信息化背景下建設工程檔案數字化管理的策略創新

摘 要：信息化背景下建設工程檔案數字化管理符合當前檔案事業高質量發展和檔案信息化的基本要求。傳統紙質檔案數字化管理，有助于提高檔案管理效率、質量和水平，加速檔案管理模式創新。相應地，為更好地推進檔案數字化進程，需要在規范管理和高效利用方面進行改進，協同推進檔案規范管理與數字化建設，以共建共享為導向，增強建設工程檔案的利用價值。

關鍵詞：信息化；建設工程檔案；數字化；規范化；共建共享

信息化時代背景下，大數據、互聯網、人工智能等技術與建設工程檔案深度融合，推動了工程檔案數字化、信息化進程，深刻改變了建設工程檔案管理模式。因而，在建設工程檔案管理過程中，應將數字化管理作為重要方向，充分認識到建設工程檔案數字化管理的特殊性和時代價值。在具體實施過程中，一方面，結合建設工程檔案數字化管理的特點和要求，引入大數據、云計算、人工智能技術，進一步提升建設工程檔案管理質量。另一方面，圍繞建設工程檔案數字化管理的實際，完善相應制度機制，加大人才隊伍教育培養，為建設工程檔案數字化管理營造良好的制度環境，奠定扎實的人才基礎。

1 ?信息化時代背景下建設工程檔案數字化管理的主要趨向

信息化時代背景下，越來越多的先進信息技術能夠被建設工程檔案所利用，為建筑工程檔案后續開發利用和共享創造有利條件。在建設工程檔案數字化處理過程中，可以為工程維修、技術改造等方面提供可靠的檔案數據依據，更好地發揮建設工程檔案信息資源價值[1]。

1.1 建設工程檔案管理內容及特點

1.1.1建設工程檔案管理內容。建設工程檔案是指工程在建設和管理過程中形成的具有保存價值和開發價值的文字、圖表、圖紙、聲音、視頻等各種載體的文件資料。對建設工程檔案的整理，能夠更加全面地反映工程項目建設全貌，為工程建設技術攻關和工作推進提供全方位的檔案信息支持。建設工程檔案數字化管理是指在建設工程部門的組織下，針對建設工程檔案各個環節，運用數字化信息技術實現對建設工程檔案信息資源的有效整合、合理開發和綜合利用。

1.1.2建設工程檔案的特點。一是專業性特征。建設工程檔案主體多，來源廣泛，檔案分散性強，在建設工程檔案收集和整理過程中既需要檔案管理人員具備一般的檔案素養，同時還要對建設工程檔案的諸多特性予以了解。只有從建設工程的檔案專業性角度出發，才能夠確保建設工程檔案收集真實可靠。二是具有系統性特征。建設工程檔案貫穿整個工程的全過程，整個工程項目建設全過程所形成的有價值的檔案資料要全面收集，體現出對工程建設檔案的全面性和系統性。三是多樣性特征。建設工程檔案分布在政府主管單位、項目建設主體、監理主體等。這些部門所掌握的建設工程檔案載體包含紙質、視頻、音頻等多種載體。相應地，對建設工程檔案管理主體提出了更高要求：需要充分尊重建設工程檔案的多樣性特征，采取科學規范的管理方法和手段，才能夠提升建設工程檔案管理質量。

1.2 傳統紙質檔案管理為主向數字化檔案管理轉向

很長一段時間，建設工程檔案以紙質檔案載體為主，以人工管理方式為主。紙質檔案管理需要配備足夠的工作人員，提供相對寬敞的紙質檔案管理空間。同時，紙質檔案管理還需要做好防塵、防蟲、防盜、防火等多項措施[2]。在日常工作過程中要想調閱紙質檔案，還需要開具證明到前臺與檔案管理工作人員面對面交接處理。在這一過程中不僅會增加時間成本和工作壓力，同時也不利于建設工程檔案信息的保存，一旦在借閱過程中脫離建設工程檔案管理空間，很容易造成建設工程檔案內容損毀或替換，可能影響建設工程檔案的真實性和原始性。數字化時代背景下，隨著現代信息技術與建設工程檔案管理的深度融合，傳統的手工模式逐漸被人工智能模式所取代，原來面對面交接模式逐漸被網絡平臺所取代。在建設工程施工過程中，越來越多的紙質工程文件逐漸被電子工程文件所取代。

這一背景要求建設工程檔案管理部門主動轉變管理思路，逐漸向數字化檔案管理方向轉型。一是要求建設工程檔案管理部門的主要領導在思想上有所轉變，要樹立大數據思維，將數字化信息技術與建設工程檔案深度融合，進一步提升建設工程檔案管理質量，并將大數據思維作為工作開展的引領，要求各項工作圍繞建設工程檔案數字化管理展開，進一步提升建設工程檔案數字化管理質量和水平。二是對建設工程檔案管理人員的能力和素質提出了更高要求。在推動建設工程檔案數字化管理過程中，需要檔案管理人員具備相匹配的素質和能力，在各自崗位上既要熟知建設工程檔案特點，也要結合數字化管理的現實訴求，進一步提升自身專業能力和信息化素養。三是對建設工程檔案管理模式提出了新的要求，從手工管理模式中擺脫出來，將現有的紙質建設工程檔案進行數字化轉型，搭建建設工程檔案數字化管理平臺，完善相應系統，為不同主體提供建設工程檔案在線收集、在線歸檔、在線咨詢、在線利用、在線共享等多種功能，逐步實現增量檔案數字化和存量檔案數字化[3]。

2 建設工程檔案數字化管理現狀及面臨的主要問題

信息時代背景下，建設工程所生成的檔案多以數字形式存在，這就要求在建設工程檔案管理過程中應將數字化管理作為重要趨向。當前，部分地區在建設工程檔案數字化管理推進過程中還存在著重視程度不足，建設工程檔案數字化管理推進緩慢，檔案數字化質量不高，檔案管理規范性不強，建設工程檔案利用效率不高等現實問題。

2.1 檔案數字化質量不高

建設工程檔案數字化管理要想提升管理質量，就需要對建設工程檔案進行全面收集，確保建設工程檔案信息的真實性和完整性。但目前，一方面，部分參與建設工程項目的相關主體對于建設工程檔案重視程度不足，自身對所形成的建設工程檔案缺乏正確客觀認識，認為這些工作屬于額外工作，主要是為了應對檔案管理部門的要求，因此在建設工程檔案收集過程中難免出現信息不符、信息失真問題，影響了建設工程檔案的原始性和真實性。而一旦前期建設工程檔案信息失真，勢必會影響后期的建設工程檔案信息開發和利用。另一方面，在建設工程檔案數據管理過程中需要為檔案管理部門提供必要的資金、技術、人才支持。為建設工程檔案數字化管理搭建平臺，完善系統，這樣才能夠將收集上來的建設工程檔案信息資源集中存儲、合理開發、高效共享。但當前檔案管理部門能夠獲得的資金十分有限，在推進建設工程檔案數字化管理過程中，能夠利用到的技術和人員也相對短缺。這在一定程度上影響了建設工程檔案數字化管理質量。

2.2 檔案管理規范性不足

建設工程檔案收集經歷項目立項、工程建設、施工許可、竣工驗收等多個階段，涉及勘察、設計、監理、施工、行政審批等多個主體。所形成的檔案內容門類復雜，數量巨大，對建設工程檔案數字化管理提出了更高要求。目前，在推進工程檔案數字化管理過程中還存在一些亟待解決問題。

2.2.1建設工程檔案管理出現“各自為政”現象。由于建設工程本身耗時長，參與單位多，有些單位只負責建設工程的部分工作，完成之后就會退出，相應地，如果對這些單位的檔案收集不及時，就可能造成檔案缺失。還有部分檔案分別存儲在不同單位手中，由于工程進度需要，這些檔案可能被其他部門所借用，這也對工程檔案信息收集和管理產生了影響。

2.2.2檔案管理制度機制不規范。當前圍繞建設工程檔案數字化管理并沒有出臺詳細的制度機制，導致各個部門在建設工程檔案管理過程中缺少制度依據，在主觀上容易出現隨意性問題，同時在建設工程檔案質量驗收程序和標準方面制度機制也不夠完善，導致部分建設工程檔案內容不規范，影響后續的歸檔和開發利用。

2.3 建設工程檔案使用效率偏低

建設工程檔案數字化管理既要切實保障建設工程檔案信息安全，也要實現建設工程檔案價值。但目前在推進建設工程檔案數字化管理過程中還存在一些限制條件，影響了建設工程檔案使用效率。一是建設工程檔案管理部門與業務部門還缺少聯系和互動，并沒有圍繞建設工程項目推進進行系統的檔案信息開發，也就難以實現建設工程檔案信息的價值和作用。二是當前業務部門對建設工程檔案信息重視程度不足。認為建設工程檔案數字化管理是項目建設之后的事情，只能夠在項目維護方面發揮作用，對當前項目建設起到的作用十分有限。三是建設工程檔案管理部門工作人員主動服務意識不強。在建設工程檔案信息資源開發過程中缺少主動性和創新意識，這也一定程度上影響了建設工程檔案使用效率。四是客觀條件限制，當前建設工程檔案數字化管理獲得的資金、人力、物力十分有限，沒有形成建設工程檔案數字化管理平臺，相應的技術手段也十分落后，在一定程度上降低了建設工程檔案利用開發和共享。

3 建設工程檔案數字化的創新管理策略

檔案管理部門應將建設工程檔案數字化管理作為重要發展方向。一方面，充分認識建設工程檔案數字化管理創新的現實必要性和重要性，圍繞建設工程檔案數字化創新管理建言獻策[4]。另一方面，推進現代信息技術與建設工程檔案數字化管理的深度融合，系統開發和利用建設工程檔案數字化資源。

3.1 提高檔案信息化、數字化質量

3.1.1將建設工程檔案數字化管理納入建設工程的整體規劃之中。隨著工程項目的推進，建設工程檔案數字化管理也要跟進，切實保障在工程建設方面所形成的各種有價值的文件都能夠被收集上來。并按照建設工程檔案數字化管理的相關要求對其進行精準審核，確保建設工程檔案的真實性、原始性和完整性。

3.1.2明確信息時代背景下建設工程檔案數字化創新管理的主要方向。充分認識到現代信息技術的價值和作用，圍繞建設工程檔案管理實際需要，搭建先進的建設工程檔案數字化管理平臺，將這項工作作為核心工作加以落實。同時要加強人才梯隊建設，重視建設工程檔案管理人員的培訓和外部人才引進，將檔案管理工作人員的培訓工作作為推進建設工程檔案數字化管理的重要方面。要提升建設工程檔案管理人員的專業素養和信息素養，同時要結合建設工程數字化創新管理的實際需要向外部大力引進人才。要加強與科研院所和高校合作，確保引進的人才能夠“即插即用”。

3.2 檔案數字化與規范化管理協同推進

3.2.1加強制度機制建設。無論是檔案數字化還是檔案規范化，都應該以制度機制作為前提要件，在推動建設工程檔案數字化與規范的過程中，要結合具體問題對制度機制進行重新梳理，找到制度漏洞并加以彌補，確保制度的完整性、針對性和系統性[5]。

3.2.2加強檔案規范化制度機制落實力度。制度機制“三分在制定，七分在落實”。在制度機制落實過程中，一方面，主要領導要強調制度機制對檔案數字化與規范化管理協同推進的現實意義，要求檔案管理人員嚴格按照制度機制推進建設工程檔案數字化管理，同時也要與建設工程檔案生成部門聯系，要求相關部門也要形成相對完善的制度機制，切實保障建設工程檔案信息生成的規范性和全面性。另一方面，建立嚴格的追責機制，要求在推進建設工程檔案數字化管理過程中對沒有落實好制度機制的單位和個人進一步追責，通過嚴格的追責機制，確保制度機制真正落地。

3.2.3加強建設單位指導和服務。建設工程檔案數字化管理僅僅依靠檔案管理部門難以取得實際效果，需要相關單位的密切配合和主動溝通，同時還需要提高相關單位檔案管理人員、技術人員和其他業務人員的能力和素質，讓這些人員更加重視檔案工作，在文件生成、文件歸檔、文件收集過程中能夠按照檔案管理的相關制度要求進行，確保歸檔文件的完整性、真實性、系統性。

3.3 推進建設工程檔案共建共享

3.3.1充分利用現代信息技術。將大數據、云計算、人工智能、知識管理等技術嵌入到建設工程檔案數字化管理各個流程，實現對建設工程檔案信息資源的深度挖掘和系統整合，建立不同需求的建設工程檔案數據庫，不斷地擴大建設工程檔案數據庫信息存儲量。同時要對建設工程檔案數字化管理系統進行優化和完善，確保最短時間內能夠對需要的檔案信息進行搜索、下載和利用。

3.3.2打破“信息孤島”。當前在建設工程檔案信息化共享過程中還存在著“技術壁壘”和“信息不兼容”問題，要圍繞建設工程檔案數字化管理實際需要建立行業性建設工程檔案信息資源共享共建平臺，借助區塊鏈、云計算等技術對區域性建設工程檔案信息進行整合和挖掘，實現對建設工程檔案信息資源的高效利用和系統開發，不斷地提升建設工程檔案信息資源的利用效率。

總之，信息化背景下，應充分認識到建設工程檔案數字化管理推進的重要性和必要性，在具體實施過程中，一方面，主要領導要給予建設工程檔案數字化管理足夠的重視，委派專人負責推進建設工程檔案數字化管理工作。另一方面，要將信息化技術與建設工程檔案數字化管理深度融合，從制度層面、技術層面、平臺層面、載體層面、制度機制層面入手，全面推進建設工程檔案數字化管理體系建設，更好地發揮建設工程檔案信息資源的作用和價值。

參考文獻

[1]劉舒晴，施秀平.公路工程建設項目電子檔案質量管理問題研究[J].蘭臺世界，2022（11）：36-41.

[2]曹孟君，張錫田.建設工程檔案前端控制研究[J].中國檔案，2020（05）：64-65.

[3]羅文武，黃玉燕.建設工程檔案歸檔移交輔助機制探究[J].浙江檔案，2019（10）：64-65.

[4]李莉.城市建設工程檔案歸檔內容再思考[J].檔案與建設，2019（08）：50-51.

[5]張顏.建設工程檔案無紙全電子化趨勢[J].中國檔案，2015（07）：38-39.

作者簡介：董鴻，山東省日照市五蓮縣建筑工程管理服務中心負責檔案管理工作，研究方向：檔案管理。