大數據背景下文書檔案安全保密管理研究

摘 要：文書檔案安全保密管理是國家檔案安全建設治理的重要問題，關系到國家安全、文書檔案安全及其相關機關工作運行。大數據的到來對文書檔案安全保密管理是喜憂參半。當下文書檔案安全保密管理在精細化、專業化、法治化、社會化、智能化方面存在一些不足，與檔案安全治理現代化相差較遠。鑒于此，新時代大數據背景下，文書檔案部門應以質量強國、強檔為契機，加強文書檔案安全保密管理的精細化和專業化建設；以全面依法治國、治檔為契機，注重文書檔案安全保密管理的制度建設與法治建設，推動文書檔案安全保密管理制度化運行；以檔案的共管共建共享格局建設為契機，加大文書檔案安全保密管理的能力提升，夯實文書檔案安全保密管理的主體力量；以數字強國、強檔為契機，加大文書檔案安全保密管理的智能化建設。

關鍵詞：大數據；文書檔案；安全保密管理

在貫徹落實總體國家安全觀的今天，文書檔案的安全保密管理顯得更為重要。作為一種特殊的、常用的文件類檔案，文書檔案的安全保密管理工作一直以來受到重視，實際工作也一直在開展。大數據時代的到來，為文書檔案安全保密管理帶來便利，也帶來一些問題，需要好好應對處理。從檔案安全治理現代化視角來看，文書檔案的安全保密管理工作還有很多方面與建設平安中國、檔案強國、檔案安全等方面存在一些差距 [1]。學界研究往往從檔案視角開展研究，從治理角度研究不足。本文選擇從檔案安全治理的現代化視角研究大數據背景下文書檔案安全保密管理問題。在闡釋文書檔案的內涵、種類及其安全保密管理的重要性的基礎上，分析大數據及其相關技術給文書檔案安全保密管理帶來的機遇與挑戰，調研分析當下文書檔案安全保密管理存在的不足及其原因，并研究提出今后文書檔案安全保密管理完善的對策。

1 文書檔案的內涵、種類及其安全保密管理的重要型

1.1 文書檔案的內涵與種類

文書檔案具有豐富的內涵。通常是指向各類組織在行政管理各項活動中形成的一些重要文件，其名稱和形式多樣，主要包括決策性的命令、指示和決定的文書檔案，還有通知性的布告、請示、報告、批復、通知、簡報等的文書檔案，最后一類是日常工作記載性的會議記錄、計劃和總結等文書檔案。

1.2 文書檔案安全保密的重要性

1.2.1國家安全建設對文書檔案安全保密的要求。黨的二十大報告部署國家安全治理問題。在這種背景下，各級組織的國家安全責任更是不可輕視。文書檔案工作作為所有組織的重要工作，其國家安全意義十分重大，國家安全建設和治理大力推行的今天，更是直接提出了很多的安全保密管理的要求。

1.2.2文書檔案本身功能發揮和可持續發展，也需要做好自身安全保密管理。文書檔案作為一個組織內的重要工作，本身也存在可持續發展的問題，這種可持續發展就是其功能和作用要持續發揮作用。要持續發揮文書檔案的作用，就需要做好相關的安全保密管理工作，以便能夠更安全地發揮好文書檔案的作用。

1.2.3文書檔案服務社會的各類檔案需求，需要做好自身檔案安全保密管理工作。管理文書檔案最終目的還是做好各項服務，用戶對象有內部的，也有外部的，這些用戶的需求也是多種多樣的。但是一個基本的前提條件，就是這些文書檔案本身要是安全真實有效的。這是質量有保證。在質量強國建設的今天，對文書檔案本身及其安全保密管理的質量要求是更為緊要。這些情況下，加強各類組織文書檔案安全保密管理工作的改革創新就非常有必要。

2 大數據時代給文書檔案安全保密管理帶來的挑戰和機遇

2.1 大數據的內涵影響與特征、功能

2.1.1大數據的內涵與影響。現在的社會是一個高速發展的社會，科技發達，信息流通，人們之間的交流越來越密切，生活也越來越方便，大數據就是這個高科技時代的產物。隨著來臨，大數據（Big data）也吸引了越來越多的關注。大數據（Big data）通常用來形容一個公司創造的大量非結構化和半結構化數據，這些數據在下載到關系型數據庫用于分析時會花費過多時間和金錢。大數據分析常和云計算聯系到一起，因為實時的大型數據集分析需要像MapReduce一樣的框架來向數十、數百或甚至數千的電腦分配工作。大數據帶給我們三個顛覆性觀念轉變：是全部數據，而不是隨機采樣；是大體方向，而不是精確制導；是相關關系，而不是因果關系。

2.1.2大數據具有諸多的特征。一是數據量上涵蓋信息量巨大。這主要體現在大數據的起始計量單位至少是P（1000個T）、E（100萬個T）或Z（10億個T）。二是大數據涉及的數據類型多樣化。這主要有網絡日志、音頻、視頻、圖片、地理位置信息等，這些不同類型的數據資料資源對大數據的處理、開發利用能力提出更高更多的要求。三是大數據的價值密度相對低。這方面主要體現在，隨著物聯網的廣泛應用，信息感知無處不在，信息海量，但價值密度較低，如何通過強大的機器算法更迅速地完成數據的價值“提純”，是大數據時代亟待解決的難題。也就是說，如何從海量的大數據提取所需要的資料是有很大的挑戰和難度的。四是速度上看，大數據處理問題的速度特快，展現出一種非常強的時效性。這是與傳統技術下的數據資料的收集、整理、處理的一個最為明顯的不同特征特點。

2.2 大數據給文書檔案安全保密管理帶來的便利與挑戰

2.2.1大數據給文書檔案安全保密管理帶來的便利。一是確保文書檔案保存的質量能夠大幅度提升。傳統的檔案保存是紙質版，大數據及其技術開發利用，檔案保存實現革命性變化，紙質保存發展到云儲存，放在硬盤、光盤上，從時間的保存長度到安全的系數等方面都不是傳統紙質檔案保存可以比擬的。二是文書檔案安全管理工作效率大為提高。與傳統紙質版的文書檔案的安全管理相比，大數據及其相關技術，使得文書檔案的收集、整理與歸類、存儲、查詢、檢查和消毒等方面都非常快捷方便，可以這樣講，大數據及其相關技術讓文書檔案安全管理工作實現革命的變化。三是文書檔案安全管理各方面的成本大幅度減少。傳統檔案管理方式，基本上都是手工，這樣付出的人力、物力、財力等方面的成本都是巨大的。與之相比，大數據及其相關技術使得文書檔案安全保密管理以及相關工作所付出的成本少得多，尤其是在物力和人力成本上節省很多。

2.2.2大數據給文書檔案安全保密管理帶來的挑戰。文書檔案安全不僅僅是指向環境的安全，還包括文書檔案本身內容上的安全， 必須遵守黨紀國法。所以，文書檔案安全保密管理，不僅僅是文書檔案的承載環境、使用環境的安全，還包括其本身的安全品質。正因為這樣，大數據及其相關技術為文書檔案安全保密管理帶來以上的諸多便利 [2]，也帶來環境上一些不安全的風險。

一是大數據給文書檔案安全保密管理系統中的檔案收集方面帶來一些風險。大數據帶來的海量數據，對文書檔案建設要求精細化收集有一定的風險。加之傳統紙質檔案依然在使用，需要進行數字化處理，很有可能導致一些重要的檔案信息被忽略。 二是大數據給文書檔案安全保密管理層面帶來一定的風險。這方面的風險重要體現在，大數據的儲存載體——優盤、硬盤、光盤等載體，本身也存在容易掉，容易損壞的缺點，給文書檔案安全保密管理帶來非常的考驗。加之信息化時代，電腦本身的病毒也存在，加之有黑客的突發攻擊，導致文書檔案的管理存在很大的安全隱患。三是大數據給文書檔案信息利用環節帶來一定風險。大數據時代帶來文書檔案使用的方便，打破了檔案使用的時空限制，但是也帶來一些挑戰和風險，比如文書檔案的使用者的訪問監督滯后，難免會導致文書檔案安全保密工作有些漏洞；防止信息損失的一些軟件工具可能也會帶來文書檔案信息的泄露和丟失等不良現象的發生。

3 當下文書檔案安全保密管理存在的不足

3.1 文書檔案安全保密中檔案自身建設的問題

3.1.1檔案分類上的不準確。主要體現為文書檔案工作沒有很好按照國家關于文書檔案分類的標準執行[3]，結合本單位實際按照標準及評分標準收集相關工作記錄并進行分類歸檔做得不理想，無法做到檔案內容“要看的看得見”。

3.1.2檔案內容上的不翔實。主要體現為文書檔案建設的日常工作中，沒有很好按照檔案安全保密的檔案資料建設工作，不注意留存記錄要求，保密管理記錄不完整，填寫整理不規范，檔案材料無法說明日常工作開展情況。

3.1.3檔案材料邏輯上的不嚴密。主要體現在現有的文書檔案工作沒有嚴格落實國家關于文書檔案的安全保密管理要求，受控節點未落實管控要求，審批流程、審批權限、記錄日期等信息前后有沖突、邏輯不嚴密、數據零散。

3.2 文書檔案安全保密管理上的問題

當下文書檔案安全保密管理的現實情況不是很理想，主要存在管理載體的安全保密管理做得不夠細致、安全保密管理的要求執行不嚴格、文書檔案放置的空間安全保密做得不夠好等問題。這些問題在很大程度上影響管理效能提升。

3.3 文書檔案工作人員安全保密管理的責任與能力不強

除了文書檔案自身存在的安全隱患、管理上的安全隱患外，文書檔案安全保密管理另外一個關鍵的因素是檔案工作人員本身的素質和能力問題。一是文書檔案安全保密管理的工作人員的責任意識與素質不高。文書檔案是一個組織的重要文件，一些文書檔案保密管理的工作人員素質不高，責任心和事業心以及保密意識不強，工作作風不夠嚴謹嚴格，對文書檔案的重要性分類保管做得不夠好，在調閱、銷毀、移出文書檔案等工作中，一些工作人員沒有按照組織規定、檔案管理規定手續進行相關的安全管理處理，這樣可能帶來文書檔案安全保密管理上的一些漏洞。二是在應付檔案檢查中只管應付過關，影響文書檔案安全保密管理的質量問題。檔案工作和檔案安全檢查是每一年都要進行的重要工作，是對文書檔案安全保密管理質量的一次大考。本來各個組織的文書檔案管理部門應好好把握機會，進行每一年的文書檔案安全保密管理的質量提升。但是現實運行中，好多組織的文書檔案管理部門基本上抱持一種應付的心態，弄虛作假應付審查。個別單位日常保密管理工作中未按照國家法律法規和標準落實保密責任，未執行單位保密管理制度，保密工作檔案內容缺失，在認定前搞突擊、補記錄，用不真實的材料應付審查。

4 大數據下文書檔案安全保密管理完善的檔案安全治理對策

從以上研究可以得出，當下文書檔案安全保密管理工作存在的所有問題，其實都可以歸結到管理上存在問題。檔案自身建設的問題、檔案載體的安全管理、檔案工作人員的問題都可以從管理中找到癥結和原因。大數據帶來的各種風險的規避也是屬于管理問題[4]。因此，如何提升當下大數據背景下文書檔案安全保密管理質量勢在必行。根據調研發現大數據下文書檔案安全保密管理存在的不足，借助檔案治理現代化、精細化、專業化、社會化、法治化以及智能化的要求，立足國家安全建設、國家檔案安全建設、文書檔案安全建設的現實和質量強國的要求，當下文書檔案管理部門應該從以下幾個方面注重加強檔案安全保密管理的完善。

4.1 以治理精細化和專業化建設為重點，注重文書檔案載體本身內在安全品質的提升

針對文書檔案安全保密管理中檔案自身的安全品質問題，各個組織的文書檔案部門應以社會治理精細化、專業化建設為契機，對每一份文書檔案，不管是紙質版的，還是電子版的，都要進行內在安全品質的把控。按照檔案安全治理精細化和專業化的要求，對所有文書檔案進行道德層面、法律層面的安全考量，以此確保文書檔案自身內容上的安全品質沒有問題。

4.2 以治理法制化建設為契機，注重文書檔案安全保密管理的制度建設與法治建設，推動文書檔案安全保密管理制度化運行

針對文書檔案安全保密管理的制度建設與執行方面的問題，各個組織的文書檔案部門應以全面依法治國治檔案為契機，加大文書檔案的收集、整理、保存、傳送、查閱、開發利用、宣傳、研究等方面使用環節的立法、執法、司法和守法等方面的建設與執行，以此推動文書檔案安全保密管理工作法治化運行。

4.3 以治理社會化建設為契機，加大文書檔案安全保密管理的能力提升，夯實文書檔案安全保密管理的主體力量

推動文書檔案安全保密管理，最終還是要落實到人。因此，針對文書檔案安全保密管理中檔案管理工作人員、檔案用戶等存在的安全意識和能力不強的 問題，抓好文書檔案工作人員和組織內部所有工作人員的安全保密管理素質、能力的教育培訓，以此提升其安全保密管理的意識、素質和能力；堅持共建共享共治的原則，建構組織內部的文書檔案安全保密管理的大格局；同時，加大對文書檔案利用用戶的安全保密管理的教育和管理，以此從外部形成一個安全保密管理的用戶群體。

4.4 以治理智能化和信息化建設為契機，加大文書檔案安全保密管理的智能化建設

針對文書檔案安全保密管理技術層面存在的風險和問題，各個組織的文書檔案管理部門應高度重視智能化和信息化技術的采用，充分利用好大數據及其相關技術，堅持技術賦能的強大動力發揮，在充分利用大數據及其相關技術的便利的時候，必須要做好文書檔案運行的各個環節的安全風險規避，尤其是要做好文書檔案收集和整理歸類中的風險規避、文書檔案利用中的風險規避、文書檔案傳送中的風險規避、文書檔案保存中的風險規避等，以此推動文書檔案安全保密管理信息化、智能化發展。

參考文獻

[1]趙嬋.大數據時代文書檔案信息化管理與應用研究[J]. 蘭臺內外，2021（30）：25-26.

[2]李福裿.大數據背景下事業單位文書檔案安全保密管理研究[J]. 黑龍江檔案，2021（03）：186-187.

[3]張帆.大數據背景下文書檔案工作標準化建設的路徑研究[J]. 黑龍江檔案，2021（03）：130-131.

[4]張彥宗.新時期下文書檔案管理面臨的問題及解決對策[J]. 陜西檔案，2022（04）：52-53.

作者簡介：王建海，大學學歷，山東省泗水縣檔案館館員，研究方向：檔案管理，