數字化醫療保險檔案管理的策略幾點思考

張婧

［摘 ? ?要］ 面對海量的醫保信息，采用傳統人工方式進行醫保檔案管理，面臨很大的壓力。而數字化檔案管理技術的應用，恰好彌補了這一不足，因此也逐漸成為現在主流的醫療保險檔案管理模式。本文簡要介紹了數字化檔案管理的概念及特征，并分析了當前時期我國醫療保險檔案管理領域在構建數字化管理模式過程中，存在的一些不足之處，最后提出了優化數字化醫療保險檔案管理的策略及注意事項，希望能夠為相關行業工作人員提供有益的參考。

［關鍵詞］ 醫療保險；檔案管理；數字化；問題；優化對策

doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194. 2023. 11. 052

［中圖分類號］ G271；F840.684 ? ?［文獻標識碼］ ?A ? ? ?［文章編號］ ?1673 - 0194（2023）11- 0183- 04

０ ? ? 引 ? ?言

醫療保險是國家為居民健康提供的一項基本社會保障措施。近年來，各大醫院就醫人數不斷增加，醫療保險發揮的作用也越來越突出，為廣大居民提供了更好的服務。但是與此同時，醫療保險檔案資源管理難度也日益增加，如何利用信息化時代優勢，充分發揮數字化技術的價值，構建高效、可靠的數字化醫療保險檔案管理模式，成為當前該行業工作人員需要重點關注的事項。分析數字化技術在現代醫療保險檔案管理工作中應用存在的不足之處，并探索相關改進路徑，對于推動行業的進步意義重大。

１ ? ? ?實施數字化醫療保險檔案管理的重要性

數字化醫療保險檔案管理是利用信息技術對傳統醫療保險檔案進行數字化改造，實現信息的自動化、數字化和智能化處理，從而提高檔案管理的效率和質量的一種重要途徑。數字化醫療保險檔案管理對于醫療保險管理水平和醫療衛生服務質量的提高具有重要意義。

首先，數字化醫療保險檔案管理能夠提高醫療保險管理效率。傳統的醫療保險檔案管理存在許多問題，例如檔案查詢不便、檔案丟失或管理混亂等，這些問題都給醫療保險管理帶來了很大的不便和風險。與此相比，數字化醫療保險檔案管理可大大提高檔案管理的自動化、智能化程度，加快查詢速度、降低丟失率，有利于醫療保險信息的全面、及時掌握［１］。

其次，數字化醫療保險檔案管理可以提高醫療衛生服務質量。醫療保險檔案系統是醫療衛生服務質量管理的基礎，它的完善程度直接影響到醫療衛生服務的質量。數字化醫療保險檔案管理能夠實現檔案信息的共享和協同處理，降低診療過程中的誤診率和漏診率，提高醫療衛生服務的質量和安全水平，促進醫療衛生服務的可持續發展［２］。

最后，數字化醫療保險檔案管理也能夠推動醫學研究和醫療信息化的發展。醫學研究需要大量的醫療數據和病例資料作為支撐，數字化醫療保險檔案管理系統的建立，使調取醫療數據和病例資料變得容易，從而能夠滿足醫學研究的需求。同時，數字化醫療保險檔案管理也能為醫療信息化的發展提供有力的支持，推動醫療科技的升級和創新，促進醫學的進步和發展。

２ ? ? ?現階段我國醫療保險檔案數字化管理存在的不足之處

目前我國醫療保險檔案數字化管理工作中仍存在一些不足之處。原因是多方面的，有的單位對數字化管理的投入力度不足，有些單位醫療保險檔案管理部門數字化管理的基礎設施建設滯后，硬件和軟件等基礎設施建設不夠完善，以下本文對存在的常見問題進行匯總和論述。

２．１ ? 檔案管理機制有待完善

首先，缺乏全面的、合理的數字化檔案管理制度，比如檔案文件的命名、填寫、使用規范等，檔案管理人員在構建檔案資料的過程中，存在很大的隨意性，不利于后期進行檔案資源的統一管理。特別是在資源共享過程中，會因為文件的格式不一致而出現很多阻礙。而且由于文件規范的缺失，在開發檔案管理系統的過程中，也無法進行信息輸入規則的預設，導致信息錄入過程中如果出現錯誤，很難被及時發現，比如身份證信息的錄入等，檔案資源的真實性與有效性無法得到可靠保障。其次，對于檔案資料處理時效性的管理制度比較匱乏。很多醫療保險機構都過于強調業務內容，而對于檔案管理的重視程度不足，導致檔案資料無人及時處理，久而久之就會出現檔案堆積現象。在傳統紙質檔案管理模式向數字化檔案管理模式過渡的關鍵時期，無論是紙質檔案的堆積，還是電子檔案的滯后，都會給醫保檔案數字化管理工作造成很大負擔。尤其是在資源整合利用方面，很容易出現信息不完整現象，也不利于各相關部門業務的順利開展。此外，檔案數字化管理在評價機制、績效考核機制、獎懲機制以及監督機制方面也存在不足之處，管理效果無人進行全過程跟蹤檢查，或者即便有對應的檢查機制，卻沒有采取有效的控制措施，導致檔案管理人員的責任意識薄弱，對出現的檔案管理問題不夠重視，甚至直接忽視，這在很大程度上限制了數字化檔案管理模式的建設進程［３］。

２．２ ? 檔案管理人員隊伍質量有待提升

現階段我國檔案管理工作正處于從傳統模式向現代化模式轉變的關鍵時期，對于人力的依賴程度仍然較高，就現有人才結構來看，大部分醫療保險檔案管理人員的技能水平都比較單一。比如，部門檔案管理人員擁有豐富的檔案管理經驗，但是對于數字化技術的了解甚少，導致數字檔案管理水平難以得到有效突破；再比如，還有部分檔案管理人員為新引入的先進人才，掌握前沿的數字化技術理論知識，但是由于實際工作經驗欠缺，致使其在理論應用的過程中，很容易出現與預期效果不符的情況，難以順利推進數字化檔案管理技術的應用；還有部分醫療單位在人才配置方面較為隨意，任用沒有任何檔案管理經驗及技術的人員，只負責檔案資源的歸檔整理，檔案資源利用率較低，未能充分發揮檔案管理的價值。另外，隨著科技的不斷進步，計算機技術以及數字化技術等都呈現出日新月異的發展態勢，但是受到多方面因素限制，目前我國數字檔案管理領域還沒有形成統一的規范標準。數字化檔案管理軟件種類繁多，而且新技術、新方法還在不斷誕生，這也給醫療保險數字化檔案管理人員帶來了長期的技術學習挑戰，稍有懈怠，就可能被時代所淘汰［４］。

２．３ ? 數字化檔案管理的基礎建設水平不足

要實現醫療保險檔案的數字化管理，必須要有完善的數字化基礎硬件設施作為支持，比如計算機設備、掃描設備、打印設備、服務器設備等，數字化檔案管理系統構建的前期，無疑要投入大量的人力、物力以及財力。很多醫療保險單位由于資金條件的限制，無法提供充分的硬件設施支持，導致數字化檔案管理技術未能全面發揮其效用。從醫療保險數字化檔案管理現狀來看，各地區醫保機構基本上只提供檔案的信息化錄入以及資料檢索服務，其他對于數字化檔案信息進行分析處理、深度挖掘等方面的技術應用較少。或者部分醫保單位雖然提供了相應功能的硬件設施，但是在產品選型方面有很大差異，導致數字化檔案管理的效果千差萬別，后期進行數字化資源共享與統一管理的過程中，存在很多難點問題，數字化檔案管理的整體質量并不高。部分地區的醫療保險機構甚至還沒有完全實現醫療保險業務的全自動化辦公，傳統紙質檔案管理與數字化檔案管理模式長期并行，大量的檔案管理工作需要重復開展，給檔案管理人員造成了很大的工作負擔，同時也嚴重降低了檔案管理的效率［５］。

３ ? ? ?新時期提高醫療保險檔案數字化管理水平的有效策略

３．１ ? 完善數字化檔案管理機制

首先，要建立統一、規范的數字化檔案管理標準。比如，電子檔案的存檔格式以及檔案內容等，都要有明確的管理要求，確保同類型數字檔案按照一致的錄入標準存檔，便于后期進行檔案調閱使用時，能夠快捷、高效地進行資源篩選。再比如，所使用的數字化檔案管理軟件，也要盡可能統一，便于對不同業務部門的醫療保險檔案進行資源整合時，能夠順利實現系統兼容銜接。此外，還要明確規定數字化檔案資源的管理范圍及保管期限，以確保數字化檔案管理內容的全面性、完整性，以及檔案資源銷毀處理時間的合理性，避免出現隨意處理檔案資源的現象發生。其次，要完善醫療保險檔案的數字化管理系統，同時確保系統的穩定性和安全性。為此，需要不斷更新系統，并定期進行安全漏洞的檢測和修復，建立備份機制，并設置安全訪問權限和登錄信息審計，確保參保人的信息安全得到保障。最后，要加強檔案管理人員的職業素質和管理能力培養，提高其數字化檔案管理知識和技能水平，保證其熟練掌握檔案管理的相關知識和操作技巧，在檔案處理和數據錄入過程中嚴格遵守各項規定和標準，確保數字化檔案管理的準確性和可靠性。

總之，在醫療保險檔案數字化管理工作中，應建立規范的檔案管理制度和標準化的管理流程，以確保數字化檔案管理的資料準確、信息真實，為參保人提供更加安全可靠的保障服務。

３．２ ? 打造強有力的高素質的檔案管理團隊

在醫療保險改革的當前階段，數字化檔案管理成為推進醫療保險改革的重要支撐，必須建立起一支強有力的、高素質的數字化檔案管理團隊，才能使醫療保險檔案管理朝著數字化方向深入發展。首先，需要加強數字化檔案管理人員的培養和引進。在培養方面，建立完善的數字化檔案管理人才培養機制，定期組織培訓和考核，提供相關技能及管理知識培訓，培養出一支數字化檔案管理專業人才隊伍。在引進方面，聘請有經驗、高技能的管理人才，借鑒國際先進經驗，推動數字化檔案管理的不斷發展。其次，要加強數字化檔案管理人員的管理。建立數字化檔案管理人員的考核評價指標體系，為數字化檔案管理人員的職業發展提供支持，同時建立對數字化檔案管理人員的激勵和約束機制。再次，加強數字化檔案管理人員的團隊協作。數字化檔案管理涉及人員眾多，部門之間以及個人之間應該形成密切的協作，建立有效的溝通渠道和工作機制，實現數字化檔案管理系統的高效協調運作。最后，注重數字化檔案管理人員的職業形象塑造，強化員工的職業道德和管理理念，加強關愛和幫扶，增強員工的歸屬感和凝聚力，為數字化檔案管理提供堅實的人才基礎。

總之，建立強有力的、高素質的數字化檔案管理團隊，是推動醫療保險檔案數字化管理的必要條件，是保障醫療保險檔案信息安全的重要手段，也是檔案管理創新的重要力量，可以助力醫療保險檔案管理朝著安全、高效、數字化的方向不斷推進。

３．３ ? 加強數字化檔案管理基礎設施建設

醫療保險檔案管理是一項重要的工作，關系到廣大參保人員的切身利益。醫療保險檔案的基礎設施建設是數字化管理的重要保障，為了順利地推進醫療保險檔案數字化管理，醫療保險檔案管理部門需要加大投入力度，加強醫療保險檔案管理硬件和軟件等基礎設施建設。首先，加強互聯網基礎設施建設，包括建設網絡環境，提高網絡帶寬，增強網絡穩定性和可靠性，為醫療保險檔案的數字化建設提供可靠的網絡應用保障。其次，加強檔案管理硬件設備的建設，包括計算機、服務器、打印機、復印機、掃描儀等基礎設施建設，滿足醫療保險檔案數字化管理工作的需要。此外，建設好醫療保險檔案管理辦公空間，提高檔案處理效率和團隊協作能力。再次，加強醫療保險檔案軟件建設，包括檔案數字化管理系統的構建和維護，建立穩定、安全、高效的數字化醫療保險檔案管理系統，實現在線查詢、快速歸檔和分類管理等數字化管理工作。最后，注重檔案管理和服務質量的提升，建立完善的管理體系和服務標準，提高醫療保險檔案管理的質量和服務水平，保障參保人的合法權益。在具體實踐中，筆者所在單位積極響應上級號召，采取了一系列措施，推進醫療保險檔案數字化管理，制訂了符合本單位實際情況的數字化檔案管理計劃，與醫療保險檔案基礎設施建設有機融合。充分考慮了各崗位人員的風險，以落實工作的執行和維護為前提，積極發現問題、解決問題，使整個數字化檔案管理工作得以順利、高效推進。

總之，加大基礎設施投入是數字化檔案管理成功的關鍵，醫療保險檔案管理部門應根據本單位實際情況和工作要求，加大數字化建設力度，提高醫療保險檔案管理的數字化水平，保障參保人的合法權益。

４ ? ? ?結束語

醫療保險檔案信息化建設是醫療保險現代化管理的重要組成部分，也是適應社會和時代發展需要的重要舉措。隨著信息技術的不斷進步和發展，信息化已經成為當今世界社會發展的大趨勢。加強醫療保險檔案信息化建設不僅是醫療事業可持續發展的需要，更是整個社會可持續發展的必然要求。醫療保險部門應該積極貫徹落實國家的政策，不斷推動醫療保險檔案數字化建設，提升服務質量，為廣大參保人提供更優質的服務。需要指出的是，醫療保險檔案信息化建設不僅需要政府部門的支持和投入，更需要社會各方的共同參與和努力。各級醫療保險部門應該緊密聯合起來，協同推進醫療保險檔案數字化管理建設，加強合作，充分發揮各方的優勢，從根本上解決醫療保險檔案管理中所面臨的問題，促進醫療保險數字化服務體系的完善。醫療保障部門要以此為契機，積極發展數字化管理模式，打造數字化醫療保障服務平臺，為廣大人民群眾提供更加豐富、更加高效的醫療保障服務。

主要參考文獻

［１］張彩霞．數字化醫療保險檔案管理的策略分析［Ｊ］．蘭臺內外，２０２２（１１）：２２－２４．

［２］馬淑芹．數字化時代提高醫院檔案管理有效性的策略探討［Ｊ］．世界最新醫學信息文摘，２０１８，１８（１０）：１４８－１４９．

［３］田曉光．數字化管理在醫療檔案管理中的應用［Ｊ］．城建檔案，２０２０（２）：２．

［４］李莉．醫療保險檔案管理在新形勢下的強化策略［Ｊ］．中外企業家，２０２０（１７）：１４４．

［５］李娜記．醫保檔案信息化管理的意義及其策略分析［Ｊ］．中國科技投資，２０１８（８）：１９３．