該加強醫務人員的數字化素養培訓，提高他們的信息技術水平和操作能力，使其能夠更好地使用數字化檔案平臺。

五、結語

綜上所述，醫院開展綜合檔案數字化建設不僅能夠提升醫院檔案管理水平，提高醫院檔案的利用率，還能為管理人員的決策提供依據，對醫院的發展起著不可代替的作用。但由于檔案數字化建設對工作人員與安全技術的要求比較高，建設過程中仍然存在一部分問題與缺陷，醫院管理者應該加強對檔案管理數字化建設的重視，建立完善的檔案管理制度，提升檔案管理人員的綜合能力，進一步推動醫院檔案管理的可持續發展。

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（作者單位：濰坊市中醫院）