從內(nèi)部控制視角淺議如何實現(xiàn)高效采購

王珊珊

【摘 ?要】作為最基礎(chǔ)的業(yè)務(wù)構(gòu)成，采購是企業(yè)運營管理中的關(guān)鍵一環(huán)，直接影響產(chǎn)品質(zhì)量和成本支出。采購部門的職能可以概括為保障供應(yīng)、增收節(jié)支，其目標通俗來講就是達到“物美價廉”。“物美價廉”雖然只有短短4字，但真正做到二者兼?zhèn)洳⒎且资隆Ｓ绕涫菍τ谝?guī)模達到一定程度的企業(yè)而言，其機構(gòu)龐雜、業(yè)務(wù)多樣，采購工作要作出成績、作出亮點并非易事。基于此，論文從完善商務(wù)采購內(nèi)部控制的視角探討了企業(yè)推進高效采購工作的具體途徑。

【關(guān)鍵詞】采購業(yè)務(wù)；產(chǎn)品質(zhì)量；采購價格；采購策略；前置稽核

【中圖分類號】F239.4；F274 ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文獻標志碼】A ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? ? 【文章編號】1673-1069（2023）06-0103-03

1 采購工作存在的主要問題

1.1 采購標的質(zhì)量不達標

盡管多數(shù)采購都是通過競爭性方式實施，有的企業(yè)還會組建專門的技術(shù)評審團隊，對擬采購產(chǎn)品的質(zhì)量、技術(shù)規(guī)格進行嚴格評估，確保產(chǎn)品達標。但在實際工作中，采購部門依然會收到使用部門對各種產(chǎn)品質(zhì)量和服務(wù)的投訴。例如，指標參數(shù)不達標、包裝標識不合格、送貨不及時、售后維修不到位，等等。

1.2 采購價格偏高

價格控制是采購的第一要務(wù)。但即便是企業(yè)采購，有時也無法達到規(guī)模優(yōu)勢，大批量采購的成交價格與一般零售價格相比優(yōu)勢并不顯著，甚至高于目前各大電商平臺的價格。對于非標產(chǎn)品、定制類產(chǎn)品、綜合集成類產(chǎn)品的采購，成本的控制則因為特殊的供需關(guān)系和技術(shù)壁壘變得更加困難。

1.3 采購周期過長

就采購周期問題而言，常見的情形包括制度流程設(shè)置不合理、審批時效低下等導(dǎo)致采購周期過長；技術(shù)指標不清晰，無法明確需求，難以編制出采購文件，需求、技術(shù)、采購部門反復(fù)溝通協(xié)調(diào)，影響項目推進；由于采購的技術(shù)標準，對個別廠商依賴度高，價格主動權(quán)低，導(dǎo)致長時間拉鋸，無法成交等。

2 常見采購問題的應(yīng)對措施

本文結(jié)合上市公司內(nèi)部控制的相關(guān)工作，從完善商務(wù)采購內(nèi)部控制的角度提出以下應(yīng)對措施。

2.1 夯實內(nèi)部管理基礎(chǔ)，確保業(yè)務(wù)規(guī)范運行

內(nèi)部管理基礎(chǔ)是所有業(yè)務(wù)運行的基質(zhì)土壤，包括機構(gòu)設(shè)置、職能分工、制度體系、執(zhí)行控制及監(jiān)督評價等方方面面，其核心理念是規(guī)范運行。任何業(yè)務(wù)要正常運轉(zhuǎn)都離不開一個健康、良性運轉(zhuǎn)的內(nèi)部系統(tǒng)。但在不少企業(yè)當(dāng)中，普通員工乃至管理層對規(guī)范性的認識并不充分，甚至認為照章辦事、規(guī)范運行是一種“務(wù)虛”“低效”的表現(xiàn)，對“辦成事”并無太大作用。事實上，圍繞規(guī)范運行所建立的一整套內(nèi)部管理措施，是業(yè)務(wù)開展的最基本的要求，是確保達成業(yè)務(wù)目標的“底線”。這些措施并不一定能夠?qū)崿F(xiàn)盡善盡美，但能夠最大限度地保障既定目標的實現(xiàn)。以多人接力賽為例，如果每個人都不按照規(guī)定的路線前進，而是走小道、走捷徑，偏離現(xiàn)象頻發(fā)，最終的路徑必然是枝杈縱橫，甚至走不到預(yù)定的終點。企業(yè)是由不同個體組成的聯(lián)合體，每個個體都有各自的利益訴求，如目標責(zé)任書、績效考核等，這就必然會形成不同的判斷和行為模式，如果沒有一個嚴格規(guī)范的流程約束，很可能出現(xiàn)推諉扯皮、項目擱置的情況。

從工作實踐來看，執(zhí)行效率高的企業(yè)，不論規(guī)模大小，也不論處于哪個成長周期，內(nèi)部管理的規(guī)范性水平都是相對較高的，都具備一整套動態(tài)運行的內(nèi)部管理系統(tǒng)，包括完善的制度框架和有效的控制措施。采購連接起生產(chǎn)、技術(shù)、倉儲、財務(wù)、質(zhì)檢和銷售部門，根據(jù)企業(yè)的規(guī)模、業(yè)務(wù)特點和所處周期建立一個職責(zé)清晰、分工明確、銜接順暢的內(nèi)部管理系統(tǒng)是確保采購工作順利開展的前提。

在內(nèi)部控制流程中，應(yīng)重點關(guān)注不相容職責(zé)的分工和隔離機制。例如，在編制采購文件的過程中，技術(shù)指標和評價標準應(yīng)該由技術(shù)部門負責(zé)出具，商務(wù)要求則應(yīng)該由采購部門出具，不同的職能部門負責(zé)各自領(lǐng)域內(nèi)的工作，避免交叉重疊。再如，對于潛在供應(yīng)商的選擇，應(yīng)有嚴格的分離機制，不允許采購部門之外的其他職能部門或人員介入供應(yīng)商的選擇環(huán)節(jié)。如因技術(shù)專業(yè)度過高、潛在供應(yīng)商過少等特殊情形必須借助外部引薦的，必須建立嚴格的評估流程，在合理的范圍內(nèi)，允許技術(shù)部門或者業(yè)務(wù)部門推薦一些專業(yè)性的廠商。

科學(xué)合理的內(nèi)部管理模式是保障采購業(yè)務(wù)質(zhì)量、成本、時效的基石，是實現(xiàn)“物美價廉”目標的根本前提。

2.2 規(guī)范產(chǎn)品技術(shù)體系，實現(xiàn)采購標準化、統(tǒng)一化

需求是采購活動的起點，而技術(shù)要求是需求內(nèi)容的核心。對于采購業(yè)務(wù)能否順利完成，技術(shù)要求是否明確具有至關(guān)重要的影響。如果需求提不準、提不全，必然導(dǎo)致后續(xù)環(huán)節(jié)面臨較大隱患。

在企業(yè)運營中，需求部門認為采購是很簡單的事情，需求部門提出采購需求，采購部門執(zhí)行采購即可。事實上，提出的需求不明確，會對采購工作帶來諸多障礙。例如，購買一臺精密空調(diào)，采購員僅根據(jù)制冷制熱量、機柜尺寸、機架材質(zhì)等基本參數(shù)要求廠商報價，供應(yīng)商可能會進一步詢問底座高度、材料厚度、出風(fēng)方向、控制方式、過濾網(wǎng)過濾器指標等參數(shù)要求。在這個過程中，采購員在內(nèi)部要對接需求、技術(shù)部門，在外部要對接多家廠商，該過程必定要耗費大量的溝通成本，最終才能得到一個相對準確的報價信息，或者不同的廠家會根據(jù)自己的理解報出價格，有可能因為材質(zhì)規(guī)格不同，導(dǎo)致很大的價格差異，無法達到采購要求的性價比。

因此，構(gòu)建完善、規(guī)范的產(chǎn)品技術(shù)體系是采購活動中非常重要的環(huán)節(jié)。本文認為，技術(shù)規(guī)范體系至少應(yīng)該包括以下3個要素：第一，常規(guī)產(chǎn)品技術(shù)目錄。企業(yè)需要對采購設(shè)備物資進行梳理、分類。對于大宗貨物，應(yīng)當(dāng)分門別類，制定出每一類材料、設(shè)備的通用屬性和指標，如監(jiān)控設(shè)備，可以按照球機、槍機、桿件、箱體等拆分成若干類別；傳輸設(shè)備，可以按照機箱、主控板、電源、模塊、光纖跳線等拆分成若干類。在每一類中根據(jù)物資的屬性制定出通用性技術(shù)指標，形成《通用產(chǎn)品規(guī)格書》《圖紙說明》等文本，作為后續(xù)采購的標準參數(shù)，確保同類型的采購能夠參照使用，實現(xiàn)規(guī)模采購。這個標準庫應(yīng)當(dāng)有一套成熟的維護模式，在保證相對穩(wěn)定的同時進行有效的更新升級。第二，非標產(chǎn)品評審論證流程。對于非常規(guī)的采購物資，如定制化產(chǎn)品、系統(tǒng)開發(fā)等，可能現(xiàn)有的標準庫無法滿足標的的技術(shù)指標配置要求，在此類情況下，應(yīng)該經(jīng)過充分的論證，征求業(yè)務(wù)、市場、品控、財務(wù)等相關(guān)部門的意見，制定規(guī)范的論證審批流程，成立專門的技術(shù)評審團隊，按照各自分工配合確認非標產(chǎn)品的需求標準。第三，專家?guī)臁Ｆ髽I(yè)可以設(shè)立專家?guī)欤瑢⑾嚓P(guān)部門的專業(yè)人員納入，對于專業(yè)性高的領(lǐng)域，可適當(dāng)引入外部專家，尋求更專業(yè)的意見。

構(gòu)建規(guī)范的技術(shù)標準體系，有助于實現(xiàn)產(chǎn)品質(zhì)量的統(tǒng)一評判，減少方案制定階段的溝通成本，增強采購的時效性，減少重復(fù)采購現(xiàn)象，降低采購成本。

2.3 引入過程稽核，提前風(fēng)險評估和規(guī)范審核的介入時點

采購?fù)ǔ１徽J為是舞弊貪腐現(xiàn)象頻發(fā)的高風(fēng)險領(lǐng)域，向來是內(nèi)外部審計監(jiān)察的重點關(guān)注領(lǐng)域。隨著規(guī)范管理意識的不斷提高，許多公司設(shè)立了專門的內(nèi)部審計機構(gòu)，對采購業(yè)務(wù)進行監(jiān)督審核，確保采購業(yè)務(wù)公正、透明，從根本上維護好公司的切身利益。但這一類審核通常具有局限性和滯后性。內(nèi)部審核人員，一般具有財會審計專業(yè)背景，具備一定的財務(wù)經(jīng)驗，但面對公司這個復(fù)雜的綜合運行體，包括生產(chǎn)、市場、銷售、推廣、人力等各個體系，要深刻理解每個體系的實際運行模式和場景是比較困難的，往往只能根據(jù)理論層面的內(nèi)控規(guī)則進行淺層的評估和判斷，并不一定能夠及時發(fā)現(xiàn)存在的漏洞和違規(guī)問題，且這種評估和判斷往往是事后進行的，難以在問題出現(xiàn)時有效遏制并糾正，因此，一般的內(nèi)部審計很難對采購業(yè)務(wù)做到深入警示和及時止損。

就工作實踐而言，在業(yè)務(wù)部門內(nèi)部嵌入專業(yè)稽核崗位是一種較好的嘗試。稽核人員長期駐扎在部門內(nèi)部，更貼近真實、復(fù)雜的業(yè)務(wù)現(xiàn)狀，能夠更好地將自己的專業(yè)技能與業(yè)務(wù)實際相結(jié)合，通過過程稽核，提前介入采購的全過程，從源頭上對采購工作進行評估和審核，發(fā)現(xiàn)可能存在的漏洞或偏差。前置介入的模式對于采購結(jié)果的影響是非常顯著的，通過具備財會、法律專業(yè)技能的稽核人員的把關(guān)，最大限度地扭轉(zhuǎn)可能出現(xiàn)的偏差，降低舞弊風(fēng)險，確保采購的公正性，從而保障采購的質(zhì)量和成本。

在設(shè)置稽核職能時需注意組織架構(gòu)的合理性，稽核團隊?wèi)?yīng)當(dāng)保持一定的獨立性和權(quán)威性，其崗位職責(zé)和考核標準應(yīng)當(dāng)明確、合理，以保障稽核團隊的工作積極性和成長性。由于內(nèi)嵌在業(yè)務(wù)部門內(nèi)部，管理者應(yīng)注意盡量減少稽核人員不必要的工作阻力，排解采購團隊對稽核團隊的逆反情緒和“甩包袱”心理，加大工作支持力度，只有這樣才能保證整個系統(tǒng)正常運轉(zhuǎn)。

2.4 靈活設(shè)計采購方案

2.4.1 科學(xué)設(shè)置綜合評分方案

綜合評分法主要應(yīng)用于競爭性談判和招標等大型采購項目，通過綜合評分的方式，平衡產(chǎn)品的質(zhì)量和采購的成本。不同的采購標的，其綜合評分的比重應(yīng)有所區(qū)別，如成熟產(chǎn)品的采購中，應(yīng)當(dāng)側(cè)重價格分占比，一般價格分和技術(shù)分的比例為6∶4甚至7∶3；技術(shù)復(fù)雜產(chǎn)品、非常規(guī)產(chǎn)品、定制類產(chǎn)品的采購中，應(yīng)適當(dāng)提高技術(shù)分占比，重點保證采購質(zhì)量。

在綜合評分法下，技術(shù)評分的設(shè)置直接影響產(chǎn)品的質(zhì)量。在實務(wù)當(dāng)中，部分采購活動盡管設(shè)置了技術(shù)打分，且比重不低，但最終采購的產(chǎn)品依然會出現(xiàn)不符合需求、質(zhì)量不達標等情況。造成這類情況的原因主要是技術(shù)評分標準的設(shè)置不科學(xué)、不合理，如關(guān)鍵性能指標設(shè)置的比重低，不能拉開產(chǎn)品的檔次，質(zhì)量好的和質(zhì)量差的投標產(chǎn)品得分差距小，導(dǎo)致質(zhì)次價低的產(chǎn)品中標；評分項設(shè)置不明確，主觀性打分項過多，量化指標少，評標專家在有限的時間內(nèi)很難仔細查閱每一家投標單位的標書，可能造成主觀打分不準的問題，從而影響成交結(jié)果。因此，在設(shè)計招標文件的過程中，首先應(yīng)當(dāng)審慎制定技術(shù)打分標準，突出核心打分指標，增加其權(quán)重，拉開質(zhì)量差距；其次打分指標應(yīng)當(dāng)盡量數(shù)據(jù)化、可量化，避免設(shè)置大量的酌情打分項目，確保評分專家在有限的時間內(nèi)作出相對準確的評判。

2.4.2 科學(xué)設(shè)置權(quán)重系數(shù)，規(guī)避不平衡報價

對于辦公用品、耗材、五金件、包裝物、線纜配件等常規(guī)物資，通常品類繁多，企業(yè)用量較大，但采購數(shù)量不固定。對于這一類常規(guī)器材物資，可采用入圍招標的方式，中標后簽訂框架合同，日常以訂單形式據(jù)實采購結(jié)算。這一類物資品類繁雜、單價不高，但用量較大，每年的采購成本很高。針對這一類物資，采購清單可能有幾百項之多，單純按照單價報價匯總，選擇報價最低的廠商，最終的采購成本未必最優(yōu)。例如，對于采購清單中價值較高但需求量不大的產(chǎn)品，有的投標單位會報出一個極低的價格，而其他單價不高但用量很大的產(chǎn)品，則可以報出一個較高的價格，最終按總價評定時，反而因總價最低中選，淘汰了報價相對合理的競爭對手，達到不平衡報價的目的。

對此，引入價格系數(shù)很有必要。這個價格系數(shù)應(yīng)當(dāng)按照企業(yè)對各類產(chǎn)品的預(yù)估采購量來確定，對于需求量大的權(quán)重系數(shù)要高，需求量小的相應(yīng)降低其權(quán)重系數(shù)，最終按照單價與權(quán)重系數(shù)得出綜合報價，以規(guī)避不平衡報價現(xiàn)象，保障采購成本合理。預(yù)估采購量可以參照歷年采購數(shù)據(jù)，也可以根據(jù)采購年度的業(yè)務(wù)量進行預(yù)估確定。如果預(yù)估的參考因素變動較大，有可能造成價格系數(shù)設(shè)置不合理，導(dǎo)致采購成本的增加。據(jù)此，可以將價格系數(shù)的設(shè)置與下文提出的二次競價配合使用，日常要做好實際采購數(shù)據(jù)的統(tǒng)計和分析，一旦發(fā)現(xiàn)實際使用與預(yù)估數(shù)量發(fā)生較大偏離，要及時調(diào)整預(yù)估數(shù)據(jù)，進而優(yōu)化價格系數(shù)，在后續(xù)的二次競價中采用調(diào)整后的價格系數(shù)進行重新競價，確保成交價格均衡、可控。

2.4.3 適時引入二次競價

價格鎖定是采購成本控制的措施之一，對于大量長期采購的物資，企業(yè)會根據(jù)行情走勢對價格進行適當(dāng)?shù)念A(yù)判，對于預(yù)期會漲價的物資，采用長期框架合同，鎖定采購價格，實現(xiàn)節(jié)支目標。但影響價格行情的因素很多，如近年來受到新冠肺炎疫情的影響，各類原物料價格持續(xù)走高，供小于求，外部環(huán)境的不確定性極大地影響了企業(yè)的采購策略，多數(shù)供應(yīng)商不愿意簽訂長期采購合同，甚至以違約處罰為代價拒絕供貨，影響正常采購工作的開展。

就工作實踐而言，引入二次競價是一種較好的處理辦法。例如，對于與原料掛鉤的招標，可選擇入圍招標的方式，選擇若干家入圍供應(yīng)商，在入圍供應(yīng)商中進行競爭性供貨，定期或者不定期組織二次報價，允許供應(yīng)商在原招標入圍的范圍內(nèi)，根據(jù)原料價格波動進行一定的價格調(diào)整。一方面，這能增加供應(yīng)商的競爭性，確保一定時間范圍內(nèi)的最優(yōu)價格；另一方面，能增強供應(yīng)商的供貨意愿，在可接受的利潤水平下保證供貨，維持良好的供求關(guān)系。類似的常規(guī)大宗物資采購也可以采用二次競價模式，確保持續(xù)的競爭性，以達到降低成本的目的。

2.4.4 適時采用留樣機制

對于產(chǎn)品質(zhì)量的把關(guān)，除了在合同中明確技術(shù)要求、規(guī)格型號、售后質(zhì)量保證、違約罰則等條款外，留樣是一個比較有效的控制措施。在招標談判階段，可以要求投標方按要求提供全部或部分采購標的樣品，對中標和備選單位的樣品進行測量、記錄、確認并留樣封存，以確保后續(xù)供貨質(zhì)量的穩(wěn)定性。

2.5 重視供應(yīng)商開發(fā)管理

充分競爭是采購的根本前提，只有擁有質(zhì)量可靠、資源豐富且不斷更新的供應(yīng)商資源庫，才有可能引入更有質(zhì)量的競爭，保證采購的公允性，從而實現(xiàn)“價廉”的目標。

利用大數(shù)據(jù)、展會、論壇等渠道靈活開發(fā)供應(yīng)商資源，盡量縮短購銷通路。在供應(yīng)商開發(fā)環(huán)節(jié)，既要爭取擴充供應(yīng)商的數(shù)量，更要重視質(zhì)量篩選，尤其是關(guān)聯(lián)關(guān)系核查。在供應(yīng)商審核環(huán)節(jié)，應(yīng)當(dāng)審慎檢查供應(yīng)商的工商登記信息，記錄股東、高管、出資登記、聯(lián)系人等信息，并在供應(yīng)商系統(tǒng)中進行自動比對，及時發(fā)現(xiàn)與庫內(nèi)供應(yīng)商的關(guān)聯(lián)關(guān)系，做好規(guī)避標記，確保招標談判環(huán)節(jié)的公正、透明，降低圍標、串標風(fēng)險。

2.6 持續(xù)提升采購人員業(yè)務(wù)技能

隨著新技術(shù)的發(fā)展，尤其是5G、IoT、機器學(xué)習(xí)等技術(shù)的逐步商用，人們的工作場景和模式將會發(fā)生巨大的變革，傳統(tǒng)采購業(yè)務(wù)中的數(shù)據(jù)煩瑣、信息遲滯等問題將會隨著新技術(shù)的落地逐漸被消除。采購人員除了要具備豐富的采購經(jīng)驗外，還必須主動接觸、學(xué)習(xí)新的技能，只有掌握了新的技能，才有可能滿足未來采購業(yè)務(wù)的要求。

本文認為，對于沒有計算機專業(yè)基礎(chǔ)的采購人員，可以選擇學(xué)習(xí)一些門檻較低的編程語言，如目前廣泛使用的Python語言，掌握一定的編程技能，在數(shù)據(jù)統(tǒng)計、成本分析、報告輸出等辦公自動化領(lǐng)域獲得較大的發(fā)揮空間；這類技能在供應(yīng)商的發(fā)掘、采購信息的搜集、采購價格的實時監(jiān)測等領(lǐng)域也有很好的應(yīng)用實例，掌握這類技能有助于采購人員提高采購工作的效率，快速高效地尋找到更多的資源。