基層中小企業檔案管理工作現狀調查與研究

崔進

一、基層中小企業檔案管理工作的現狀

（一）檔案室設置不規范，檔案存在泄密、丟失和損壞的風險

為守住18億畝的耕地紅線，國家對土地控制得越來越嚴格，最近幾年，土地價格逐年上漲，中小企業拿地成本越來越大，加之全球經濟形勢低迷，中小企業融資成本逐年增大，他們很難拿到一塊屬于自己的土地，租賃廠房是他們普遍的選擇，即使拿到了土地，為了集約利用土地，他們往往也是建設多層廠房，土地集約利用率非常高，很少建設辦公樓等公共服務場所。這也造成了中小企業辦公室面積緊張，企業負責人不愿意拿出專門的房間建設規范化的檔案室的原因。他們往往把企業綜合辦公室和檔案室放在一起，節省辦公空間。由于檔案室和其他辦公室合用，加之辦公室人員復雜，對檔案和檔案工作不熟悉，檔案保護和保密意識不強，這就非常容易造成檔案資料的丟失或者泄密。

（二）檔案從業人員不專業，沒有經過專業的技能培訓

中小企業的最大特點就是企業用工數量不多，管理靈活。其中一線產業工人相對較多，后勤管理人員相對較少，崗位的可替代性較強，人員流動性較大。工人受教育程度普遍偏低，文化層次水平不高。為了節約成本，企業往往沒有專職檔案管理員，要么是管理后勤的年齡大的老同志兼職檔案管理，要么是車間負責人兼職管理檔案或者直接沒有人管理檔案。所以這些企業的檔案管理人員不專業，沒有經過專業化的檔案管理技能培訓，對計算機等現代化的檔案管理設備知之甚少，不會使用檔案管理系統，更談不上檔案管理的信息化和數字化。

（三）檔案材料收集不及時，整理不規范，移交不徹底

中小企業檔案材料涉及很多內容，既有工程項目建設檔案，也有機械設備檔案、產品儀器檔案、財務會計檔案等。每一種檔案的收集、鑒定、整理、移交等都有自己的特點，由于缺乏專業的檔案管理人員，企業沒有形成自己的檔案管理相關制度，同時企業負責人很少邀請上級檔案業務人員到場進行指導和培訓，導致檔案從業人員完全憑著自己的感覺對檔案材料進行收集、鑒定、整理、保管、移交等。這就可能造成一些有價值的檔案材料應收未收、應鑒未鑒、應銷未銷、應交未交的現象，這容易造成檔案資料的丟失，且不利于企業后期對檔案資料的利用。

（四）檔案室保管條件簡陋，不符合檔案長期保管要求

基層中小企業的檔案室往往是由廠房改造而成，或者與車間主任辦公室、綜合辦公室共用。為了工作方便，車間主任辦公室、綜合辦公室通常設在廠房的一層。防塵、防潮、防水、防高溫、防污染、防鼠、防有害生物等都很難做到。室內僅僅只有幾個鐵皮檔案櫥、一些檔案盒和一些簡單的辦公桌椅。部分對檔案工作重視一點的中小企業，檔案室的硬件設施稍微好一些，可能還會配有計算機、掃描儀、數據讀取設備等現代化的數字設備，但是使用效果不理想，有時幾周不開一次電腦，檔案室的管理人員不固定，檔案管理相對混亂。

二、造成中小企業檔案管理工作現狀的原因

（一）思想重視程度不夠，主觀上認為檔案工作可有可無

思想決定行動，有什么樣的思想，就會產生什么樣的行動。為了在激烈的市場競爭中不被淘汰，中小企業負責人把大部分的時間和精力都放到了企業生產和安全、環保等能夠直接帶來益處的各項硬性指標上，對檔案工作關注不夠，甚至是對檔案工作弱化。不僅企業負責人思想重視程度不夠，而且辦公室管理人員在檔案管理工作上花費的時間也不多，他們與企業負責人保持著高度的一致，把精力重點用在了企業負責人關心的工作上，完成上級領導交給的各項任務，而不是收集、鑒定、整理、保存有價值的檔案材料。

（二）減少開支，節約成本，不愿意聘用檔案管理專業人員

中小企業負責人往往把經濟利益放在重要位置，認為檔案管理工作短期內不能夠給他們帶來什么經濟價值和社會效益，因此他們不愿意在檔案管理工作上投入大量的資金，更喜歡聘用一些車間一線產業工人，不愿意聘用檔案管理專業人員。一方面是因為這些檔案管理專業人員不能夠直接給企業創造出經濟價值，另一方面是因為這些檔案管理專業人員的工資水平相對較高，因此，只要在崗的管理人員能夠勝任企業基本的檔案管理工作，就不會讓他們脫產到高等院校、科研院所接受正規專業化的檔案管理培訓，或者邀請上級檔案業務管理人員到企業現場進行指導教學，以提高檔案管理人員的綜合素養。

（三）上級檔案主管部門監管力度不夠，檔案執法不嚴格

2020年6月新修訂的《檔案法》增加了監督檢查章節，其中明確規定檔案主管部門及其工作人員應當按照法定的職權和程序開展監督檢查工作，做到科學、公正、嚴格、高效。由此可見檔案行政執法是《檔案法》賦予檔案主管部門的權利。各地檔案行政主管部門內部都設立了檔案法規科等類似科室，但事實上，檔案執法還是停留在日常監督檢查等形式上，對發現的檔案不規范的現象以告知督促提醒為主，檔案主管部門很少對檔案違法行為進行處罰，向司法機關提起民事或者刑事訴訟的案件更少。

三、做好中小企業檔案管理工作的重大意義

（一）有利于中小企業進行科學決策

檔案是歷史的真實記錄，中小企業在日常的生產經營過程中，往往有一些每年都需要周而復始的工作，企業負責人為了更好地總結經驗、制定計劃、突破創新，完全可以查考以往的檔案材料、歷史記錄，因為這樣有利于實現決策的科學化，提高辦事成功的可能性。

（二）有利于提高中小企業經濟效益

中小企業檔案內容涉及的范圍很廣，特別是科技檔案，往往產生于現實的項目建設、科研活動或者儀器設備的采購、出售等，這些檔案材料記錄和反映了生產建設、科研活動的基本情況、經驗成果等。因此，可以為以后企業生產建設、經營管理、科學研究提供充分的檔案材料，對促進企業生產發展、提高經濟效益具有直接的推動作用。

（三）有利于維護中小企業的合法權益

檔案是社會實踐活動的原始記錄，檔案的本質屬性就是原始記錄性，檔案具有憑證和參考價值。中小企業在生產經營過程中形成的各種檔案資料在反映各種具體活動的同時，也反映了當事人應有的合法權益，其中就包含了證明文件、相互交往的各種材料等。這些都可以作為證據證實當事人的合法權益，因此，中小企業檔案也發揮了廣泛的法律書證的作用。

（四）有利于培育和提高中小企業職工的檔案意識

檔案意識是人們對檔案和檔案工作的認識，包括對檔案工作的性質、價值及地位、檔案法治觀念、檔案利用需求等方面的認識和了解，是一個整體的觀念。目前，各中小企業對檔案工作重視程度不夠，檔案服務經濟和社會發展的作用不明顯，企業職工檔案意識水平不高，但是隨著檔案宣傳工作的不斷深入，檔案在經濟和社會發展中的作用會日益凸顯，中小企業職工的檔案意識水平一定會逐步提高。

四、做好中小企業檔案管理工作的具體舉措

（一）加大檔案宣傳教育力度，提高檔案思想認識水平

檔案宣傳是檔案從業人員積極向社會普及檔案知識，檔案工作服務社會的成效及檔案人員投身現代化建設的時代精神，引導人們積極參與檔案的保護和利用等事務，不斷增強社會檔案意識和檔案法治意識的過程和活動。只有通過加大檔案宣傳力度，中小企業負責人和廣大職工的檔案意識水平不斷提高，他們才能夠有意識地保管和利用檔案，檔案的作用才能發揮得更好。反之，如果大家對檔案的作用不了解，沒有檔案意識，或者是漠視檔案信息，“有案不查”“有檔不用”會給工作造成被動，不利于自己的工作和個人的發展。因此，加大檔案宣傳教育力度，讓人們認識到檔案的價值和作用，并養成良好的檔案收集、鑒定、整理、保管和利用的習慣，有利于提高檔案的管理和利用水平。

（二）增加檔案管理工作資金投入，完善相關的硬件設施和管理制度

改善目前中小企業檔案管理的現狀，不僅要增強人們的檔案意識，提高思想認識水平，而且要加大資金投入力度，按照標準合理規劃和建設符合中小企業實際的檔案室，購置完善的能夠滿足當前或者適度超前的檔案管理需要的各種硬件設備，既不盲目地超標高配，也不將就應付。同時，積極改善辦公條件，配置能夠滿足當前或者適度超前的檔案管理工作需要的各種辦公硬件設施，讓檔案管理人員能夠在比較舒適的工作環境中，使用相對先進的檔案管理手段和技術從事檔案管理。另外，要根據中小企業檔案工作的實際，結合上級檔案業務部門的要求，在現行檔案法律法規的框架內制定中小企業自己的檔案管理制度，讓制度管人管事，以提高檔案管理效率和水平。

（三）嚴格檔案執法，充分發揮《檔案法》的威懾作用

2020年6 月20日，第十三屆全國人大常委會第十九次會議審議通過了新修訂的《中華人民共和國檔案法》（以下簡稱《檔案法》），這是《檔案法》自 1988年1月1日施行以來的第一次全面修訂。修訂后的《檔案法》，增加了“監督檢查”章節。對執法監督檢查的內容、手段和違法行為線索處置等作出了明確規定，這為檔案的執法檢查提供了法律依據。檔案執法部門要依法用好法律賦予的權利，履行好法律規定的職責，加強和改進檔案執法監督，積極建立運行高效、權責明確、程序規范、執行有力的檔案執法體制，強化檔案執法的事中、事后監管，堅決依法查處違法行為，切實把檔案法律制度轉化為檔案治理效能，提高檔案管理的現代化水平。

（四）加強檔案從業人員技能培訓，提高檔案管理從業人員待遇水平

新修訂的《檔案法》第十一條規定：“國家加強檔案工作人才培養和隊伍建設，提高檔案工作人員業務素質。檔案工作人員應忠于職守，遵紀守法，具備相應的專業知識與技能，其中檔案專業人員可以按照國家有關規定評定專業技術職稱。”這從法律的層面保障了檔案從業人員接受專業技能培訓的權利。中小企業負責人應該主動招聘具有檔案管理專業知識的人才從事檔案管理工作，并定期對其進行專業技能培訓，以提高業務技能水平，保證檔案管理的標準化、規范化。同時，逐步提高檔案從業人員的政治地位和經濟待遇，暢通檔案管理專業技術人員的職稱晉升渠道，讓他們切實體會到從事檔案工作一樣可以實現自己的人生價值，鼓勵他們長期從事檔案管理工作。

作者單位：山東蘭陵經濟開發區管委會