縣域視角下智慧檔案館現狀分析與發展探索

張鳳霞

摘 要：智慧檔案館是我國檔案事業現代化、數字化轉型過程中的有益探索與創新實踐。文章以縣級檔案館為研究主體，探討縣級檔案館的發展現狀以及開展智慧檔案館建設所需的要素條件，并結合工作實踐，分析和探索縣級智慧檔案館的問題癥結與發展思路，為縣級檔案事業的發展提供參考性建議。

關鍵詞：縣域視角；智慧檔案館；現狀分析；發展探索

智慧檔案館是數字經濟時代下脫胎于智慧城市和檔案數字化發展的一種檔案組織與管理模式的高級形態，物聯網、大數據、云計算等信息技術是智慧檔案館的通用底層技術架構。這種模式不僅強調信息技術和檔案資源的數字化和共享建設，更是強調檔案館要利用感知技術產品來將檔案實體、基礎設施實體、管理單位實體等進行統一的融合管理，從而實現檔案信息的主動服務、立體互聯與全面感知的能力。

伴隨全國檔案事業現代化建設事業的快速推進和新《檔案法》、檔案事業“十四五”規劃等法規政策的密集出臺，全國檔案事業建設進入高峰期并逐漸向縣市級檔案館建設側重和下沉。當前就是縣域檔案館縮小差距、追趕檔案現代化與數字化趨勢的歷史機遇期，縣級檔案機構應該客觀理性認清現實差距，主動擁抱時代變化和轉型之路，積極加快縣域地方檔案館的數字化改造和智慧化建設，為地方社會經濟發展和檔案事業的高質量發展添磚加瓦。

1 ?縣級檔案館現階段發展的主要問題

縣級檔案館是我國檔案事業體系最廣泛的基層單位，受益于信息化與網絡化趨勢，縣級檔案館大多更新了辦公環境，完成了基本的信息化改造。不同于國家、省、市級綜合檔案館的大而全、檔案資源多、綜合服務能力強、服務范圍廣的特點，縣級檔案館如下特征值得關注：

1.1 館藏資源壓力小但檔案業務單一、利用率低

縣級檔案館的服務范圍相對狹小，檔案業務也相對單一，例如接收保管等，面向公眾的主動服務少，多數為憑證工作；從館藏資源的種類量級來講，與省市級綜合館有較大差距，公眾的檔案信息需求更新與檔案處理能力間的矛盾沒有大中城市的綜合檔案館突出。

1.2 檔案基礎設施差距大

部分經濟發達、財政充足、政策開明的縣級檔案館通過銳意創新和加大投入能夠達到省一級、國家二級檔案館的標準，但是絕大多數縣級檔案館仍未擺脫基礎設施落后，經費不足、人才匱乏、檔案業務管理混亂等難題，甚至不少縣級館在編制建制上也在不斷收縮[1]。

2 ?縣域檔案智慧化發展的必要性

智慧城市核心理念是信息技術及其衍生應用產品作用于建設城市生態系統，通過物聯網感知技術與大數據處理技術來賦能公共基礎設施與公共服務職能部門，使城市公共服務具備智慧、智能、立體互聯和全面感知的能力，進而推動城市現代化治理目標的實現；從本質上說，智慧城市就是信息化的虛擬空間與城市化實體空間在業務流程上的相互融合，這不僅是新信息技術的迭代與滲透，更是管理理念、服務模式的優化升級。

檔案館作為公共信息服務機構是智慧城市的基礎資源設施提供者與維護者，一方面，智慧城市的智慧效能實現離不開海量信息數據的收集與處理，檔案信息作為城市歷史記憶、發展建設資料原本與憑證、文化傳播的載體，具有信息容量大、內涵價值高的特征，是城市智慧效能必不可少的核心資源組件之一；另一方面，信息技術在完成各行各業的數字化、網絡化的滲透，提高了工作效率，也產生了新的問題，即如何高效地從海量大數據中挖掘知識價值和實現更智能化的服務成為技術迭代的一種導向，而智慧檔案館模式就是這種導向下的產物。

3 ?智慧檔案館建設的基本要素

發展縣域智慧檔案館，必須從發展模式上厘清智慧檔案館建設的基本要素構成，才能從可行性和實踐對策方面做深入探討。信息技術是發展的基礎支撐，不同于數字檔案館側重利用數據技術對檔案信息進行數據化描述與處理，智慧檔案館建設的基本要素也呈現獨有特征：

3.1 場館全域動態感知技術

智慧檔案館要求“人、館、物”的信息化融合：在場館管理上，依托物聯網技術，在場館和設備上加裝傳感器實現動態感知，使過去在物理空間上割裂獨立的設備鏈接在一起；在庫房管理上，監控、多媒體、綜合機房、門禁、消防等功能集成的智能樓宇系統，幫助檔案館的信息化從檔案實體極大延伸至管庫的物理空間環境的現代化管理中，實現檔案館管理的安全、高效與節能；在檔案實體管理上，通過RFID、條碼技術實現對庫房里的檔案實體精準定位、監控與管理。

3.2 泛在檔案管理與利用技術

泛在技術強調的是網絡共享與虛擬云端兩方面。在移動互聯網時代，智能手機是人與社會交互的主要途徑與工具，檔案館除了實體場館建設外，更需要建設信息處理能力強大的網絡虛擬館，突破檔案業務的時空限制，為檔案用戶和檔案工作者提供移動化的服務體驗與業務工具；此外，信息化進程也滋生了“數據霸權”“信息孤島”等問題，檔案館作為垂直管理和屬地管理雙重特征的公共服務機構，需要在上下級、本縣同級之間打破藩籬，在城市更大范圍內實現資源共享，才能實現智慧檔案與智慧城市的建設目標。

3.3 業務對象的擴展

數字檔案館更多是館藏資源的數字化，智慧檔案館則是“人、館、物”的融合，這會突破檔案館對象只是檔案資料本身的局限性，檔案業務將面向更廣大領域進行擴展，使得檔案的價值實現有更廣闊的舞臺[2]。智慧檔案館建設并不與數字檔案館對立，兩者之間有明顯的升級和擴展關系，至少從制度、技術層面上看，智慧檔案館的建設是立足于數字檔案館的信息化基礎設施之上的，而這種強調智能化、人性化的要素框架實際上也是在解決那些在數字檔案館階段無法有效解決的信息服務能力不足問題。

另外，從工作實際的狀況來看，縣級檔案館發展的差異性極大，部分偏遠地區甚至連數字化改造都仍在艱難推進，缺少信息化、數字化的技術系統設施去談智慧檔案館建設是不切實際的，至少需要在完成館藏資源數字化、傳輸網絡化、業務流程系統化的基本功能條件下才具備規劃智慧檔案館建設的條件，因此，作為縣級檔案部門既要保持對發展趨勢的積極關注與調研，更要保持對新技術、新模式的理性判斷，必須從地方經濟、財政、發展等現實條件出發來探索縣級檔案館的發展路徑。

4 ?縣級智慧檔案館建設的可行性

智慧檔案館建設的具體形態或者成功范例目前仍在探索，但從對縣級檔案館現狀及智慧檔案館關鍵要素的認知中發現，智慧檔案館建設是縣級檔案機構實現彎道超車的歷史機遇，是具備可行性的。首先，各地加快統一政務網絡、政務中心和信息共享平臺的建設工程，縣級檔案機構作為政府公共服務信息資源的關鍵構件之一，會有各類政策、資源的保障與傾斜，這是開展檔案館建設的基礎保障。其次，信息技術本身并不是線性迭代升級的，在新一代技術商業化的同時，也意味著成熟的技術在投入成本上具備性價比，選擇成熟技術產品可以節省資金用于其他領域的建設投入，選擇新一代技術則必然具備向下兼容能力，能夠在短期內實現技術的跨越式發展。最后，檔案業務在信息數據的質量處理、長期保管與利用上有豐富的實踐經驗與優勢，在縣區統一信息共享平臺建設中，檔案專業人員能夠在信息數據格式前端控制、后臺存儲方案制定、數據維護與利用多環節發揮專業能力，以檔案部門為技術專家組既能保障縣區信息共享平臺建設少走彎路，也是改變檔案部門弱勢地位，提升決策與社會影響力的良好機遇[3]。

5 ?縣級智慧檔案館建設路徑探索

雖然各類研究中不斷強調信息技術替代的關鍵地位和作用，但在具體實踐探索中，信息技術僅是規劃與建設的“基礎錨定物”，客觀條件與建設目標是縣級檔案事業必須直面的現實問題，如何選擇適合的技術路線、如何科學分配有限資源、如何實現重點突破是縣級智慧檔案館建設的路徑分析的出發點。

5.1 立足地方戰略、確立功能核心

微觀角度講，縣級檔案事業的發展離不開地方政策、經費的支持，縣級政府要意識到檔案事業對地方公共信息服務、資政、文化等方面具有的顯著效用。同時，檔案發展必須立足地方經濟社會的發展，縣級檔案部門要在職能范圍內去證明其資政價值。宏觀角度講，縣級開展智慧檔案館建設也是國家檔案局、國家數字化戰略的應有之義，在“十三五”“十四五”規劃中對此也有部署，縣級檔案館要主動領會和貫徹政策意圖，服從整體規劃與全局部署，加強溝通論證，減少項目沖動上馬，避免“信息孤島”，從現實出發、分階段穩步推進智慧檔案館建設規劃；在智慧城市發展中，檔案館既要服從地方戰略，也要主動承擔使命，發揮自身在信息存儲與處理、資政方面的先天優勢，功能定位要立足智慧城市核心記憶的存儲基地與檔案資源利用服務中心，檔案部門作為歷史記憶的保管功能將在智慧城市時代承擔起更偉大的使命[4]。

5.2 合作共建的綜合館模式

一站式政務服務中心是各級政府改善共公共服務能力，集約化電子政務、方便公眾的模式范例，而從文化傳播、信息服務的功能角度看，檔案館與圖書館、文化館、博物館、科技館具有一定范圍下的功能的趨同與目標一致性，考慮縣區級經濟財政狀況、縣級檔案館館藏資源增量等現實情況，整合文化與公共信息服務功能的綜合體建筑既能最大化經費、場地利用效率，為信息資源共建共享創造硬件環境條件，還能成為居民政務、文旅、休閑娛樂一體的縣域地標性建筑。

這種模式下，綜合性場館面積將遠遠大于單一的檔案館面積，活動空間大大增加；信息設備特別是多媒體、云平臺設備可以多館公用，空間感知設備集中部署，具有規模效應和采購成本優勢；物業、前臺客服可以統一外包由政府購買，減少了單館非核心業務的開支；在人員配備上，多館可以協調集中資源引入少量兼職專家指導綜合智慧館建設，有效解決專業人才不足的窘境等，使得有限投入下的各方資源集約利用效果顯著[5]。

共建模式有多種成熟經驗供參考：一是政策直接主導多館融合成一站式復合館建設；二是在多館之上成立跨部門專業領導小組實施跨部門領導；三是自發性或基于共同項目的松散聯盟組織或項目合作，合作深度有深有淺，循序漸進，各地方可根據地方實際情況來層層推進。

5.3 堅持技術理性，聚焦投入方向

在智慧檔案館建設路徑中的技術理性是與上述形態建設一脈相承的，本質上就是在現實條件下，確定縣級智慧檔案館應該集中資源聚焦的技術路線是什么，大而全、綜合性，軟硬件實力與投入，縣級館是無法與省、市級館比擬的，無論是大數據、物聯網、還是數字孿生、智慧組網等技術，對縣級館來說都需要取舍。比如泛在網絡虛擬館投資大、耗時長，縣級檔案機構根本不具備建設條件與能力，更多依托省級自上而下垂直一體化的平臺級系統工程。結合縣級檔案館現狀和一站式綜合管理模式，具體可以聚焦以下幾個技術：

5.3.1智能庫房技術。控溫、控濕、導航、自動盤點、節能環保的智能庫房技術是現階段縣級檔案館技術投入的首選，通過RFID及條碼技術改變縣級檔案館庫房陳舊，管理混亂，檔案缺失、損毀、人為篡改問題頻發的現狀。

5.3.2檔案智能加工技術。一方面檔案館接收的檔案類型多樣化需要具備面向半結構、非結構化檔案的數字處理技術，如開源Hadoop；另一方面，作為未來智慧城市、政務服務的記憶存儲中心，要作為海量資源存儲、批處理、離線處理、交互處理的軟硬件儲備及適配，此外，像可視化、人工智能、邊緣計算等技術形態也可作為資源豐富地區的技術路線備選。

5.3.3網絡共享技術。檔案價值的發現除深度加工外更離不開共享網絡，建設遠程協同網絡、檔案云存儲，并通過安全網絡實現風險區隔和權限管理，共享網絡的接口技術上難度并不大，更關鍵是在檔案數據開放共享制度機制、格式、規范的建立，這需要在制度和機制層面解決檔案傳遞與共享的制度問題，針對技術標準與規范的問題，自上而下地制定硬件、應用、數據傳輸格式或者選用國家主管部門認可的信息標準規范體系下的技術，避免系統兼容性與重復建設的問題、謹慎采用非官方、非標體系的技術設備及工具。

結語

數字檔案館和智慧檔案館都是數字時代下檔案業務轉型升級的必經之路。在這條檔案事業蓬勃發展的康莊大道上，一方面要意識到智慧城市的建設仍在起步階段，智慧檔案館建設也還有漫長的實效性探索過程。另一方面、也要堅信在未來智慧城市的建設運營中，檔案館的地位、職能將迎來顯著的上升期。我國檔案事業也正處于數字檔案館成型、成熟并向高階的智慧檔案館、檔案治理、檔案知識模式及服務轉型的新階段，縣級檔案館必須認清發展趨勢，客觀分析現實條件，把握發展東風，選擇和制定一套適應縣級智慧檔案館發展的范例模式與有效路徑，努力縮小發展差距，推動檔案事業高質量發展。

參考文獻：

[1]莫家莉，胥剛.智與慧的融合：智慧檔案館發展愿景[J].西南民族大學學報（人文社會科學版）.2019，（4）：228-232.

[2]任越.問宇鵬.智慧檔案館知識服務的構成要素及服務層次分析[J].山西檔案.2021，（3）：15-23.

[3]朱琳.我國縣級檔案館發展策略研究—以本溪滿族自治縣檔案館為例[D].遼寧大學，2018.

[4]李星，張斌.智慧檔案館發展必然性和建設策略研究.[J].北京檔案，2021，（6）：10-14.

[5]藺夢華，甘子超.公共文化服務體系下縣域圖書館、博物館、檔案館合作發展模式探析—以佛山市順德區為例.[J].圖書館理論與實踐，2019.（10）：71-75.

（作者單位：山東省菏澤市鄆城縣檔案館）