加強與完善檔案數據庫建設的路徑研究

劉杰

摘 要：伴隨信息技術的不斷發展以及互聯網技術的不斷普及、更新，我國機關企事業單位的檔案數據逐漸呈現出多元化、系統性的特點，檔案數據資料也不斷積累、數據規模不斷擴大、檔案資料種類不斷增加。檔案數據庫是為了順應信息化時代發展潮流，檔案數據管理人員提出的一種可以在計算機設備上長期儲存、隨時共享、存取方便的一種檔案信息數據的集合。隨著社會科技的迅猛發展以及科學技術的更新換代，我國各個企業的業務工作范疇以及業務量都得到了迅猛的發展，因此，我國的檔案管理工作也迎來了更多的機遇與挑戰。與傳統的檔案管理方式相比，建設檔案管理數據庫能夠更加方便快捷地管理企業單位的檔案資料，促進檔案資料管理工作速率及效率的迅速提升與發展。本文從檔案管理工作入手，闡述加強檔案管理工作對于促進檔案數據庫建設工作的重要性，并提出如何通過加強檔案管理工作建設檔案數據庫，以實現企業單位檔案信息資源的共享，為推動企業及單位檔案數據庫工作的建設及發展提供參考。

關鍵詞：檔案管理；加強；檔案數據庫；建設

檔案數據庫建設，即借助互聯網技術，對于企業及單位的檔案數據信息根據不同題材及作用，進行整理歸納形成檔案數據集合，并將這些檔案數據通過信息化技術以及計算機設備進行提煉及加工，將其轉化為數字化數據，以圖像、視頻以及音頻等數據形式將檔案資料儲存于信息化介質中。因此，整個檔案數據庫建設工作具有數據錄入、數據統計、數據分析、數據檢索瀏覽以及數據下載等信息化功能[1]。綜上所述，建設檔案數據信息庫，可以實現檔案數據的開放共享，確保數據信息的完整性及即時性，有利于促進數據資料的保存及開發利用工作。

1 檔案數據庫建設的定義及優勢

根據檔案數據開發程度以及檔案數據儲存方式的不同，檔案數據庫可以分為目錄數據庫、資料全文數據庫、文獻數據庫、多媒體數據庫以及數值數據庫等形式，與傳統的檔案數據管理方式相比，檔案數據庫建設工作具有以下明顯特征：首先，檔案數據庫建設工作具有多元化特征。企業單位可以通過信息化技術將檔案數據轉化為目錄、圖像以及視頻音頻等多種類型進行保存，具有內容廣泛、形象直觀以及信息來源廣等優勢，使得檔案管理工作朝著多元化方向發展。其次，檔案數據庫建設工作具有系統性特征。通過信息化技術對檔案數據進行儲存管理，相關人員可以通過搜索目錄或者關鍵詞等方式將相關檔案數據進行搜索或查閱，可以便于檔案的查閱及利用工作，使企業單位的檔案管理工作以及檔案利用工作更加方便快捷。最后，檔案數據庫建設工作具有針對性特征。在建設檔案數據庫的同時，相關人員通常會將具有相互關聯的數據信息進行提煉、總結及歸納，從而將比較散亂的檔案數據進行分類整理，這樣不僅有利于檔案信息的整理及分類工作，同時，也方便了相關人員對于檔案數據信息的查閱及瀏覽[2]。綜上所述，建設檔案數據資料庫對于企業單位開發利用檔案信息具有積極的意義及作用。

2 加強檔案管理工作對于推動檔案信息庫建設的重要性

實現信息化檔案管理是檔案管理工作發展的必然趨勢。信息化檔案管理能讓檔案管理更加高效安全，節省人力、物力和財力。信息化檔案管理所占存儲空間遠遠小于紙質檔案的管理，提升檔案管理中心的工作效率。但是因為信息社會的不斷發展，使得在信息化檔案管理中也出現了一定的安全隱患。信息化檔案管理更容易受到網絡木馬病毒侵襲、非法訪問和黑客攻擊，其安全受到嚴重威脅。所以，檔案管理機構只有加強對信息化檔案管理的安全防范措施，讓檔案管理工作人員牢固樹立安全意識，做好安全防范工作，才能讓檔案資料免受外界的攻擊，防止檔案資料的遺失、泄露及損壞。只有加強管理，才能促進信息化檔案管理的工作順利開展。

2.1 可以保證檔案資料的安全

信息化檔案管理在網絡中有可能受到病毒和黑客的攻擊，從而給信息安全帶來了嚴重威脅。一些正在運行的網絡系統存在安全風險，容易受到病毒和黑客攻擊，造成檔案資料的遺失和泄露，也讓不法分子利用檔案牟利，造成嚴重后果。在信息化技術的沖擊下，傳統的檔案管理方式弊端不斷呈現，隨著檔案信息庫的建立，其中存在的問題及劣勢也逐漸呈現，例如：一旦網絡出現問題，極容易造成珍貴檔案資料的丟失，同時，由于信息化技術的管理十分困難，相關人員一旦放松警惕，極其容易導致網絡黑客的入侵，從而造成檔案文件的丟失或外泄，不利于檔案文獻的保護工作等。因此，為了保證檔案資料的絕對安全，相關人員必須高度重視檔案數據庫的建設工作，在形成電子文獻的過程中，隨時對檔案資料進行信息認證及加密保護等工作，提高檔案管理工作的工作質量，確保檔案數據在儲存、傳輸以及處理的過程中不出現錯誤，消除檔案數據庫建設過程中的安全隱患[3]。因此，加強檔案管理工作可以保證檔案數據庫建設工作的安全性。

2.2 加強檔案管理工作可以促進企業的技術更新

雖然我國的信息技術獲得了飛速的發展，但是，仍然有企業單位對于檔案數據庫建設工作缺乏應有的重視，導致在日后的工作中，經常出現搜索失誤、檔案丟失以及查詢速度慢等種種問題，甚至部分企業沒有開通檔案共享機制，導致企業單位的檔案資料僅能在單個部門中使用，無法提供各部門之間的共享及對外服務，信息化檔案管理正在處于發展階段，許多檔案管理并沒有統一的管理模式和標準，造成了各類檔案并沒有進行統一的分類，分類編號也沒有編好，著錄的兼容性也比較低，導致了檔案管理工作效率低，電子檔案也不能得到統一管理和有效共享。還有，各個地方的差異性也比較大，造成了檔案管理過程中的辦公室自動化軟件不兼容，信息技術設備的功能水平不一，很難實現共享。因此加強檔案管理工作，可以使企業相關人員加強對于企業檔案數據庫建設工作的重視，從而使企業的檔案數據庫建設工作更加完善，促進企業檔案管理工作的技術更新[4]。因此，加強檔案管理工作，可以使企業對于檔案數據庫建設工作引起重視，促進企業檔案數據庫建設工作的技術更新。

2.3 加強檔案管理工作質量可以轉變相關人員的工作觀念

雖然我國已經逐步進入了信息化時代，但是信息化的工作觀念并未在眾多檔案管理人員中形成固定模式，我國一些單位檔案管理人員素質比較低，而且專業知識水平也不足，學歷水平達不到要求，檔案管理工作效率和質量較低。許多企業的檔案管理人員仍然遵循傳統的檔案管理模式進行工作，工作理念上對于檔案數據庫的建設工作具有抵制心理，因此，其在進行檔案數據庫的建設工作時，沒有足夠的耐心，也缺乏主動性，即使企業通過強制手段將傳統的檔案轉化為信息化數字檔案，部分員工仍然對于新型技術缺乏適應性，加強檔案管理工作質量，可以促使企業員工主動尋求更加簡便快捷的檔案管理工作模式，從根本上轉變相關人員的工作觀念，從而促進檔案數據庫的建設工作。

3 完善檔案數據庫建設的具體路徑

3.1 轉變相關人員的思維觀念，促進檔案數據庫的建設與使用

從內部來說，檔案管理部門應對原來的工作人員加強訓練和培養。如對一些專業知識不太熟悉的老員工，定期進行培訓，讓員工對新的工作融會貫通，才能及時止損。應定期考核員工的專業管理水平，考核不合格的督促改進，讓員工時刻保持警惕，對檔案管理工作水平的提升更加上心，提高員工的檔案管理專業水平和綜合素養。對外部，要引進有管理經驗專業技術的高素質人才，打造一支強有力的信息化檔案管理復合型人才隊伍。在全國建立起統一的信息化管理標準，才能對現有檔案管理存在的弊端進行有效的整合，讓信息化檔案管理更加標準。國家應依據有關法律法規和行政機關的力量，制定實施有效的標準化檔案信息化管理業務流程，讓檔案管理工作人員嚴格按照標準來開展工作，打破檔案標準不統一的局面。加快檔案數據庫的建設工作，必須首先對相關人員的思維觀念進行轉變，使相關人員樹立先進的時代發展觀念，破除傳統檔案管理工作思維的束縛，將網絡化、信息化技術作為檔案管理工作的主要工作方式，真正促進企業檔案數據庫的建設工作[5]。首先，企業可以加強對于相關工作人員的宣傳工作及普及工作，使相關人員可以清晰地知曉檔案數據庫建設工作的優勢及先進性；其次，對于相關人員進行專業的技術培訓，使相關人員的工作思維觀念發生轉變，促進相關工作人員檔案管理工作思維的轉變，從而做出更加科學的工作決策。

3.2 豐富及完善檔案數據庫的功能及作用

隨著信息化社會的不斷發展，過去的信息化檔案管理安全防范工作已經不適應當今社會發展的要求。我們應強化新型信息化管理安全防范技術的研發、引進及應用，更好地保證信息化檔案管理的安全，使其更好地發揮作用，促進檔案管理現代化的健康發展。企業建設檔案數據庫是一個復雜的系統性企業工程，其涉及了檔案數據庫的設計、功能制定、數據接口選擇等一系列工作，在檔案數據庫的初步雛形建設完成后，還需要重視檔案數據庫的信息加工工作，其中包括了檔案的分類以及檔案目錄的制定等一系列工作[6]。隨著網絡信息技術的發展，西方一些發達國家在檔案管理中已經運用到了許多保護技術，如：密碼技術、鑒別技術以及軟件保護技術等。這些技術也讓他們的檔案管理變得更加安全。我們應該借鑒先進的經驗和技術，物盡其用，提高我國的信息化檔案管理的安全保障措施，促進信息化檔案管理安全防范技術的發展。因此，企業需要在工作之中，加強對于專業技術人員以及專業技術人才的培養工作，在培訓過程中，既要考慮到當前工作的實際需要，又要對未來的發展工作進行展望，培養具有豐富的專業信息化技術知識，同時熟悉檔案數據庫建設工作各個環節操作流程，又具有長遠眼光的優秀的檔案管理人員，使得企業的相關人員可以參與到檔案數據庫開發建設工作的各個環節之中，促進企業建立功能完善、高效運行的檔案數據庫。

3.3 加大建設力度，為檔案數據庫建設工作提供保障

隨著信息化時代的到來，人們的工作生活更加方便快捷的同時，也面臨著全新的挑戰，隨著信息化設備的普及，網絡黑客的出現為企業的檔案管理工作帶來了全新的挑戰，因此，無論是企業的檔案管理工作還是企業檔案數據庫的建設工作，企業應加大建設力度以及工作力度[7]，建立健全信息化檔案管理的安全保障系統，加強檔案信息管理程序，聘請專業人才管理信息化檔案，確保其安全。檔案管理系統須采用正版的殺毒軟件，才能在工作時避免木馬病毒的攻擊，制定符合實際且具有約束力的信息化檔案管理制度，落實到檔案管理的每個環節中。檔案管理機構的領導可以制定賞罰分明的政策，在工作過程中沒有發生過錯誤的，可以進行獎勵；而對于出錯的員工，進行指正，讓其在管理工作中更加小心仔細，讓安全保障系統更加安全可靠。

首先，企業可以加大對于檔案數據庫的建設以及檔案管理人員培養工作所需的資金投入，使得企業檔案管理工作以及檔案數據庫建設工作保持充足的資金支持；其次，強化檔案數據庫的建設工作，從技術層面保證檔案信息的安全。其一，設置電子檔案信息納入權限，防止非工作人員對檔案信息進行非法操作。其二，對檔案信息進行加密存儲，保障檔案的安全性及真實性。其三，對重要檔案進行定期備份，防止由于意外導致企業檔案的丟失，更好地加強企業的檔案管理工作建設，確保企業檔案數據庫建設工作更加安全可靠。

結束語

綜上所述，加強企業的檔案管理工作、促進企業檔案數據庫的建設，不僅是新時代發展的必然要求，同時也是促進企業檔案管理工作發展進步的必然要求，因此，企業必須明確檔案管理工作存在的不足，并通過一系列舉措對企業的相關工作進行完善，提高企業檔案管理工作質量的同時，促進企業檔案數據庫的建設。

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（作者單位：大安市老干部服務中心）