人工智能下企業采購業務的精細化管理研究

杜嘉雯?秦奕?黃智

摘 要：采購業務是企業開展工作的第一要素，企業采購業務管理得當能使其現金流出減少，成本降低。同時現代供應鏈不斷發展，企業采購作為供應鏈管理的重要一環，面臨著缺乏理論體系支撐，采購細節難以監管，標準化、規范化水平較低等難點。為此，本文將人工智能融入企業業務中特定的采購項目，以ML公司為案例，分析研究ML公司基于人工智能的采購業務精細化管理的具體實踐方法與成效，并結合人工智能特征及現狀，對ML公司實施的精細化管理提出建議，得出一些適用于企業創新的啟示與思考。

關鍵詞：人工智能；采購業務；精細化管理

一、引言

在科技飛速發展的現在，人工智能這個熱點話題已經被研究探討過無數次，作為一個已然被廣泛接受和推崇的技術，我們更需要探索出人工智能在企業發展中的價值。本文將通過對ML公司人工智能下采購業務精細化管理進行分析，總結出應用人工智能在企業應該注意及繼續完善的相關事項，對人工智能在企業中的應用提出一些思考和幫助。

本論文的意義在于，運用人工智能解決采購業務智能化生成的問題，開發智能化系統從而為企業經營管理決策提供全面的會計信息，為智能化財務決策系統奠定基礎。只有這樣，企業才能在競爭日益激烈的市場環境中不斷降低成本，獲取更多利潤，從而提高市場競爭力。

二、理論研究現狀

1.人工智能在會計領域運用的相關研究

人工智能在大數據與云會計的支持下，在會計領域得到了廣泛運用。

孟令龍（2020）設計了基于“五位一體”的物資采購管理智能平臺框架。該應用能提供的服務：一是采用智慧交互式實時引導方式，按照既定的時間進程，在物資管理全流程的各環節以自助或自動的模式，能對物資管理人員進行引導和實時提醒。二是采取“一鍵”機制，批量生成采購文件和審批單，并實現全過程痕跡留檔，能將采購事項中的編制、審批文件與整理存檔時間極大程度縮減。

彭啟發等（2019）認為大數據和云計算讓公司的管理模式發生了變化，人工智能的發展給會計帶來強大的沖擊，但相應地也會產生信息失真、法律邊界界定模糊等風險，應加強對人工智能的全面思考，提高風險防范的意識。

2.采購業務精細化管理的相關研究

做好采購業務精細化管理，就要樹立“降成本就是盈利”思想，嚴格控制采購成本，優化物資采購管理。

景晶（2018）針對占比較重的設備物資采購，認為要確保現場驗收，及時認識到采購設備的質量與檔次，方便下次與供應商議價。而面對進口物資，在常規程序之外更要注重包裝箱的構造與情況。使用人工智能技術使包裝箱抽樣更加合理，觀察包裝箱是否按照合同制作并對內部結構進行檢查，減少在運輸過程中因包裝箱不合格而造成的意外損失。

曹葆華（2016）認為物資采購要收集分析各種信息，提供完整有效的管理數據，需要實現管理手段自動化。一是建立日常業務處理系統，實現事中動態采購與在線管理相結合，執行遠程操作。二是建立采購管理處理系統，利用網絡管理所有采購計劃的申請、審批和申報。三是建立標準資料檢索系統，讓人工智能收集、整理、加工和儲存各種采購資料和現行規定，能夠快速、準確檢索。

霍文鵬（2006）認為需要選擇合理的采購方式。在邀請招標的方式之后，要加強公司自身的內部控制建設，選擇3個及以上的特定供應商全面邀請，從而防止指定邀請，棄優擇劣。讓采購部門和需用部門充分溝通，在事前制定統一公平公正的質量標準和服務標準，防止發生采購與需求不匹配的情形。

3.現狀研究評述

通過對文獻的梳理和分析，可以發現人工智能不僅只被運用在智能決策上，在智能人機交互中實時引導和提醒，讓管理人員使用更為便捷；加以“一鍵生成+一鍵批復+一鍵存檔”機制和流水式網上費用報銷，大大降低了在采購業務中的時間成本、誤操作成本和經濟成本。而使用人工智能將后評分估值納入評標打分模型中考慮，得到更優采購結果。人工智能雖然會帶來信息失真的新風險但同時也是降低風險的有效手段。

其次對采購業務進行精細化管理，從而降低采購成本在許多不同領域進行了研究與探討。有的學者認為需要加強執行能力，篤行現場查驗，盡早盡快得到物資的損毀情況和質量，進而分析此次這一供應商在下次采購中的權重。而有的學者認為需要利用物聯網、互聯網和人工智能技術，可以建立各類數據庫，實現信息的共享和資源的整合，節約溝通成本。

綜上所述，在大數據與云計算、物聯網的迅猛發展下，人工智能能夠節約采購業務的時間成本，溝通成本和經濟成本。由此，本文以ML公司為例，對企業在不同時期采取的方法進行縱向對比，分析差異，并研究人工智能對企業智能決策各項重要因素，由高到低進行排序并劃分權重，分析它們自身及其組合是如何影響采購業務核算，并為企業管理者提出建議。

三、案例分析

1.公司基本概況

ML公司成立于1999年，是主要從事乳制品及嬰幼兒營養食品的研發、生產和銷售的科技型民營企業。其擁有先進的乳制品加工設備和先進的加工技術，在呼倫貝爾大草原建立了綠色無污染的奶源基地，擁有自己的放牧場和從新西蘭引進的三花乳牛。該公司已經通過了ISO9001—2000國際質量管理體系認證和HACCP國際食品安全衛生管理體系認證。

經過多年的艱苦創業，公司的資產規模和生產能力不斷提高產品的銷售區域和市場份額不斷擴大，促進財稅增長和社會就業的作用不斷增強，品牌度和美譽度不斷上升，已發展成為以創新為突破口，以產業鏈為紐帶，以乳制品加工為方向的省級產業化經營企業并進入中國乳制品行業15強。

2.采購業務流程

ML公司采購的材料種類分別是生產性和非生產性，為了選擇合適的供應商，公司采用了供應商庫存管理模式來進行有效的管理。該模式的主要步驟是供應商和企業之間加強合作與溝通，進行數據信息共享；按月核算實際耗用量，落實結算步驟；采購部定期評估供應商，以提升采購效率，降低成本。

具體采購流程可以劃分成下列四個步驟：

（1） 有生產需求的單位按規定填寫采購需求單，該需求單分為A、B兩個類型。A是生產性材料需求單，可以直接通過ERP系統計算得出。B是非生產性材料需求單，需要單獨填寫，以需求材料數量及類別為依據，填寫預算額，經部門主管審批后提交。

（2） 采購部門接收需求單后，核對采購材料種類。根據采購內容預選較為合適的供應商，然后通過談判等方式擇優選出供應商，此方式可以提高材料質量同時降低成本，保障供貨的及時性。

（3） 材料送至倉庫之前，質檢部門需要按照相關的流程驗收材料，并及時核對材料與訂單上的數量、規格及質量，符合標準即可驗收入庫。如果驗收不合格，質檢部門需向采購部門報告，由采購部門通知供應商，進行退換貨處理。

（4） 對于實際消耗的生產性材料，要做出PO單、發票等單據，財務部門按月審核，依據上述單據填制記賬憑證并支付相應款項。合格的生產性材料送至倉庫后，采購部門當期將PO單、發票等單據交至財務部門，由財務部門審核后，填制記賬憑證并向供應商支付相應款項。

四、采購業務存在的問題

1.采購部門權力過高，難以監管

采購部門作為乳業企業的樞紐，決定著企業的采購成本，在市場上對各大供應商進行對比和篩選，負責找尋符合企業要求的最優性價比的原材料及供貨商，然而在乳業企業的總成本中，原材料的采購成本一度居高位，從而導致采購部門的地位在無形中拔得頭籌。

負責采購的員工需經常外出對供應商進行測評與篩選，在時間上有著較大的自主權，而公司無法對工作時間離開企業的員工隨時進行監管；在報銷方面，企業無法對采購員工上報的每一筆花銷進行詳細核對；由于采購部門全權負責供應商的挑選任務，很可能導致采購員不從挑選最優質產品和最良心供應商的角度出發，而會將取得回扣多少作為衡量供應商的標準，不利于公司發展。

2.缺乏對供應商的系統評估，評價標準單一

對食品行業來說，原材料的質量始終居于首位，對乳業企業而言，獲得原材料到制成乳制品的時間非常短，且由于生活質量的提升，消費者對乳制品的需求日益增長，乳制品可以說是供不應求，因而確保供應商長期穩定地向企業輸送高質量的原材料對企業的利益有著重大的影響，采購部門對于供應商的選擇應該尤為苛刻。

對于采購部門來說，如果企業并未制定一套系統的評價體系，那么礙于成本限制，采購人員只能通過對比供應商報價的方式進行篩選，質量與成本兩難全。在這種模式下，供應商為獲得供應權很可能在篩選環節報送最優質樣品，由于價位限制，在后續輸送過程中將低于樣品檔次甚至于不符合乳業企業要求的原材料送達，而公司質檢部門難以有效辨別的話將會影響商品質量，對于食品行業來說，短期在采購成本上的優勢長此以往可能會導致無妄之災。

3.針對突發事件應急能力較弱

乳制品本就是大眾日常消費品和快消品，乳業企業始終需要大量原材料，但由于庫存過多會占用大筆資金且空間、風險成本都很高，加之乳制品原材料新鮮不易保存的情形，提前囤積大量原材料的可能性極低。

在乳業企業短期內需交付大量訂單的情況下，如果采購部門未提前制定應對方案，在供應商突然提高原材料報價時，就無法對成本上升的情形迅速作出反應，在短期內快速找到同等質量且價位相似的新供應商進行替代。然而乳業企業交貨期短，供應量大，加上由于客戶對原材料漲價消息攝取的閉塞性，難以在短時間內接受產品價格的突然上升，為了不讓客源流失，乳業企業只能被迫接受供應商的漲價要求，將企業置于一種很被動的狀態，對企業管控采購成本十分不利，如果不及時作出應急預案，將會導致總成本不同幅度地上升，甚至影響整個公司的發展。

五、采購業務優化與改進措施

1.推動內部控制精細化建設

構建面向目標的內控監督制度。為了解決采購業務中采購人員缺乏監管導致的效率與回扣問題，企業內部應該構建信息化精細化流程明細清單，采購部門的工作成果與工作進度要按照工作流程進行連號記錄，能夠滿足自我檢查和公司抽查的要求，并依據訂立目標與發現問題對清單設計與執行進行精細判讀與持續優化。

除此之外，企業要建立內部精細化監督機構，在問題發生之前設立處理預案與預警機制，減少內部漏洞對組織帶來的負面沖擊；在問題發生之后及時解決并追責到人，將采購人員待遇績效與部門工作成果考核明細掛鉤，實現部門有效高效運轉目標。

2.加強采購業務信息化建設

（1） 建立集成供應商信息管理數據庫

為應對上游原材料采購價格波動、供應短缺與供應商企業信息造假所帶來的附加采購成本，企業自身需要通過信息化技術管理供應商體系，建立集成性供應商信息管理數據庫。在選取管理對象時，除了關注收集已經開展合作的供應商伙伴的信息，還需要更廣闊的視野，對于其他上游供應商保持應有關注。可以將其分類為具有潛在合作可能的供應商與不存在合作可能的供應商兩個類別，按重要性程度進行分級管理。在信息收集上一方面主動安排專人與供應商企業對接收集供應商提供的數據，另一方面通過系統定期自動從互聯網上爬取收集供應商方披露的信息，將收集到的數據進行整理清洗核對后按照公正合理評分標準進行評分，對所有供應商進行動態管理安排合作事由，最大限度上減少供應短缺、價格波動與偽劣原料帶來的采購成本上升與停工帶來的附加時間成本。

（2） 整合采購信息管理系統

整合采購信息管理系統，就要將預算編制與采購業務進行對接，將預算管理納入采購工作中來。采購部門在決定采購數量、品種與價格時要服從組織決策層的決定，以銷定產，最大限度實現零庫存的要求，減少牛奶的儲存成本與變質處理成本。決策層要運用預算管理的預測功能，將企業內部的生產信息與外部行業生產信息通過信息系統進行整合，對以牛奶為主的原料價格進行預測，根據原料價格波動情況計算下一批次生產的采購成本，針對采購成本中的絕對重心——原材料采購成本提出建議是否采取諸如囤貨、套期保值等方式精細控制原材料成本。此外，也能通過預算管理對銷售市場構建透視表，對生產產品的市場大小與占據份額進行預測，準確計算下一批次應該生產的產品數量，由此反推采購部門應該采購的原材料數量，實現最小化采購成本的目標。

綜合以上所有的改進措施之后，企業能夠建立財務云平臺統合采購業務各方的運作與需求，具體運行機制如圖1所示。

六、結語

隨著社會經濟的發展，人民生活品質提升，對于乳制品的需求也越來越大，乳制品企業要想保證其乳品質量，持續健康發展，就需要加大采購業務管理體系的建設，盡可能地控制采購過程中存在的各種風險。在合法合規經營的基礎之上，通過不斷完善制度，實現企業的經營目標。現階段我國乳制品市場仍然處于成長期，因此各乳制品企業的采購業務管理還有待提升。希望本文對企業能起到一定的參考價值，在此基礎上結合自身的具體情況來優化采購系統。

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作者簡介：杜嘉雯（1999.07— ），女，漢族，湖北武漢人，碩士在讀，研究方向：會計學。