企業費用報銷內部控制研究

文/朱小云（北京中博世達專利商標代理有限公司鶴壁分公司）

費用報銷是現代企業用來衡量經營管理期間各項資源消耗程度的一項財務指標，是企業資金管理工作的關鍵一環，是財務管理活動的組成部分。強化費用報銷內部控制對提升企業資金利用效率，優化企業資源配置，提高財務管理工作水平有著重要意義。當前我國部分企業的費用報銷內部控制有效性還有待提升，在工作開展過程中還存在著一些亟待解決的問題與困難，需要引起企業管理層的高度重視。

一、企業加強費用報銷管理的意義

在企業內部費用報銷是一個非常關鍵的流程，企業中財務管理工作涉及眾多內容，而費用的報銷是直接決定財務管理質量的一項重要內容。在企業內部優化費用報銷流程，首先就是能夠維持企業財務管理的秩序，費用的報銷在企業整體運營的各個環節都有可能發生，有些設備的采購需要報銷，保潔用品的采買也需要報銷，所以支出的費用均需要企業通過報銷的流程，才能夠實現最終的報銷目的。一旦整個流程不佳，就會出現消極的現象，包括: 報銷流程過于復雜，長期占據財務的報表，使報表的內容復雜混亂，影響報表使用的成果，擾亂財務管理的秩序，或者是報銷流程過于簡單，沒有到所屬財務部門進行有力的監管，出現了金額與實際支出不符的消極現象。經過有效的報銷流程優化，能夠提高企業管理的有效性，也能夠為企業的發展奠定基礎[1]。

二、企業費用報銷內部控制存在的問題—以差旅費報銷為例

（一）費用報銷合規管控不嚴

當前部分企業對差旅費報銷行為合規性的管控基本缺位，主要表現在以下幾方面：第一，企業管理層對費用報銷工作的重視程度不足，很多情況下企業的領導者并不了解費用報銷內部控制的重要性，也不知道費用報銷管理制度的具體內容，這就導致管理層在行使簽字審批權時較為隨意，并不能對差旅費報銷行為的真實性、合規性進行審查，容易出現費用報銷實際額度超支問題。第二，企業財務人員，尤其是費用報銷審核崗的工作人員專業素質有限，離職率較高，在一定程度上影響了費用報銷內部控制工作質量。

（二）差旅費管理制度不完善

當前我國許多企業的差旅費管理制度不完善，主要表現為：第一，沒有針對差旅費開展預算編制工資，導致差旅費超支問題十分嚴重。第二，財務人員存在隱私舞弊的空間。許多企業，尤其是中小型企業并沒有針對費用報銷審核崗位制定定期輪崗制度，長期以來該工作崗位由一人連續充任，在這種情況下，如果財務人員不能嚴格遵守職業道德，特別容易發生財務人員和業務人員合謀套取企業資金的問題，給企業造成一定的經濟損失。第三，差旅費報銷方式單一化。當前我國許多企業僅接受線下紙質發票報銷，在這種情況下，許多業務人員在出差過程中發生的無法開具紙質票據的業務活動，其花費只能由自身承擔，在一定程度上打擊了企業員工的工作積極性。

（三）管理制度執行力度不足

當前我國部分企業的差旅費管理制度在實務中存在執行力度不足，流于形式化的問題，主要表現為業務人員、管理層領導對管理制度理解不清晰，財務人員的財務監督職能未有效發揮。許多業務人員往往認為費用報銷只要企業主要領導點頭就行，因此部分業務人員不按制度規定履行差旅費報銷流程，直接越級找領導簽字，財務人員只要看到領導簽字也不管制度流程，直接進行費用結算。究其背后的原因，主要是因為缺少費用報銷績效考核制度的約束，員工在費用報銷工作中沒有顧及，隨意性強。

（四）部門配合度不高

企業的費用報銷工作需要全員參與，但是當前許多企業的員工缺乏費用報銷內控意識，尤其是業務部門的工作人員存在不按期向財務部門提交發票、借款后清賬不及時的問題，給財務部門的費用報銷工作造成了一定困難。

三、加強企業費用報銷內部控制的策略

（一）樹立全員內控意識

費用報銷內部控制活動的有效性離不開完善的內控基礎環境的支撐，企業從管理層到一線員工對費用報銷內部控制的思想認知水平直接決定了費用報銷管控行為的落實。為此，企業要從以下兩方面提升全體職工的內控意識:一方面，企業管理層要重視費用報銷內部控制工作。管理層要深刻意識到費用報銷內部控制活動需要全體職工的參與，尤其是企業領導要起到表率作用。企業要加強對費用報銷內控的宣傳力度，豐富宣傳形式，重點關注企業管理層費用報銷內控意識提升，通過發送企業內部郵件，開展財務內控培訓會議等多種方式、渠道向企業全體員工普費用報銷和財務內部控制的基本知識，將費用報銷內部控制納入企業文化建設，在企業內營造重視財務內控的工作氛圍，讓全體員工積極參與到費用報銷內部控制工作中來[2]。另一方面，企業要提升財務人員的綜合素質。財務人員作為費用報銷工作的實際經手人和財務內部控制工作的主要執行者，其自身專業水平和溝通協調能力等綜合素質的高低對費用報銷內部控制有效性的影響非常大。因此企業定期開展教育培訓活動，優化財務人員綜合素質，保障財務人員的工作能力滿足財務內部控制落實需求。財務人員一是要把好支出審核關，明確費用報銷審核程序，掌握費用報銷工作流程中的風險因素，具備一定的財務風險處置能力；二是要強化自身責任擔當。財務人員要梳理職業道德觀念，對于明顯不符合財務管理規章制度的費用報銷行為，財務人員要嚴格按照規章制度辦理，不能抱有僥幸心理，利用崗位職權隱私舞弊。此外，企業要建立健全人員激勵體系，針對費用報銷內部控制活動設置科學的績效考核指標，完善的獎懲措施，確保財務人員能夠積極投入到費用報銷內部控制工作中。

（二）做好費用預算編制

費用預算編制時費用報銷的前置環節，企業只有應用科學的費用預算編制方法，確定當期費用預算范圍，才能最大化地實現費用報銷內部控制目標。因此，企業要從以下兩方面做好費用預算編制工作。一方面，優化費用預算編制方法。企業要在預算編制過程中具結合費用報銷業務預算的特點合理選擇零基預算、滾動預算、固定預算、彈性預算等多種方法，避免費用預算編制方法過于刻板，確保預算編制方法體系能夠滿足費用報銷業務的實際管理需求。另一方面，強化對費用預算執行的動態跟蹤，適當對費用預算進行調整，避免費用報銷實際額度與費用預算編制出現背離。費用預算在實際執行的過程往往會受到多種因素的影響，出現預算超支問題，財務部門要通過財務信息系統和費用報銷信息系統對費用預算執行情況實施動態追蹤，結合實際情況，在計算收益率的同時對費用預算適當進行調整[3]。

（三）健全費用管理制度

“沒有規矩，不成方圓”，企業要建立健全費用報銷管理制度，以規章制度為準繩推動費用報銷工作流程走向規范化、制度化。為此企業要結合實際管理需求制定和更新《企業費用報銷管理制度》，實現以下四個目標：（1）明確企業管理層和各職能部門的費用報銷權責歸屬。制度中要明確規定管理層領導、預算管理部門、財務部門、業務部門和內部審計部門在費用報銷和費用報銷內部控制工作中的權責范圍。費用報銷全員參與，相關責任要具體落實到個人，全面提升費用報銷工作質效。不同的費用報銷類型的簽字審批權力分別歸屬于不同的管理層級，要確保費用報銷工作的嚴肅性。（2）規范費用報銷工作流程。企業費用報銷工作的一般流程為：業務部門提交報銷申請-財務部門審核報銷合規性—財務部門上報管理層簽字批準——財務部門和業務部門完成對接。企業的所有費用報銷業務要嚴格按照制度所規定的工作流程進行，對于不規范的費用報銷行為，財務部門要及時打回并按照管理制度嚴肅處理。（3）完善發票和單據的后續管理。財務人員要加強對發票單據的后續管理，尤其是要做好發票單據的歸檔管理工作。財務人員需按照管理制度作廢發票、紅字沖銷，保管空白發票，避免發票聯次丟失。在實務中，發票的領取、收繳和核銷工作應當具有使用人員和保管人員的簽字，空白發票的聯次完整、批次相同、號碼連號。同時及時做好發票驗舊領新，保證企業內部的發票數量可以滿足經營需求。（4）強化費用報銷績效考核。企業要將費用報銷內部控制納入員工績效考核體系，修訂和補充績效考核管理制度，設定具體的費用報銷內控考核指標，科學的績效考核權重和完善的獎懲措施，將費用報銷績效考核結果與員工的薪資、晉升指標掛鉤，發揮費用報銷績效考核對員工的激勵作用，保障費用報銷內部控制的有效性。

（四）做好風險識別、監管和控制

費用報銷風險管理是費用報銷內部控制控制工作的重要組成部分，企業要進一步做好對相關風險因素的識別、監控和控制。財務風險具有客觀性，其廣泛存在于企業的經營管理活動之中，因此企業的財務部門或風險管理部門要從事前、事中和事后三個角度全面強化對費用報銷風險的控制力度，這就要求企業的相關職能部門在費用報銷工作過程中要嚴格執行和落實“風險識別-風險評估-風險應對”管理活動。（1）費用報銷風險識別。財務部門和風險管理部門要對給用預算編制和報銷環節的潛在風險因素進行全面、準確的識別，這就要求財務人員要繪制費用報銷風險清單，在工作中對照清單識別出風險因素并提交管理層進行評估確認。但是風險清單法是財務人員通過窮舉的方式對往期已經出現的風險因素進行摸排的方式，其工作量非常大且不能完全識別出所有的費用報銷風險因素，這就要求財務人員在繪制風險清單以外還要靈活使用財務報表數據對當期的費用報銷風險因素進行篩查，通過繪制費用報銷業務流程圖來進一步規范費用報銷行為，減少風險發生的可能性。（2）費用報銷風險評估。企業財務人員要采取科學合理的評估方法將那些對企業經營管理威脅程度最大，發生幾率最高的費用報銷風險因素挑選出來，優先采取控制措施。定性分析法和定量分析法是最常使用的兩種風險評估方法：定性分析是當企業無法獲得某一項風險因素的支持數據或無法準確評估損失量時采用的方法，其一般是根據風險因素對不同經營管理層級的影響程度來確定某項風險因素的優先級。定量分析則是財務人員根據具體業務信息對某項風險因素的構建損失評估模型，可預計損失越大的風險因素，控制優先級越高[4]。為準確評估費用報銷風險因素的控制優先級，財務人員應當同時采取定性、定量分析法對費用報銷風險因素進行綜合評估。（3）費用報銷風險應對。對于已經被識別并且經過評估的費用報銷風險因素，財務人員必須要及時采取合理的風險處置辦法，這就要求企業要定期開展風險管理總結復盤工作，根據往期費用報銷風險管理經驗及時調整控制措施，形成風險應對預案。

（五）發揮內部審計作用

企業要進一步加強對費用報銷內部控制活動的審計，切實發揮內部審計工作的監督和評價作用，確保費用報銷內部控制的有效性。為此，企業應當做好以下幾項基礎性的準備工作：其一，建立健全企業的內部審計機構。當前我國許多企業并沒有建立專門的內部審計機構，財務內審工作的獨立性和權威性無法得到保障，因此企業要結合自身實際進一步完善內部審計組織架構。中小型企業的財務部門設置內部審計小組，對管理層直接負責；大型集團企業需成立內部審計委員會和內部審計部門，委員會成員由董事會成員、監事會成員、企業管理層、企業各職能部門主要負責人擔任，具體內部審計工作由內部審計部門負責。其二，補充培養內部審計人員。當前我國部分企業缺乏足夠的內部審計人員，在崗的內審人員往往也存在專業能力不足的問題，因此企業要重視對內部審計人員的補充和培養，打造一支高素質、高水準的內部審計隊伍，充分保障費用報銷內控審計等財務內審工作的專業性。其三，梳理完善費用報銷審計流程。企業在開展費用報銷內控審計工作前需要對審計工作流程和審計工作重點環節加以明確，企業內部審計部門需按月或按季度組織工作小組定期對企業的費用報銷業務進行審計，形成內部審計書面報告并上報管理層。在開展工作的過程中重點對費用報銷審計流程的規范性、審計權限的合規性、發票單據管理完整性三個環節進行專項審計，記錄和總結費用報銷內部控制中的不當操作和薄弱環節，形成書面報告上報至企業董事會，待企業董事會批復后按照批復意見指導相關職能部門盡快完成整改工作。

（六）加強費用報銷信息管理系統建設

對于大型集團企業而言，其經營業務范圍廣泛，組織架構復雜，尤其是一家大型集團企業往往管理幾百家、甚至上百家分支機構，這些分支機構分散在全國不同地區，費用報銷業務類型不盡相同。如果僅僅依靠集團總部的財務人員線下手工報銷，不僅增加了財務人員的工作負擔，也無法保證費用報銷工作質效，因此大型集團企業要充分利用先進信息技術手段，盡快建立費用報銷信息管理系統。具體來說，大型集團企業的費用報銷信息系統建設思路如下：（1）實現費用報銷體系和預算管理體系一體化管理，大型集團企業的多家分公司往往分布于不同的業務板塊，因為經營業務內容的差異性從而實行不同的預算管理體系，因此分公司要結合自身實際情況建立健全預算費用一體化管理體系。（2）實現費用報銷業務流程的信息化。企業要借助信息技術手段設置費用報銷業務流程的信息管理規則，在信息管理系統中實現票據提交、票據審核、票據簽批的自動化處理，做到費用報銷要求發起，預算凍結；費用報銷業務結束，預算釋放。通過費用報銷信息管理系統實現對費用報銷的事前、事中和事后的全流程控制。（3）加快提升費用報銷信息系統和財務信息系統的集成共享。企業要進一步完善費用報銷信息系統與財務、業務信息系統之間的數據接口和數據轉換標準，加快財務數據信息在各信息管理系統之間的傳輸速度，提升費用報銷工作效率。（4）優化操作體驗。企業要借助信息技術手段實現對發票單據的智能化管理，包括對發票單據的自動化抓取、保存和提交，發票單據信息的自動化識別和檢驗，線下紙質票據和線上電子票據的信息同步，費用報銷移動端口實時處理等，全面提升費用報銷工作質效。

四、結語

綜上所述，費用報銷內部控制在現代企業的財務內部控制工作中的重要性不可忽視，當前我國企業的費用報銷內部控制工作水平還有待提升，針對工作過程中出現的費用報銷合規管控不足、管理制度不完善、管理制度執行力度不足和職能部門協同配合水平低的問題，企業管理層要及時轉變費用報銷內控思路，從樹立全員內控意識、健全費用報銷內控管理制度、提升費用報銷信息管理水平、加強費用預算編制、強化財務內部審計等多方面著手，構建完備的財務內控基礎環境，為費用報銷內控工作提供組織、制度、人才和技術支持，全面提升我國企業費用報銷內部控制工作質效和財務管理工作水平。