全生命周期管理視角下電子文件歸檔及電子檔案管理研究????

摘 要：全生命周期管理模式下電子文件歸檔與電子檔案管理體現了從檔案導向到電子文件流程導向的服務拓展，也體現了注重檔案全生命周期管理與檔案服務全生命周期管理整合的服務理念。本文基于全生命周期管理視角，詳細分析電子文件歸檔及電子檔案管理新特征，以及電子文件歸檔及電子檔案管理基于“全生命周期”理論的階段劃分，并基于該階段劃分，提出“全生命周期”視角下電子文件歸檔及電子檔案管理策略，具有積極的現實指導意義和應用價值。

關鍵詞：全生命周期；電子文書；檔案管理

引言

全生命周期管理是在產品全生命周期管理（PLM）與服務全生命周期管理（SLM）概念基礎上演化而來的一種服務型發展新理念。1940年，美國著名檔案學者布魯克斯提出“文件生命周期”概念[1]。電子文件全生命周期理論是從電子文件到電子檔案運動過程及規律的客觀理解、科學總結，并指導用于電子檔案全過程管理的一種基本管理理論，體現流程化管理思想。全生命周期管理模式下電子文件歸檔與電子檔案管理體現了從檔案導向到電子文件流程導向的服務拓展，也體現了注重檔案全生命周期管理與檔案服務全生命周期管理整合的服務理念，使流程管理思想適用于電子文件管理，并將電子文件管理環節融入實際業務環節[2]。

近年來，隨著醫療衛生事業快速發展，醫療機構電子文件類型、格式及其生成環境均發生了巨大變化。為適應這種變化及形勢需要，2016年，國家檔案局、國家質檢局與國家標準化管理委員會聯合發布《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》（GB/T 18894-2016）（以下簡稱“《規范》”），旨在加強電子文件歸檔與電子檔案管理。

1 電子文件歸檔及電子檔案管理特征分析

電子文件（electronic document）是指公共組織或個人在依法履行職責或處理公共事務過程中，利用電子設備所產生的信息記錄。可見，從構成要件來看，組成電子文件的主要是內容要件、結構要件和背景要件三個部分。電子檔案（electronic records）則是指具有保存價值的電子文件。全生命周期視角下電子文件歸檔及電子檔案管理具有以下顯著特征。

1.1 信息運轉連續性

信息運轉過程周期性，即信息的生命周期[3]。隨著文書檔案業務流程化，信息流轉也發生改變，呈現出周期性特點。電子文件歸檔及檔案管理作為一個完整生命周期，其信息經歷產生、利用、老化、消亡若干階段[4]。在信息周期性運轉過程中，電子文件歸檔及電子檔案管理呈現出各種不同的功能形態。電子文件歸檔前主要涉及信息的產生、收集，歸檔時的信息處理、分析、存儲，歸檔后的信息開發、利用、處置等若干階段。也充分體現電子檔案保管、開發、利用及處置。一份電子文件從其信息產生到電子檔案銷毀具有連續性特點。

1.2 功能形態連續性

從電子文件歸檔直至銷毀，在時間上具有不可逆性、不可倒置性，其功能形態表現出前后承接性。在此過程中涉及電子文件、電子檔案多主體、多要素、系統性工程。在此功能形態運轉各個流程中，根本功能驅動力在于“讓數據說話”。這與檔案本質屬性一致，即始終強調“具有歷史保存價值”。讓數據信息肩負起傳統檔案使命。功能連續性表現為電子文件歸檔及電子檔案管理不同運行階段與后續運行階段之間的功能存在密切的關聯性，前一階段功能能否展現直接決定和影響著后一階段功能作用的發揮。電子文件由內容、結構及背景等若干數字格式組成，每一塊數據信息的真實性、可靠性、完整性和可用性直接影響著下一階段功能發揮，前后具有顯著功能連續性。功能連續性還體現在其功能實現上，即數據信息通過算法自行檢測，達到標準要求后會直接進入下一環節節點，達到功能自我實現。當電子文件數據信息達到歸檔標準時，直接啟動采集流程，開啟新一輪信息生命周期運轉。

1.3 治理能力連續性

電子文件歸檔及電子檔案管理中的“檔案數據”治理能力也具有連續性。全生命周期視角下每一個階段的“檔案數據”治理能力都會受到上一個階段的影響，同樣也會影響下一個階段治理質量。電子文件數據信息采集、捕獲質量，會直接影響著下一階段電子文件歸檔質量。電子文件、電子檔案及其元數據收集不完整、質量不高，那么將電子文件及其元數據向檔案部門提交的質量勢必會受到影響。此外，每一階段流程標準及算法標準要求不同，也處于不斷變化、更新之中。電子文件歸檔依據《歸檔文件整理規則》，著錄和檔號編制則依據《檔案著錄規則》和《檔號編制規則》，但從規則內容來看，規制的行為具有一致性，即下一階段標準或算法與上一階段能夠有機銜接，呈現出其連續性特征。

2 電子文件歸檔及電子檔案管理階段劃分

國際檔案理事會《電子文件管理指南》提出電子文件生命周期概念，將電子文件劃分成設計、形成、保管三個階段。著名檔案學者Frank Upward等人提出文件連續體理論[5]。文件連續體理論認為電子文件歸檔及電子檔案管理整個過程是一個連續、不間斷的活動過程。隨著辦公自動化及計算機應用的普及，電子文件在日常行政管理過程中生成，并根據《檔案法》的標準和要求，實現電子文件歸檔及電子檔案管理。從全生命周期理論視角分析，并根據電子文件真實性、可靠性、完整性和可用性“四性”要求，可將電子文件運行過程劃分為生成階段、捕獲階段和長期保存階段（見圖1）[6]。

2.1 生成階段

根據《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》規定，全生命周期理論視角下的電子文件歸檔及電子檔案管理的第一階段，即電子文件生成階段。這一階段主要涉及文件起草、確定電子文件歸檔范圍是保管期限、文件版式固化、格式選擇和元數據管理等內容。其中需要重點關注的是電子文件生成系統，即電子文件業務系統（如OA系統）及其元數據管理。基于全生命周期理論視角，生成階段是起始階段，是十分關鍵的階段。《檔案法》明確規定了電子檔案與紙質檔案具有同等效力。“單軌制”模式下電子文件生成均可在辦公業務系統中進行，并確定其生成格式及質量。

2.2 捕獲階段

將電子文件及其元數據進行收集和存儲的方法與過程，即為“捕獲”（capture）[7]。電子文件捕獲是實現前端控制的一個重要環節[8]。在此階段的主要工作是歸檔并存儲電子文件及其元數據。具體來說通過捕獲接口設計，實現電子文件接收及“四性”檢測捕獲功能。根據《電子文件管理系統通用功能要求》《文書類電子文件元數據方案》等相關規定，捕獲階段電子文件歸檔及其管理要重點關注：一是捕獲時機。就電子文件形成系統而言，捕獲最佳時機應為“實時”。一旦電子文件生成，其元數據信息也必然同時生成。作為檔案工作者無論電子文件辦理是否完成或退出現行，均按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》完成捕獲。二是捕獲動作。首先是捕捉，然后才是獲取。將系統電子文件及其元數據捕捉、獲取并納入ERMS（電子文件管理系統）中進行鑒定。三是捕獲功能。電子文件信息捕獲包括系統自動捕獲、人工手動捕獲、主動捕獲、被動捕獲、批量捕獲和逐一捕獲，其中ERMS與電子文件生成系統設有相應程序接口，這是自動捕獲的前提和基礎。四是捕獲接口。即在電子文件及其元數據生成業務系統捕獲到ERMS中，在兩個系統之間建立相應接口，實現兩個系統之間的數據交換。其中接口實現方式有Excel表格、數據庫技術、XML封裝等。

2.3 保存階段

全生命周期視角下電子文件歸檔與電子檔案管理的核心工作內容在于保存階段。與傳統紙質檔案不同，存儲的電子檔案要通過“四性”檢測，并要求合格率均達到100%。首先要做好登記（registration），賦予電子檔案在管理系統中的唯一標識符。其次是轉換（conversion）。將電子檔案從一種格式，按照歸檔標準和要求轉換為歸檔格式。將原本的電子文件載體轉換到專門檔案管理系統，同時要按照基本要求做好電子檔案近線備份和災難備份。

3 全生命周期視角下電子文件歸檔及電子檔案管理策略

3.1 打牢電子文件“生成”基礎

首先是固化版式文件。電子文件包括文本類、數據類、圖像類等，受限于文件特性，為便于電子文件長期保存，按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《電子文件存儲與交換格式版式文檔》，電子文檔的文件版式應固化為PDF或者OFD格式。其次是逐一清點文件。根據電子文件歸檔范圍，逐一清點納入歸檔范圍的電子文件，檢查其是否生成于業務應用系統。如是動態報表，應先固化版式再補充審核人、填表人、審核日期等信息。再次是制定元數據方案。基于元數據動態特點，隨著電子文件運行而生成，見證電子文件全生命周期運行過程。借鑒照片類、錄音錄像類電子文件元數據方案，梳理OA系統，以及其他核心業務管理系統，確定醫院電子文件歸檔元數據方案。其中包括醫療業務實體元數據、文件實體元數據、實體關系元數據和醫護人員實體元數據。

3.2 做好電子文件“捕獲”工作

首先要設計科學捕獲接口。作為數據導入/導出軟件模塊，建立在文件生成系統與電子檔案管理系統中間，按照規定數據交換格式，實現文件生成系統與電子檔案管理系統之間數據流動與流程銜接[9]。根據《電子文件管理系統通用功能要求》《文書類電子文件元數據方案》《版式電子文件長期保存格式需求》，確定接口功能。其次要做好電子文件及其元數據捕獲。支持離線、在線電子文件批量接收、處理，生成電子文件并登記，登記完成后要及時移交至檔案管理部門。統一電子文件元數據捕獲應用系統，將分散于醫院部門科室業務系統中的電子文件及目錄同步轉移、存儲于管理系統。再次是做好“四性”檢測。系統中接口平臺捕獲的電子文件還要按照“完整性、真實性、可用性、安全性”的“四性”標準和要求進行檢測，檢測要保證100%合格率。借鑒《文書類電子檔案檢測一般要求》做好電子文件歸檔、移交、保存、處置環節的檢測，記錄并保存好檢測結果。

3.3 嚴格電子文件“保存”管理

醫院電子文件及電子檔案長期保存要以“四性”為根本準則，在現有檔案管理系統基礎上，與第三方專業機構合作，開發一套符合醫院電子文件歸檔及電子檔案管理系統平臺。按照《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》《文書類電子檔案檢測一般要求》等的要求，建立符合醫療行業實際發展需要的電子文件管理標準及規范性文件，實現醫院電子文件及電子檔案長期存取、“四性”檢測、格式轉化、可視化應用平臺等功能。為確保系統平臺的安全性，實行專人管理，設置登錄身份認證，檔案數據信息備份等，確保電子檔案管理安全。

3.4 健全電子文件“全周期”保障

從管理制度、硬件建設和軟件基礎等方面，健全全生命周期視角下電子文件管理保障條件。首先健全制度。根據國家標準、行業規范，建立醫療系統電子文件歸檔及電子檔案管理規定、電子檔案管理系統運行維護使用實施辦法、“三納入”“四同步”“四參加”制度[10]。建立健全醫院電子文件元數據管理規范、醫院電子文件及電子檔案“四性”檢測標準規范、醫院電子文件及電子檔案借閱、歸還、處置規范，醫院電子文件及電子檔案備份及恢復應急管理方案等。其次夯實硬件基礎。電子文件歸檔及電子檔案管理離不開必要的硬件設施。為滿足醫院電子文件及電子檔案管理任務的現實需要，購置專門的檔案管理系統應用服務器、數據庫服務器、核心交換機、備份設備、磁盤光盤存儲設備、在線離線存儲設備等。再次是健全軟件基礎。在已經開通的OA系統、HIS醫院信息系統基礎上， 引入MIS基建管理信息系統、CMIS病案統計管理系統、e-HR醫院人事管理系統，全面建成并啟用醫院統一的“管控一體化信息系統”，搭建規范的電子檔案管理系統平臺，為電子文件歸檔及電子檔案管理提供可靠系統保障。

結語

隨著計算機信息技術的應用，以及醫療衛生事業的發展，電子檔案數量呈現出快速增長態勢。新修訂的《檔案法》專門設置檔案信息化章節，也賦予電子檔案與紙質檔案同等效力。因此要基于電子文件歸檔及電子檔案特點，將全生命周期等管理理念融入檔案管理領域，為醫療衛生事業發展提供檔案信息支撐。

參考文獻

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[7]國家檔案局.電子檔案管理基本術語（DA/T58-2014）.

[8][9]李澤鋒，于紅焱，顧周東.全生命周期管理中電子文件捕獲工作實現研究[J].北京檔案，2017（5）：10-13.

作者簡介：范薇薇（1981— ），大學學歷，淄博市第五人民醫院館員，主要從事人事檔案管理研究。