行政審批改革背景下工程檔案高質(zhì)量管理路徑分析

摘 要：在行政審批改革背景下，對項目審批實效的提升和審批流程的優(yōu)化提出了更高的要求。作為工程檔案管理部門，面對改革帶來的沖擊，要緊跟時代潮流，把握關(guān)鍵機遇，創(chuàng)新工作流程，適時調(diào)整工作方式，確保工程檔案及時歸檔，切實革除過去行政審批制度的弊病，真正達到簡政放權(quán)的改革目的。本文從工程檔案實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展的意義、面臨問題、優(yōu)化路徑三個方面展開分析，對工程檔案規(guī)范化管理體系構(gòu)建內(nèi)容、具體實施提出有益探索，為相關(guān)部門未來解決問題、完善管理模式提出相應(yīng)的對策和解決思路。

關(guān)鍵字：行政審批改革；工程檔案；高質(zhì)量管理

前言

黨的二十大報告提出“高質(zhì)量發(fā)展是全面建設(shè)社會主義現(xiàn)代化國家的首要任務(wù)”“深化簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)改革”“營造市場化、法治化、國際化一流營商環(huán)境”，這些重要論述為做好行政審批服務(wù)工作明確了方向、堅定了決心[1]。在此背景下，隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和各行各業(yè)工作模式的迅速轉(zhuǎn)變，工程檔案的行政審批改革向縱深推進，由傳統(tǒng)人工管理逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?shù)據(jù)化的系統(tǒng)平臺在線管理模式，為實現(xiàn)信息資源高質(zhì)量管理提供更加廣闊的思路和更加多維的手段，同時也為工程檔案管理事業(yè)提出更高的要求。面臨著新的機遇和挑戰(zhàn)，這就需要工程檔案管理部門領(lǐng)導和工作人員取長補短，發(fā)揮優(yōu)勢，注重培養(yǎng)創(chuàng)新思維，探索新思路新方法新舉措，不斷開創(chuàng)工程檔案管理工作新局面。

1 行政審批改革背景下工程檔案高質(zhì)量管理重要意義

1.1 順應(yīng)時代要求

黨的十八大以來，行政審批改革進入新階段，政府多次提出要簡政放權(quán)、放管結(jié)合、優(yōu)化服務(wù)，堅定不移推進改革開放。把“放管服”改革、優(yōu)化營商環(huán)境，作為促進“六穩(wěn)”的重要舉措，更大激發(fā)市場主體活力、增強競爭力、釋放國內(nèi)市場巨大潛力，保持經(jīng)濟平穩(wěn)運行，促進高質(zhì)量發(fā)展[2]。實現(xiàn)工程檔案管理高質(zhì)量發(fā)展，可促進各單位在工程建設(shè)過程中依法行政，約束和規(guī)范行政權(quán)力，增強行政審批的透明度，為各級政府在行政審批過程中的理念設(shè)立、主體實施、制度機制、流程審批和監(jiān)督管理等環(huán)節(jié)進行重大改革創(chuàng)提供真實準確的信息支撐[3]。在行政審批改革的背景下，工程檔案突破傳統(tǒng)管理模式的束縛，利用新興技術(shù)的優(yōu)勢將龐大的信息數(shù)據(jù)收集、儲存、使用等工作進行精細化管理，進一步壓減行政審批項目數(shù)量，再造行政審批流程，精簡審批環(huán)節(jié)，促進形成規(guī)范化、信息化、科學化、標準化管理體系。

1.2 為社會各項工程順利開展提供便利

工程檔案是指從工程項目提出、立項、審批，到施工、監(jiān)理、驗收等全部過程形成并應(yīng)歸檔保存的文字、表格、聲像，圖紙等各種載體材料，是基本建設(shè)項目管理工作的重要組成部分，在相關(guān)部門行使職權(quán)過程中的信息價值較高[4]。在行政審批改革背景下實現(xiàn)其高質(zhì)量管理，在重要環(huán)節(jié)可提供全面詳細的理論保障，推動相關(guān)部門單位對紛繁復雜的工程項目進行科學有效管理，從而拓展工程管理實效性。與此同時，“互聯(lián)網(wǎng)+政務(wù)”模式的進一步推廣，使得大量的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為以電子文件為主的數(shù)據(jù)信息，在查詢過程中不僅避免了檢索過程中造成的文件損壞，更為各部門提供了便捷、多元的審批路徑，極大提高了各項工程事件的審批速率，使其以最快的速度開展建設(shè)工作，無形中提高了工程檔案管理水平。

1.3 提高檔案資源整合效率和安全性

隨著行政審批部門檔案管理平臺的不斷優(yōu)化，相關(guān)功能的應(yīng)用水平不斷提升，無紙化辦公在工程開展過程中逐漸普及?，F(xiàn)有系統(tǒng)的安全功能也隨之得到進一步升級完善，對于龐大的數(shù)據(jù)可進行集中統(tǒng)一的安全管理，建立的防御機制可有效抵御黑客的攻擊、病毒侵害與不法分子的惡意訪問，有效保證工程檔案信息不泄露、不丟失。同時，功能強大的系統(tǒng)平臺可促進信息獲取效率的提高，保證工程在開展過程中能夠?qū)⒉煌N類的相關(guān)信息實時收集，并分門別類將不同等級的檔案信息存于不同的數(shù)據(jù)庫中。充分發(fā)揮信息技術(shù)手段的資源共享、信息傳遞及時，儲存空間大的特殊優(yōu)勢，進一步提升檔案信息的整合效率和利用成效，也滿足了相關(guān)部門及社會群眾的及時性需求，進一步推進各部門單位間檔案信息共建共享，助推行政審批工程檔案管理體系走向規(guī)范化。

2 行政審批改革背景下工程檔案高質(zhì)量管理面臨問題

2.1 信息化建設(shè)不到位

現(xiàn)階段，大多工程檔案管理部門受當?shù)卣?、人力資源、財政資金等方面影響，信息化項目遲遲無法開展。一是領(lǐng)導對信息化建設(shè)不重視，沒有專門設(shè)立負責信息化建設(shè)的部門，信息化建設(shè)機制不完善，沒有緊密結(jié)合工程檔案行政審批業(yè)務(wù)實際，使得信息化系統(tǒng)建設(shè)發(fā)展方向和目標不清晰，缺乏對系統(tǒng)整體規(guī)劃，走一步看一步。二是對資源共享重視程度不夠。工程檔案涉及較多單位，在系統(tǒng)平臺建設(shè)和功能研發(fā)過程中，負責人僅僅是圍繞本單位需求，沒有對行業(yè)內(nèi)外多層次、多角度調(diào)研，導致雖然自身存在問題得以解決，總體行政審批效率仍然低下，背離了行政審批工作改革的目的[5]。

2.2 干部隊伍綜合素質(zhì)較低

目前，大多數(shù)工程項目負責單位“重建設(shè)、輕管理”，沒有匹配專業(yè)的工程檔案管理人員。現(xiàn)有管理人員配備不足，高學歷、高學位、高職稱人員占比低，并長期受困于繁雜瑣碎的項目推進工作，業(yè)務(wù)培訓有限，對檔案管理認識不到位、缺乏運維和管理經(jīng)驗、學習能力較低、創(chuàng)新意識薄弱。同時隨著行政審批行業(yè)的不斷深化改革和信息化的推進發(fā)展，各單位缺乏人才的流動性機制、缺乏相應(yīng)的人才績效考核制度、缺乏有效的人才培訓機制、缺乏有特色的信息化專業(yè)人才薪酬制度，使得信息技術(shù)在檔案管理中的作用無法充分發(fā)揮，不利于檔案驗收的信息化推進。

2.3 檔案資源安全保管水平較差

在行政審批改革背景下，工程檔案的紙質(zhì)文件與電子數(shù)據(jù)發(fā)揮著越來越重要的作用。行業(yè)內(nèi)仍然存在安全制度建設(shè)不完善，相關(guān)規(guī)章落實不徹底；檔案庫房硬件設(shè)施配置不完善，保管條件較差；汛期檢查工作開展力度不夠，日常建設(shè)和運維不到位；檔案數(shù)目記錄混亂，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)不完整；隱患排查不及時，數(shù)據(jù)安全缺少保障等問題，導致文件丟失、數(shù)據(jù)損壞的現(xiàn)象頻頻發(fā)生。需要引起高度重視并采取切實有效措施，進一步推進工程檔案管理規(guī)范化建設(shè)科學發(fā)展。

3 行政審批改革背景下工程檔案高質(zhì)量管理優(yōu)化路徑分析

3.1 大力促進工程檔案資源信息化管理

隨著社會的不斷發(fā)展和經(jīng)濟水平的不斷提升，各項住房建設(shè)、公路建設(shè)、城市基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等工程量也不斷增加，隨之產(chǎn)生大量文書、音頻、圖片、影像等各種類型的結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)信息，這就需要相關(guān)部門充分利用信息技術(shù)手段，進一步發(fā)揮工程檔案的潛在價值，促進工作效率穩(wěn)步提升。

3.1.1建立信息化管理制度。相關(guān)部門領(lǐng)導及工程檔案管理人員要提高信息化管理的重視程度，針對當前行政審批各項環(huán)節(jié)實際開展情況進行深入分析，結(jié)合出現(xiàn)的各個問題及疑難雜癥制定并嚴格落實信息化管理制度，為后期信息化工作的順利開展提供保障。

3.1.2建立科學合理、高效便捷的工程檔案信息資源管理系統(tǒng)平臺。在建設(shè)初期，相關(guān)負責同志要與先進地區(qū)行政審批單位積極溝通，充分了解行業(yè)內(nèi)工程檔案信息化發(fā)展情況，深入開展市場調(diào)研，結(jié)合自身發(fā)展實際，與外包軟件公司共同確定系統(tǒng)平臺建設(shè)方案，有針對性、有側(cè)重點地研發(fā)系統(tǒng)功能，確保其能夠解決問題、創(chuàng)新模式、提高效率，全面發(fā)揮信息化體系優(yōu)勢，從而實現(xiàn)高質(zhì)量發(fā)展。

3.1.3做好資源共享工作。工程檔案涉及城建、城管、住建、水利等眾多部門，實現(xiàn)各部門互聯(lián)互通，推動提高工程檔案信息共享效率，提升行政審批質(zhì)量十分必要。工程檔案主管部門要在實現(xiàn)工程檔案信息化管理的過程中，充分利用計算機網(wǎng)絡(luò)、大數(shù)據(jù)、云計算等信息技術(shù)，對紙質(zhì)檔案進行集中管理，對電子檔案進行統(tǒng)一與分級管理，要盡量做到與相關(guān)職能部門共同開展工程檔案資源管理工作，提高其參與度，將各部門產(chǎn)生的檔案信息資源進行專業(yè)鑒定，對非涉密、利用率高的檔案信息資源上傳至系統(tǒng)平臺，同時提供接口保證各單位可在線查詢利用，打破“信息孤島”和“制度藩籬”，徹底改變各單位各自為政的傳統(tǒng)局面，不斷促進工程數(shù)據(jù)跨部門、跨行業(yè)、跨層級實時互聯(lián)共享，壓縮審批時限，提高各單位、社會群眾辦事效率[6]。

3.2 持續(xù)優(yōu)化管理干部隊伍綜合水平

注重檔案專業(yè)人才培養(yǎng)，與教育主管部門、高等院校、先進地區(qū)檔案館合作建設(shè)一批“檔案工作實訓基地”，加快高層次應(yīng)用型專門人才培養(yǎng)。同時要結(jié)合實際制訂年度教育培訓計劃，精心設(shè)置培訓課程，著力提升基層檔案人才隊伍整體素質(zhì)。組織檔案干部參加全國、全省檔案部門舉辦的各類線上培訓班，實現(xiàn)初任崗位培訓和繼續(xù)教育培訓全覆蓋[7]。堅持正確用人導向，建立檔案干部提拔任用激勵機制，著力培養(yǎng)使用年輕干部，暢通檔案干部交流渠道，使年輕人覺得在檔案部門有奔頭，為檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展提供人才保障。協(xié)調(diào)組織部門，進一步改善檔案干部待遇，在干部選拔、職級晉升、職稱評定、崗位聘用等方面向基層一線傾斜，激勵廣大檔案工作者在新時代扛起新?lián)?、展現(xiàn)新作為。

3.3 建立健全科學完善安全管理體系

檔案安全是檔案工作的重中之重。為確保工程檔案紙質(zhì)文件與信息資源的絕對安全，需要相關(guān)單位多措并舉，扎實開展檔案安全工作。

3.3.1建章立制，規(guī)范工作流程。不斷完善各項管理制度和工作流程，形成科學合理可執(zhí)行的《工程檔案業(yè)務(wù)工作制度》，精心設(shè)計工程檔案管理業(yè)務(wù)技術(shù)用房工作臺賬、安全巡查臺賬、出入庫臺賬、庫房溫濕度記錄、門禁記錄、檔案整理臺賬、檔案消毒臺賬、聲像檔案處理臺賬、檔案接收檢查記錄、檔案清點臺賬、檔案檢查記錄表、檔案接收臺賬等，確保檔案工作時時有臺賬、事事有記錄。

3.3.2抓好汛期檔案庫房安全檢查。緊緊圍繞防火、防盜、防水、防爆、防泄密等，組織力量定期進行全面細致的安全檢查，特別是加強對檔案庫房（室）、信息化機房、防汛消防設(shè)施、安防設(shè)施、數(shù)字化加工場所、檔案修復保護場所等重點部位和設(shè)施設(shè)備的檢查，并做好設(shè)備的更新維護。

3.3.3加強庫房巡查。配置專門負責人員，每天對電路、門窗、煙霧報警、視頻監(jiān)控、空調(diào)、除濕機、機房等重點部位、重要設(shè)備進行巡查，并做好巡查記錄。密切關(guān)注庫房溫濕度變化，適時開啟空調(diào)、除濕機等檔案保護設(shè)備，確保庫房溫濕度適合各類檔案保管要求。

3.3.4開展檔案清點工作。隨著工程檔案數(shù)量的與日俱增，要及時開展檔案資料清點工作，對新增案卷逐卷逐件進行翻查，同時對系統(tǒng)平臺內(nèi)檔案數(shù)據(jù)進行全面檢查，逐一清點、核對數(shù)量，對老舊檔案、利用率低的檔案、重復檔案、垃圾文件等問題案卷進行邊清理邊登記邊整改，做到臺賬與庫房館藏檔案、系統(tǒng)數(shù)字資料一致。同時要及時更換防霉防蟲藥，并做好藥物投放更換記錄，防止蟲霉對檔案的侵害。

3.3.5嚴格落實電子檔案信息安全責任。加強中心機房和數(shù)字化加工現(xiàn)場的隱患排查；強化電子檔案移交與接收、數(shù)字化外包服務(wù)管理過程中安全措施；完善檔案異地異質(zhì)備份機制，確保館藏檔案數(shù)字化成果及新增電子檔案絕對安全。

結(jié)語

綜上所述，行政審批改革不斷深入，推動工程檔案的管理體制進一步得到優(yōu)化，這也是滿足社會對高效率開發(fā)利用檔案資源、挖掘內(nèi)在價值、助力工程順利開展需求的主要趨勢。檔案管理部門的領(lǐng)導和管理人員，要提高對工程檔案管理事業(yè)的重視程度，提高政治站位，充分認識新時代檔案工作的重要意義，制定切合實際的目標任務(wù)，準確判斷當前發(fā)展形勢，真正把握住歷史脈絡(luò)、找到發(fā)展規(guī)律。同時，要建設(shè)過硬的檔案隊伍，明確分工職責，持續(xù)轉(zhuǎn)變工作作風，為檔案事業(yè)持續(xù)健康發(fā)展營造良好環(huán)境；制定工程檔案管理新標準，以工程檔案的規(guī)范化適應(yīng)新時期行政審批制度的改革，全面推進審批制度改革和工程檔案管理事業(yè)共同發(fā)展；要建設(shè)電子檔案集約化、一體化協(xié)同管理平臺，打破各類工程主管單位信息壁壘，暢通行政審批、文件歸檔、高效管理、在線移交、共建共享通道；要堅持問題導向，把解決實際問題作為打開工作局面的突破口，更加精準地貫徹新發(fā)展理念，在前行中不斷發(fā)現(xiàn)問題、解決問題，推動理論創(chuàng)新，以工程檔案管理工作高質(zhì)量發(fā)展為實現(xiàn)中國式現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)貢獻力量。

參考文獻

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作者簡介：廖云艷（1980— ），大學學歷，北海市路港建設(shè)投資開發(fā)有限公司工程師，研究方向：檔案管理。