人工智能下企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)的精細(xì)化管理研究

杜嘉雯?秦奕?黃智

摘 要：采購(gòu)業(yè)務(wù)是企業(yè)開展工作的第一要素，企業(yè)采購(gòu)業(yè)務(wù)管理得當(dāng)能使其現(xiàn)金流出減少，成本降低。同時(shí)現(xiàn)代供應(yīng)鏈不斷發(fā)展，企業(yè)采購(gòu)作為供應(yīng)鏈管理的重要一環(huán)，面臨著缺乏理論體系支撐，采購(gòu)細(xì)節(jié)難以監(jiān)管，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化水平較低等難點(diǎn)。為此，本文將人工智能融入企業(yè)業(yè)務(wù)中特定的采購(gòu)項(xiàng)目，以ML公司為案例，分析研究ML公司基于人工智能的采購(gòu)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理的具體實(shí)踐方法與成效，并結(jié)合人工智能特征及現(xiàn)狀，對(duì)ML公司實(shí)施的精細(xì)化管理提出建議，得出一些適用于企業(yè)創(chuàng)新的啟示與思考。

關(guān)鍵詞：人工智能；采購(gòu)業(yè)務(wù)；精細(xì)化管理

一、引言

在科技飛速發(fā)展的現(xiàn)在，人工智能這個(gè)熱點(diǎn)話題已經(jīng)被研究探討過無數(shù)次，作為一個(gè)已然被廣泛接受和推崇的技術(shù)，我們更需要探索出人工智能在企業(yè)發(fā)展中的價(jià)值。本文將通過對(duì)ML公司人工智能下采購(gòu)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理進(jìn)行分析，總結(jié)出應(yīng)用人工智能在企業(yè)應(yīng)該注意及繼續(xù)完善的相關(guān)事項(xiàng)，對(duì)人工智能在企業(yè)中的應(yīng)用提出一些思考和幫助。

本論文的意義在于，運(yùn)用人工智能解決采購(gòu)業(yè)務(wù)智能化生成的問題，開發(fā)智能化系統(tǒng)從而為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理決策提供全面的會(huì)計(jì)信息，為智能化財(cái)務(wù)決策系統(tǒng)奠定基礎(chǔ)。只有這樣，企業(yè)才能在競(jìng)爭(zhēng)日益激烈的市場(chǎng)環(huán)境中不斷降低成本，獲取更多利潤(rùn)，從而提高市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力。

二、理論研究現(xiàn)狀

1.人工智能在會(huì)計(jì)領(lǐng)域運(yùn)用的相關(guān)研究

人工智能在大數(shù)據(jù)與云會(huì)計(jì)的支持下，在會(huì)計(jì)領(lǐng)域得到了廣泛運(yùn)用。

孟令龍（2020）設(shè)計(jì)了基于“五位一體”的物資采購(gòu)管理智能平臺(tái)框架。該應(yīng)用能提供的服務(wù)：一是采用智慧交互式實(shí)時(shí)引導(dǎo)方式，按照既定的時(shí)間進(jìn)程，在物資管理全流程的各環(huán)節(jié)以自助或自動(dòng)的模式，能對(duì)物資管理人員進(jìn)行引導(dǎo)和實(shí)時(shí)提醒。二是采取“一鍵”機(jī)制，批量生成采購(gòu)文件和審批單，并實(shí)現(xiàn)全過程痕跡留檔，能將采購(gòu)事項(xiàng)中的編制、審批文件與整理存檔時(shí)間極大程度縮減。

彭啟發(fā)等（2019）認(rèn)為大數(shù)據(jù)和云計(jì)算讓公司的管理模式發(fā)生了變化，人工智能的發(fā)展給會(huì)計(jì)帶來強(qiáng)大的沖擊，但相應(yīng)地也會(huì)產(chǎn)生信息失真、法律邊界界定模糊等風(fēng)險(xiǎn)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人工智能的全面思考，提高風(fēng)險(xiǎn)防范的意識(shí)。

2.采購(gòu)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理的相關(guān)研究

做好采購(gòu)業(yè)務(wù)精細(xì)化管理，就要樹立“降成本就是盈利”思想，嚴(yán)格控制采購(gòu)成本，優(yōu)化物資采購(gòu)管理。

景晶（2018）針對(duì)占比較重的設(shè)備物資采購(gòu)，認(rèn)為要確保現(xiàn)場(chǎng)驗(yàn)收，及時(shí)認(rèn)識(shí)到采購(gòu)設(shè)備的質(zhì)量與檔次，方便下次與供應(yīng)商議價(jià)。而面對(duì)進(jìn)口物資，在常規(guī)程序之外更要注重包裝箱的構(gòu)造與情況。使用人工智能技術(shù)使包裝箱抽樣更加合理，觀察包裝箱是否按照合同制作并對(duì)內(nèi)部結(jié)構(gòu)進(jìn)行檢查，減少在運(yùn)輸過程中因包裝箱不合格而造成的意外損失。

曹葆華（2016）認(rèn)為物資采購(gòu)要收集分析各種信息，提供完整有效的管理數(shù)據(jù)，需要實(shí)現(xiàn)管理手段自動(dòng)化。一是建立日常業(yè)務(wù)處理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)事中動(dòng)態(tài)采購(gòu)與在線管理相結(jié)合，執(zhí)行遠(yuǎn)程操作。二是建立采購(gòu)管理處理系統(tǒng)，利用網(wǎng)絡(luò)管理所有采購(gòu)計(jì)劃的申請(qǐng)、審批和申報(bào)。三是建立標(biāo)準(zhǔn)資料檢索系統(tǒng)，讓人工智能收集、整理、加工和儲(chǔ)存各種采購(gòu)資料和現(xiàn)行規(guī)定，能夠快速、準(zhǔn)確檢索。

霍文鵬（2006）認(rèn)為需要選擇合理的采購(gòu)方式。在邀請(qǐng)招標(biāo)的方式之后，要加強(qiáng)公司自身的內(nèi)部控制建設(shè)，選擇3個(gè)及以上的特定供應(yīng)商全面邀請(qǐng)，從而防止指定邀請(qǐng)，棄優(yōu)擇劣。讓采購(gòu)部門和需用部門充分溝通，在事前制定統(tǒng)一公平公正的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)和服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，防止發(fā)生采購(gòu)與需求不匹配的情形。

3.現(xiàn)狀研究評(píng)述

通過對(duì)文獻(xiàn)的梳理和分析，可以發(fā)現(xiàn)人工智能不僅只被運(yùn)用在智能決策上，在智能人機(jī)交互中實(shí)時(shí)引導(dǎo)和提醒，讓管理人員使用更為便捷；加以“一鍵生成+一鍵批復(fù)+一鍵存檔”機(jī)制和流水式網(wǎng)上費(fèi)用報(bào)銷，大大降低了在采購(gòu)業(yè)務(wù)中的時(shí)間成本、誤操作成本和經(jīng)濟(jì)成本。而使用人工智能將后評(píng)分估值納入評(píng)標(biāo)打分模型中考慮，得到更優(yōu)采購(gòu)結(jié)果。人工智能雖然會(huì)帶來信息失真的新風(fēng)險(xiǎn)但同時(shí)也是降低風(fēng)險(xiǎn)的有效手段。

其次對(duì)采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行精細(xì)化管理，從而降低采購(gòu)成本在許多不同領(lǐng)域進(jìn)行了研究與探討。有的學(xué)者認(rèn)為需要加強(qiáng)執(zhí)行能力，篤行現(xiàn)場(chǎng)查驗(yàn)，盡早盡快得到物資的損毀情況和質(zhì)量，進(jìn)而分析此次這一供應(yīng)商在下次采購(gòu)中的權(quán)重。而有的學(xué)者認(rèn)為需要利用物聯(lián)網(wǎng)、互聯(lián)網(wǎng)和人工智能技術(shù)，可以建立各類數(shù)據(jù)庫，實(shí)現(xiàn)信息的共享和資源的整合，節(jié)約溝通成本。

綜上所述，在大數(shù)據(jù)與云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)的迅猛發(fā)展下，人工智能能夠節(jié)約采購(gòu)業(yè)務(wù)的時(shí)間成本，溝通成本和經(jīng)濟(jì)成本。由此，本文以ML公司為例，對(duì)企業(yè)在不同時(shí)期采取的方法進(jìn)行縱向?qū)Ρ龋治霾町悾⒀芯咳斯ぶ悄軐?duì)企業(yè)智能決策各項(xiàng)重要因素，由高到低進(jìn)行排序并劃分權(quán)重，分析它們自身及其組合是如何影響采購(gòu)業(yè)務(wù)核算，并為企業(yè)管理者提出建議。

三、案例分析

1.公司基本概況

ML公司成立于1999年，是主要從事乳制品及嬰幼兒營(yíng)養(yǎng)食品的研發(fā)、生產(chǎn)和銷售的科技型民營(yíng)企業(yè)。其擁有先進(jìn)的乳制品加工設(shè)備和先進(jìn)的加工技術(shù)，在呼倫貝爾大草原建立了綠色無污染的奶源基地，擁有自己的放牧場(chǎng)和從新西蘭引進(jìn)的三花乳牛。該公司已經(jīng)通過了ISO9001—2000國(guó)際質(zhì)量管理體系認(rèn)證和HACCP國(guó)際食品安全衛(wèi)生管理體系認(rèn)證。

經(jīng)過多年的艱苦創(chuàng)業(yè)，公司的資產(chǎn)規(guī)模和生產(chǎn)能力不斷提高產(chǎn)品的銷售區(qū)域和市場(chǎng)份額不斷擴(kuò)大，促進(jìn)財(cái)稅增長(zhǎng)和社會(huì)就業(yè)的作用不斷增強(qiáng)，品牌度和美譽(yù)度不斷上升，已發(fā)展成為以創(chuàng)新為突破口，以產(chǎn)業(yè)鏈為紐帶，以乳制品加工為方向的省級(jí)產(chǎn)業(yè)化經(jīng)營(yíng)企業(yè)并進(jìn)入中國(guó)乳制品行業(yè)15強(qiáng)。

2.采購(gòu)業(yè)務(wù)流程

ML公司采購(gòu)的材料種類分別是生產(chǎn)性和非生產(chǎn)性，為了選擇合適的供應(yīng)商，公司采用了供應(yīng)商庫存管理模式來進(jìn)行有效的管理。該模式的主要步驟是供應(yīng)商和企業(yè)之間加強(qiáng)合作與溝通，進(jìn)行數(shù)據(jù)信息共享；按月核算實(shí)際耗用量，落實(shí)結(jié)算步驟；采購(gòu)部定期評(píng)估供應(yīng)商，以提升采購(gòu)效率，降低成本。

具體采購(gòu)流程可以劃分成下列四個(gè)步驟：

（1） 有生產(chǎn)需求的單位按規(guī)定填寫采購(gòu)需求單，該需求單分為A、B兩個(gè)類型。A是生產(chǎn)性材料需求單，可以直接通過ERP系統(tǒng)計(jì)算得出。B是非生產(chǎn)性材料需求單，需要單獨(dú)填寫，以需求材料數(shù)量及類別為依據(jù)，填寫預(yù)算額，經(jīng)部門主管審批后提交。

（2） 采購(gòu)部門接收需求單后，核對(duì)采購(gòu)材料種類。根據(jù)采購(gòu)內(nèi)容預(yù)選較為合適的供應(yīng)商，然后通過談判等方式擇優(yōu)選出供應(yīng)商，此方式可以提高材料質(zhì)量同時(shí)降低成本，保障供貨的及時(shí)性。

（3） 材料送至倉庫之前，質(zhì)檢部門需要按照相關(guān)的流程驗(yàn)收材料，并及時(shí)核對(duì)材料與訂單上的數(shù)量、規(guī)格及質(zhì)量，符合標(biāo)準(zhǔn)即可驗(yàn)收入庫。如果驗(yàn)收不合格，質(zhì)檢部門需向采購(gòu)部門報(bào)告，由采購(gòu)部門通知供應(yīng)商，進(jìn)行退換貨處理。

（4） 對(duì)于實(shí)際消耗的生產(chǎn)性材料，要做出PO單、發(fā)票等單據(jù)，財(cái)務(wù)部門按月審核，依據(jù)上述單據(jù)填制記賬憑證并支付相應(yīng)款項(xiàng)。合格的生產(chǎn)性材料送至倉庫后，采購(gòu)部門當(dāng)期將PO單、發(fā)票等單據(jù)交至財(cái)務(wù)部門，由財(cái)務(wù)部門審核后，填制記賬憑證并向供應(yīng)商支付相應(yīng)款項(xiàng)。

四、采購(gòu)業(yè)務(wù)存在的問題

1.采購(gòu)部門權(quán)力過高，難以監(jiān)管

采購(gòu)部門作為乳業(yè)企業(yè)的樞紐，決定著企業(yè)的采購(gòu)成本，在市場(chǎng)上對(duì)各大供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)比和篩選，負(fù)責(zé)找尋符合企業(yè)要求的最優(yōu)性價(jià)比的原材料及供貨商，然而在乳業(yè)企業(yè)的總成本中，原材料的采購(gòu)成本一度居高位，從而導(dǎo)致采購(gòu)部門的地位在無形中拔得頭籌。

負(fù)責(zé)采購(gòu)的員工需經(jīng)常外出對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行測(cè)評(píng)與篩選，在時(shí)間上有著較大的自主權(quán)，而公司無法對(duì)工作時(shí)間離開企業(yè)的員工隨時(shí)進(jìn)行監(jiān)管；在報(bào)銷方面，企業(yè)無法對(duì)采購(gòu)員工上報(bào)的每一筆花銷進(jìn)行詳細(xì)核對(duì)；由于采購(gòu)部門全權(quán)負(fù)責(zé)供應(yīng)商的挑選任務(wù)，很可能導(dǎo)致采購(gòu)員不從挑選最優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品和最良心供應(yīng)商的角度出發(fā)，而會(huì)將取得回扣多少作為衡量供應(yīng)商的標(biāo)準(zhǔn)，不利于公司發(fā)展。

2.缺乏對(duì)供應(yīng)商的系統(tǒng)評(píng)估，評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)單一

對(duì)食品行業(yè)來說，原材料的質(zhì)量始終居于首位，對(duì)乳業(yè)企業(yè)而言，獲得原材料到制成乳制品的時(shí)間非常短，且由于生活質(zhì)量的提升，消費(fèi)者對(duì)乳制品的需求日益增長(zhǎng)，乳制品可以說是供不應(yīng)求，因而確保供應(yīng)商長(zhǎng)期穩(wěn)定地向企業(yè)輸送高質(zhì)量的原材料對(duì)企業(yè)的利益有著重大的影響，采購(gòu)部門對(duì)于供應(yīng)商的選擇應(yīng)該尤為苛刻。

對(duì)于采購(gòu)部門來說，如果企業(yè)并未制定一套系統(tǒng)的評(píng)價(jià)體系，那么礙于成本限制，采購(gòu)人員只能通過對(duì)比供應(yīng)商報(bào)價(jià)的方式進(jìn)行篩選，質(zhì)量與成本兩難全。在這種模式下，供應(yīng)商為獲得供應(yīng)權(quán)很可能在篩選環(huán)節(jié)報(bào)送最優(yōu)質(zhì)樣品，由于價(jià)位限制，在后續(xù)輸送過程中將低于樣品檔次甚至于不符合乳業(yè)企業(yè)要求的原材料送達(dá)，而公司質(zhì)檢部門難以有效辨別的話將會(huì)影響商品質(zhì)量，對(duì)于食品行業(yè)來說，短期在采購(gòu)成本上的優(yōu)勢(shì)長(zhǎng)此以往可能會(huì)導(dǎo)致無妄之災(zāi)。

3.針對(duì)突發(fā)事件應(yīng)急能力較弱

乳制品本就是大眾日常消費(fèi)品和快消品，乳業(yè)企業(yè)始終需要大量原材料，但由于庫存過多會(huì)占用大筆資金且空間、風(fēng)險(xiǎn)成本都很高，加之乳制品原材料新鮮不易保存的情形，提前囤積大量原材料的可能性極低。

在乳業(yè)企業(yè)短期內(nèi)需交付大量訂單的情況下，如果采購(gòu)部門未提前制定應(yīng)對(duì)方案，在供應(yīng)商突然提高原材料報(bào)價(jià)時(shí)，就無法對(duì)成本上升的情形迅速作出反應(yīng)，在短期內(nèi)快速找到同等質(zhì)量且價(jià)位相似的新供應(yīng)商進(jìn)行替代。然而乳業(yè)企業(yè)交貨期短，供應(yīng)量大，加上由于客戶對(duì)原材料漲價(jià)消息攝取的閉塞性，難以在短時(shí)間內(nèi)接受產(chǎn)品價(jià)格的突然上升，為了不讓客源流失，乳業(yè)企業(yè)只能被迫接受供應(yīng)商的漲價(jià)要求，將企業(yè)置于一種很被動(dòng)的狀態(tài)，對(duì)企業(yè)管控采購(gòu)成本十分不利，如果不及時(shí)作出應(yīng)急預(yù)案，將會(huì)導(dǎo)致總成本不同幅度地上升，甚至影響整個(gè)公司的發(fā)展。

五、采購(gòu)業(yè)務(wù)優(yōu)化與改進(jìn)措施

1.推動(dòng)內(nèi)部控制精細(xì)化建設(shè)

構(gòu)建面向目標(biāo)的內(nèi)控監(jiān)督制度。為了解決采購(gòu)業(yè)務(wù)中采購(gòu)人員缺乏監(jiān)管導(dǎo)致的效率與回扣問題，企業(yè)內(nèi)部應(yīng)該構(gòu)建信息化精細(xì)化流程明細(xì)清單，采購(gòu)部門的工作成果與工作進(jìn)度要按照工作流程進(jìn)行連號(hào)記錄，能夠滿足自我檢查和公司抽查的要求，并依據(jù)訂立目標(biāo)與發(fā)現(xiàn)問題對(duì)清單設(shè)計(jì)與執(zhí)行進(jìn)行精細(xì)判讀與持續(xù)優(yōu)化。

除此之外，企業(yè)要建立內(nèi)部精細(xì)化監(jiān)督機(jī)構(gòu)，在問題發(fā)生之前設(shè)立處理預(yù)案與預(yù)警機(jī)制，減少內(nèi)部漏洞對(duì)組織帶來的負(fù)面沖擊；在問題發(fā)生之后及時(shí)解決并追責(zé)到人，將采購(gòu)人員待遇績(jī)效與部門工作成果考核明細(xì)掛鉤，實(shí)現(xiàn)部門有效高效運(yùn)轉(zhuǎn)目標(biāo)。

2.加強(qiáng)采購(gòu)業(yè)務(wù)信息化建設(shè)

（1） 建立集成供應(yīng)商信息管理數(shù)據(jù)庫

為應(yīng)對(duì)上游原材料采購(gòu)價(jià)格波動(dòng)、供應(yīng)短缺與供應(yīng)商企業(yè)信息造假所帶來的附加采購(gòu)成本，企業(yè)自身需要通過信息化技術(shù)管理供應(yīng)商體系，建立集成性供應(yīng)商信息管理數(shù)據(jù)庫。在選取管理對(duì)象時(shí)，除了關(guān)注收集已經(jīng)開展合作的供應(yīng)商伙伴的信息，還需要更廣闊的視野，對(duì)于其他上游供應(yīng)商保持應(yīng)有關(guān)注。可以將其分類為具有潛在合作可能的供應(yīng)商與不存在合作可能的供應(yīng)商兩個(gè)類別，按重要性程度進(jìn)行分級(jí)管理。在信息收集上一方面主動(dòng)安排專人與供應(yīng)商企業(yè)對(duì)接收集供應(yīng)商提供的數(shù)據(jù)，另一方面通過系統(tǒng)定期自動(dòng)從互聯(lián)網(wǎng)上爬取收集供應(yīng)商方披露的信息，將收集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理清洗核對(duì)后按照公正合理評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行評(píng)分，對(duì)所有供應(yīng)商進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理安排合作事由，最大限度上減少供應(yīng)短缺、價(jià)格波動(dòng)與偽劣原料帶來的采購(gòu)成本上升與停工帶來的附加時(shí)間成本。

（2） 整合采購(gòu)信息管理系統(tǒng)

整合采購(gòu)信息管理系統(tǒng)，就要將預(yù)算編制與采購(gòu)業(yè)務(wù)進(jìn)行對(duì)接，將預(yù)算管理納入采購(gòu)工作中來。采購(gòu)部門在決定采購(gòu)數(shù)量、品種與價(jià)格時(shí)要服從組織決策層的決定，以銷定產(chǎn)，最大限度實(shí)現(xiàn)零庫存的要求，減少牛奶的儲(chǔ)存成本與變質(zhì)處理成本。決策層要運(yùn)用預(yù)算管理的預(yù)測(cè)功能，將企業(yè)內(nèi)部的生產(chǎn)信息與外部行業(yè)生產(chǎn)信息通過信息系統(tǒng)進(jìn)行整合，對(duì)以牛奶為主的原料價(jià)格進(jìn)行預(yù)測(cè)，根據(jù)原料價(jià)格波動(dòng)情況計(jì)算下一批次生產(chǎn)的采購(gòu)成本，針對(duì)采購(gòu)成本中的絕對(duì)重心——原材料采購(gòu)成本提出建議是否采取諸如囤貨、套期保值等方式精細(xì)控制原材料成本。此外，也能通過預(yù)算管理對(duì)銷售市場(chǎng)構(gòu)建透視表，對(duì)生產(chǎn)產(chǎn)品的市場(chǎng)大小與占據(jù)份額進(jìn)行預(yù)測(cè)，準(zhǔn)確計(jì)算下一批次應(yīng)該生產(chǎn)的產(chǎn)品數(shù)量，由此反推采購(gòu)部門應(yīng)該采購(gòu)的原材料數(shù)量，實(shí)現(xiàn)最小化采購(gòu)成本的目標(biāo)。

綜合以上所有的改進(jìn)措施之后，企業(yè)能夠建立財(cái)務(wù)云平臺(tái)統(tǒng)合采購(gòu)業(yè)務(wù)各方的運(yùn)作與需求，具體運(yùn)行機(jī)制如圖1所示。

六、結(jié)語

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人民生活品質(zhì)提升，對(duì)于乳制品的需求也越來越大，乳制品企業(yè)要想保證其乳品質(zhì)量，持續(xù)健康發(fā)展，就需要加大采購(gòu)業(yè)務(wù)管理體系的建設(shè)，盡可能地控制采購(gòu)過程中存在的各種風(fēng)險(xiǎn)。在合法合規(guī)經(jīng)營(yíng)的基礎(chǔ)之上，通過不斷完善制度，實(shí)現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營(yíng)目標(biāo)。現(xiàn)階段我國(guó)乳制品市場(chǎng)仍然處于成長(zhǎng)期，因此各乳制品企業(yè)的采購(gòu)業(yè)務(wù)管理還有待提升。希望本文對(duì)企業(yè)能起到一定的參考價(jià)值，在此基礎(chǔ)上結(jié)合自身的具體情況來優(yōu)化采購(gòu)系統(tǒng)。

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作者簡(jiǎn)介：杜嘉雯（1999.07— ），女，漢族，湖北武漢人，碩士在讀，研究方向：會(huì)計(jì)學(xué)。