人事檔案信息化利用系統建設

人事檔案管理在當今社會中的重要性不言而喻。然而，其中的關鍵要素——高效的人事檔案信息管理系統卻常常被忽視。現以貴州水利水電職業技術學院為研究對象，探討新型人事檔案信息化利用系統的建設路徑，以期提升人事檔案管理的效能和質量。人事檔案信息管理系統融合了前沿的信息技術，優化了人事檔案數據的存儲、檢索和共享機制。此外，該系統將學院的人事檔案信息集成到集中式數據庫中，并引入了先進的數據分析和人工智能技術，以提供智能化的人力資源決策支持。

當前正處于信息化全面滲透、跨界融合、加速創新并引領發展的新階段。新一代信息技術，如云計算、物聯網以及大數據等，以其深刻的影響力和穿透力，正在對人類的生產活動、生活方式和思維模式進行前所未有的變革。在此背景下，人事檔案信息化作為一個特殊的領域，亟待運用物聯網以及大數據等技術實現檔案數據的整合管理和協同應用。

根據《“十四五”全國檔案事業發展規劃》和《干部人事檔案工作條例》的指導方針，檔案部門應該順應信息化發展趨勢，注重運用互聯網技術、數字技術以及信息化手段來提升檔案工作的信息化水平，但是如何利用現代信息技術促進數據動態流動、信息活躍，仍需要進行積極探索。解決這一問題的關鍵在于檔案部門需要按照國家相關標準和要求來加強檔案信息資源的規劃、建設、開發和管理，同時，還需要提升檔案信息采集、處理、傳輸和利用的能力，努力建立安全、便捷、共享且高效的人事檔案信息化管理體系，推動人事檔案信息化建設，實現人事工作的信息化和智能化。

底層技術與框架

在現行的人事檔案管理信息系統的基礎上，筆者提出應構建基于統一標準的資源體系。該體系的總體目標在于構建一個能夠匯集多類、多級信息的平臺，并實現各類信息的整合以及不同層級間的信息共享。同時，筆者還提出創建一個集成化、數據化、規范化、智能化的業務應用平臺，以實現跨部門和跨角色間的協同工作，進一步提升工作效率，建立一個具有良好的集成性、可擴展性和安全性的應用支撐平臺。這個平臺將滿足門戶集成、數據集成和大規模應用的需求，還將提供豐富的輔助決策信息服務，為人才管理工作提供精準、主動的信息服務。這將推動組織系統工作管理向精細化、智能化方向發展，并進一步提高工作效率。

全面采用數字化技術：提升管理效率和數據安全程度

基于人事檔案的信息管理、監督管理、人事審查以及數字化建設等核心工作構建全面的框架。該框架包含人事檔案管理規范和標準的制定、硬件網絡設備的搭建、人事檔案數字信息資源庫的構建、人事檔案信息管理平臺的創建以及人事檔案信息庫房的搭建等，且與其他業務系統無縫集成。通過對各項內容進行改革和創新，可以打造一個更為便捷、高效且安全的信息化人事檔案管理系統。

首先，該系統旨在構建多級聯動業務互聯，并能夠支持多個管檔部門集中式和分布式部署，從而創建出統一、規范且具有多級聯動性質的一體化管理平臺。此外，它還能全面布控，防止文件被篡改或偽造，實現線上一體化、監管統一化及多級互通。

其次，該系統在設計時參考了《干部人事檔案工作條例》《干部人事檔案數字化技術規范》（GB/T 33870-2017）以及組織系統信息結構體系等文件規范。其模塊功能將覆蓋文件或材料的收集、整理、保管、轉遞、利用和統計等日常業務內容，實現了人事檔案管理結構體系化、數據標準化以及業務規范化。

再次，該系統具備跨終端部署的能力，涵蓋各類操作系統、主流數據庫和硬件設備，旨在實現技術的普適性、應用的自治性以及軟硬件的兼容性。在安全保密方案設計上，該系統嚴格遵循國家保密標準，包含三員分離、基于角色的訪問控制（RBAC）權限管理、在線與離線數據加密、數字水印、IP和MAC地址綁定、區域授權以及打印控制等多層次防護手段，以實現權限精細化、數據加密化和信息留痕化。此外，結合圖像AI處理技術對紙質文件圖像進行智能處理。通過消除傳統檔案中存在的黑邊、白邊及其他瑕疵，可以顯著提升紙質文件圖像識別質量，進一步優化傳統檔案圖像切邊和糾偏等工作，從而形成一套高效精準且可靠的圖像處理機制。

最后，采用區塊鏈分布式賬本以及智能合約等方式來確保用戶通過區塊鏈系統的統一認證，并將數據永久存儲以實現風險溯源。這種方法有效地保障了檔案數據交互和流轉過程中的安全。

數字化平臺監控：整合資源，提升利用效率與數據質量

充分整合現有內部工作網絡以及人員檔案的數字化信息資源，通過數字地圖的方式對系統內人員檔案的數字化建設情況和信息化進程進行直觀呈現。同時，構建一個統一的監控和查詢平臺，實現不同層級之間人事檔案數字信息資源的監管、聯網互通以及共享。通過這個監控平臺，可以在局域網內跨部門查閱數字檔案，從而實現數字檔案的共享利用，提升工作效率。此外，該監控平臺還可以在線實時監測檔案信息化工作進程，管理檔案，并進行數據備份與核對。當數字檔案發生更改時，可以通過與原始數據進行核對來掌握變更情況。

人工智能技術：全程記錄、數據互聯、智能邏輯判斷

人工智能技術在人事檔案管理中的應用不僅滿足了相關主體的多元化審核需求，還實現了全程記錄、數據互聯和智能邏輯判斷。通過對人事檔案的日常審核、專項審核和任前審核等，確保了檔案從接收到歸檔全過程的完整性和真實性。同時，所有的審查活動都會被記錄下來，有效防止了對檔案的篡改和偽造。此外，該模塊還秉持著“凡進必審”“凡轉必審”“凡提必審”的原則，使得檔案審核工作更加規范化、持續化。智能邏輯判斷簡化了審核流程，清晰的信息分類展示使得審核結果一目了然。此外，該系統還能夠自動核查缺失材料，并構建重要名單，使得人事檔案更易于分類管理。同時，實現了系統化的檔案利用，使用戶能夠方便快捷地使用檔案。數據互聯互通可以為用戶提供精準服務，并進一步優化了人事檔案管理系統。

物聯網技術：賦予庫房硬件設備新生命

物聯網技術在實體檔案的智能化庫存管理中發揮著關鍵作用。通過智能硬件設備的整合，我們能夠在線盤點并精確定位檔案等重要資料。這一新技術不僅簡化了盤點流程，還為檔案的安全提供了可靠的保障。此外，該模塊具備實時監測庫房環境等多項功能。不論是溫濕度的調控、安全防護的監控，還是防盜報警、消防預警、滅火控制以及人員和檔案的進出追蹤，物聯網技術都能精確完成。這一全方位的監測體系確保了庫房環境的穩定與安全，為檔案保存提供了最佳條件。同時，根據實際工作需求，該系統可以生成大數據報告。這些詳盡的數據為庫房管理的優化和上層決策提供了有力依據，使得管理層能夠根據數據作出更加科學合理的決策，進一步優化檔案管理流程。

智能化檔案信息化利用系統整合及構建

為充分發揮新系統的效能，筆者對其基礎功能架構進行了擴展和優化，以實現功能拓展。詳細流程如下圖所示。

業務一體化：實現信息資源共享與協同發展

為了實現領導層信息資源的共享以及業務的協同發展，將新時代黨的組織原則和政策方針融入組織工作信息化建設中，且在黨政領導選拔任用的過程中進行科學、規范的操作，現提出一種實現業務一體化管理的解決方案。

基于建設原則，通過業務一體化管理，可以使人事工作各個業務環節的數據實現互聯互通，并對業務流程進行規范管理，以實現數據和業務的高度聯動和共享。平臺采用集中式管理模式確保功能和權限的精確劃分，并能夠實現分級負責、集約建設、協同管理。同時，還規劃了總體架構，包括基礎設施層、數據資源層、服務層、應用層（子系統）、展示層和用戶層等六個層次。在設計系統時，充分考慮了一體化平臺的可用性、實用性、可維護性、前瞻性、可擴展性以及安全性等因素。為了實現這一目標，系統整合了流程、報表、大數據及區塊鏈等，并采取多層架構體系。通過智能擴展平臺對業務的支持，最終形成與組織工作發展相匹配的系統化、數字化且安全可靠的一體化平臺。

數據高效利用：精準分析、預測預警及決策制定

以數字化技術為指導，幫助管理單位對隊伍基本情況進行精準分析、預測預警，以便有針對性地采取有效措施，嚴把入口關，提高選人用人的精準度，并提升組織人事工作的公信度。在此模塊中，以人事檔案基本信息為基礎，以人事制度、區域定位為出發點，實現組織系統信息資源的統一收集、管理和使用。精準的數據采集和數據智能化管理分析可以為數據管理提供智能決策依據。

在數據管理智能化方面，應采用人員結構分層、分級、分類建模技術以及數據挖掘技術和可視化技術，深入分析數據規律，進行數據畫像和隊伍整體分析。此外，還應自動執行關鍵數據校核，以確保數據的準確性和完整性。

為了方便、快捷地獲取所需數據，可以增設快速檢索功能，集成相關專業數據，包括隊伍總數、結構、分布、實時監督等信息，并建立“班子畫像”和“干部畫像”，以便從多角度對人員情況進行深入的分析研判。此外，還可以從多個維度對信息進行檢索和統計分析，以圖表形式展現數據，使數據展現更加清晰直觀，方便易用。

人才選拔自流程管理：自動化和標準化全流程監測與管理

構建統一的信息采集準則，以整合青年教師的相關資料，并將其納入信息管理流程。如此便可以有效地收集、匯編、管理和分析青年教師的基礎信息、獎懲記錄、考核結果等數據，再利用大數據技術和智能分析工具對其進行分析，為領導層提供科學選人用人的依據。

人才選拔自流程管理旨在實現人才選拔任用的分析判斷、動議、干部任免以及政策管理等環節的自動化和標準化，其將推動工作流程化、規范化和科學化，提高選拔任用工作的效率和質量。人才選拔自流程管理可以根據人員的基礎信息，快速啟動任免流程，并自動生成相應的任免文稿；同時，還可以統一規范任免流程，并進行批量維護，以滿足即時性和自動化需求。此外，人才選拔自流程管理還能對任免文稿進行批量維護和打印，制訂批量資格檢測方案，并自動規避可能存在的風險，確保選拔過程的精準性和可追溯性。

促進數據和信息“跑起來”

隨著信息技術的發展，人事檔案信息化利用系統成為企業的管理工具。這一系統構建的關鍵在于數據和信息的共享和利用。構建數據共享平臺可以整合和共享部門或業務單元的數據，實現數據的統一管理和利用，提高數據利用率，減少重復建設和維護。通常采用Web或移動應用實現可視化、搜索和過濾等功能。API接口允許不同應用間進行數據交換和共享，通常采用RESTfulAPI形式，簡單、靈活、易維護。在人事檔案信息化系統中，API接口可以實現部門間的數據交換和共享。數據接口可以將人事檔案數據傳輸到其他系統或應用，并采用Web服務形式，實現批量或實時傳輸。

綜上所述，數據共享平臺、API接口和數據接口是人事檔案信息化利用系統中數據和信息“跑起來”的重要方式。應考慮這些方式的應用，實現人事檔案信息化利用系統的最佳效果。

系統應用和效果評估

系統應用情況

1.使用反饋

根據管理員反饋，人事檔案信息化利用系統使用率較高，使用者對系統的滿意度也較高。由此認為，本系統使得人事檔案管理更加便捷、高效，有利于提高人事決策的科學性和準確性。

2.系統使用率

自本系統上線以來，系統使用率持續上升。統計數據顯示，目前本系統使用覆蓋率已達到75%，其中，管理人員、部門負責人使用率最高。

3.系統滿意度

通過對管理員的使用滿意度調查，發現本系統的滿意度較高。調查結果顯示，本系統的易用性、功能性、安全性等方面得到了用戶的好評。

效果評估

1.工作效率

本系統上線后，人事檔案管理效率顯著提高。本系統可以實時更新員工信息、崗位信息、培訓信息等人事檔案信息，有利于管理者快速了解員工動態，為決策提供及時、準確的信息支持。

2.信息共享程度

本系統使得人事檔案信息共享更加便捷。通過本系統，管理者可以隨時查看員工信息、崗位信息等，有利于組織內部信息的傳遞和共享，提高了管理效率和協同工作的能力。

3.個人隱私保護

本系統充分考慮個人隱私保護問題，采用先進的加密技術，確保人事檔案信息的安全性。同時，本系統對用戶信息進行嚴格保密，保障用戶隱私不受侵犯。

經過實踐檢驗，人事檔案信息化利用系統在提升人力資源管理效率和決策質量方面發揮了顯著的推動作用。針對當前人事檔案管理面臨的諸多挑戰，如信息碎片化、數據冗余和查詢困難等問題，該系統成功找到了有效的解決之道。此系統為單位領導層提供了更加精確的戰略決策依據，充分展示了其獨特的價值。該研究成果在本單位內部已經取得了顯著的實踐效果，更為其他機構改善人事檔案管理系統提供了可復制的模式。這一模式在同類機構中具有廣泛的應用前景，有望進一步推動檔案管理領域持續發展。此外，該研究結果還為人事管理領域的后續研究提供了具有參考價值的實踐經驗和啟示，再次證明了信息技術在提升人力資源效率和決策質量方面具有巨大潛力。

（作者單位：貴州水利水電職業技術學院人事處）