信息管理系統在路橋檔案管理中的有效運用

摘 要：路橋檔案貫穿路橋工程整個生命周期，構建路橋檔案信息管理系統，有助于增強路橋檔案管理的連貫性，體現路橋檔案的全面性，提高路橋檔案的利用價值。現階段路橋檔案信息管理系統仍處于初步探索階段，需要進一步在技術、人才、管理、機制等方面進行完善和優化。實踐中，需重點關注路橋檔案收集和移交工作，豐富和完善路橋檔案信息管理系統功能，并為其提供人、財、物的支持。

關鍵詞：信息管理系統；路橋檔案；業務素質；檔案管理

路橋檔案是我國路橋建設事業發展過程中各種重要資料的集中體現，提高檔案管理質量對路橋建設、管理以及后續路橋維護具有重要意義。隨著網絡信息技術不斷發展，路橋檔案信息管理系統得以初步構建，不僅為路橋檔案管理提供了全面技術支撐，也使路橋檔案信息資源分析共享、利用開發變得更為順暢。因此，在完善路橋檔案管理過程中，應將引入信息管理系統作為重要方向，實現現代信息技術與路橋檔案管理流程深度融合，深度挖掘路橋檔案信息資源，為路橋事業發展提供全面的檔案信息支撐。但同時我們也應深刻地認識到當前信息管理系統融入路橋檔案管理還存在一些不足和問題。為此，有必要以問題為導向，對路橋檔案信息管理系統相關問題進行研究，進一步完善信息管理系統，更好地發揮信息管理系統在檔案信息資源開發利用方面的作用。

1 信息化時代路橋檔案的重要屬性

1.1 路橋檔案的基本內容

路橋檔案是指在路橋建設過程中所形成的與路橋相關的文字、照片、圖表、圖紙、視頻等檔案資料[1]。通過對路橋檔案的全面收集、系統整理，形成具體規范的檔案，是路橋檔案管理部門應該完成的具體任務，對后續路橋事業相關工作開展起到重要的保障作用。一方面，現代信息術不斷發展，為路橋檔案管理工作提供了更為先進的技術手段，通過大數據、云計算、人工智能等技術，能夠對路橋的信息資源進行有目的、有組織的開發，形成專項檔案課題，為路橋技術創新、組織創新、架構創新提供檔案依據。另一方面，路橋檔案作為我國檔案事業建設的重要組成部分，理應在信息時代背景下展現其特殊作用，路橋檔案管理工作也應該與時俱進，主動地擁抱信息時代，提升路橋檔案信息化建設水平。

1.2 路橋檔案具有一定的特殊性

一是路橋工程項目從項目立項、勘探、施工到后期管理維護需要多個部門參與，涉及政府主管部門、勘察設計部門、建設施工部門、監理部門、運營管理部門等，建設周期長，在這一過程中會形成大量有價值的檔案信息，這些信息都是路橋檔案管理部門所需要收集的檔案資料。由于時間跨度大，增加了檔案信息資源收集難度。二是路橋檔案信息分散。在項目建設過程中所形成的檔案信息分布在政府部門、勘察設計單位、運營單位、監管單位等，這些部門手中的檔案信息都需要移交到檔案管理部門。由于涉及的單位多，需要檔案管理部門與各個單位交流，確保及時、完整地對各個部門手中的檔案信息進行接收。三是路橋檔案載體多樣。路橋檔案包括與項目相關的各類設計圖紙、照片、錄音、錄像，還包含存儲在各種介質中的重要檔案信息[2]。這些檔案信息都需要移交給檔案管理部門集中保存和管理，在移交過程中一旦載體出現安全問題，勢必會影響檔案移交和后續檔案管理開發。確保路橋檔案順利移交的任務，對路橋檔案管理部門提出了更高要求。

1.3 路橋檔案具有系統性、專業性、經濟性等特征

一是路橋檔案具有系統性特征。從系統性角度看，路橋檔案貫穿路橋工程整個生命周期，需要對路橋工程建設、管理、維護全過程所形成的有價值的檔案信息進行全面收集整理，一旦某一環節出現錯誤，必會影響整個路橋工程，因此必須確保所有重要的檔案信息都能夠收集上來，相應地，也就具有系統性的特征。二是路橋檔案具有專業性特征。路橋建設本身就非常復雜，需要克服各種自然環境問題，在施工過程中需要大量的專業技術支持和應用，因此所形成的檔案具有非常強的技術性和專業性特征。三是路橋檔案具有經濟性特征。路橋作為我國交通事業的重要組成部分，對于國家經濟社會發展都起著至關重要作用，作為我國經濟運輸的“大動脈”，決定了路橋檔案具有經濟性。

2 路橋檔案信息管理系統建設的必要性及主要限制因素

信息時代背景下，路橋檔案有必須要以現代信息技術為支撐，建立路橋檔案信息管理系統，更好地實現路橋檔案信息資源的高效管理、科學利用、系統開發。目前，在路橋檔案信息管理系統建設過程中還面臨著一些亟待解決的問題，在制度機制、頂層設計、技術融入等方面還存在著短板。

2.1 路橋檔案信息管理系統建設的必要性

建立路橋檔案信息管理系統，有助于提高檔案管理效率，實現檔案資源的有效利用。

2.1.1能夠實現超前管理。在路橋維護，如定期和不定期檢查過程中能夠將檢查結果及時地上傳到路橋檔案信息系統，在豐富路橋檔案信息的同時，也能夠為路橋整個生命周期的管理和維護提供全方位的檔案信息支持。通過查閱路橋檔案信息就可以知道當前路橋管理狀況，進而更好地識別可能出現的風險點，提前做出預判，對其進行管理和維護，避免路橋維護的盲目性，既節省了經費，也提升了路橋基礎設施安全屬性[3]。

2.1.2能夠實現紙質檔案數字化保存。無論是前期的路橋建設，還是后期的管理和維護都會形成大量的紙質檔案材料。這些檔案材料一旦保存時間過長勢必會出現字跡模糊、紙張發霉，乃至損毀等問題。而利用先進技術可以將紙質檔案進行數字化備份，防止丟失，也能夠確保相關檔案信息的真實性和完整性，進一步提升路橋檔案管理整體質量。

2.2 路橋檔案信息管理系統建設的限制因素

2.2.1路橋檔案信息收集不規范、不完整。由于路橋項目施工涉及的單位多，所形成的檔案信息資料載體多，在檔案管理部門收集過程中難免會出現原始資料收集不完整問題。特別是在項目施工過程中，由于檔案生成主體對于路橋檔案重視程度不足，部分檔案管理人員屬于兼職性質，不僅要處理檔案信息，還承擔著其他工作，所以在檔案信息收集過程中難免也會存在粗心大意、主觀性、隨意性問題[4]。一旦出現這些問題，在檔案信息收集過程中就難免出現差錯。在交接過程中如果沒有對這些檔案資料進行詳細審查，直接影響檔案質量。

2.2.2檔案管理人員對現代信息技術掌握得不夠全面。路橋檔案信息管理系統要想發揮真正作用，需要檔案管理人員具備扎實的技術能力，在具體操作過程中能夠及時地發現問題，在檔案管理過程中能夠借助先進信息技術實現檔案資源“分類明確、提取方便”目標。但目前部分檔案管理人員能力和素質十分有限，路橋檔案信息管理技術水平一般，難以對檔案信息資源進行深度挖掘，也難以結合路橋施工進度形成專門課題。在后續檔案開發和利用過程中缺少主動性和創造性。

2.2.3路橋檔案信息管理系統基礎設施建設落后。部分檔案管理部門在路橋檔案信息管理系統建設過程中只注重前期投入，缺少后續支持。現代信息技術的不斷發展，要求在路橋檔案信息管理系統建設過程中對相關設備進行更換，對系統進行維護。相應地，也需要檔案管理部門投入人力、物力、財力支持相關工作落實。但目前在路橋檔案信息管理系統建設過程中資金投入過少，技術更新緩慢，在一定程度上影響了路橋檔案信息管理系統作用發揮。甚至因為技術問題還出現了系統與系統之間數據不兼容問題，難以實現路橋檔案信息資源的高度共享，也就無法發揮路橋檔案信息的特殊作用。

3 路橋檔案信息管理系統建設的實施路徑

3.1 重視路橋檔案收集和移交

3.1.1路橋檔案管理部門要加強與路橋施工單位、勘探單位、監管單位和政府部門的溝通互動。要求相關單位在施工過程中指派專人負責檔案信息工作，定期與路橋檔案管理部門進行溝通，明確路橋檔案信息的收集范圍、收集標準、移交時間、移交標準。要求各個部門檔案管理人員按照路橋檔案收集標準做好登記工作，對施工過程中的重要檔案信息進行全面收集、系統整理。對相關檔案內容進行仔細審核，確保檔案信息的真實性和完整性[5]。

3.1.2重視路橋檔案的移交工作。由于路橋檔案載體多，在移交過程中一定要對路橋檔案進行分類，檔案管理部門和具體負責檔案工作人員在移交過程中要雙方在場，對移交的檔案信息進行再次確認，確保移交的檔案信息真實完整，充分體現出路橋檔案的原始性價值。

3.2 完善路橋檔案信息管理系統

3.2.1對路橋檔案信息管理系統進行合作開發。如果僅依靠路橋檔案管理部門力量，很難完成路橋檔案信息管理系統開發工作，需要路橋檔案管理部門選取具有檔案信息系統開發資質的企業，明確路橋檔案信息管理系統開發的相關要求，按照“方便簡潔、功能齊全”的原則開發路橋檔案信息管理系統，為路橋檔案信息管理和開發利用提供系統支撐。

3.2.2要與路橋檔案信息管理系統開發主體簽訂長期合作協議。要求企業定期對路橋檔案信息管理系統進行更新和維護，同時對路橋檔案管理系統在日常工作處理過程中出現的漏洞和問題及時地進行解決，確保路橋檔案信息管理系統運行穩定。

3.2.3要重視路橋檔案信息管理系統安全。路橋檔案事關項目工程事關國家利益，因此一旦泄密勢必會對國家經濟、社會發展造成影響。在完善路橋檔案信息管理系統的同時，還要做好安全保密工作，要與企業簽訂安全保密協議，相關工作人員也要遵守安全管理制度，減少路橋檔案管理系統安全漏洞和風險，切實保障路橋檔案信息安全。

3.3 加強路橋檔案管理投入

路橋檔案信息管理系統正常運轉，需要大量的人力、物力、財力投入，檔案管理部門必須加強路橋檔案管理的持續投入。一是檔案管理部門要將路橋檔案管理工作遇到的問題及時向主管領導進行匯報，讓主管領導了解到路橋檔案信息管理系統建設的重要性和必要性，進而及時地對路橋檔案管理工作進行過問，針對當前路橋檔案管理工作存在的問題召開專門會議研究討論。邀請財務部門、人力部門、辦公室和其他相關科室主要領導參會，針對路橋檔案管理存在的后勤保障問題、基礎設施問題、技術問題、人力問題、資金問題進行系統分析，并對相關問題解決辦法提出明確要求，相關部門要主動擔負起責任，加強與路橋檔案管理部門溝通互動，為路橋檔案管理部門提供必要的資金支持、人員支持、后勤保障支持、基礎設施支持，切實落實好路橋檔案管理投入工作。二是要將路橋檔案管理各項費用投入納入到日常預算之中。要對路橋檔案管理投入所需要的資金、人力、物力列出清單，年初做好預算計劃，確保路橋檔案管理工作能夠持續地獲得各項支持。

3.4 提升路橋檔案人員業務素質

路橋檔案管理工作本身就具有非常強的專業性，此外，路橋檔案信息管理系統的建設要求路橋檔案管理人員也要與時俱進，不斷地提升自身專業素質和信息素養，更好地適應新時期路橋檔案信息化的管理要求。為此，檔案管理部門要針對提升路橋檔案管理人員業務素質形成培訓計劃。一是年初就要針對路橋檔案管理人員業務培訓形成相應方案，上報主管領導，主管領導審批之后，按照培訓方案相關要求落實培訓工作。二是要對路橋檔案人員培訓內容進行優化和完善。除了要求路橋檔案管理人員要熟悉路橋工作性質、基本檔案專業技能之外，還要將信息素養作為重要培訓方面。要與高校、科研院所、政府機要保密部門取得聯系，邀請高校學者、科研院所專家、政府機要保密工作人員對路橋檔案人員進行專業培訓，進一步提升路橋檔案管理人員的專業素養和安全保密意識。三是要重視路橋檔案管理人員專業知識和實踐操作能力培訓。新時期，對路橋檔案管理人員的專業素質提出了更高要求，相應地，在培訓過程中除了要講授最前沿知識技術之外，還要為路橋檔案管理人員提供實際操作提供環境，使其能夠將所學到的專業知識運用到實踐之中，靈活地運用路橋檔案信息管理系統對路橋檔案進行管理，能夠與其他業務系統進行對接，對重要的路橋檔案信息資源進行共享，充分發揮路橋檔案信息的特殊價值和作用。

路橋檔案管理部門應積極落實國家關于檔案管理信息化的相關要求，不斷更新路橋檔案管理理念，引進現代信息技術，完善路橋檔案信息管理系統，提升路橋檔案管理質量。在具體實施過程中，一方面，從宏觀層面給予此項工作足夠重視。另一方面，完善相應制度機制，加強路橋檔案管理人員教育培訓，為路橋檔案信息管理系統正常運轉提供扎實的制度保障和人才保障。

參考文獻

[1]馬雙.新時代企業檔案工作規范化管理的路橋實踐[J].四川檔案，2022（05）：26-27.

[2]禤潔玲.信息化技術對路橋工程檔案管理的影響研究[J].中外企業家，2018（33）：124.

[3]鄒婷.路橋工程檔案管理存在問題及措施探討[J].城建檔案，2018（10）：55-56.

[4]楊雅瓊.信息化技術對路橋工程檔案管理的影響研究[J].綠色環保建材，2018（03）：113.

[5]陶京.論檔案管理工作在路橋養護中的作用[J].中國管理信息化，2017（12）：160-161.

作者簡介：崔偉娜，臨沂市市政管理服務中心副研究館員，研究方向：檔案管理。