代建制檔案及其管理工作研究

夏益璽

摘?要：在項目的整個建設與實施過程中，代建制檔案的管理工作具有至關重要的作用。在這個過程中需要對項目代建檔案的各種資料進行全面的收集和匯總，從而對代建的項目工作提供堅實的基礎和保障。同時也可以幫助代建單位做好風險控制和管理工作。本文主要從如何做好代建制檔案的管理工作進行研究，分析和討論了代建制檔案管理工作的重要性和相關問題，并提出針對性的解決措施，希望能夠對代建項目檔案管理工作提供參考和借鑒。

關鍵詞：代建制；檔案管理；問題研究

中圖分類號：F27?????文獻標識碼：A??????doi：10.19311/j.cnki.16723198.2023.18.034

1?代建制檔案管理工作概述

1.1?“代建制”內涵

我國一直在大力支持市政建設，這些年來市政建設的規模和類型逐步變得豐富起來，尤其是基礎設施改變了傳統的政府單一投資，順應了當今時代的發展潮流，變為多渠道的投資，并且產生了項目管理模式的深化與變革。在發展的過程中產生了“代建制”的新項目管理模式。具體指的是由不同專業和類型的專業型項目管理組織，來代替工程的投資方或者業主來實施相應的項目管理。近幾年“代建制”的管理模式得到了逐步的發展與進步，大概有以下幾種管理模式。

1.1.1?全職委托

由政府所屬的投資公司、金融機構或者私營企業這些純資本運行的企業來擔任項目的業主，主要負責項目的投資，項目建設則全職委托給專業的代建制機構。這種模式的代建制單位主要是由原先的建設單位發展而來，具備全職委托的專業水平和能力。代建單位在項目的管理方面具有很大的決定權，主要是根據相關的代建合同對項目的所有環節進行全權的管理，從而利用自己豐富的實踐經驗完成代建目標，提高委托方的效益。

1.1.2?三方共同合作

此模式的項目建設管理工作是由工程建設的指揮部、相關項目公司、代建制單位三方共同合作的，比如浦西段的中環線工程就采用的這種模式，完全順應了新的市場經濟發展。工程建設的指揮部是政府部門的臨時機構，主要從大局觀的角度上發揮其作用，并注重社會效益的提高和增強。而相關的項目投資公司則更注重于經濟效益的提高，主要負責項目前期的重要投資。在項目的具體實施過程中項目公司和代建制單位基本是共同協作的，增加了工作的效率和層次。

1.1.3?兩方聯合協作

兩方聯合協作主要是由項目公司和代建制單位兩方聯合協作參與項目的建設和管理，比如共和新路高架工程系就采用的這種模式，與三方共同合作的模式相比，缺少了工程建設的指揮部這一層次。政府部門直接對項目公司進行監督和管理，而所有的協調工作都落到項目公司和代建制單位身上，由于代建制單位和項目公司之間的委托關系。所以導致二者聯合協作的工作環節中易出現脫節的問題。

1.2?代建制檔案管理模式的內容

檔案管理工作是工程建設中的一個重要的環節，那么檔案管理模式自然也要跟著工程建設的模式改變而改變。但是無論采取哪種代建制模式，最終代建單位都要負責竣工相關檔案的整理和編制工作。代建制檔案相關工作人員除了要收集規劃設計前期資料，施工過程中的相關檔案，還需要在工程竣工之后檔案中可能遇到的問題對業主實施及時的提醒，以免影響到工程建設的最終竣工。

代建制檔案管理模式由于代建制模式的不同，共分為以下幾類。

1.2.1?全職委托模式

代建制單位按照業主的全權委托，負責工程竣工檔案的整理和編制。其中涉及的所有表格處理方式都是按照代建制單位的常規做法來操作，最終要保證竣工檔案能夠通過相關主管部門的審核和驗收。同時，業主的竣工檔案由代建制公司所保管，保證業主在需要查閱時做到隨用隨取，不僅能夠幫助業主節約管理耗費成本，同時也實現了代建制單位的資源節約。

1.2.2?部分委托模式

為了協調不同專業之間的矛盾，代建制單位需要和相關部門的檔案人員共同溝通和討論，最終確定適合該項目工程建設的編制規則，最終要確保工程竣工相關檔案編制及管理工作的規范化和科學化，使其最終通過相關部門的驗收。

2?做好代建制檔案管理工作的重要性

2.1?可以保證工程檔案的真實性

檔案主要是針對各項社會活動進行真實的記錄。檔案的所有記錄數據都是原始且真實的，但是通過近幾年的調查和研究發現，目前很多工程的檔案管理工作不夠完善和真實。很多施工單位把注意力都放在提供經濟效益方面，對于檔案管理工作缺乏專門的檔案管理人員。即便有些配備了檔案管理人員，但是經常一個管理員兼職幾個工程、幾個工地的項目，無法及時收集到真實的項目資料，但是為了完成檔案管理的工作，經常會出現資料造假的情況，最后形成的工程檔案真實性大打折扣。

為了做好代建制檔案管理工作，代建單位出臺了一系列代建管理制度。比如廣州市政府在項目建設管理中提出以下管理機制：明確要求工程的施工單位和監督單位都要配備項目經理、造價工作人員、資料管理人員、安檢員，并且對這幾個工作崗位明確了其具體工作內容和工作職責，并對其工作情況進行定時的監督和檢查。其中的資料員崗位主要職責是收集和整理原始的工程資料，避免完工后為了突擊檢查而假造資料的問題。除此之外，代建單位的專業性比較強，工程的簽證、工程設計調整以及工程的進度款項等文件的審批方面能夠有效避免代簽和審批造假的情況出現，在最大程度上保證了檔案資料的真實性和原始性，保護了工程建設的真實性。

2.2?可以保證工程檔案的準確性

要想保證檔案管理的有效開展，首先要保證檔案的準確性，確保檔案能夠真實地記錄工程主要建設情況，這些真實的記錄資料可以在工程的質量管理、項目的驗收、工程的使用及后續維護、危險情況的搶險以及城市的科學化管理方面都有著重大的作用和價值。目前很多施工單位在前期的資料整理時經常會敷衍了事，而且建筑單位后續缺乏專業的檢查監督，一旦日后在運營的過程中發現前期的竣工圖紙和建筑實物不符合時，會造成無法估計的損失。而代建制檔案管理更加專業，可以通過專業的監督檢查隊伍，確保實際的施工和竣工圖相符，從而保證工程檔案的準確性。

2.3?有利于保證工程檔案的完整性

建設工程的項目是一個由方案的認證、項目的地址選擇、項目實施到項目結束這些環節有機結合起來的完整整體。這之間無論任何一個環節都是不可單獨存在的，是相互聯系、相輔相成的，無論哪一個環節出現問題都會影響整個工程項目的進展。而代建制檔案管理是采用全程跟蹤的方法來進行的，很大程度上保證了工程項目的完整性。代建制管理主要包括幾個部分，分別是：工程前期的文件審批管理、工程的設計優化管理、項目招標合同管理、工程的相關投資資金管理、工程施工的現場管理和項目有關的檔案信息資料管理、與政府和業主以及政府監管監督有關單位之間的溝通和協調。

3?代建制檔案管理工作現狀及存在的問題

3.1?代建制檔案管理工作現狀

目前，我國很多企業都意識到了代建制檔案管理工作，對于工程項目的重要性。但是我國代建制檔案管理工作發展不夠成熟和完善還處于一個初級的階段，涌現出各種各樣的矛盾。比如關于聲像檔案的拍攝和制作水平參差不齊，缺乏科學的安排，最終造成資源的浪費，檔案管理效果大打折扣。除此之外，由于竣工的審結是由業主委托審價的，審價時間不確定最終會導致檔案編制時間的延長，從而影響到檔案原件的質量。同時，工期工程前期文件的收集也存在很多問題。檔案人員專人負責的執行程度達不到保障，檔案管理并未真正的發揮起作用，最終導致代建制檔案管理工作問題較多。

3.2?代建制檔案管理工作存在的問題

3.2.1?管理單位資質不夠，覆蓋范圍過于狹窄

我國的代建制檔案管理工作仍然處于一個初級的發展階段，覆蓋范圍不夠廣泛，無法涉及施工時所需要的各個領域，因此會造成代建制檔案管理工作中出現各種各樣的問題。我國的政府部門在基礎性設施方面投入的力度比較大，這些基建項目會涉及城市建設的方方面面，建設工程的資料數目比較龐大和復雜，因此會對代建制的檔案管理工作提出更高標準的要求。但是在實際的代建項目管理中，由于我國的代建制檔案管理工作處于初級發展階段，所以缺乏較高水平的專業管理人員和技術人才，我國目前大部分企業能夠滿足此需求的非常少。

3.2.2?代建制檔案管理工作容易受到干擾

代建制檔案管理工作雖然能夠在合同中明確雙方的各種約定，并且在實際的工作流程中通過各種強有力的監督和協助方案規范工作流程。但是在實際的代建制檔案管理工作中會遇到各種問題，比如相關的管理工作的實行必須要經過各級領導部門的審批和確認才能夠繼續進行。但是由于各種審批流程比較復雜，在層層審批過后會大大降低代建制檔案管理工作的工作效率。除此之外，代建制檔案管理工作在施工時需要考慮項目以后的經營情況和客戶的滿意度，因此會受到建設單位意見的干擾。在實際的檔案管理工作中，建設單位對代建企業具有相應的領導權。而代建單位卻喪失了大部分的決定，僅僅是為建設單位提供專業的技術和管理方面的參謀。同時大大降低了代建管理在其余相關單位中的權威，在后續的施工工作中容易受到業主的主觀方面的影響。所以代建企業的相關管理建議有時候也沒有辦法做到完全的貫徹與落實，很難按照方案中設定的合理的建議去實施工作，從而給代建制檔案管理工作帶來極大的困難。

4?做好代建制檔案管理工作策略

4.1?工程決策

因為業主委托的相關審價機構要和代建制發生直接的聯系，而且最后的決策也是交到代建制手中的。審價工作的流程和周期時間長短不確定，工程的決策工作可以由代建制來完成。承包商可以在工程竣工之后將相關的文件及竣工圖紙交到代建制或者業主的手中，從而確保檔案原件的真實性和安全性。

4.2?聲像檔案管理

建筑工程應該做好聲像檔案的管理，要記錄建筑工程中的重要過程和工程的現狀，將各種聲像資料收集齊全，并且進行及時歸檔。在歸檔的過程中，除了做好照片的拍攝，還應該做好其他的錄像磁帶、專題的錄像檔案等，并且在排列文件時，應該按照所拍攝事情的重要程度進行排列和分類。在拍攝過程中，代建制可以建議業主委托一些專業的單位進行航拍，拍攝時相關的工程進度可以由代建制來提供，并且可以由代建制和制作單位制定相關的拍攝計劃，業主再根據航拍拍攝計劃進行隨時的調整。同時保證對有資質的專業拍攝單位，代建制要做到隨叫隨到。同時必須要將聲像檔案進行規范的裝訂，以便于保管和利用。

4.3?做好工程檔案全程跟蹤、同步管理與業務指導工作

在工程建設的前期設計階段會產生一系列的相關設計文件，主要內容都是政府相關部門關于進行建設工程的具體投資規模以及使用的專業技術手段的一系列規范要求。其中規范要求以及規模大小等都是實際工程開展中的重要依據。在設計的過程中，不僅要對項目的相關建設方式進行確定，而且還要確定好相關的設計圖紙。同時，對施工的進度進行精確的控制。此外，還包括施工的成本預算控制和一系列的信息數據收集匯總。在施工前期涉及的文件信息量龐大，且涉及的范圍比較廣，充斥著很多不確定的因素。因此信息的收集工作具有很大的難度和挑戰性，對于前期文件的相關收集者既要求有設計的相關專業經驗和管理能力，還需要有較高的信息處理技術水平，才能夠順利地完成該階段的文件收集工作。因此，面對如此多的信息，必須要保證與檔案管理相關人員保持密切的聯系。

除此之外，代建制單位要在業主的委托下和前期文件的經辦人員產生聯系，并且要全程追蹤手續的辦理情況，仔細檢查資料的收集是否全面準確，按照相應的檔案管理要求對出現的問題進行及時的檢查和指導解決，從而提高工程資料的整體水平。

4.4?檔案人員專人負責

要想做好代建制檔案管理工作，首先必須要做的就是提高檔案管理人員的個人素質和專業素質。要加強對檔案管理團隊的建設，全面提高檔案管理人員的綜合素質，代建制檔案的管理工作必須由專人負責，保證將檔案管理過程中的每一個流程都落實到相應的法律法規政策上。同時采用針對性的獎懲制度，激發工作人員的積極性和主動性。要加強對檔案管理人員的專業技能培訓，提供員工多種培訓和學習機會，并對員工實際的檔案管理工作開展情況進行監督和調查，不斷提高工作人員的管理經驗和管理水平。除此之外，應該加強檔案人員的道德素養，增強其法律意識，從國家相應法律法規的角度來約束檔案人員的工作行為。

4.5?計算書代保管證明

在代建制檔案管理的工作過程中，對于計算書代保管證明的保存是十分重要的。需要開一式兩份，一份交給建設單位保管，一份交給設計單位保管。等到代保管期滿以后，建設單位需要提供計算書代保管證明向設計單位辦理接收手續，而設計單位無償提供計算書。計算書代保管證明主要內容如下：包括項目的名稱、設計的合同號、設計的單位和建設單位名稱，同時，要明確規定代為保管的起止時間。除此之外，還要明確表示各單項單位的名稱、計算者、載體形式、單位數量以及設計單位的歸檔號、計算書的歸檔日期，最后要在此代保管證明中附上設計單位負責人、設計單位經辦人和建設單位經辦人集體簽名，最后加蓋設計單位公章。只有這樣才算是一份合規的計算書代保管證明。

與此同時，設計院要在工程建設項目完全完成，檔案也進行相關匯總整理之后，才能夠提供計算書代保管證明。比如中環線浦西段工程中，承建形式是由設計施工來全權承包的，在投標的過程中也是由設計單位和施工單位雙方共同投標的。由于利益的分配原則，施工單位沒有完全的自主決定權，但是二者的檔案產生的階段和環節并不相同，所以在項目設計結束之后如何轉移相關的檔案資料，需要業主和設計單位、施工單位共同協商，最后代建制單位代為執行。

5?結語

在代建制檔案的管理工作期間必須采用嚴格的管理手段和方法，才能夠實現管理工作效果的最大化，從而推動整個工程項目的進展和質量。針對代建制檔案管理工作中出現的問題，可以從工程的決策、工程錄像、工程前期文件方面來保證工程檔案的完整性和合法性，并且要加強檔案專業人員的培養，做好計算書代保管證明，只有這樣才能有效地做好代建檔案的管理工作。

參考文獻

［1］馮建立.代建制模式下高校建設項目檔案管理研究[J].城建檔案，2018，（12）：7879.

[2]楊凱.中小學校教育基建項目代建制管理模式研究[D].寧波：寧波大學，2017.

[3]奕嵐.上海衛生基建“代建制”項目管理模式研究[D].上海：東華大學，2016.

[4]朱代紅.醫院代建制工程項目檔案管理的核心策略[J].江蘇衛生事業管理，2015，26（03）：123124.

[5]劉娜.淺談如何做好新疆公路建設代建項目檔案管理工作[J].辦公室業務，2014，（21）：84.

[6]胡大為.琿春中醫院政府投資項目代建制管理模式研究[D].長春理工大學，2010.

[7]李瑋.淺談“代建制”模式下的檔案管理工作[J].城市道橋與防洪，2005，（04）：9496+148.