大數(shù)據(jù)背景下行政事業(yè)單位信息化檔案管理

王永紅

大數(shù)據(jù)背景下，數(shù)據(jù)信息傳播及使用更為繁復(fù)和普遍。檔案管理的信息化建設(shè)已被各單位推上日程。新時(shí)期，行政事業(yè)單位應(yīng)不斷創(chuàng)新紙質(zhì)文件管理機(jī)制，積極推動(dòng)文檔管理信息化過(guò)程，科學(xué)合理運(yùn)用文檔管理技術(shù)發(fā)展信息化，進(jìn)一步提升文檔流程管理、文檔管理能力和服務(wù)水平。本文基于行政事業(yè)單位檔案管理信息化水準(zhǔn)，分析了行政事業(yè)單位互聯(lián)網(wǎng)信息化檔案管理存在的不足，并提出了實(shí)際改進(jìn)措施。

一、引言

伴隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展和廣泛運(yùn)用，傳統(tǒng)式的檔案管理方式早已無(wú)法滿足信息時(shí)代的發(fā)展要求，向信息化管理發(fā)展是必然趨勢(shì)。檔案資料的信息化管理對(duì)行政事業(yè)單位的運(yùn)行有著時(shí)代化的推動(dòng)作用。不但能夠進(jìn)行書面形式信息的數(shù)據(jù)交換，緩解檔案資料工作人員的壓力，增加檔案資料信息的保存時(shí)間，并且有益于信息的集中化梳理、存檔和儲(chǔ)存，啟用便捷，工作效率高。可是，現(xiàn)階段行政事業(yè)單位檔案管理的信息化過(guò)程還存有許多難題，特別是信息技術(shù)的不科學(xué)運(yùn)用造成檔案管理效率低下。在經(jīng)濟(jì)發(fā)展的新形勢(shì)下，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理單位應(yīng)塑造檔案管理的新思想，有效應(yīng)用當(dāng)今互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)方式，全方位提升檔案管理工作優(yōu)化檔案管理質(zhì)量。

二、行政事業(yè)單位檔案管理工作特征

1.機(jī)密性。行政事業(yè)單位在我國(guó)承擔(dān)著國(guó)家行政部門崗位職責(zé)，包含科學(xué)、文化教育、國(guó)防、公共衛(wèi)生服務(wù)等各個(gè)領(lǐng)域，關(guān)系國(guó)計(jì)民生。行政部門事業(yè)單位是非營(yíng)利性組織，涉及領(lǐng)域較多，檔案資料包括很多信息內(nèi)容，具備一定的機(jī)密性。事業(yè)單位檔案管理一旦出現(xiàn)問(wèn)題，文件內(nèi)容便會(huì)泄露，給國(guó)家?guī)?lái)嚴(yán)重威脅和不可挽回的損害。因而，行政部門事業(yè)單位的檔案管理是極度保密的，需要依照規(guī)范實(shí)施。

2.公共性。事業(yè)單位提供的是公共事業(yè)產(chǎn)品，這也是事業(yè)單位產(chǎn)生和存在的基本條件。檔案管理作為事業(yè)單位的職權(quán)之一，涉及我國(guó)的科學(xué)、文化教育、文化藝術(shù)、環(huán)境衛(wèi)生等行業(yè)內(nèi)容，歸屬于公共事業(yè)。因而，事業(yè)單位檔案管理具備極強(qiáng)的公共性。

3.服務(wù)性。事業(yè)單位檔案資料包括一系列國(guó)家醫(yī)療服務(wù)、文化教育、科學(xué)文化等相關(guān)文件，也是事業(yè)單位獨(dú)有特性。事業(yè)單位歸屬于政府部門下級(jí)單位，本質(zhì)是服務(wù)于人民。檔案管理作為事業(yè)單位的基礎(chǔ)職責(zé)之一，也具備服務(wù)性特征。

三、行政事業(yè)單位信息化檔案管理的重要性

1.提高工作效率。如今，在計(jì)算機(jī)終端和互聯(lián)網(wǎng)的介入下，事業(yè)單位檔案管理實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化，在很大程度上提升了檔案管理效率。事業(yè)單位傳統(tǒng)的檔案管理功能實(shí)施，主要通過(guò)人工手段對(duì)大量紙質(zhì)文件信息加以管理。例如，在文件內(nèi)容的采集、資料的收集以及資料的檢索上，就必須采用人工的方法。通過(guò)人力手段進(jìn)行檔案管理，在企業(yè)單位傳統(tǒng)的工作開(kāi)展過(guò)程中也發(fā)揮過(guò)積極作用。但在如今高度信息化的社會(huì)中，人力手段已跟不上時(shí)代發(fā)展潮流，不能滿足當(dāng)下的工作需求，一定程度上制約著事業(yè)單位檔案管理工作的效率。這樣，采用信息化的科學(xué)管理方法，使人工工作產(chǎn)生的差錯(cuò)和問(wèn)題在很大程度上減少，進(jìn)而提高管理效率。

2.保證檔案信息安全。在信息化管理開(kāi)展過(guò)程中，不但能夠提高效率，同時(shí)使檔案安全得以保證。事業(yè)單位檔案中記載的許多內(nèi)容都存在著一定安全問(wèn)題和秘密信息。如果泄露，不但會(huì)為事業(yè)單位各項(xiàng)工作的正常開(kāi)展埋下隱患，更嚴(yán)重的情況下還會(huì)危害社會(huì)的安定。因此，利用信息化管理技術(shù)，對(duì)單位檔案信息進(jìn)行保密，保障檔案安全很有必要。

四、行政事業(yè)單位檔案管理的問(wèn)題

1.檔案管理體系不完善。完整的檔案管理規(guī)章制度系統(tǒng)中，已經(jīng)涵蓋了檔案的管理、使用、保密，工作人員的職責(zé)、鑒定、監(jiān)察、消防、保安等諸多方面的規(guī)章制度內(nèi)容。此外，在檔案管理的所有下屬制度當(dāng)中，還需做出較為精細(xì)的規(guī)范，使工作人員在檔案管理工作中發(fā)揮自己的職責(zé)，順利開(kāi)展工作。但在具體實(shí)踐過(guò)程中，由于我國(guó)事業(yè)單位檔案管理規(guī)范工作起步晚，都是邊摸索邊實(shí)踐，這就直接導(dǎo)致還沒(méi)有形成一套完全科學(xué)的事業(yè)單位內(nèi)部檔案管理機(jī)制。

現(xiàn)階段，部分政府檔案管理并未與現(xiàn)代信息技術(shù)合理融合，未產(chǎn)生詳細(xì)健全的檔案管理管理體系。除此之外，政府或其他事業(yè)單位檔案管理工作中也較為繁雜。由于缺乏重視，檔案管理者難以專注于日常的檔案管理工作，不易于檔案管理的信息化規(guī)劃，進(jìn)而造成總體信息化發(fā)展水準(zhǔn)較低。盡管一些機(jī)關(guān)事業(yè)單位對(duì)于文件管理系統(tǒng)信息化的欠缺之處進(jìn)行了改善，可是并未徹底聯(lián)系實(shí)際的文件管理狀況，許多管理制度并不實(shí)用。文件管理工作人員不能嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)范的規(guī)章制度開(kāi)展日常的文件管理操作，嚴(yán)重牽制了檔案管理的信息化管理。

鑒于許多事業(yè)單位不僅缺乏對(duì)檔案工作人員當(dāng)前面臨問(wèn)題的認(rèn)真分析，而且缺乏形成正確的管理工作方法和意識(shí)，許多單位未能準(zhǔn)確掌握當(dāng)前的發(fā)展現(xiàn)狀，導(dǎo)致檔案現(xiàn)代化發(fā)展的要求無(wú)法適應(yīng)事業(yè)單位的發(fā)展要求，從而阻礙了檔案建設(shè)與管理工作的健康發(fā)展信息化。除此之外，雖然部分事業(yè)單位內(nèi)控制度的檔案儲(chǔ)存數(shù)字化實(shí)施機(jī)構(gòu)規(guī)定已比較完善，但是相關(guān)工作人員卻并未對(duì)這些規(guī)定進(jìn)行合理落實(shí)，也就僅僅是空喊口號(hào)，在內(nèi)部搞形式主義，缺乏執(zhí)行力。而在具體實(shí)施的工作流程中，也并未明確相關(guān)工作人員的具體職責(zé)，有關(guān)工作人員在實(shí)際工作中往往抓不住要點(diǎn)，無(wú)的放矢，并沒(méi)有真正地詮釋好自身的職業(yè)意義，也就沒(méi)有真正推動(dòng)好檔案管理的數(shù)字化實(shí)施工作。

2.事業(yè)單位檔案管理建設(shè)不足。伴隨著互聯(lián)網(wǎng)的迅速發(fā)展，信息技術(shù)早已引起了事業(yè)單位檔案管理人員的注意，但是信息技術(shù)在機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理中的運(yùn)用都還未付諸實(shí)踐，并且信息化方式在檔案管理中也并未得到具體實(shí)踐。現(xiàn)階段，機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化水平主要受兩大因素影響。其中一個(gè)因素是檔案管理的多元性，另一個(gè)因素是技術(shù)裝備的欠缺，進(jìn)一步影響了檔案資料信息的共享和傳遞作用，進(jìn)而在一定程度上阻礙了機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的信息化過(guò)程。

3.檔案管理人員素質(zhì)偏低。檔案管理人才的專業(yè)素質(zhì)也將直接關(guān)系檔案管理的品質(zhì)。因而，要推動(dòng)檔案管理互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)信息化管理的發(fā)展趨向，出色的檔案管理人才不可或缺。在數(shù)據(jù)分析的新時(shí)代背景下，行政事業(yè)單位內(nèi)控體系的檔案管理人才必須逐漸獲得專業(yè)知識(shí)，掌握出色的計(jì)算機(jī)檔案管理技能。就行政事業(yè)單位的現(xiàn)狀來(lái)說(shuō)，當(dāng)代檔案管理服務(wù)項(xiàng)目的執(zhí)行整體上較為欠缺，絕大多數(shù)檔案管理工作人員缺乏檔案管理相關(guān)的專業(yè)知識(shí)，一些檔案管理工作人員甚至覺(jué)得檔案管理在行政事業(yè)單位整體運(yùn)作和發(fā)展中的作用微乎其微，欠缺相對(duì)應(yīng)的責(zé)任感，無(wú)法推動(dòng)檔案管理的信息化發(fā)展趨勢(shì)。

檔案管理在具體進(jìn)行的過(guò)程中包含著較強(qiáng)的專業(yè)性和復(fù)雜性等，需要具有豐富知識(shí)的檔案管理工作人員，才能全面加以管理，很好地進(jìn)行這個(gè)任務(wù)。就當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理人才情況而言，其所具有的檔案人才流動(dòng)性超過(guò)了正常范疇內(nèi)，這直接造成資料管理必須具備的專業(yè)性要求被忽視，大量缺乏豐富檔案管理經(jīng)歷的人才來(lái)?yè)?dān)任該項(xiàng)任務(wù)，也就不能實(shí)現(xiàn)應(yīng)有的目的，因此就直接造成檔案管理所要取得的目標(biāo)不能實(shí)現(xiàn)。

4.檔案管理軟件的功能性以及安全性較為不足。行政事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化工作推進(jìn)離不開(kāi)計(jì)算機(jī)技術(shù)的支持，不可否認(rèn)的是信息化的檔案管理能夠給工作人員帶來(lái)很大便利，但是必須注意的是可能出現(xiàn)一定的風(fēng)險(xiǎn)問(wèn)題同時(shí)檔案管理程序的穩(wěn)定性也不完善。一方面互聯(lián)網(wǎng)信息化的檔案管理存在著很多的安全隱患，容易遭到不法分子的入侵，可能會(huì)導(dǎo)致計(jì)算機(jī)硬盤自身發(fā)生故障而威脅文件的安全，使政府事業(yè)單位的文檔內(nèi)容外泄甚至流失。另一方面文件保管部門實(shí)施企業(yè)信息化管理工作中通常是通過(guò)專業(yè)程序開(kāi)展操作的，但從目前來(lái)看，檔案管理軟件存在很多不足，功能較少，用戶在進(jìn)行檔案的查詢和使用時(shí)不夠便捷，降低了行政事業(yè)單位檔案開(kāi)發(fā)利用效率。

五、行政事業(yè)單位檔案管理的措施

1.構(gòu)建完整的信息化檔案管理體系。為合理推進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理與網(wǎng)絡(luò)科技信息化的協(xié)同發(fā)展，檔案管理部門務(wù)必要不斷創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，進(jìn)一步提升檔案管理部門對(duì)檔案管理工作的重視程度，合理監(jiān)管部門的日常檔案管理活動(dòng)，并不斷加強(qiáng)檔案管理人員的工作積極性，讓他們更深切地了解到檔案管理工作對(duì)于促進(jìn)行政事業(yè)單位檔案管理發(fā)展的巨大意義，從而形成良性的社會(huì)責(zé)任感。與此同時(shí)，我國(guó)各級(jí)政府事業(yè)單位也要根據(jù)企業(yè)檔案數(shù)字化管理發(fā)展和進(jìn)步的要求，適時(shí)調(diào)整企業(yè)檔案管理方式，科學(xué)利用當(dāng)代先進(jìn)技術(shù)裝備，積極融入社會(huì)信息化發(fā)展的新時(shí)代要求，及時(shí)調(diào)整企業(yè)檔案管理方法，科學(xué)運(yùn)用當(dāng)代技術(shù)裝備，融入信息化發(fā)展的時(shí)代需求，逐步健全企業(yè)管理規(guī)范與檔案保管制度，合理控制專業(yè)檔案工作者的個(gè)人行為，實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案管理的規(guī)范發(fā)展。進(jìn)一步完善檔案管理法規(guī)、進(jìn)一步完善企業(yè)檔案保密審查制度、完善企業(yè)檔案使用制度、規(guī)范企業(yè)檔案工作者的個(gè)人責(zé)任范圍、完善檔案評(píng)定管理制度、健全檔案監(jiān)督管理制度、健全安全管理制度和消防安全制度等相關(guān)規(guī)定。完整的檔案管理機(jī)制，要檔案信息真正齊全有效，對(duì)于需要更新的及時(shí)進(jìn)行檢查自動(dòng)更新，需要撤銷的依照法律規(guī)定程序進(jìn)行核實(shí)后才能刪除或銷毀，重點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部安全設(shè)施建立，避免了文檔的丟失與被盜，重點(diǎn)進(jìn)行內(nèi)部監(jiān)督控制制度的建立，使得檔案管理機(jī)制得以真正有效履行。

2.完善檔案管理建設(shè)。在現(xiàn)代大數(shù)據(jù)應(yīng)用的時(shí)代背景下，事業(yè)單位內(nèi)控體系檔案管理遭遇大量考驗(yàn)。為了適應(yīng)信息時(shí)代的發(fā)展考驗(yàn)，政府部門和事業(yè)單位的管理信息系統(tǒng)務(wù)必進(jìn)一步有效利用當(dāng)代電子信息技術(shù)，全方位改善信息檔案管理的工作流程，推動(dòng)檔案管理與當(dāng)代信息管理技術(shù)的融合發(fā)展。與此同時(shí)，檔案管理的信息化發(fā)展務(wù)必有健全的硬件和軟件設(shè)備，因而事業(yè)單位的管理體系也需要健全檔案管理設(shè)備，檔案管理工作人員需要掌握對(duì)應(yīng)的現(xiàn)代計(jì)算機(jī)電腦操作系統(tǒng)技能，熟練使用各類信息化發(fā)展檔案管理機(jī)器設(shè)備，進(jìn)而合理推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理的信息化管理能力。除此之外，互聯(lián)網(wǎng)本身就是檔案管理信息化的主要內(nèi)容。事業(yè)單位理應(yīng)推動(dòng)辦公管理系統(tǒng)和文件管理系統(tǒng)相融合，使全部檔案資料和個(gè)人信息可以迅速推廣和共享，完成其利用使用價(jià)值。

事業(yè)單位若要建設(shè)檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，首先，要選用具有自更新能力及再開(kāi)發(fā)能力強(qiáng)的檔案管理操作系統(tǒng)，用來(lái)滿足檔案信息管理發(fā)展中的日益新的技術(shù)要求，突出了檔案信息網(wǎng)絡(luò)強(qiáng)大的檢索功能，并充分發(fā)揮了計(jì)算機(jī)對(duì)網(wǎng)絡(luò)管理重要的優(yōu)越性。其次，在檔案信息網(wǎng)絡(luò)的建立中，要選用標(biāo)準(zhǔn)化的設(shè)備。設(shè)備的選型一般需要嚴(yán)格遵循國(guó)家相關(guān)規(guī)范，最好是目前市場(chǎng)上的主流產(chǎn)品，又或是和與國(guó)內(nèi)技術(shù)實(shí)力比較強(qiáng)大的公司聯(lián)合，為事業(yè)單位量身定做檔案文件管理部門的設(shè)計(jì)檔案管理工具，以保證檔案信息化建設(shè)的良好發(fā)展，并提供一個(gè)確保文檔管理可以安全高效地更新升級(jí)，從而減少設(shè)備在未來(lái)的開(kāi)發(fā)成本同時(shí)，在網(wǎng)絡(luò)中選型設(shè)備時(shí)應(yīng)全面考慮實(shí)際的上網(wǎng)容量，響應(yīng)時(shí)間以及傳輸速率。

3.提高檔案管理人員綜合素質(zhì)。檔案管理工作人員的信息化素質(zhì)將對(duì)國(guó)家檔案管理質(zhì)量有直接的影響，所以事業(yè)單位都必須做好對(duì)檔案管理工作人員的信息化培養(yǎng)工作，以提升其專業(yè)素質(zhì)。為指導(dǎo)企業(yè)檔案管理人才建立良好的自主學(xué)習(xí)意志和創(chuàng)新能力，事業(yè)單位的管理部門可制定鼓勵(lì)策略，利用獎(jiǎng)勵(lì)激勵(lì)機(jī)制來(lái)帶動(dòng)檔案管理人才積極投入到日常的信息化檔案管理人才培訓(xùn)活動(dòng)中，并對(duì)成績(jī)優(yōu)異的檔案管理人才進(jìn)行相應(yīng)的待遇和獎(jiǎng)金。除學(xué)術(shù)素質(zhì)方面的培養(yǎng)之外，還應(yīng)重視檔案管理人才的思想道德修養(yǎng)，并培養(yǎng)其社會(huì)責(zé)任心，要求其掌握先進(jìn)的檔案管理理念，為建立更完善的檔案服務(wù)機(jī)制而奉獻(xiàn)自己的力量。首先，要做好檔案管理人才的培養(yǎng)，具體的培養(yǎng)主要分為檔案管理理論知識(shí)、檔案管理技能、檔案修復(fù)技能以及檔案管理制度的培養(yǎng)，使檔案管理人才能夠從理論知識(shí)到實(shí)際操作都可以有更深層次的提升。其次，要做好對(duì)檔案管理人員的管理工作，對(duì)檔案管理員工的職責(zé)做出明確專業(yè)的分配，使得檔案管理員工們可以健康有序地從事。與此同時(shí)，也有必要做好對(duì)檔案管理員工的薪酬待遇管理工作，盡可能地提升薪酬體系和福利待遇水準(zhǔn)，給員工們創(chuàng)造良好的提升空間和發(fā)揮空間，以及做好對(duì)離退休人員的工作交接管理。

4.增強(qiáng)檔案的功能性及安全性。檔案管理軟件在信息化檔案管理工作中發(fā)揮著重要作用，所以，對(duì)于檔案管理軟件的安全性一定要高度重視，減少由于軟件存在漏洞造成不必要的損失從而阻礙管理檔案工作的順利進(jìn)行。同時(shí)也要對(duì)軟件提出針對(duì)性意見(jiàn)，逐漸擴(kuò)展軟件的功能減少因?yàn)檐浖墓δ苄圆蛔銓?duì)工作造成影響，在保障安全性和功能性的基礎(chǔ)上，逐步完善行政事業(yè)單位檔案管理信息化工作。

在事業(yè)單位的發(fā)展中，檔案管理起著關(guān)鍵作用。它不但能夠?yàn)楦黝惿a(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)給予依據(jù)，并且能為領(lǐng)導(dǎo)班子提出管理決策提供主要依據(jù)。為了能合理利用檔案信息資源，行政事業(yè)管理部門應(yīng)當(dāng)合理研發(fā)一些對(duì)檔案信息資源的有效利用軟件，不斷更新系統(tǒng)功能，優(yōu)化查閱和審核系統(tǒng)，發(fā)掘檔案信息系統(tǒng)的潛在價(jià)值，提高事業(yè)單位對(duì)檔案資料信息系統(tǒng)的有效使用程度。

六、結(jié)語(yǔ)

在信息化管理背景下，電子信息技術(shù)是促進(jìn)文檔管理發(fā)展的合理技術(shù)手段，不但能夠提高文檔管理的嚴(yán)謹(jǐn)性和及時(shí)性，還有利于進(jìn)一步更改文檔管理方式。因而，機(jī)關(guān)事業(yè)單位行政管理部門應(yīng)意識(shí)到檔案管理信息化基本建設(shè)的必要性，積極選用當(dāng)代檔案管理技術(shù)性手段，提升各類智能化信息設(shè)備的科學(xué)管理理論和應(yīng)用，進(jìn)一步提升檔案管理工作流程，創(chuàng)建更為完善的檔案管理激勵(lì)制度，提高檔案管理在機(jī)關(guān)事業(yè)單位內(nèi)控體系內(nèi)的技術(shù)實(shí)力。

（作者單位：甘肅省隴西縣殘疾人聯(lián)合會(huì)）