新時期檔案管理工作面臨的機遇與挑戰

摘 要：快速、高效是信息技術的代表性特點，隨著新時期信息技術的不斷發展，傳統的檔案管理技術遭遇了巨大的挑戰，同時，也面臨著前所未有的機遇，對檔案管理工作和檔案管理部門及其工作人員提出更高的要求。本文通過對檔案管理機遇與挑戰的研究分析，希望能夠更好地為檔案管理工作在新時期的有效開展明晰思路、辨別發展形勢，也希望能夠為各級檔案管理部門和相關工作人員提供一些有益的思考。

關鍵詞：新時期；檔案；機遇；挑戰

檔案管理工作一直都不是封閉獨立性的工作，其發展與社會需要、時代背景、經濟水平、技術發展等方面有著緊密的聯系。在新時期，檔案管理工作與大數據、互聯網、云計算、新媒體等因素相伴，新技術的出現為檔案管理帶來發展機遇，也帶來了嚴峻挑戰。工作中，如何抓住發展機遇搶占先機，以此推動檔案事業的進一步發展，是衡量各級檔案管理部門和工作人員創新力的新標準。

一、新時期檔案管理工作的開展機遇

1.大數據的出現給檔案管理帶來機遇

（1）海量信息得以整合

傳統的檔案管理主要以紙質檔案為主，大數據時代的到來給檔案管理帶來新模式，變為以紙質檔案為基礎的電子檔案、數字檔案等綜合型的管理模式，檔案管理部門及其工作人員的職能不再局限于收集、整理、管理使用，而是擴展為電子檔案的生成、維護以及安全保密管理，多重職能疊加以及社會化分工的細化，都導致了海量信息資源的產生，為管理這些海量信息必須借助最先進的技術，如云平臺等進行管理，建立起精細的云檔案管理系統，實現海量信息資源的管理。

（2）傳統數據得到發掘

傳統檔案資源由檔案管理部門負責管理，一般不直接由需求用戶使用，各需求機構和個人根據實際前往查借閱，因而具有被動性，無法實現檔案資源的最優效益，導致大量的檔案資源和檔案數據得不到有效利用和挖掘，為解決這些問題，利用大數據對龐大的檔案信息資源進行有效管理成為一種便捷措施。檔案管理部門通過對海量數據的歸集整理，綜合市場需求和使用者需求，對各類檔案數據進行聚類和分析，探究數據間的關系，進而建立數據模型，為其他同行提供參考，不斷提高檔案資源的利用價值。

2.互聯網的發展給檔案管理帶來便利

（1）促進技術水平的提高

互聯網信息技術的出現和快速發展為檔案管理帶來便利，使得檔案管理的技術手段更加豐富和多元化，通過互聯網信息技術，檔案數據錄入、檢索、分類更加便捷，很大程度上降低了工作強度。互聯網+時代的到來，不僅提升了互聯網的應用價值。

同時，也使檔案存儲形式由傳統紙質檔案向圖片、音頻、視頻等存儲形式的多樣化發展，檔案管理技術出現多樣化的選擇路徑，促進了各類檔案之間的關聯性，極大提升了檔案管理的效率。

（2）檔案的時效性得到提高

信息化時代檔案分類工作日趨完善，檔案時效性也變得愈發重要，對傳統檔案管理而言，因為依靠人工較多，導致工作中各項時間周期較長，查詢借閱等工作耗時耗力，與檔案的便捷高效相悖，無法適應信息時代的高效率需要，而互聯網技術恰能有效彌補這一缺陷，可以最大限度地提升檔案管理的敏感度，實現檔案的動態跟蹤，讓檔案信息的更新變得簡單、便利。另外，以互聯網信息技術為基礎建立起新型檔案管理系統，并將云計算、大數據、區塊鏈等技術優化整合，形成檔案管理的新局面，助推檔案管理能力提升，保障檔案的時效性。

（3）服務空間得到拓展

近年來，隨著經濟水平快速提升和社會生產力的快速發展，各類檔案資源和數據信息呈現爆發式增長，給傳統檔案管理帶來了巨大壓力。在傳統檔案管理模式下，檔案資源占用的物理空間大、經濟成本高，很難實現新時期的檔案管理要求。以互聯網信息技術為依托的檔案管理系統，利用云空間不僅存儲成本較低，還方便隨時查閱和離線管理，為龐大繁雜的檔案數據管理帶來了極大的便利，也進一步擴展了檔案服務空間。

3.新媒體的應用給檔案管理帶來發展

（1）檔案載體更加豐富

長期以來，傳統檔案管理內容單一，服務手段落后，靈活性較差。而新媒體環境以其獨特的載體形式和傳播形式，利用其廣闊的虛擬空間將各種科研信息、教育信息、娛樂信息、政治信息、社會信息等存儲其中，為各類檔案管理提供巨大的信息量，極大豐富了檔案內容，使檔案傳播形式集文字、圖片、影音于一體，大大增加了其吸引力。

（2）新媒體拓寬了檔案空間

在新媒體應用和普及之前，大多數檔案管理機構的檔案不管是館藏內容還是服務對象，相對來說都是孤立和自成系統的。進入新媒體時代，檔案管理機構可以把傳統的館藏檔案以及有關檔案管理機構的建設與發展輸進網站，同時，可通過設立聊天室、信息反饋等欄目，向社會各界人士提供交流思想、傳播信息和反饋信息的通道。這樣，檔案管理人員可十分便捷地了解外界的動態，與利用者進行溝通與碰撞。更重要的是，在新媒體環境下，檔案管理思想得到了開放，檔案的價值選擇得到多元化發展，檔案管理的空間得到拓展。

（3）提供更為寬闊的大舞臺

傳統檔案管理相對來說是封閉的，各檔案管理機構之間互不干涉，各自為政。進入新媒體時代，信息的不斷開放和檔案管理機構之間交流的日趨頻繁，大大加快了檔案的信息化建設。一方面，新媒體使檔案管理機構之間的資源共享越來越豐富；另一方面，檔案管理機構可借助新媒體傳播機構內的動態和成果，以擴大知名度和影響力。因此，新媒體不僅是檔案管理機構走向社會的通道，更是其展示自我的大舞臺。

二、新時期檔案管理工作面臨的挑戰

1.檔案管理在大數據時代面臨的挑戰

（1）保密安全存在隱患

先進科學技術的飛速發展為檔案管理工作帶來便利，但是，技術的變革如同一把雙刃劍，在提供有益服務的同時，也使保密和安全問題變得迫在眉睫。一方面，涉及信息技術上的問題，另一方面，還涉及法律乃至道德上的問題。在新時期，必須對檔案管理和檔案開放標準進行重新定義，制定出更為嚴格的新標準。無論是國家機密檔案，抑或是涉及隱私的個人信息被泄露，都將會給國家、社會或者個人帶來財產和生命安全的重大損失。

（2）技術層面有待突破

大數據時代對檔案管理技術層面的要求又提升一個新的高度，大數據系統的容錯率和可擴展性問題就是有待突破的難點。大數據的容出錯率涉及復雜的計算方法，因而非常準確、嚴謹的算法是不存在的，也是不現實的。在能力可及的范圍內，通過人工技術盡可能減少失敗率和出錯率是大數據系統的主要目標。事實也證明了系統成本與容錯率的負相關性，當容錯率越低時運營成本將越高，而容錯率越高其運營成本越低。因為，市場空間單一，目前，執行快速計算的硬件設備價格都比較昂貴，尤其是具備人工智能的設備更是價格昂貴，這些集成設備的運用自然就增加了系統的采購成本和后期的維護成本。

2.檔案管理信息化發展面臨的挑戰

（1）工作人員信息化意識程度不足

各類檔案資源是檔案管理部門持續存在的最為基礎也是最為核心的立足依據，隨著信息化時代的發展，檔案用戶包括需求機構及個人對檔案的利用已不僅僅是單一的紙質檔案，而是衍生出復雜的需求形勢，快節奏的工作生活狀態也使得用戶更加注重豐富、便捷、高效檔案資源利用。與一般的文字材料不同，檔案材料還具有其另外的特殊性，如一般難以通過多種途徑獲取各類信息化的資源。另外，現有的公文運轉機制尚不能完全實現數字化，很多文字材料需要通過掃描成圖片之后再進行格式轉換，然后才能進行數字化處理。現實中，不少檔案管理部門及工作人員對檔案的保存意識薄弱，同時，因為知識面和能力水平的限制，可能也不知道如何進行有效保存，這就造成一些寶貴的信息資源遺失。

（2）傳統載體信息化進度緩慢

基于現有的信息化技術水平，可以通過原件掃描和縮微后掃描膠片兩種技術手段完善檔案數字化，無論選取哪一種方式，都需要相應的“人財物”準備，其中部分設備的價格比較高，需要大量的資金支持。還有一些比較特殊的載體檔案，如聲像檔案等，其存儲、管理及后續的數字化工作，都需要不同的設備才能完成，所需要的代價就更高，還有部分機器設備工作效率和工作時限的原因，數字化工作無法快速實現。為規范管理，一般將掃描后的材料按照統一格式的圖片進行保存，這就需要對掃描設備和掃描的圖片質量有較高的要求，掃描出的檔案內容必須精確，特別是以圖片形式保存的文字材料，為后期便于全文檢索，還需要在掃描后進行格式轉換，這就需要消耗更多的人力和時間。

（3）多媒體的傳播率有待提高

在信息化時代，檔案管理機構的檔案資源包括文書材料檔案和多媒體信息檔案，這是多媒體技術在信息化時代廣泛應用的有力體現，也是適應信息化時代的必然結果。基于多媒體的特性，傳統多媒體結構化數據庫已經無法更好適應用戶的需求，這就需要深度開發較為前沿的非結構化數據庫，即多媒體模糊檢索技術，從而為檔案管理和利用提供更為便捷的技術輔助手段。此外，由于互聯網技術的快速發展，針對網絡安全的問題也越來越敏感，因為一些主客觀原因，目前，對于檔案工作的網絡安全管理還沒有較為詳細的規范標準，只有較為籠統的管理制度，在電子文獻、數字檔案描述等標準方面還存在一些不足。事實上，這些標準的建立已經成為現代檔案管理組織建立規范、安全的信息資源體系的重要前提。

3.檔案管理在實踐利用中面臨的挑戰

（1）服務方式未及時更新

隨著社會信息量的激增，檔案資源越來越豐富，各類機構和人群對檔案服務的需要也越來越多，越來越豐富，遠遠不是傳統面對面式的服務，已經由主動服務代替以往的“坐等上門”的形式。其中比較明顯的變化，如在服務時空上不是“到點關門”，而是不受時間、空間限制，這些形式上的變化對以往的檔案管理服務形式是一種全新的挑戰。在信息時代，檔案管理機構在從事實體檔案服務工作的同時，可能還將承擔網絡中部分虛擬用戶的特殊需求，然而，檔案管理機構的檔案資源一般無法像開放型的場館那樣直接面向受眾用戶，由于檔案的特殊性，還需要對用戶進行一定限制，在場地和使用群體上要求較高，以往管理模式容易實現，但是，通過網絡環境直接實現的話目前還存在一定的困難。

（2）隱私保護存在客觀缺陷

通過互聯網信息技術實現新型檔案管理方式，必須以原始館藏資料為基礎，通過資料掃描、數據錄入等構建起完整的檔案數據庫。要建設數據庫，就必須占有大量的資料，而這些資料很多是由特定的單位和個人創作的，凝聚著他們的勞動價值，這就無可避免地涉及知識產權方面的問題。檔案管理機構為方便管理檔案，會向檔案所有者提取相當詳細的信息，有時這些信息會被檔案管理工作人員傳遞給其他機構，造成檔案所有者信息的泄露。因為，檔案所有者較多，檔案管理工作過程也比較復雜，所以，關于檔案所有者的隱私問題也亟待解決。

（3）法律效力有待提升

在檔案管理部門中有一個共識就是檔案是作為傳統事務的載體，憑證作用是其重要特點，在法律實踐中也得到較好的認可和體現。然而，由于其可修改性，在法律層面上通過設備對數字檔案的認可仍有待討論，這將不可避免地影響數字檔案憑證的作用。數字檔案在檔案管理機構中的法律效力面臨各種困難。首先，中國的訴訟法列出了七種形式的法律證據。傳統的紙質文件無疑屬于書證，但由于后來的性質多變，電子文件無法作為權威文件出現。其次，中國對證據的能力規定了“原件和原件優先”的規則，“如果確實難以提交原件，可以提交副本、照片、副本和摘錄”。所謂“原創”強調文件載體的原始性，但數字檔案的信息內容是不是原創的，很難檢查其真實性。證據的真實性是決定其證據強度的關鍵，因此，證據的真實性包括消息內容的完整性和消息所依賴系統的完整性、可靠性，包括數字檔案從生成、傳輸、存儲到收集的可靠性。

總體而言，在信息化、數字化快速發展的新時期，檔案管理工作也不可避免地發生了較大的變化，其中有些方面使檔案管理工作受益較多，而有些方面又面臨嚴峻的挑戰。立足新時期，各級檔案管理部門及其工作者都應順勢而為，創新服務理念和管理模式，提升服務質量和服務水平，不斷滿足新時期的用戶需求，助推檔案管理事業的發展。

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基金項目：青海省科研基礎條件和能力建設項目“青海省地方病檔案資源數字化建設與應用”（2022-ZJ-NL02）。

作者簡介：徐松（1992—），男，漢族，河南信陽人，碩士研究生，館員，研究方向：檔案管理、檔案信息化。