檔案管理中電子檔案管理建議

胡娟

摘要：隨著國(guó)家進(jìn)步的腳步逐漸加快，我國(guó)的大數(shù)據(jù)電子化的時(shí)代也在悄然來(lái)到。大數(shù)據(jù)時(shí)代的到來(lái)給社會(huì)的的各個(gè)方面技術(shù)的應(yīng)用都等到了進(jìn)一步的發(fā)展和創(chuàng)新，縮減了人工投入加強(qiáng)了工作數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性，降低了成本的投入。在局域網(wǎng)的出現(xiàn)后又實(shí)現(xiàn)了局域數(shù)據(jù)連接，使電子化辦公不再是難事。電子化辦公技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用效果是十分明顯的。

關(guān)鍵詞：檔案管理，電子檔案 管理建議

引言：電子檔案的管理和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)于數(shù)字技術(shù)的進(jìn)步發(fā)展分不開(kāi)的，在電子檔案信息管理的問(wèn)題上有賴于信息技術(shù)的進(jìn)步。電子檔案信息的信息安全問(wèn)題是電子信息保密部門(mén)解決的重點(diǎn)和難點(diǎn)，并且電子檔案信息的信息安全問(wèn)題需要電子檔案的管理員工進(jìn)行正確的電子化操作，避免出現(xiàn)操作失誤導(dǎo)致電子檔案信息的泄露和丟失。

一、檔案信息管理的要點(diǎn)

1.電子信息檔案完整性

檔案信息的搜集和錄入是檔案信息的完整性的具體體現(xiàn)，檔案信息的完整性和保密性以及實(shí)用性能是檔案信息的主要特點(diǎn)。在檔案信息采集完成后對(duì)電子信息檔案，在沒(méi)有特別許可的情況下不能對(duì)檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行隨意更改和填寫(xiě)刪除相關(guān)檔案信息，保證檔案信息的正確性和完整性。

2.電子信息檔案保密性

電子信息檔案具有個(gè)人的準(zhǔn)確詳細(xì)信息，因此對(duì)電子信息檔案的保密工作是非常重要的。嚴(yán)格防范個(gè)人信息泄露，對(duì)人民群眾的生命安全產(chǎn)生不利影響。對(duì)個(gè)人人身的安全受到威脅和影響。電子信息檔案的提出是依托于信息技術(shù)的發(fā)展與進(jìn)步的背景下實(shí)現(xiàn)的技術(shù)創(chuàng)新，因此要加強(qiáng)對(duì)檔案信息的保密性，需要信息技術(shù)的支持。信息技術(shù)的創(chuàng)新進(jìn)步對(duì)電子檔案保密性能的進(jìn)步有直接的促進(jìn)作用。

3.電子信息檔案實(shí)用性能

電子信息檔案的建立使信息查詢不再繁瑣和困難，同時(shí)也增強(qiáng)了查詢的檔案信息的準(zhǔn)確性。電子信息檔案的建立節(jié)省了檔案儲(chǔ)存空間，減少了檔案管理的經(jīng)濟(jì)投入節(jié)省了人力物力。在進(jìn)行檔案查詢時(shí)節(jié)省了查詢時(shí)間，方便了檔案信息的儲(chǔ)存和管理，避免了檔案因?yàn)闀r(shí)間年限長(zhǎng)造成檔案的丟失和儲(chǔ)存文字看不清析的情況發(fā)生。電子信息檔案的使用性能的提高促進(jìn)電子檔案信息的進(jìn)步。

二、電子信息檔案的應(yīng)用

1.節(jié)省了信息查詢時(shí)間

在信息技術(shù)，大數(shù)據(jù)時(shí)代還沒(méi)有應(yīng)用到檔案信息建設(shè)前，檔案的采集和查詢包括對(duì)檔案的分類管理儲(chǔ)存都依賴于人工來(lái)完成，人工查詢檔案信息程序多時(shí)間長(zhǎng)，很少能直接把需要查詢的檔案信息一次就準(zhǔn)確查找出來(lái)。檔案信息查詢準(zhǔn)確率低，同時(shí)在大量的檔案信息中按類別科目中查找到需要的準(zhǔn)確檔案信息是較麻煩的。需要查詢?nèi)藛T對(duì)檔案儲(chǔ)存擺放類別的熟悉度的要求比較高，檔案信息的查詢主要靠人工來(lái)完成，查詢檔案的時(shí)間較長(zhǎng)，檔案信息查詢的準(zhǔn)確率較低。

有了電子信息檔案，查詢需要的檔案信息就相對(duì)簡(jiǎn)單和方便很多，對(duì)所要查詢的檔案信息準(zhǔn)確率高。同時(shí)提高了信息檔案的查詢效率，減輕了信息檔案管理員工的工作強(qiáng)度。通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和辦公局域網(wǎng)來(lái)進(jìn)行對(duì)電子信息檔案的查詢和管理，在檔案信息查詢時(shí)只需要在計(jì)算機(jī)中設(shè)定要查詢的內(nèi)容，就可以快速并且準(zhǔn)確的查找到所需要信息檔案。并且可以在計(jì)算機(jī)中就可以看到需要查詢的檔案信息，方便了信息檔案的管理。

2.電子信息檔案的存放

電子信息檔案節(jié)省了檔案的儲(chǔ)存空間和改善了檔案的儲(chǔ)存環(huán)境，對(duì)檔案信息的管理和存檔的信息檔案的質(zhì)量有了明顯的提高。在以前紙質(zhì)檔案時(shí)，所有的信息檔案都以紙質(zhì)的形式存在和流通，對(duì)紙的許求量大，翻閱和流通儲(chǔ)存紙制信息檔案對(duì)檔案的完整性和內(nèi)容會(huì)因?yàn)閮?chǔ)存時(shí)間長(zhǎng)，和翻閱時(shí)沒(méi)有注意紙質(zhì)變化，易發(fā)生信息檔案的丟失和檔案內(nèi)部信息的丟失，不利于信息檔案的管理。

在現(xiàn)代檔案管理中電子檔案管理優(yōu)化了信息檔案的儲(chǔ)存所需要的儲(chǔ)存空間問(wèn)題，節(jié)省了檔案儲(chǔ)存費(fèi)用。并且信息檔案的文件信息有了電子版，減少了紙張的使用節(jié)約了能源，除了特別需要外進(jìn)行打印基本上都可以實(shí)現(xiàn)信息檔案電子化的流通，方便對(duì)檔案的深入管理。電子檔案的管理可以準(zhǔn)確定位一個(gè)信息檔案的動(dòng)向和狀態(tài)，對(duì)信息檔案進(jìn)行管理，保證信息檔案的準(zhǔn)確性和流通性。

三、電子檔案管理需要信息技術(shù)的提升

1.嚴(yán)防計(jì)算機(jī)病毒的入侵

在計(jì)算機(jī)的操作中解決病毒入侵對(duì)電腦正常使用產(chǎn)生影響，并且容易造成電腦內(nèi)信息和文件的丟失帶來(lái)不好的社會(huì)影響，甚至對(duì)個(gè)人的生命財(cái)產(chǎn)造成威脅。計(jì)算機(jī)病毒的形成是人為操控的，通過(guò)編寫(xiě)特定的代碼程序，入侵到特定的電腦系統(tǒng)或者網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，達(dá)到自己操作的目的。如果電腦一旦被病毒入侵后會(huì)造成電腦系統(tǒng)癱瘓，無(wú)法正常使用，并且電腦內(nèi)的所有文件都會(huì)面臨丟失和破壞的可能。

在檔案管理中電子檔案的管理防止病毒的入侵是首要解決的難點(diǎn)重點(diǎn)之一，一旦病毒入侵到檔案管理中對(duì)檔案的管理影響是巨大的，會(huì)造成檔案的內(nèi)容被修改，甚至造成檔案的丟失和造成檔案信息的外泄。對(duì)檔案的管理產(chǎn)生一定的不良影響，所以要對(duì)電子檔案的管理防止病毒的入侵是檔案管理的首要任務(wù)。

2.提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)技術(shù)

在電子化檔案管理中計(jì)算機(jī)的操控員工要能準(zhǔn)確的掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，對(duì)計(jì)算機(jī)操作熟練有利于檔案管理人員在錄入檔案信息時(shí)效率高不易出錯(cuò)。減少檔案信息的管理難度，同時(shí)要定期對(duì)員工的計(jì)算機(jī)技術(shù)進(jìn)行培訓(xùn)，讓員工對(duì)電子檔案的管理更加得心應(yīng)手，減少因操作失誤造成的檔案問(wèn)題。

在員工進(jìn)行電子化檔案管理時(shí)要增強(qiáng)員工操作的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，電子檔案的信息安全的維護(hù)需要檔案管理人員加強(qiáng)自身對(duì)電腦安全保護(hù)意識(shí)。比如在電腦的操作過(guò)程中打開(kāi)檔案不進(jìn)行保存，在共享的硬盤(pán)下不設(shè)置權(quán)限，導(dǎo)致任何人操作電腦都可以訪問(wèn)檔案信息。所以提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)操作能力和培養(yǎng)檔案管理人員的安全操作意識(shí)是十分必要的。

結(jié)束語(yǔ)：

檔案管理中電子檔案的建立方便了對(duì)檔案的整體管理，同時(shí)也節(jié)省了檔案儲(chǔ)存和查找復(fù)雜的問(wèn)題，簡(jiǎn)化了檔案管理的程序。在電子檔案的管理中需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷提高，給電子檔案管理中安全問(wèn)題的解決找到更好的解決方式。同時(shí)電子檔案的管理也是對(duì)檔案管理人員的要求，培養(yǎng)電子管理人員操作計(jì)算機(jī)的安全風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和提高計(jì)算機(jī)檔案操作能力是必不可少的。

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